第1篇 檔案管理辦法
第一章? 總則
第1條 為加強(qiáng)公司檔案管理，保證檔案管理的有效性、規(guī)范性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，使檔案工作更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，特制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于集團(tuán)總部及區(qū)域公司檔案管理工作，財(cái)務(wù)檔案管理須參照財(cái)務(wù)有關(guān)制度實(shí)行。
第3條 本辦法所稱(chēng)檔案是指集團(tuán)各中心、區(qū)域公司在各個(gè)歷史時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等都是企業(yè)檔案的有機(jī)組成部分，應(yīng)根據(jù)其自身特點(diǎn)妥善管理，統(tǒng)一歸檔。公司全體員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第4條 主要職責(zé)。
1.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作；負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。
2.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作；指導(dǎo)、督促、檢查各區(qū)域公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案管理工作。
3.區(qū)域公司：負(fù)責(zé)做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作；接受集團(tuán)行政管理中心的統(tǒng)一指導(dǎo)與監(jiān)督，并定期向行政管理中心匯報(bào)檔案管理工作情況。
第二章? 管理體制
第5條 公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，即集團(tuán)公司收文、發(fā)文及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的資料由集團(tuán)公司檔案室歸檔；區(qū)域公司的職能部門(mén)形成的文件材料按規(guī)定移交各區(qū)域公司檔案室。
第6條 集團(tuán)行政管理中心設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，并對(duì)各中心/區(qū)域公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第7條 每個(gè)中心/區(qū)域公司指定專(zhuān)人（兼職）負(fù)責(zé)本中心/區(qū)域公司的資料的收集和整理，檔案資料收集、整理的第一責(zé)任人為各中心/區(qū)域公司指定的檔案負(fù)責(zé)人，第二責(zé)任人為中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人。
第8條 日常管理工作中形成的文件材料應(yīng)由具體承辦人負(fù)責(zé)積累、整理，并移交給行政管理中心檔案管理員。
第9條 集團(tuán)行政管理中心檔案管理具體職責(zé)。
1.負(fù)責(zé)集團(tuán)的檔案管理工作，定期或不定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題，確保集團(tuán)檔案管理相關(guān)制度的貫徹、執(zhí)行和檔案管理工作的有序開(kāi)展。
2.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作。
3.統(tǒng)一管理集團(tuán)的檔案資料，做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用工作。
4.定期進(jìn)行檔案的檢查核對(duì)工作，保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完整、安全。
5.及時(shí)對(duì)超期保管的檔案提出處理意見(jiàn)，做好檔案的銷(xiāo)毀工作。
6.參與集團(tuán)及區(qū)域公司企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置工作。
7.及時(shí)總結(jié)檔案管理工作情況，向集團(tuán)匯報(bào)檔案管理工作，提出檔案管理工作的意見(jiàn)和建議。
8.協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)總部各中心、區(qū)域公司相關(guān)人員按照歸檔要求完成文件的整理和歸檔工作。
9.組織對(duì)區(qū)域公司檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)對(duì)區(qū)域公司檔案管理工作情況進(jìn)行檢查和考核。
第10條 區(qū)域公司檔案管理具體職責(zé)。
1.區(qū)域公司要指定專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)或檔案管理工作人員，認(rèn)真做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作，并對(duì)公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
2.區(qū)域公司所屬項(xiàng)目工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)結(jié)束后，工程、技術(shù)部門(mén)將有關(guān)資料收集齊全，整理完善，及時(shí)呈報(bào)集團(tuán)工程管理中心審核，并移交區(qū)域公司檔案管理部門(mén)。
3.區(qū)域公司應(yīng)重視檔案管理工作，建立健全科學(xué)的檔案管理制度；為便于對(duì)檔案的有效利用，應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)，配備必要的設(shè)備設(shè)施，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲(chóng)蛀和散失，確保檔案的安全和完整。
4.區(qū)域公司檔案管理工作人員應(yīng)積極參加集團(tuán)組織的檔案培訓(xùn)及其它有關(guān)檔案管理工作的各項(xiàng)活動(dòng)，并定期向集團(tuán)行政管理中心匯報(bào)檔案管理工作情況。如檔案管理工作人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)匯報(bào)。
第三章? 文件材料的形成和歸檔
第11條 檔案的收集。檔案資料是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門(mén)、員工從事業(yè)務(wù)所形成的文件、會(huì)議資料、申報(bào)資料、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)合同、科技技術(shù)資料、會(huì)議審計(jì)資料等，形式可為光盤(pán)、照片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同的載體。集團(tuán)各中心、區(qū)域公司及其他下級(jí)單位應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)行政管理中心移交有關(guān)檔案資料。
第12條 歸檔時(shí)間：
1.黨群工作、行政管理、勞動(dòng)人事、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等方面的文件材料（包括電子文件）在次年的1月份前歸檔。
2.財(cái)務(wù)類(lèi)檔案五年一歸，期間由財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)檔案管理。
3.審計(jì)類(lèi)檔案，由審計(jì)部門(mén)整理成冊(cè)（包括電子目錄），次年3月底前歸檔。
4.經(jīng)營(yíng)管理檔案(包括電子文檔)在次年的1月底前將應(yīng)歸檔的文件材料整理成冊(cè)向檔案室歸檔。
5.實(shí)物類(lèi)證書(shū)如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照證件類(lèi)都隨時(shí)歸檔。
6.載體類(lèi)（報(bào)刊、照片、光碟），在次年的1月前將應(yīng)歸檔的電子文稿統(tǒng)一整理打包向檔案室移交歸檔。
第13條 歸檔要求：
1.歸檔的文件材料必須齊全完整，照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳細(xì)的文字說(shuō)明材料一起歸檔。
2.歸檔的文件材料必須是原件，必須易于長(zhǎng)久保存，同時(shí)要保證圖像清晰、字跡工整，審查簽字手續(xù)完備，禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。
3.凡與集團(tuán)公司產(chǎn)權(quán)、資產(chǎn)和重大活動(dòng)有關(guān)的檔案，由該發(fā)生直接關(guān)聯(lián)關(guān)系的分子公司整理歸檔，同時(shí)報(bào)集團(tuán)行政管理中心檔案室備存。
4.歸檔的案卷由檔案管理員統(tǒng)一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理員存檔，另一份由歸檔部門(mén)留存，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第14條 歸檔范圍：各相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意收集各種門(mén)類(lèi)和載體的文件材料，重點(diǎn)收集資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)信譽(yù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議、客戶(hù)信息和企業(yè)文化等方面的文件材料。集團(tuán)公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定劃分密級(jí)和保管期限。公司文件材料的歸檔范圍主要包括：
1.黨群工作形成的文件材料：包括黨務(wù)、工、青、婦，商會(huì)、協(xié)會(huì)等工作形成的文件材料。
2.行政及企業(yè)管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)籌備期的可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn)，企業(yè)章程，股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議，企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置及變更，行政及法律事務(wù)，公證、審計(jì)，人事任免等工作形成的文件材料。
3.經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)改革、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策，計(jì)劃與統(tǒng)計(jì)工作，資產(chǎn)管理，知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，企業(yè)信用管理、形象宣傳，合同管理，財(cái)務(wù)管理，物資管理，營(yíng)銷(xiāo)管理，境外經(jīng)營(yíng)管理以及招投標(biāo)項(xiàng)目管理等方面的文件材料。
4.生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料：包括生產(chǎn)準(zhǔn)備、組織、調(diào)度工作，質(zhì)量管理、檢測(cè)、控制工作，能源管理，企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理，生產(chǎn)安全和消防工作，事故分析與處理，交通管理，環(huán)境保護(hù)、檢測(cè)與控制，危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)與控制，計(jì)量工作，標(biāo)準(zhǔn)化工作等方面的文件材料。
5.基本建設(shè)項(xiàng)目形成的文件材料：包括基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)、勘探、測(cè)繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)、使用、維修、改擴(kuò)建等方面的文件材料。
6.工程管理形成的文件材料：包括工程招投標(biāo)形成的文件材料、開(kāi)竣工報(bào)告、施工許可證、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程定位記錄、地基驗(yàn)槽記錄、樁基施工記錄、工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單、各原材料出廠(chǎng)證明、質(zhì)量報(bào)告、技術(shù)復(fù)核記錄、沉降觀(guān)測(cè)記錄、結(jié)構(gòu)吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗(yàn)收證明、竣工圖紙。
7.設(shè)備儀器管理形成的文件材料：包括購(gòu)置設(shè)備儀器的立項(xiàng)審批、購(gòu)置合同，設(shè)備儀器的開(kāi)箱驗(yàn)收或接收、安裝調(diào)試、使用、維護(hù)和改造、報(bào)廢等方面的文件材料。
8.會(huì)計(jì)工作形成的文件材料：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及報(bào)表等方面的文件材料。
9.人力資源管理形成的文件材料：包括員工基本信息、勞動(dòng)合同、職工履歷、工資、考核、技能評(píng)定、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、社會(huì)保險(xiǎn)與公積金、培訓(xùn)等方面的文件材料。
10.公司重大活動(dòng)、會(huì)議相關(guān)的策劃方案、發(fā)言人報(bào)告，以及相關(guān)的攝影、錄音、錄像等各種形式的材料。
11.公司人員外出參與會(huì)議、講座、培訓(xùn)帶回的文件及資料。
12.其他對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。
第15條 檔案的密級(jí)。檔案的保密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和“內(nèi)部”等四種。
1.“絕密”是保密內(nèi)容的核心部分，包括在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要絕對(duì)保密的，一旦泄密會(huì)使公司遭受?chē)?yán)重危害和重大損失。
2.“機(jī)密”是保密內(nèi)容的重要部分，包括在一定時(shí)期，一定范圍內(nèi)需要保密的，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。
3.“秘密”是保密內(nèi)容的一部分，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。
4.“內(nèi)部”是沒(méi)有對(duì)外的文件，只限于內(nèi)部有關(guān)人員使用。
第四章? 檔案管理
第16條 檔案的分類(lèi)與編目。
1.檔案的分類(lèi)是以公司全部檔案為對(duì)象，由行政管理中心組織所有部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，形成檔案分類(lèi)大綱，并按檔案分類(lèi)大綱進(jìn)行編號(hào)。
2.檔案管理員對(duì)接收的各類(lèi)歸檔材料及檔案要及時(shí)地進(jìn)行登記，并編制案卷目錄。
第17條 檔案的保管。
1.檔案室必須有專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房，配備專(zhuān)用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。
2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有破損、蟲(chóng)蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。
第18條 歸檔材料及檔案的移交。
1.檔案管理員接收歸檔材料及檔案時(shí)要認(rèn)真驗(yàn)收，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。檔案管理員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。
2.各部門(mén)發(fā)生變動(dòng)、撤銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)將原部門(mén)檔案移交公司檔案室保管。
第19條 檔案的鑒定。
1.檔案管理員應(yīng)依據(jù)《檔案歸檔范圍和保管期限》（見(jiàn)附件1）劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、30年、10年三種，凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長(zhǎng)。
2.公司要定期對(duì)檔案的密級(jí)、時(shí)限進(jìn)行鑒定，鑒定工作由集團(tuán)行政副總、部門(mén)主任和檔案管理員參加的鑒定小組負(fù)責(zé)。
3.對(duì)歸檔文件必須在顯著位置（例如文件頁(yè)面的右上角）注明“歸檔”字樣，有密級(jí)的還應(yīng)注明“密級(jí)”。
4.凡是已超過(guò)保管期限又確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》（見(jiàn)附件2）上登記，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)審批表》（見(jiàn)附件3）經(jīng)集團(tuán)總裁、董事長(zhǎng)審批后由專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)立卷永久保存。
第20條 檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收入、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理員應(yīng)編制各種檔案檢索工具，以保證及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用檔案信息。
第21條 檔案借閱管理。檔案借閱可通過(guò)oa流程或填寫(xiě)《檔案借閱審批表》（見(jiàn)附件4）進(jìn)行申請(qǐng)。公司必須嚴(yán)格履行借閱絕密、機(jī)密檔案的批準(zhǔn)手續(xù)，填寫(xiě)《絕密、機(jī)密檔案審批表》（見(jiàn)附件5），未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意借閱。檔案管理員編制《檔案借閱登記簿》（見(jiàn)附件6），并監(jiān)視借閱人員如實(shí)填寫(xiě)借閱信息。檔案借閱需遵守如下規(guī)則：
1.公司檔案不允許外單位人員查閱。
2.非財(cái)務(wù)、審計(jì)人員查閱會(huì)計(jì)、審計(jì)檔案，須經(jīng)總裁批準(zhǔn)，方可查閱。
3.公司內(nèi)部員工因工作需要，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政管理中心批準(zhǔn)后可借閱工作范圍內(nèi)的檔案。
4.具有保密要求的電子檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制、傳播等，一般情況下不得通過(guò)聯(lián)網(wǎng)方式查閱利用，如遇特殊情況需聯(lián)網(wǎng)利用時(shí)，必須符合企業(yè)有關(guān)保密規(guī)定，并有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.凡外出工作或調(diào)離本公司的員工，離開(kāi)前必須歸還全部所借檔案。
第22條 檔案借閱流程
1.內(nèi)部、秘密檔案的借閱：?jiǎn)T工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)對(duì)口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。
2.機(jī)密、絕密檔案的借閱：?jiǎn)T工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)對(duì)口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→行政副總審批→總裁審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。
第23條 開(kāi)發(fā)利用檔案信息應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的法律、法規(guī)，任何個(gè)人不得擅自公布檔案內(nèi)容，對(duì)涉及侵犯公司利益和第三者權(quán)益的行為，應(yīng)追究責(zé)任人相應(yīng)的法律責(zé)任。
第五章? 附則
第24條 本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第25條 本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第26條 附件：（1）檔案歸檔范圍和保管期限；（2）檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)；（3）檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)審批表；（4）檔案借閱審批表；（5）絕密、機(jī)密檔案審批表；（6）檔案借閱登記簿。
第2篇 油品調(diào)運(yùn)分公司檔案管理辦法
工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《z省檔案管理?xiàng)l例》、上級(jí)單位相關(guān)管理辦法及有關(guān)檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)檔案,是指油品調(diào)運(yùn)分公司在從事基本建設(shè)、科研、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的,包括外部合作,各類(lèi)項(xiàng)目管理等活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。
第四條 公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃,把檔案工作所需經(jīng)費(fèi)納入財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃,保證檔案工作所需經(jīng)費(fèi),逐步加強(qiáng)設(shè)施設(shè)備等必備條件,維護(hù)檔案的完整與安全。
第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第五條 公司綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)、保存利用和日常管理工作,并根據(jù)實(shí)際,設(shè)專(zhuān)(兼)職人員負(fù)責(zé)檔案工作。
第六條 檔案管理的主要職責(zé):
(一)貫徹實(shí)施《檔案法》和國(guó)家關(guān)于檔案工作的法規(guī)和方針政策,以及上級(jí)主管部門(mén)制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本單位實(shí)際,制定有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則。
(二)具有公司檔案工作的整體建設(shè)、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計(jì)劃,并組織實(shí)施。
(三)負(fù)責(zé)公司文件材料形成、積累和歸檔工作。
(四)集中管理公司各種活動(dòng)中形成的所有檔案。維護(hù)檔案的完整與安全,負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用。
(五)負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)計(jì)分析和匯總上報(bào)工作。
(六)負(fù)責(zé)向上級(jí)檔案部門(mén)移交有關(guān)檔案和資料。
(七)負(fù)責(zé)公司重點(diǎn)工程、重大科研項(xiàng)目、重要活動(dòng)的歸檔材料的驗(yàn)收。
(八)負(fù)責(zé)公司檔案管理網(wǎng)點(diǎn)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和人員的培訓(xùn)。
(九)負(fù)責(zé)公司檔案管理新技術(shù)、新方法的推廣和檔案計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用工作。
第七條 各部門(mén)應(yīng)執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和政策,按照檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門(mén)文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。
第三章 歸檔范圍
第八條 歸檔文件材料的來(lái)源
(一)公司內(nèi)部形成的文件材料。
(二)各部門(mén)移交公司的文件材料。
(三)各部門(mén)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等附帶的文件材料。
(四)公司參加的合作項(xiàng)目、合作單位按要求向公司呈交文件材料。
(五)公司執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。
第九條 公司在籌備、成立及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍(見(jiàn)附件二)。
第十條 歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤(pán)、磁帶、實(shí)物等各種載體形式。
第四章 立卷歸檔要求
第十一條 文件材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔。
(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
(二)產(chǎn)品、科研課題及基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收、財(cái)務(wù)決算后3個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
(三)外購(gòu)設(shè)備儀器的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收后歸檔。
(四)職工參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后15日內(nèi)歸檔。
(五)會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)保管一年后移交歸檔。
第十二條 電子文件邏輯歸檔適時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
第十四條 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:
(一)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。
(二)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)保留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料。
(三)企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。
(四)其他臨時(shí)重要活動(dòng)中形成的文件材料。
第十五條 各部門(mén)必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十六條 各部門(mén)向綜合辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。
第十七條 檔案工作人員應(yīng)協(xié)助各職能部門(mén),對(duì)應(yīng)歸檔文件材料的完整程度、準(zhǔn)確性及保存價(jià)值進(jìn)行確認(rèn),經(jīng)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人簽審后歸檔。
第十八條 科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、基建項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收,重要外購(gòu)設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收及項(xiàng)目引進(jìn)、對(duì)外協(xié)作項(xiàng)目等有關(guān)活動(dòng),要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對(duì)所形成的檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收。堅(jiān)持“三納入、四參加”制度。沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料以及項(xiàng)目沒(méi)有歸檔,不能申報(bào)成果或評(píng)獎(jiǎng);不能最后通過(guò)驗(yàn)收或鑒定;所有經(jīng)費(fèi)不予結(jié)算。
第十九條 立卷歸檔的總體要求:
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng),符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):
(一)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)在職能活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值,辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實(shí)物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部門(mén)移交歸檔,其電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔。
(三)歸檔文件以件為單位,進(jìn)行裝訂和系統(tǒng)化整理。
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。
(六)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě);沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷內(nèi)。
(七)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任
者。
(八)當(dāng)年辦結(jié)的文件放在當(dāng)年,跨年度的文件放在結(jié)案的年份里。長(zhǎng)期不能結(jié)案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。
(九)歸檔時(shí)要注意辦結(jié)情況,避免未結(jié)案歸檔及已結(jié)案的長(zhǎng)期不歸檔。
第五章 檔案的移交
第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門(mén)提交移交清冊(cè),詳細(xì)填寫(xiě)檔案的門(mén)類(lèi)及數(shù)量,并經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核。
第二十一條 檔案管理部門(mén)要組織專(zhuān)門(mén)人員,對(duì)所移交檔案的案卷質(zhì)量情況進(jìn)行檢查,符合要求的檔案經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后,辦理交接手續(xù)。
第二十二條 檔案移交時(shí),經(jīng)交接雙方核實(shí)后在移交清冊(cè)上簽字。
第二十三條 移交的檔案在運(yùn)送過(guò)程中,移交部門(mén)應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé),以確保檔案的安全。
第六章 檔案保管期限
第二十四條 按國(guó)家有關(guān)規(guī)定,檔案管理部門(mén)結(jié)合公司情況制定各類(lèi)文件材料分類(lèi)方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為:永久、長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期為10至50年左右,短期為10年以下。
第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:
(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。
(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。
第七章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
第二十六條 檔案管理部門(mén)對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。
第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案部門(mén)人員組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。
第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),報(bào)上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)審批后,方可銷(xiāo)毀。原則上三年進(jìn)行一次檔案銷(xiāo)毀工作。
第二十九條 銷(xiāo)毀檔案材料,要由二人以上進(jìn)行,并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
第八章 檔案的借閱
第三十條 公司各部門(mén)因工作需要借閱檔案需填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)單。
第三十一條 檔案管理人員依據(jù)檔案級(jí)別判斷是否需要審批。當(dāng)為不受限制檔案時(shí)直接辦理借閱手續(xù)。
第三十二條 檔案借閱要堅(jiān)持嚴(yán)格保密、方便利用的原則。
(一)凡政府有關(guān)部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱檔案,檔案部門(mén)應(yīng)按有關(guān)規(guī)定及時(shí)提供完整準(zhǔn)確的檔案。
(二)凡社會(huì)有關(guān)方面需要借閱檔案,必須經(jīng)有關(guān)職能部門(mén)審查,由公司負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(三)外單位人員調(diào)閱檔案,一般要求在檔案室內(nèi)查閱。同時(shí)需持單位介紹信,經(jīng)有關(guān)專(zhuān)業(yè)職能部門(mén)批準(zhǔn),并登記利用檔案清單。
(四)借閱涉密檔案必須經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批。
第三十三條 若借閱涉及公司機(jī)密的受限制檔案或?yàn)橥鈫挝蝗藛T借閱時(shí),需經(jīng)公司研究審批后方可借閱。
第三十四條 不得任意擴(kuò)大借閱范圍,對(duì)需要出據(jù)檔案證明的,要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容,進(jìn)行登記。
第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)公司綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第三十六條 借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
第三十七條 借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失。
第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第三十九條 企業(yè)負(fù)責(zé)人和員工調(diào)離工作崗位時(shí),必須上繳應(yīng)歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門(mén)簽署意見(jiàn)后,方可辦理有關(guān)手續(xù)。
第九章 檔案庫(kù)房管理
第四十條 檔案庫(kù)房是保存公司檔案的重要地點(diǎn),檔案管理人員要以高度負(fù)責(zé)的精神,確保檔案資料的安全完整。
第四十一條 檔案部門(mén)應(yīng)集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理場(chǎng)所,并配備符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的保管設(shè)備、設(shè)施。
第四十二條 庫(kù)房?jī)?nèi)物品進(jìn)行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號(hào),并定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案庫(kù)房的“八防”要求,保證庫(kù)房安全。
第四十三條 庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案資料定期(半年)清點(diǎn),保證帳實(shí)一致。
第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。
第四十五條 認(rèn)真貫徹安全消防工作方針,嚴(yán)格執(zhí)行安全消防法規(guī)和規(guī)章制度。對(duì)檔案人員進(jìn)行消防教育,做到人人持證上崗。
第十章 檔案信息保密與利用
第四十六條 產(chǎn)生重要檔案的部門(mén)和檔案管理部門(mén)必須執(zhí)行中華人民共和國(guó)《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴(yán)守國(guó)家秘密和企業(yè)秘密。
第四十七條 加密檔案應(yīng)按規(guī)定在文件上標(biāo)注密級(jí)和時(shí)間期限,注意重點(diǎn)保管。
第四十八條 整理檔案應(yīng)在專(zhuān)門(mén)地方(室內(nèi))進(jìn)行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。
第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴(yán)格履行利用檔案手續(xù),保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權(quán)益不受損害。
第五十條 公司對(duì)所保存的重要、珍貴檔案,應(yīng)當(dāng)用復(fù)制品代替原件提供利用,原件應(yīng)妥善保存。
第五十一條 嚴(yán)禁私自復(fù)制及對(duì)外提供檔案資料,尤其對(duì)外協(xié)作項(xiàng)目、研究課題等活動(dòng)中利用檔案,必須簽訂利用保護(hù)協(xié)定。
第五十二條 檔案部門(mén)和檔案工作人員要通過(guò)多種方式開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯編和編研成果等有關(guān)索引服務(wù)方式,為利用者提供方便,提高服務(wù)質(zhì)量。利用者分別采用查閱、借閱、復(fù)制、電話(huà)、網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)檔案信息。
第五十三條 利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守“閱卷規(guī)則”,注意愛(ài)護(hù)檔案,損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴(yán)禁拆卸、勾畫(huà)、調(diào)換、污損、轉(zhuǎn)借、短失和私自復(fù)制檔案。
第十一章 獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰
第五十四條 根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì):
(一)對(duì)檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績(jī)的。
(二)對(duì)保護(hù)檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的。
(三)對(duì)檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)的。
(四)將重要的或者珍貴的檔案贈(zèng)給企業(yè)的。
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)表現(xiàn)突出的。
第五十五條 凡違反本辦法,無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)
做出檢查外,必要時(shí)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰,并予以通報(bào)批評(píng)。
第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣(mài)或未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人進(jìn)行處罰,并予以通報(bào)批評(píng)。
第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。
第五十八條 遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進(jìn)行處理。
第五十九條 對(duì)違反《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,已構(gòu)成犯罪的,要依法追究其刑事責(zé)任。
第十二章 附則
第六十條 本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第六十一條 本辦法未盡事宜,按照國(guó)家法規(guī)及工貿(mào)公司規(guī)定執(zhí)行。
第六十二條 本辦法自下發(fā)之日起施行。
附件1:
油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類(lèi)規(guī)則
為規(guī)范工貿(mào)公司油品調(diào)運(yùn)分公司檔案管理工作,根據(jù)國(guó)家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》及上級(jí)單位《檔案分類(lèi)規(guī)則》,結(jié)合本企業(yè)檔案工作實(shí)際,制定本規(guī)則。
一、本規(guī)則明確了油品調(diào)運(yùn)分公司檔案的分類(lèi)原則、類(lèi)目設(shè)置及基本范圍;
二、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類(lèi)原則是以公司全部檔案為對(duì)象,充分反映企業(yè)的職能劃分,并結(jié)合檔案形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的科學(xué)管理和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。
三、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類(lèi)共設(shè)置9個(gè)一級(jí)類(lèi)目,即黨群管理類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)管理類(lèi)、產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)、項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類(lèi)、特殊管理類(lèi)。其類(lèi)目名稱(chēng)、排列順序統(tǒng)一使用油品調(diào)運(yùn)分公司分類(lèi)表(附后)標(biāo)記,代碼可根據(jù)企業(yè)分類(lèi)情況以英文字母或阿拉伯?dāng)?shù)字順序標(biāo)記。
四、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類(lèi)二級(jí)類(lèi)目按照企業(yè)管理職能和檔案形成特點(diǎn)設(shè)置、檔案分類(lèi)表中的二級(jí)類(lèi)目是企業(yè)進(jìn)行檔案分類(lèi)的基本類(lèi)目。二級(jí)類(lèi)目的代碼和排列順序不作統(tǒng)一規(guī)定。
五、聲像、事務(wù)等非紙質(zhì)載體形式的檔案,可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄,其保管要求應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。
附件2:
油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類(lèi)表
一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目基本范圍
代 碼名 稱(chēng)代碼名稱(chēng)
a黨 群 管 理 類(lèi)01黨務(wù)工作黨總支綜合性工作、黨總支會(huì)、黨員代表大會(huì)及黨黨支其他事務(wù)性工作等。
02組織工作組織建設(shè),黨員管理,黨費(fèi)管理,干部管理等工作。
03宣傳工作理論教育,宣傳教育,思想政治工作與精神文明建設(shè)等。
04統(tǒng)戰(zhàn)工作民族、宗教、僑務(wù)工作等。
05紀(jì)檢工作黨風(fēng)黨紀(jì)教育、檢查,違紀(jì)案件審查,干部廉政建設(shè)等。
06武裝工作民兵工作,征兵、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)工作,人防工作等。
07工會(huì)工作職代會(huì),民主管理,勞動(dòng)競(jìng)賽,先進(jìn)表彰,會(huì)員管理,勞保福利,女工工作,文體活動(dòng)等。
08共青團(tuán)工作組織建設(shè),政治思想教育,團(tuán)代會(huì),團(tuán)員、團(tuán)費(fèi)、青少年管理等項(xiàng)工作。
09其他
b行 政 管 理 類(lèi)01行政事務(wù)綜合性行政事務(wù)工作,機(jī)要文件,工作會(huì)議,專(zhuān)題會(huì)議,辦公會(huì)議,文秘工作,信訪(fǎng)、接待工作,調(diào)研工作,印信管理等。
02公安保衛(wèi)治安綜合治理,案件偵查,消防管理,自然災(zāi)害防范,交通管理,戶(hù)籍管理等。
03法律事務(wù)法律事務(wù),公證工作,專(zhuān)利商標(biāo),工商登記管理,政紀(jì)監(jiān)察等。
04審計(jì)工作各項(xiàng)審計(jì)工作,審計(jì)規(guī)章制度等。
05人事管理人力資源管理(招聘、調(diào)配、勞動(dòng)合同),勞動(dòng)工資管理,考核,獎(jiǎng)懲,職稱(chēng)評(píng)聘,任職、任免,離退休工作,職工教育等。
06教育工作普通教育,職業(yè)教育,高等教育、培訓(xùn)教育等。
07醫(yī)療衛(wèi)生衛(wèi)生監(jiān)督、防疫、職工防病治病,計(jì)劃生育工作等。
08公用事業(yè)職工生活福利,后勤服務(wù),職工住房等
09外事工作出訪(fǎng)考察、國(guó)際會(huì)議等企業(yè)涉外活動(dòng)。
10公共事務(wù)企業(yè)與地方關(guān)系、政府協(xié)調(diào)、公共關(guān)系、資質(zhì)手續(xù)辦理等
11其他
c經(jīng) 營(yíng) 管 理 類(lèi)01經(jīng)營(yíng)決策企業(yè)改革,經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策,企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,方針目標(biāo)管理等。
02企業(yè)管理企業(yè)整頓和企業(yè)升級(jí),責(zé)任制管理,企業(yè)現(xiàn)代化管理等。
03計(jì)劃統(tǒng)計(jì)綜合計(jì)劃,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,統(tǒng)計(jì)報(bào)表,經(jīng)營(yíng)分析項(xiàng)目審批等。
04財(cái)務(wù)管理綜合財(cái)務(wù)管理,資金管理,成本管理,稅金管理,會(huì)計(jì)工作,投資融資管理等。
05物資管理物資采購(gòu)、分配,物資合同協(xié)議,物資核算調(diào)撥,倉(cāng)庫(kù)管理等。
06合同管理經(jīng)濟(jì)合同管理、審核、備案等。
07知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理企業(yè)標(biāo)識(shí)、商標(biāo)標(biāo)識(shí)、商標(biāo)侵權(quán)等。
08其他
d生 產(chǎn) 管 理 類(lèi)01質(zhì)量管理全面質(zhì)量管理,產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制,質(zhì)量認(rèn)證等。
02能源管理能源消耗管理,節(jié)能消耗工作,資源管理等。
03安全環(huán)保安全生產(chǎn),事故處理,安全教育,環(huán)境保護(hù),勞動(dòng)保護(hù)等。
04計(jì)量工作計(jì)量管理,計(jì)量設(shè)備、儀器,統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
05標(biāo)準(zhǔn)化工作企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。
06科技管理新產(chǎn)品、新技術(shù)開(kāi)發(fā),科研、技措、技改管理,科技成果管理,技術(shù)引進(jìn)等。
07檔案與信息管理企業(yè)檔案工作,各類(lèi)數(shù)據(jù)管理,計(jì)算機(jī)信息,通訊管理等。
08其它
e 產(chǎn) 品 生 產(chǎn) 類(lèi)01油氣產(chǎn)品天然氣等。
02化工產(chǎn)品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化氣、液化天然氣等。
03其它
02民用設(shè)施辦公樓,科研設(shè)施,文教衛(wèi)生,體育,商業(yè)服務(wù),住宅,環(huán)衛(wèi),園林綠化工程等。
04其它
g設(shè) 備 儀 器 類(lèi)01綜合設(shè)備管理規(guī)定、辦法、方案、規(guī)劃、總結(jié)、臺(tái)賬等
02公務(wù)車(chē)輛機(jī)動(dòng)車(chē)技術(shù)參數(shù)檔案、產(chǎn)權(quán)證書(shū)、完稅憑證、維修保養(yǎng)記錄等
03其它
h會(huì) 計(jì) 業(yè) 務(wù) 類(lèi)01會(huì)計(jì)憑證各種會(huì)計(jì)憑證。
02會(huì)計(jì)賬簿各種財(cái)務(wù)賬薄。
03會(huì)計(jì)報(bào)表各種財(cái)務(wù)報(bào)表。
04財(cái)務(wù)報(bào)告各種財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)。
05其他會(huì)計(jì)移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管、銷(xiāo)毀清冊(cè),銀行余額調(diào)節(jié)表、對(duì)賬單等。
j特
殊 管 理 類(lèi)01印章公司各類(lèi)作廢印章,包括公章、部門(mén)印章、法人私章等。
02獎(jiǎng)牌上級(jí)單位頒發(fā)的各類(lèi)榮譽(yù)獎(jiǎng)牌。
03獎(jiǎng)杯上級(jí)單位頒發(fā)的各類(lèi)榮譽(yù)獎(jiǎng)杯。
04證書(shū)上級(jí)單位頒發(fā)的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)。
05錦旗外部單位授予的各類(lèi)錦旗。
06題詞上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司的題詞。
07照片公司舉辦的各類(lèi)重大會(huì)議、活動(dòng)照片。
08光盤(pán)公司舉辦的各類(lèi)重大會(huì)議、活動(dòng)照片、錄音、視頻等刻制的光盤(pán)。
09磁帶公司舉辦各類(lèi)重大會(huì)議、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)錄音、錄像等制作的磁帶。
第3篇 檔案管理辦法細(xì)則
檔案法實(shí)施細(xì)則全文
第一章 總則
第一條 根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)〈檔案法〉)的規(guī)定,制定本辦法。
第二條 〈檔案法〉第二條所稱(chēng)對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案,屬于國(guó)家所有的,
由國(guó)家檔案局會(huì)同國(guó)家有關(guān)部門(mén)確定具體范圍;屬于集體所有的,個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的,由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門(mén)征得國(guó)家檔案局同意后確定具體范圍。
第三條 各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級(jí)管理,分級(jí)的具體標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法由國(guó)家檔案局制定。
第四條 國(guó)務(wù)院各部門(mén)經(jīng)國(guó)家檔案局同意,省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門(mén)經(jīng)本級(jí)人民政府檔案行政管理部門(mén)同意,可以制定本系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)檔案的具體管理制度和辦法。
第五條 縣級(jí)以上各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把檔案事業(yè)建設(shè)列入本級(jí)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃,建立、健全檔案機(jī)構(gòu),確定必要的人員編制,統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)。
機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),保障檔案工作依法開(kāi)展。
第六條 有下列事跡之一的,由人民政府、檔案行政管理部門(mén)或者本單位給予獎(jiǎng)勵(lì);
(一)對(duì)檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績(jī)的;
(二)對(duì)檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的;
(三)對(duì)檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)的;
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給國(guó)家的;
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng),表現(xiàn)突出的。
第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第七條 國(guó)家檔案局依照〈檔案法〉第六條第一款的規(guī)定,履行下列職責(zé);
(一)根據(jù)有關(guān)法律、行政法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策,研究、制定檔案工作規(guī)章制度和具體方針政策;
(二)組織協(xié)調(diào)全國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展,制定發(fā)展檔案事業(yè)的綜合規(guī)劃和專(zhuān)項(xiàng)計(jì)劃,并組織實(shí)施;
(三)對(duì)有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,依法查處檔案違法行為;
(四)對(duì)中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部門(mén)、國(guó)務(wù)院直屬企業(yè)事業(yè)單位以及依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定不屬于登記范圍的全國(guó)性社會(huì)團(tuán)體的檔案工作,
中央級(jí)國(guó)家檔案館的工作,以及省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門(mén)的工作,實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo);
(五)組織、指導(dǎo)檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn);
(六)組織、開(kāi)展檔案工作的國(guó)際交流活動(dòng)。
第八條 縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府檔案行政管理部門(mén)依照〈檔案法〉第六條第二款的規(guī)定,履行下列職責(zé);
(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策;
(二)制定本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計(jì)劃和檔案工作規(guī)章制度,并組織實(shí)施;
(三)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,依法查處檔案違法行為;
(四)組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn)。
第九條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案、機(jī)構(gòu)依照〈檔案法〉第七條的規(guī)定,履行下列職責(zé);
(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策,建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度;
(二)指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;
(三)統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作;
第十條 中央和地方各級(jí)國(guó)家檔案館,是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu),依照〈檔案法〉第八條的規(guī)定,承擔(dān)下列工作任務(wù);
(一)收集和接收本館保管范圍內(nèi)對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案;
(三)采取各種形式開(kāi)發(fā)檔案資源,為社會(huì)利用檔案資源提供服務(wù)。
按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定,經(jīng)批準(zhǔn)成立的其他各類(lèi)檔案館,根據(jù)需要,可以承擔(dān)前款規(guī)定的工作任務(wù)。
第十一條 全國(guó)檔案館的設(shè)置原則和布局方案,由國(guó)家檔案局制定,報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)后實(shí)施。
第三章 檔案的管理
第十二條 按照國(guó)家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定,
應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書(shū)或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,
定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得拒為己有或者拒絕歸檔。
第十三條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織,應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定,定期向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交檔案。
屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接受范圍的檔案,立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿(mǎn)20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交;
屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接受范圍的檔案,立檔單位應(yīng)自檔案形成之日起滿(mǎn)10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交。
經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)檢查和同意,專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的檔案,可以延長(zhǎng)向有關(guān)檔案館移交的期限;
已撤消單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案,可以提前向有關(guān)檔案館移交。
第十四條 既是文物、圖書(shū)資料又是檔案的,檔案館可以與博物館、圖書(shū)館、紀(jì)念館等單位相互交換重復(fù)件、復(fù)制件或者目錄,聯(lián)合舉辦展覽,共同編輯出版有關(guān)史料或者進(jìn)行史料研究。
第十五條 各級(jí)國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)所保管的檔案采取下列管理措施;
(一)建立科學(xué)的管理制度,逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化;
(二)配置適宜安全保存檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施;
(三)根據(jù)檔案的不同等級(jí),采取有效措施,加以保護(hù)和管理;
(四)根據(jù)需要和可能,配備適當(dāng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。
機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管,根據(jù)需要,參照前款規(guī)定辦理。
第十六條 《檔案法》第十四條所稱(chēng)保密檔案密級(jí)的變更和解密,依照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及其他實(shí)施辦法的規(guī)定辦理。
第十七條 屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案,檔案所有者可以向各級(jí)國(guó)家檔案館寄存、捐贈(zèng)或者出賣(mài)。
向各級(jí)國(guó)家檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出賣(mài)、轉(zhuǎn)讓或者贈(zèng)送的,必須報(bào)經(jīng)縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn);
嚴(yán)禁向外國(guó)人和外國(guó)組織出賣(mài)或者贈(zèng)送。
第十八條 屬于國(guó)家所有的檔案,任何組織和個(gè)人都不得出賣(mài)。
國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位因資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓需要轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的,按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。
各級(jí)各類(lèi)檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國(guó)散失在國(guó)外的檔案、進(jìn)行國(guó)際文化交流,
以及適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究和科技成果推廣等的需要,經(jīng)國(guó)家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門(mén)依據(jù)職權(quán)審查批準(zhǔn),可以向國(guó)內(nèi)外的單位或者個(gè)人贈(zèng)送、交換、出賣(mài)檔案的復(fù)制件。
第十九條 各級(jí)國(guó)家檔案館的一級(jí)檔案嚴(yán)禁出境。
各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的二級(jí)檔案需要出境的,必須經(jīng)國(guó)家檔案局審查批準(zhǔn)。
各級(jí)國(guó)家檔案館藏的三級(jí)檔案、各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的一、二、三級(jí)檔案以及其他不屬于國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件,
各級(jí)國(guó)家檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的,必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門(mén)審查批準(zhǔn),海關(guān)憑批準(zhǔn)文件查驗(yàn)放行。
第四章 檔案的利用和公布
第二十條 各級(jí)國(guó)家檔案館保管的檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,分期分批地向社會(huì)開(kāi)放,并同時(shí)公布開(kāi)放檔案的目錄。
檔案開(kāi)放的起始時(shí)間:
(一)中華人民共和國(guó)成立以前的檔案(包括請(qǐng)代以前的檔案;民國(guó)時(shí)期的檔案和革命歷史檔案),自本辦法實(shí)施之日起向社會(huì)開(kāi)放;
(二)中華人民共和國(guó)成立以來(lái)形成的檔案,自形成之日起瞞30年向社會(huì)開(kāi)放;
(三)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類(lèi)檔案,可以隨時(shí)間社會(huì)開(kāi)放。
前款所列檔案中涉及國(guó)防、外交、公交、國(guó)家安全等國(guó)家重大利益的檔案,以及其他雖自形成之日起已滿(mǎn)30年但檔案館認(rèn)為到期仍不宜開(kāi)放的檔案,經(jīng)上一級(jí)檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn),可以延期向社會(huì)開(kāi)放。
第二十一條 各級(jí)各類(lèi)檔案館提供社會(huì)利用的檔案,應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以微縮品代替原件。
檔案微縮品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的,具有與檔案原件同等的效力。
第二十二條 《檔案法》所稱(chēng)檔案的利用,是制對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。
中華人民共和國(guó)公民和組織,持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明,可以利用已開(kāi)放的檔案。
外國(guó)人或者外國(guó)組織利用中國(guó)已開(kāi)放的檔案,須經(jīng)中國(guó)有關(guān)主管部門(mén)介紹以及保存該檔案的檔案館同意。
機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及中國(guó)公民利用檔案館保存的未開(kāi)放的檔案,須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意,必要時(shí)還須經(jīng)有關(guān)的行政管理部門(mén)審查同意。
機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)保存的尚未向檔案館移交的檔案,其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和組織以及中國(guó)需要利用的,須經(jīng)檔案保存單位同意。
各級(jí)各類(lèi)檔案館應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件。
提供社會(huì)利用的檔案,可以按照規(guī)定收取費(fèi)用。
收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家檔案局會(huì)同國(guó)務(wù)院價(jià)格管理部門(mén)制定。
第二十三條 《檔案法》第二十二條所稱(chēng)檔案的公布,是指通過(guò)下列形式首次向社會(huì)公開(kāi)檔案的全部或者部分原文或者檔案記載的特定內(nèi)容;
(一)通過(guò)報(bào)紙、刊物、圖書(shū)、聲像、電子等出版物發(fā)表;
(二)通過(guò)電臺(tái)、電視臺(tái)播放;
(三)通過(guò)公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播;
(四)在公開(kāi)場(chǎng)合宣讀、播放;
(五)出版發(fā)行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編;
(六)公開(kāi)出售、散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件;
(七)展覽、公開(kāi)陳列檔案或者其復(fù)制件。
第二十四條 公布屬于國(guó)家所有的檔案,按照下列規(guī)定辦理;
(一)保存在檔案館的,由檔案館公布;必要時(shí),應(yīng)當(dāng)征得檔案形成單位同意或者抱經(jīng)檔案形成黨委的上級(jí)主管機(jī)關(guān)同意后公布;
(二)保存在各單位檔案機(jī)構(gòu)的,由各該單位公布;必要時(shí),應(yīng)當(dāng)抱經(jīng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)同意后公布;
(三)利用屬于國(guó)家所有的檔案的單位和個(gè)人,未經(jīng)檔案館、檔案保存單位同意或者前兩項(xiàng)所列主管機(jī)關(guān)的授權(quán)或者批準(zhǔn),均無(wú)權(quán)公布檔案。
屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案,其所有著向社會(huì)公布時(shí),應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)保密的規(guī)定,不得損害國(guó)家的、社會(huì)的、集體的和其他公民的利益。
第二十五條 各級(jí)國(guó)家檔案館對(duì)寄存檔案的公布和利用,應(yīng)當(dāng)征得檔案所有者同意。
第二十六條 利用、公布檔案,不得違反國(guó)家有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律規(guī)定。
第五章 罰則
第二十七條 有下列行為之一的,由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人民依法給予行政處分;
(一)將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為幾有,拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的;
(二)據(jù)按照國(guó)家規(guī)定向國(guó)家檔案館移交檔案的;
(三)違反國(guó)家規(guī)定擅自擴(kuò)大或者縮小檔案接收范圍的;
(四)不按照國(guó)家規(guī)定開(kāi)放檔案的;
(五)明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施,造成檔案損失的;
(六)檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第二十八條 《檔案法》第二十四條第二款、第三款規(guī)定的罰款數(shù)額,根據(jù)有關(guān)檔案的價(jià)值和數(shù)量,對(duì)單位為1萬(wàn)元以上10萬(wàn)元以上,對(duì)個(gè)人為500元以上5000元以下。
第二十九條 違反《檔案法》和本辦法,造成檔案損失的由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)、有關(guān)主管部門(mén)根據(jù)損失檔案的價(jià)值,責(zé)令賠償損失。
第六章 附則
第三十條 中國(guó)人民解放軍的檔案工作,根據(jù)《檔案法》和本辦法確定的原則管理。
第三十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
第4篇 流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)定辦法
流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案的管理,維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、完善人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系,促進(jìn)人才合理流動(dòng),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱(chēng)流動(dòng)人員人事檔案是指:
(一)辭職或被辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
(二)與用人單位解除勞動(dòng)合同或聘用合同的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
(三)待業(yè)的大中專(zhuān)畢業(yè)生的人事檔案;
(四)自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人員的人事檔案;
(五)外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營(yíng)科技企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等非國(guó)有企業(yè)聘用的的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
(六)外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案;
(七)其它流動(dòng)人員的人事檔案。
第三條 流動(dòng)人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接愛(ài)同級(jí)黨委組織部門(mén)、政府人事行政部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)
第四條 流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門(mén)和政府人事行政部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)),其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案;嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區(qū)流動(dòng)人員人事檔案,可由其戶(hù)籍所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理,也可其現(xiàn)工作單位所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。
第六條 尚未建立人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的地區(qū),流動(dòng)人員人事檔案仍由原人事管理單位管理。
第七條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作,認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作,經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱(chēng)資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。
第三章流動(dòng)人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第八條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動(dòng)的有效文書(shū),向流動(dòng)人員原單位開(kāi)具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函十五天內(nèi),將流動(dòng)人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無(wú)誤后,及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。
人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來(lái)的檔案材料不齊全或不清楚的,應(yīng)要求原單位補(bǔ)齊或查清楚。
第九條 流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞,應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿?不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。
對(duì)流動(dòng)人員本人自帶的人事檔案,人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)不得接收。
第十條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理流動(dòng)人員人事檔案,須由流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。
人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書(shū),合同書(shū)須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容。
第十一條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),與機(jī)關(guān)、國(guó)有企事單位開(kāi)具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同的效力。
機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位必須憑人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),方可接收流動(dòng)人員人事檔案。
第四章流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與流動(dòng)人員及其現(xiàn)所在的工作單位的聯(lián)系,做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作,不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容。
收集的材料,必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別。
需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照干部檔案整理工作的有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好流動(dòng)人員檔案材料的整理工作。
在整理檔案過(guò)程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容,不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀或流動(dòng)人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《干部檔案工作條例》中的有關(guān)規(guī)定,建立健全流動(dòng)人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項(xiàng)。
(一)查閱流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)辦理審批手續(xù)。
查閱單位應(yīng)申明查閱單理由,管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應(yīng)*黨員到人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)查閱流動(dòng)人員人事檔案。
對(duì)不符合規(guī)定條件的,人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關(guān)情況。
(三)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)高級(jí)專(zhuān)來(lái)技術(shù)人員和涉及國(guó)家秘密的流動(dòng)人員人事檔案要嚴(yán)格保管,嚴(yán)格查閱手續(xù)。
(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴(yán)格守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
第五章流動(dòng)人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備管理流動(dòng)人員人事檔案的物質(zhì)條件,建立堅(jiān)固的防火、防潮的專(zhuān)用檔案庫(kù)房,配備鐵質(zhì)的檔案柜;經(jīng)常檢查庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施;檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開(kāi)。
要不斷研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第十六條 建立健全流動(dòng)人員人事檔案管理的內(nèi)部規(guī)章制度,加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實(shí)行目標(biāo)管理,不斷提高流動(dòng)人員人事檔案管理的效率和質(zhì)量。
第十七條 流動(dòng)人員人事檔案管理應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
檔案管理人員必須是黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、忠于職守、具有一定的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的共產(chǎn)黨員。
第六章監(jiān)督與處罰
第十八條 對(duì)違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理:
(一) 擅自管理流動(dòng)人員人事檔案的單位或個(gè)人:
(二) 擅自涂改檔案內(nèi)容或造檔案材料的:
(三) 擅自向外公布、泄露檔案內(nèi)容的:
(四) 在流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作中,出現(xiàn)違反本規(guī)定行為,造成嚴(yán)重后果的。
對(duì)前款所列情形負(fù)有責(zé)任的單位或直接責(zé)任者,現(xiàn)視情節(jié)輕重,給批評(píng)教育或黨紀(jì)、政紀(jì)處分;違犯法律的,要依法追究責(zé)任。
第七章附則
第十九條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理流動(dòng)人員人事檔案,應(yīng)本著“服務(wù)為主,適當(dāng)收費(fèi)”的原則,按照有關(guān)規(guī)定收取服務(wù)費(fèi),但不得以蠃利為目的。
第二十條 各省、自冶區(qū)、直轄市可根據(jù)本規(guī)定制定實(shí)施辦法或工作細(xì)則,并報(bào)人事部備案。
第二十一條 本規(guī)定由人事部負(fù)責(zé)解釋。
第二十二條 本規(guī)定自頒布之日起施行。
*中央組織部、人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》(人調(diào)發(fā)[1989]11號(hào))和《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的補(bǔ)充通知》(人調(diào)發(fā)[1989]11號(hào))同時(shí)停止。
第5篇 油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案管理辦法
工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為了提高zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“油品調(diào)運(yùn)分公 司”或“公司”)檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用人事檔案,使其更好地為企業(yè)改革發(fā)展 服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《z省檔案管理?xiàng)l例》、《干部檔案工作條例》和 工貿(mào)公司有關(guān)規(guī)定,特制定本辦法。
第二條 本辦法適用于公司機(jī)關(guān)各部門(mén)及各駐站。
第三條 本辦法中的人事檔案指企業(yè)人力資源等有關(guān)部門(mén)在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政 治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是人力 資源管理與開(kāi)發(fā)、反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)。
第四條 人事檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,管理時(shí)要注意維護(hù)檔案完整與安全 ,便于企業(yè)各方面的利用。任何部門(mén)和個(gè)人不得私自保存、擅自銷(xiāo)毀或據(jù)為己有。
第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第五條 人事檔案是由公司綜合辦公室統(tǒng)一管理,業(yè)務(wù)工作接受上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的監(jiān)督。
第六條 綜合辦公室的主要人事檔案管理職責(zé)是:
(一)貫徹落實(shí)黨和國(guó)家關(guān)于人事檔案工作的方針政策;
(二)建立健全公司人事檔案工作規(guī)章制度;
(三)負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供公司各級(jí)員工的人事檔案;
第三章 歸檔
第七條 為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌,綜合辦公室應(yīng)收集公司員工的工 作調(diào)配、干部任免、職稱(chēng)職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反 映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見(jiàn)附件。
第八條 歸檔要求:
(一)收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別,做到真實(shí)準(zhǔn)確,完整齊全,文字清楚, 對(duì)象明確,手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章簽字后方 能歸入人事檔案。
(二)人事檔案歸檔材料必須統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或 紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
(三)凡需銷(xiāo)毀的材料必須詳細(xì)登記,并經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn),由專(zhuān)人 負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。
(四)不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔。
(五)檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格應(yīng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作與裝訂,以便于查 找。
第九條 公司要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度,并由綜合辦公室人事干事、組織干 事負(fù)責(zé)收集各部門(mén)的歸檔材料。
第四章 管理和利用
第十條 人事檔案管理人員對(duì)人事檔案材料按在職/退休、干部/職工檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、 排架。對(duì)不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管,并按規(guī)定收取管理費(fèi)。
第十一條 建立人事檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度以及各類(lèi)檔案名冊(cè),每半年做一次檢查核對(duì),做到 檔案號(hào)與檔案名冊(cè)編號(hào)一致,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
第十二條 根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管;人事檔案管理人 員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,不得泄露檔案內(nèi)容,確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無(wú)誤。
第十三條 凡需利用本單位人事檔案的,必須由綜合辦公室上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)審批后方可進(jìn) 行;應(yīng)妥善保存重要、珍貴的檔案,用復(fù)制品代替原件提供利用。
第五章 檔案的傳遞
第十四條 員工在公司工作期間形成的各類(lèi)材料必須在調(diào)離公司前全部歸檔后再做檔案移交 。
第十五條 對(duì)人事檔案的接收、移交必須嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù),做好登記與審批工作,留存雙 方交接單備查。
第十六條 人事檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通渠道傳遞或派專(zhuān)人傳送,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外 單位派專(zhuān)人提取,必須持人事或組織部門(mén)出具的介紹信,否則不予辦理。
第十七條 收到接收單位調(diào)檔函后,必須經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人同意簽署意見(jiàn)方可轉(zhuǎn)出。檔案 轉(zhuǎn)出后,應(yīng)聯(lián)系確認(rèn)檔案是否轉(zhuǎn)到,并收取對(duì)方回執(zhí)以防丟失。
第六章 附則
第十八條 本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第十九條 本辦法未盡事宜,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司、工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十條 本辦法自頒布之日起施行。
附件:
人事檔案材料收集歸檔范圍
1.員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免 呈報(bào)表(包括上報(bào)的考察材料),鑒定、民主評(píng)議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批 表,軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)部門(mén)審批表等。
2.錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。
3.出國(guó)出境人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4.黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登 記表和委員的簡(jiǎn)歷表、政績(jī)材料。
5.辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問(wèn)題和審批材料。
6.評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱(chēng))工作中形成的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī) 材料以及聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7.員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時(shí)參加革命工作時(shí)間等過(guò)程中形成的個(gè)人申請(qǐng)表, 組織審查報(bào)告,上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
8.黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(shū)(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、自傳、政審材料、黨員 登記表、不予登記的決定、組織審批意見(jiàn)及所依據(jù)的材料,民主評(píng)議黨員工作中形成的組織 意見(jiàn)。民主評(píng)議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的 主要事實(shí)依據(jù)材料和審批材料,*材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn);入團(tuán)志愿書(shū)、申 請(qǐng)書(shū)、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加入民主黨派的材料。
9.干部審查工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人結(jié)論的意見(jiàn)、檢查交待、旁證材 料;甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10.表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
11.各種處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書(shū)。
12.員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13.體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級(jí)的材料。
14.辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報(bào)告。
15.高等教育
、國(guó)民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué) 習(xí)成績(jī)登記表、畢業(yè)登記表,授于學(xué)位的材料,學(xué)歷證明書(shū),學(xué)習(xí)鑒定材料。
16.學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。
17.學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評(píng)定表。
18.畢業(yè)學(xué)生體檢表。
第6篇 某中學(xué)團(tuán)籍檔案管理辦法
中學(xué)團(tuán)籍檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了進(jìn)一步加強(qiáng)我校團(tuán)務(wù)工作制度化建設(shè),規(guī)范團(tuán)籍檔案管理工作,根據(jù)《中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)章程》、《中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)團(tuán)員證管理暫行條例》的相關(guān)規(guī)定,結(jié)合我校實(shí)際,特制定本辦法。
第二條 各團(tuán)總支應(yīng)設(shè)專(zhuān)柜對(duì)團(tuán)籍檔案進(jìn)行分類(lèi)存放,并成立團(tuán)籍檔案管理工作小組(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“工作小組”),組長(zhǎng)由團(tuán)總支副書(shū)記擔(dān)任,副組長(zhǎng)由院(系)團(tuán)總支組織部部長(zhǎng)擔(dān)任,成員為團(tuán)總支組織部干事。工作小組工作受校團(tuán)委組織宣傳部(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“校團(tuán)委組宣部”)監(jiān)督管理。
第二章 年度團(tuán)籍注冊(cè)
第三條 年度團(tuán)籍注冊(cè)于每年10月中旬與團(tuán)員教育評(píng)議工作一并開(kāi)展。
第四條 受警告、嚴(yán)重警告、撤銷(xiāo)團(tuán)內(nèi)職務(wù)等處分的團(tuán)員,如能正常參加團(tuán)的活動(dòng),按時(shí)交納團(tuán)費(fèi),應(yīng)予以注冊(cè)。團(tuán)員受留團(tuán)察看處分,所在院(系)團(tuán)總支應(yīng)回收其團(tuán)員證。察看期滿(mǎn),恢復(fù)團(tuán)員權(quán)利后,團(tuán)總支將團(tuán)員證歸還本人并及時(shí)注冊(cè)。
第五條 團(tuán)員在前一學(xué)年教育評(píng)議等級(jí)為不合格的,經(jīng)教育仍無(wú)改進(jìn),將不予以注冊(cè);凡拒交團(tuán)費(fèi)的團(tuán)員,將不予以注冊(cè)。
第六條 超過(guò)規(guī)定注冊(cè)時(shí)間一年而未注冊(cè)的團(tuán)員證,將視為失效。
第七條 年度團(tuán)籍注冊(cè)程序如下:
(一)工作小組于每年的10月15日前收齊符合注冊(cè)條件團(tuán)員的團(tuán)員證,并在團(tuán)員證的“團(tuán)籍注冊(cè)”處填寫(xiě)注冊(cè)時(shí)間(時(shí)間為該年的10月17日)。
(二)工作小組將團(tuán)員證交至校團(tuán)委組宣部辦公室加蓋“注冊(cè)”專(zhuān)用章,加蓋完畢后,工作小組取回發(fā)還本人自行保管。
第三章 組織關(guān)系轉(zhuǎn)接
第八條 組織關(guān)系轉(zhuǎn)接包括轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出兩類(lèi)。
(一)團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)入
1.高一新生團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)入
(1)工作小組于每年9月25日前收齊新生班級(jí)團(tuán)支部團(tuán)員的團(tuán)員組織關(guān)系介紹信,并將信中的團(tuán)籍檔案及團(tuán)員證做好分類(lèi)及登記工作。
(2)工作小組在新生的團(tuán)員證上填寫(xiě)團(tuán)員組織關(guān)系轉(zhuǎn)入日期(日期一般為入學(xué)時(shí)間)。
(3)工作小組把所有新生的團(tuán)員證統(tǒng)一交至校團(tuán)委組宣部辦公室加蓋校團(tuán)委公章。同時(shí),根據(jù)所轄新生班級(jí)團(tuán)支部的支部數(shù)領(lǐng)取《下吉中學(xué)團(tuán)籍檔案袋》及《下吉中學(xué)團(tuán)籍檔案登記表》。
(4)工作小組在團(tuán)員的團(tuán)籍檔案封面的右上角及團(tuán)員證內(nèi)頁(yè)的第二頁(yè)右上角寫(xiě)上該學(xué)生的學(xué)號(hào),并按學(xué)號(hào)順序?qū)F(tuán)籍檔案及團(tuán)員證排列整齊。
(5)工作小組以團(tuán)支部為單位,將新生團(tuán)籍檔案分別裝入其所屬團(tuán)支部的團(tuán)籍檔案袋中,并把填寫(xiě)好的《下吉中學(xué)團(tuán)籍檔案登記表》粘貼于團(tuán)籍檔案袋封面。
(6)工作小組完成上述流程后,把團(tuán)員證發(fā)還本人自行保管。
2.工作小組完成大一新生及外轉(zhuǎn)學(xué)生同學(xué)的組織關(guān)系轉(zhuǎn)入手續(xù)后,于每年的12月10日前匯總各團(tuán)支部的《下吉中學(xué)團(tuán)籍檔案登記表》,并以電子版形式上交校團(tuán)委組宣部匯總備案。
(二)團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)出
1.畢業(yè)生團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)出
(1)畢業(yè)生團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)出工作于每年6月份開(kāi)始。工作小組根據(jù)本校畢業(yè)班的團(tuán)員情況,于6月1日前向校團(tuán)委組宣部上報(bào)需要辦理轉(zhuǎn)出手續(xù)的人數(shù),統(tǒng)一領(lǐng)取團(tuán)員組織關(guān)系介紹信、團(tuán)員檔案袋。
(2)工作小組以團(tuán)支部為單位收齊所有畢業(yè)生團(tuán)員的團(tuán)員證,統(tǒng)一在團(tuán)員證上的組織關(guān)系轉(zhuǎn)接處填寫(xiě)轉(zhuǎn)出原因、時(shí)間及團(tuán)費(fèi)交納情況(填寫(xiě)格式為:××年6月30日,因畢業(yè),組織關(guān)系轉(zhuǎn)出,團(tuán)費(fèi)交至××年6月),填寫(xiě)完畢后交至校團(tuán)委組宣部辦公室加蓋校團(tuán)委公章。
(3)工作小組將畢業(yè)生團(tuán)員的團(tuán)籍檔案、團(tuán)員證及團(tuán)員評(píng)議表裝入團(tuán)員檔案袋中,在檔案袋封面做好相關(guān)登記并作封口處理。
(4)工作小組根據(jù)畢業(yè)生團(tuán)員的信息填寫(xiě)團(tuán)員組織關(guān)系介紹信,加蓋校團(tuán)委公章后沿虛線(xiàn)撕下介紹信的右半部分,將其粘貼于團(tuán)員的團(tuán)員檔案袋封面,介紹信的左半部分將作為存根由工作小組自行妥善保管。
(5)工作小組將所有畢業(yè)生團(tuán)員的團(tuán)員檔案袋交至校團(tuán)委組宣部辦公室加蓋校團(tuán)委公章。做好統(tǒng)計(jì)和登記工作后,發(fā)還團(tuán)員本人,同時(shí)報(bào)校團(tuán)委組宣部備案。
2.非畢業(yè)原因轉(zhuǎn)出團(tuán)組織關(guān)系
(1)因非畢業(yè)原因辦理團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)出的同學(xué)須向所屬團(tuán)總支提交書(shū)面申請(qǐng)。
(2)工作小組收齊申請(qǐng)人的書(shū)面申請(qǐng)及團(tuán)員證,并在團(tuán)員證“組織關(guān)系轉(zhuǎn)接”欄上根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)轉(zhuǎn)出原因、時(shí)間及團(tuán)費(fèi)交納情況。
(3)工作小組將申請(qǐng)人的團(tuán)籍檔案、團(tuán)員評(píng)議表及團(tuán)員證統(tǒng)一交至校團(tuán)委組宣部辦公室辦理相關(guān)手續(xù)。
第四章 團(tuán)籍檔案、團(tuán)員證補(bǔ)辦
第九條 遺失團(tuán)籍檔案或團(tuán)員證的同學(xué),須及時(shí)到校團(tuán)委組宣部辦公室提交補(bǔ)辦申請(qǐng)。
第十條 補(bǔ)辦團(tuán)籍檔案流程如下:
1.需要補(bǔ)辦團(tuán)籍檔案的同學(xué),應(yīng)先向所屬團(tuán)支部提交書(shū)面申請(qǐng)及相關(guān)申請(qǐng)材料,由團(tuán)支書(shū)審核材料后,報(bào)團(tuán)總支備案。
2.工作小組根據(jù)需要補(bǔ)辦團(tuán)籍檔案的人數(shù),到校團(tuán)委組宣部辦公室領(lǐng)取《入團(tuán)志愿書(shū)》,交補(bǔ)辦同學(xué)填寫(xiě)。
3.工作小組將補(bǔ)辦同學(xué)的《入團(tuán)志愿書(shū)》交至校團(tuán)委組宣部辦公室辦理相關(guān)手續(xù)。
第十一條 補(bǔ)辦團(tuán)員證流程如下:
1.需要補(bǔ)辦團(tuán)員證的同學(xué),應(yīng)向所屬團(tuán)支部提交補(bǔ)辦團(tuán)員證的書(shū)面申請(qǐng)及相關(guān)申請(qǐng)材料,由團(tuán)支書(shū)審核后,報(bào)團(tuán)總支備案。
2.工作小組收齊申請(qǐng)同學(xué)相關(guān)補(bǔ)辦材料后,到校團(tuán)委組宣部辦公室統(tǒng)一辦理相關(guān)手續(xù)。
第十二條 申請(qǐng)補(bǔ)辦團(tuán)員證或團(tuán)籍檔案的同學(xué),均需交納工本費(fèi)和一張一寸免冠彩照(注:彩照背面須注明姓名、性別、班級(jí)和學(xué)號(hào))。
第五章附 則
第十三條 本制度最終修訂權(quán)和解釋權(quán)歸校團(tuán)委所有。
第十四條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)行。
第7篇 文理學(xué)院招投標(biāo)與采購(gòu)檔案管理辦法
文理學(xué)院招投標(biāo)與采購(gòu)檔案管理辦法
第一條 為了加強(qiáng)和規(guī)范學(xué)校招投標(biāo)與采購(gòu)檔案管理工作，維護(hù)招投標(biāo)與采購(gòu)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，充分發(fā)揮招投標(biāo)與采購(gòu)檔案在學(xué)校建設(shè)和管理中的作用，更好地服務(wù)于學(xué)校建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)保密法》《紹興文理學(xué)院招投標(biāo)與采購(gòu)管理辦法》等有關(guān)法規(guī)制度，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。
第二條 涉及學(xué)校招投標(biāo)與采購(gòu)活動(dòng)的檔案管理均適用本辦法。
第三條 本辦法所稱(chēng)招投標(biāo)與采購(gòu)檔案是指在招投標(biāo)與采購(gòu)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄。
第四條 招投標(biāo)與采購(gòu)檔案是招投標(biāo)與采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)記錄，學(xué)校招投標(biāo)與采購(gòu)中心(以下簡(jiǎn)稱(chēng)中心)應(yīng)當(dāng)重視招投標(biāo)與采購(gòu)檔案工作并做好招投標(biāo)與采購(gòu)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作。
第五條 學(xué)校檔案館集中統(tǒng)一管理招投標(biāo)與采購(gòu)檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)中心做好招投標(biāo)與采購(gòu)文件材料的立卷、歸檔工作。
第六條 招投標(biāo)與采購(gòu)檔案歸檔范圍：
(一)紹興文理學(xué)院招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表;
(二)招標(biāo)采購(gòu)公告;
(三)招標(biāo)采購(gòu)文件;
(四)標(biāo)底;
(五)投標(biāo)報(bào)名登記表(對(duì)投標(biāo)人投標(biāo)資格進(jìn)行考察的須提供調(diào)查報(bào)告及入圍名單);
(六)答疑會(huì)簽到表、答疑會(huì)紀(jì)要;
(七)邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等申請(qǐng)表;
(八)招標(biāo)采購(gòu)會(huì)簽到表、記錄稿
(九)入圍表、資格審查表、評(píng)委評(píng)分表、評(píng)委評(píng)分匯總表、評(píng)標(biāo)小組評(píng)標(biāo)報(bào)告;
(十)投標(biāo)人承諾書(shū);
(十一)投標(biāo)書(shū)正本;
(十二)中標(biāo)公告;
(十三)招標(biāo)采購(gòu)會(huì)、評(píng)標(biāo)會(huì)錄像(光盤(pán));
(十四)合同復(fù)印件(合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)，由合同簽訂部門(mén)蓋上公章后提供給中心);
(十五)其他和招投標(biāo)與采購(gòu)活動(dòng)有關(guān)的重要材料。
第七條 招投標(biāo)與采購(gòu)檔案按年度歸檔(基建檔案按工程項(xiàng)目竣工年度歸檔)。每年3月份由招投標(biāo)與采購(gòu)中心負(fù)責(zé)完成上一年度的招投標(biāo)與采購(gòu)檔案立卷歸檔工作。
第八條 凡屬歸檔材料應(yīng)書(shū)寫(xiě)規(guī)范、字跡清晰、紙質(zhì)優(yōu)良、內(nèi)容準(zhǔn)確，簽署手續(xù)完備，使用黑色碳素筆或藍(lán)黑墨水筆。
第九條 建有檔案室的獨(dú)立法人或經(jīng)濟(jì)獨(dú)立核算單位參照此辦法執(zhí)行;反之，統(tǒng)一歸檔到學(xué)校檔案室。
第十條 本管理辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行，《紹興文理學(xué)院招投標(biāo)檔案管理辦法》(紹學(xué)院發(fā)〔2005〕28號(hào))文件同時(shí)廢止。
第十一條 本辦法由校招投標(biāo)與采購(gòu)中心負(fù)責(zé)解釋。
第8篇 企業(yè)人事檔案管理規(guī)定辦法
檔案管理 亦稱(chēng)檔案工作,是檔案館(室)直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng),也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分,來(lái)看小編為大家整理的關(guān)于某公司人事檔案管理辦法范本:
某公司人事檔案管理辦法:
人事檔案管理辦法
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理,有效的保守機(jī)密;同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案:個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書(shū)原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案:將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系,死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則:分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前,人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查,如有虛假,可不予錄用和解聘處理。
1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類(lèi)歸檔,按在職人員、離職人員進(jìn)行整理,并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》(見(jiàn)附件一)《離職員工人事檔案登記》(見(jiàn)附件二),并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào),人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等),應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔,原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。
在其報(bào)到新崗位前,對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性,歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。
材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查,另外存檔,檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)存放,一個(gè)員工一個(gè)編號(hào),防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,不得外借;非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱,須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》(附件三),經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案,下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長(zhǎng)),對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容,如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)嚴(yán)重,予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀
4.1公司任何個(gè)人和部門(mén)非經(jīng)同意不得銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》(附表五),經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的人事檔案,人力資源部須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案做好登記并歸檔,登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后,由人力資源部實(shí)施,修訂和廢止亦同。
人力資源部
第9篇 x電子文件歸檔、電子檔案管理辦法
1.總則
1.1 對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理,應(yīng)當(dāng)由主管部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé),保證管理工作的連續(xù)性。
1.2 電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門(mén)要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。
1.3 電子文件的管理由檔案部門(mén)負(fù)責(zé),電子文件形成部門(mén)要提供協(xié)助和支持。
1.4 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。
1.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。
1.6 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。
1.7 具有保存價(jià)值的電子文件,必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
2.電子文件的收集與積累
2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍,按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.2 收集積累要求
2.2.1 記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
2.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
2.2.3 在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。
2.2.4 用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。
2.2.5 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
2.2.6 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
2.2.7 用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。
2.2.8 用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
2.2.9 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
2.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。
2.2.11 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.3 收集、積累方法
2.3.1 及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
2.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
2.3.3 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
2.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無(wú)紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計(jì)算機(jī)程序;d―數(shù)據(jù)文件。
3.電子文件的整理
3.1 電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。
3.2 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄,并制成機(jī)讀目錄。
3.3 歸檔電子文件應(yīng)填寫(xiě)登記表。
4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體。
4.1 歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.2 歸檔時(shí)間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)定期完成。
4.3 檢測(cè)在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。
4.4 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。
4.4.1 有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
4.4.2 保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5 歸檔要求
4.5.1 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第3套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作,
4.5.2 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文牛長(zhǎng)期保存的載體。
4.5.3 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境
4.5.4 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
4.5.5 需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少1年。
4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。
5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門(mén),作為電子檔案進(jìn)行保管。
5.1 檢驗(yàn)
5.1.1 檔案保管部門(mén)應(yīng)配備相應(yīng)的
處理設(shè)備,以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn),合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。
5.1.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目。
5.1.2.1 載體有劃痕,是否清潔。
5.1.2.2 有無(wú)病毒。
5.1.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。
5.1.2.4 核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。
5.1.3 將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫(kù)登記表。檢驗(yàn)有合的,應(yīng)退回形成單位,重新制作。
5.2 移交手續(xù)驗(yàn)收合格后,檔案保管部門(mén)在電子檔案人庫(kù)登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。
5.3 保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,還應(yīng)符合下列條件。
5.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。
5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃― 24℃;相對(duì)濕度選定范圍:45%―60%。
5.3.3 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),并與有害氣本隔離。
5.3.4 電子檔案在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件。
5.4 存效性保證
5.4.1 每滿(mǎn)1年,對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門(mén)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。
5.4.2 每滿(mǎn)2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。
5.4.3 設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性,如不兼容,應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。
5.4.4 磁性載體上的電子檔案,每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。
5.4.5 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。
5.5 利用
5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2 利用時(shí)使用拷貝件。
5.5.3 利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。
5.5.4 利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門(mén)有關(guān)保密的規(guī)定,要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.6 電子檔案的銷(xiāo)毀鑒定。
5.6.1 電子檔案的銷(xiāo)毀鑒定,按國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6.2 電子檔案的銷(xiāo)毀,應(yīng)在辦理審批手續(xù)后,方可實(shí)施。
5.6.3 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷(xiāo)毀時(shí),如存儲(chǔ)在不可擦除載體上,須連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
第10篇 附屬中學(xué)財(cái)會(huì)類(lèi)檔案管理辦法
為了加強(qiáng)海南師范大學(xué)附屬中學(xué)財(cái)會(huì)類(lèi)檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)財(cái)會(huì)檔案）工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高財(cái)會(huì)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，更好地為學(xué)校和社會(huì)經(jīng)濟(jì)事業(yè)服務(wù)，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本管理方法。
一、財(cái)會(huì)檔案歸檔和不歸檔范圍
凡在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字材料、憑證、帳薄、報(bào)表等文件材料，均屬財(cái)會(huì)檔案。
（一）歸檔范圍
1.反映財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)活動(dòng)的全過(guò)程，對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用的文件材料。
2.歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資清冊(cè)等方面，具體范圍見(jiàn)附表。
3.其他對(duì)本校工作具有查考價(jià)值的文件材料。
（二）不歸檔的范圍
1.上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)的普發(fā)性（非專(zhuān)指學(xué)校）、不辦的文件。
2.未定稿的文件。
3.重份文件。
4.未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)。
5.無(wú)查考利用價(jià)值的臨時(shí)性文件、事務(wù)性文件。
二、財(cái)會(huì)檔案工作崗位責(zé)任制
（一）財(cái)會(huì)管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1.制定和健全財(cái)會(huì)檔案管理制度，確保財(cái)會(huì)文件材料的形成積累，并將財(cái)會(huì)檔案納入日常管理工作之中，監(jiān)督承辦人員執(zhí)行。
2.加強(qiáng)同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。
3.指導(dǎo)財(cái)會(huì)檔案的鑒定工作。
（二）財(cái)會(huì)管理部門(mén)兼職檔案人員職責(zé)
1.在部門(mén)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助各會(huì)計(jì)承辦人員做好平時(shí)各類(lèi)會(huì)計(jì)核算材料的收集積累工作；檢查已收集、積累的文件材料是否完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，并按要求進(jìn)行整理歸檔。
2.做好暫時(shí)存在本部門(mén)的檔案的分類(lèi)、編目、登記、保管利用等工作。
3.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。
4.負(fù)責(zé)編制財(cái)會(huì)檔案移交清冊(cè)，按時(shí)向檔案室移交檔案。
三、財(cái)會(huì)文件材料的歸檔流程
（一）形成與積累
學(xué)校財(cái)會(huì)室分工歸口歸檔。
1.學(xué)校財(cái)會(huì)室領(lǐng)導(dǎo)，在制定財(cái)會(huì)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)向會(huì)計(jì)經(jīng)辦人員布置形成積累財(cái)會(huì)材料的任務(wù)，指定本部門(mén)的兼職檔案人員。
2.財(cái)會(huì)室的兼職檔案員，要督促會(huì)計(jì)承辦人員，做好平時(shí)文件材料的收集、積累，保證文件材料的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。
（二）整理方法
1.裝訂
綜合文件材料應(yīng)按件裝訂。一般在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對(duì)齊。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。會(huì)計(jì)帳薄、報(bào)表、工資清冊(cè)按自然形成件裝訂；會(huì)計(jì)憑證按會(huì)計(jì)憑證順序號(hào)裝訂，每件厚度不超過(guò)2cm為宜，用不銹鋼釘或線(xiàn)裝訂。對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。
2.分類(lèi)
分類(lèi)方案：分年度──分二級(jí)類(lèi)目──分保管期限
（1）分年度
將財(cái)會(huì)文件材料按照會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，不同年度的會(huì)計(jì)核算材料不能放在一起，歸檔年度采用自然年度。
（2）分二級(jí)類(lèi)目（分問(wèn)題）
在每個(gè)年度下按問(wèn)題分類(lèi)，一級(jí)類(lèi)目是財(cái)會(huì)檔案實(shí)體分類(lèi)的最高層位，標(biāo)識(shí)為“CK”。財(cái)會(huì)檔案劃分至二級(jí)類(lèi)目，其分類(lèi)標(biāo)識(shí)規(guī)定如下：
二級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)標(biāo)識(shí)代號(hào)
財(cái)會(huì)綜合CK11
會(huì)計(jì)報(bào)表CK12
會(huì)計(jì)帳簿CK13
會(huì)計(jì)憑證CK14
工資清冊(cè)CK15
（3）分保管期限
財(cái)會(huì)檔案在二級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)劃分保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久標(biāo)識(shí)為“Y”，長(zhǎng)期標(biāo)識(shí)為“C”，短期標(biāo)識(shí)為“D”，具體保管期限見(jiàn)附表。
3.排列
歸檔文件材料在二級(jí)類(lèi)目下同一保管期限內(nèi)排列，綜合管理文件材料按事由結(jié)合重要程度排列；報(bào)表、帳簿、憑證、工資清冊(cè)等按形成時(shí)間順序排列。
4.編號(hào)
歸檔文件材料按排列順序逐件編號(hào)。
5.編制歸檔文件目錄
歸檔文件材料應(yīng)依據(jù)檔號(hào)的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下：
歸檔文件目錄
2011-CK11-Y
件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁(yè)數(shù) 備注
上述表中各項(xiàng)填寫(xiě)要求如下：
件號(hào)：填寫(xiě)檔案室編件號(hào)；
責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；
文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)；
題名：文件材料標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)；
日期：填寫(xiě)文件材料最后形成日期；
頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁(yè)數(shù)，文件材料中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)；憑證頁(yè)數(shù)填寫(xiě)“會(huì)計(jì)憑證總頁(yè)數(shù)”的頁(yè)數(shù)；
備注：注釋文件材料需說(shuō)明的情況。
6.裝盒
將歸檔文件材料按件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。檔案盒統(tǒng)一使用由檔案管理部門(mén)監(jiān)制的硬紙盒、會(huì)計(jì)檔案盒。
7.備考表
綜合管理的歸檔文件，備考表置于盒內(nèi)文件材料之后，并填寫(xiě)表內(nèi)項(xiàng)目?jī)?nèi)容：
（1）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明填寫(xiě)盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。
（2）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件材料的人員姓名；
（3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；
（4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。
四、歸檔時(shí)間
當(dāng)年財(cái)會(huì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由財(cái)會(huì)室保管一年，期滿(mǎn)后的次年六月底前由財(cái)會(huì)室兼職檔案人員，編制檔案移交目錄一式二份送部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，連同檔案集中向檔案室移交。
財(cái)會(huì)類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表
第11篇 公司文書(shū)檔案管理辦法
公司文書(shū)檔案管理辦法
(六) 1 總則為進(jìn)一步加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理,規(guī)范文書(shū)檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序,特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。2 適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書(shū)檔案管理。3 術(shù)語(yǔ)和定義文書(shū)檔案:是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。4 管理職責(zé)
4.1 文書(shū)檔案室管理部門(mén)為公司辦公室,具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé),并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.2 .負(fù)責(zé)公司黨政文書(shū),聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn),同時(shí)保證文書(shū)檔案的完整、保密和安全。
4.3 負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。5 管理活動(dòng)、程序及要求
5.1 .文書(shū)檔案收集
5.1.1 文書(shū)檔案收集的范圍
5.1.1 .1上級(jí)來(lái)文及資料。
5.1.1 .2公司文件。
5.1.1 .3公司歷史檔案。
5.1.1 .4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。
5.1.1 .5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司檢查工作及活動(dòng)的音像資料。
5.1.1 .6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗等資料和照片。
5.1.1 .7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動(dòng)的音像資料。
5.1.2 文書(shū)檔案的收集
5.1.2 .1按照文書(shū)檔案收集范圍,收集與所保管檔案有關(guān)的資料。
5.1.2 .2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2 .3各部門(mén)交文書(shū)檔案室的文檔需符合文書(shū)檔案工作要求,并由各部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的,文書(shū)檔案室有權(quán)拒收。
5.2 .立卷與歸檔
5.2.1 文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé),具體工作按文檔管理和上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。
5.2.2 需歸檔的音像檔案,要認(rèn)真填寫(xiě)說(shuō)明,編號(hào)登記。每半年對(duì)文檔重新整理,時(shí)間在每年的1月份和7月份。
5.3 文書(shū)檔案的整理和保管
5.3.1 文書(shū)檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類(lèi)、排列;涉密文件按涉密級(jí)別分類(lèi),單獨(dú)保管。
5.3.2 文書(shū)檔案室在收集零散文件時(shí),要認(rèn)真區(qū)分,依照分類(lèi)進(jìn)行立卷。
5.3.3 文書(shū)檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。
5.4 .文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查
5.4.1 文書(shū)檔案室要設(shè)立文書(shū)檔案登記簿,檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷(xiāo),對(duì)檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。
5.4.2 文書(shū)檔案室對(duì)所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查,遇到特殊情況及時(shí)檢查,并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。
5.4.3 負(fù)責(zé)保管文書(shū)檔案的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。
5.5 .文書(shū)檔案的利用和借閱
5.5.1 文書(shū)檔案室所保管的檔案,原則上一律在閱文室調(diào)閱,需要查閱檔案時(shí),由借閱單位提出借閱申請(qǐng),經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。
5.5.2 復(fù)制檔案資料時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn),方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說(shuō)明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途,并由文書(shū)檔案室進(jìn)行復(fù)印。
5.6 .文書(shū)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀
5.6 .1文書(shū)檔案室定期對(duì)已過(guò)期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史,科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存,并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷(xiāo)毀。
5.6 .2文書(shū)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦,對(duì)已過(guò)保管期限的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)時(shí),要經(jīng)相關(guān)部門(mén)和人員具體核查,核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。
5.6 .3文書(shū)檔案室對(duì)予批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案要在檔案存儲(chǔ)目錄上注銷(xiāo),編制銷(xiāo)毀清單,審查批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀,并由兩人或兩人以上監(jiān)銷(xiāo)。檔案銷(xiāo)毀后,監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清單上簽名蓋章,同時(shí)標(biāo)注檔案注銷(xiāo)的日期,保證不丟失,不漏銷(xiāo)。
第12篇 物業(yè)管理公司檔案管理辦法7
物業(yè)管理公司檔案管理辦法(七)
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作,完整地保存和科學(xué)地管理公司檔案,充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用,根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定此辦法。
第二條公司檔案包括公司在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和,按保存時(shí)間分為永久保存(五十年以上)、長(zhǎng)期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。
第三條公司檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理的原則,由綜合部加強(qiáng)對(duì)公司檔案管理的領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)建立健全檔案工作制度,以達(dá)到檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的目的。
第二章檔案管理工作機(jī)構(gòu)和管理員職責(zé)
第四條公司檔案管理由綜合部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),由業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬,熱愛(ài)公司的專(zhuān)職人員擔(dān)任,同時(shí)其他各部門(mén)要設(shè)置兼職的檔案管理員。
第五條檔案管理人員基本職責(zé):
一、認(rèn)真貫徹集團(tuán)公司有關(guān)的檔案管理制度;
二、忠于職守,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度,維護(hù)檔案的完整與安全。
三、負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司全部檔案(除公司另有管理規(guī)定的特殊資料外)。
四、負(fù)責(zé)建立健全公司檔案管理的工作方針、工作目標(biāo)、工作程序。
第三章檔案的形成
第六條歸檔文件要求書(shū)寫(xiě)工整,圖樣清晰,材料完整,能準(zhǔn)確地反映公司本次活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和整個(gè)過(guò)程。
第七條檔案材料必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。
第八條檔案管理員必須按集團(tuán)公司檔案管理的有關(guān)制度和要求定期編制各類(lèi)材料的歸檔范圍。
第九條各部門(mén)工作人員因公外出參觀(guān)學(xué)習(xí)等活動(dòng)中帶回的材料要及時(shí)歸檔。
第十條各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的文件材料在次年5月份前必須完成歸檔,公司檔案管理員要督促各部門(mén)執(zhí)行。
第四章檔案管理
第十一條公司檔案管理員必須對(duì)公司各部門(mén)移交的檔案按規(guī)定進(jìn)行分類(lèi):
一、根據(jù)集團(tuán)公司檔案分類(lèi)編號(hào)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案分類(lèi)編號(hào),并要求保持一定的穩(wěn)定性,不得隨意改動(dòng)。
二、分類(lèi)和編號(hào)要遵循材料的形成規(guī)律,要求為檔案的保管和利用提供方便。
三、公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、技術(shù)性及財(cái)務(wù)等管理性文件,要按其文件內(nèi)容分別歸入各類(lèi)檔案中統(tǒng)一編號(hào)。
第十二條公司綜合部要根據(jù)需要編制案卷總目錄、全引目錄、專(zhuān)題目錄、分案目錄、底圖目錄等不同形式的檢索工具,并且進(jìn)行檔案著錄工作,便于查找利用。
第十三條檔案保管要求:
一、對(duì)底圖保管必須采取平放或卷放,不允許折疊保管。
二、聲像檔案要統(tǒng)一分類(lèi)編號(hào),單獨(dú)存放。
三、實(shí)物檔案要統(tǒng)一編號(hào)集中保管。
第十四條經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案,要編制銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)批準(zhǔn)后指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo),并由監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
第五章移交和利用
第十五條公司檔案室要按集團(tuán)公司檔案有關(guān)規(guī)定及時(shí)向集團(tuán)檔案室移交有關(guān)檔案。
第十六條公司檔案應(yīng)簡(jiǎn)化借閱程序,做到科學(xué)而不繁瑣,利于公司員工查閱檔案。
第十七條公司檔案原則上不借出,若特殊情況,須由檔案主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,并進(jìn)行登記,但不得超出三天。
第十八條公司檔案原則上不外借,僅供內(nèi)部參閱。若情況特殊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,可借出復(fù)印件,原件概不外借。
第六章附則
第十九條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,解釋權(quán)歸綜合部。
