商小區(qū)物業(yè)檔案管理措施

住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理措施

1、建立檔案管理制度

根據(jù)檔案資料初建的情況,擬首先制定如下制度:

<物業(yè)檔案管理制度><檔案查詢制度>

<庫房管理制度><檔案移交驗收制度>

2、確定檔案的內(nèi)容

物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物、業(yè)主檔案、管理運作、歷史檔案。根據(jù)要求以下僅就建筑物檔案,管理工作檔案的管理具體的說明。

①建筑物檔案

a、建筑物原始檔案

包括竣工驗收資料、房屋單體竣工圖,具體清單如下:

產(chǎn)權(quán)資料。包括:項目批準文件、用地批準文件、建筑執(zhí)照。

(1)產(chǎn)權(quán)資料。包括:項目批準文件、用地批準文件、建筑執(zhí)照。

(2)技術(shù)資料。包括:竣工圖-總平面圖、建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、附屬工程及隱蔽管的全套圖紙、地質(zhì)勘察報告、工程預(yù)算決算分項單、圖紙會審記錄、工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定書、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖。

(3)竣工驗收證明書。包括:基建工程竣工驗收書、建筑消防驗收合格證、電信局電話工程竣工驗收證書、主要材料的質(zhì)量保證書、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書,水、電、衛(wèi)生器具等設(shè)備及衛(wèi)生潔具的檢驗合格證書、砂漿、混凝土試塊試壓報告、供水、供暖管道的試壓報告、物業(yè)公司代管的設(shè)備。

(4)房屋使用資料。包括:業(yè)主名單、地址、電話清單、建筑面積計算書。

(5)供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時代管的,竣工驗收后加辦以下協(xié)議及證書。包括:供用電協(xié)議書、用電許可證、委托銀行代收電費合同書、變壓器報停申請表、用水申請審批表、月供水計劃報告單。

b、建筑物維護、改造檔案

建筑物維護、改造檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對所管物業(yè)建筑本體進行維護、改造的有關(guān)資料:

(1)維護改造申請表及批準文件

(2)維護改造工程施工許可證

(3)維護改造方案

(4)維護改造工程合同

(5)維護改造工程預(yù)算書及批準文件

(6)維護改造工程驗收說明書

(7)維護改造工程結(jié)算(核算)表

(8)各設(shè)備及工程使用維護說明書]

(9)各設(shè)備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有)

(10)維護改造工程施工設(shè)計圖及竣工圖

c、用戶裝修、改造工程檔案

用戶裝修改造檔案是指住戶對自己擁有產(chǎn)權(quán)或經(jīng)業(yè)主授權(quán)的房屋進行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料,一般內(nèi)容如下:

(1)裝修、改造申請表及審查意見

(2)裝修設(shè)計圖

(3)裝修、改造過程中的管理、監(jiān)理資料

(4)完工后的驗收意見

②管理工作檔案

管理工作檔案是指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料,主要為:

(1)政府頒發(fā)的物業(yè)管理各項法規(guī)、條例、通知等;

(2)制訂的各種管理規(guī)定、公約;

(3)公司 iso體系文件

(4)財務(wù)資料

(5)工作計劃、方針、目標記錄

(6)各項管理工作日志

(7)糾正和預(yù)防措施方案

(8)質(zhì)量/環(huán)境/安全控制記錄

(9)設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)規(guī)程,巡查、維修、養(yǎng)護記錄

(10)滿意度調(diào)查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表

(11)投訴及投訴處理記錄

(12)其他需要收集歸檔的工作記錄、服務(wù)記錄。

3、檔案的管理

(1)檔案的分類、編目及著錄

(2)檔案的整理裝訂

(3)檔案的電腦化管理

4、管理條件:

(1)庫內(nèi)溫度不超過20攝氏度,濕度不超過5%,密閉防光、防鼠防蟲,嚴禁煙火,配氣體或干粉滅火設(shè)備。

(2)辦公條件,適量的存儲和查閱空間,符合規(guī)定的整理裝訂設(shè)備、工具和裝具。

(3)管理人員要求:經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)。