第1篇 企業(yè)人事檔案管理規(guī)定辦法

檔案管理 亦稱檔案工作,是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分,來看小編為大家整理的關于某公司人事檔案管理辦法范本:

某公司人事檔案管理辦法:

人事檔案管理辦法

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理,有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案:個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓檔案:培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案:將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系,死亡等情形。

三、檔案相關規(guī)定

1、基礎管理

1.1原則:分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查,如有虛假,可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔,按在職人員、離職人員進行整理,并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二),并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號,人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等),應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔,原件當場查驗。

1.5調動和錄用入公司的員工,應在辦理手續(xù)前調閱檔案。

在其報到新崗位前,對調入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性,歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。

材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查,另外存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放,一個員工一個編號,防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱,須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三),經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案,下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長),對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容,如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容,違反者視情節(jié)嚴重,予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時,由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五),經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案,人力資源部須認真核對,將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔,登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后,由人力資源部實施,修訂和廢止亦同。

人力資源部

第2篇 房地產(chǎn)企業(yè)人事檔案資料管理規(guī)定

房地產(chǎn)公司人事檔案資料管理規(guī)定

(一)人事檔案內容原始人事檔案。職工人事關系轉入企業(yè)時具備的檔案原始資料、調動介紹信、調轉表、工資介紹信、保險基金、公積金等原始材料。企業(yè)人事檔案。在本企業(yè)內建立的包括《員工應聘登記表》、《試用協(xié)議》、《員工承諾保證聯(lián)》、《定級與績效考核表》、《勞動合同或勞動協(xié)議》、《職務(級)考核評價表》、〈職位確認書〉〈勞動手冊與保險手冊〉、內部晉升調轉考核、任職文件、調轉記錄、獎懲記錄等人事材料。

(二)檔案保管

1、職工人事檔案由公司人事部門設專人調轉、記錄、整理,并永久保存。

2、公司人事部門建立并保管除總經(jīng)理和上級派入人員以外所有員工的人事檔案。

3、員工人事檔案從試用期起予以建立。

4、人事檔案調閱需經(jīng)人事部門負責人同意,財務人員檔案調閱需經(jīng)財務總監(jiān)同意。

(三)檔案調轉

1、員工通過轉正定級考核后,由人事部門出具調動表及介紹信,由員工本人將人事關系調轉至本企業(yè),并與企業(yè)簽訂《勞動合同》。因特殊原因暫時不能將人事關系轉至企業(yè)的,需在《轉正審批表》或《職位確認書》上予以注明,并與企業(yè)簽訂《勞動協(xié)議書》。

2、一般員工在企業(yè)內部調動,由新單位出具介紹信,將原始人事檔案不予調轉,但建立新的考核檔案。

3、公司部員工如調離企業(yè),需填寫《調離審批表》,經(jīng)所在部門、人事部門、財務部門負責人以及總經(jīng)理簽字后,方可按“離職”的有關規(guī)定辦理人事手續(xù),但企業(yè)人事檔案不予調轉。

(四)檔案查閱

部門負責人以上人員可以提出閱看下層屬下申請。須經(jīng)行政人事部經(jīng)理同意方可閱檔。員工檔案嚴禁借閱出行政人事部。