物業(yè)公司檔案管理程序標(biāo)準(zhǔn)

物業(yè)公司檔案管理程序與標(biāo)準(zhǔn)

程序 標(biāo)準(zhǔn)

1、收集

1)接收本單位文書部門或業(yè)務(wù)部門歸檔的案卷;

2)了解本單位工作活動(dòng),產(chǎn)生哪些檔案,是否形成和歸檔;

3)歸檔文件齊全、完整;

4)歸檔案卷質(zhì)量符合要求。

2、整理

1)要保持文件之間的歷史聯(lián)系;

2)要充分利用原有基礎(chǔ);

3)便于檔案的保管和利用。

3、鑒定

1)以國(guó)家檔案局制定的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》為標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;

2)以案卷為單位進(jìn)行鑒定。即:由鑒定人直接地、逐卷、逐件、逐頁(yè)審查案卷;

3)對(duì)于零散或未整理的檔案文件鑒定,可與檔案的整理和編目工作同時(shí)進(jìn)行。

4、保管

1)防治檔案的損壞;

2)延長(zhǎng)檔案的壽命;

3)維護(hù)檔案的安全。

5、統(tǒng)計(jì)

1)對(duì)檔案的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì);

2)檔案利用情況的統(tǒng)計(jì);

3)基本情況統(tǒng)計(jì)。

6、利用

1)做到熟悉庫(kù)存家底,了解各種情況,主動(dòng)開展利用工作;

2)編制有適用價(jià)值的參考工具。