工學(xué)院教學(xué)院系部檔案資料管理辦法

原中工學(xué)院教學(xué)院系(部)檔案資料管理辦法

(試行)

為了加強(qiáng)我校教學(xué)院系(部)檔案資料的管理，維護(hù)檔案的完整與安全，更好地為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理活動(dòng)提供及時(shí)有效的服務(wù)，依據(jù)《原中工學(xué)院檔案管理辦法》，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。

一、基本原則

(一)根據(jù)國(guó)家教育部《普通高校檔案管理辦法》關(guān)于“高校檔案實(shí)行分級(jí)管理”的精神，我校檔案分為校級(jí)綜合檔案和院系(部)級(jí)檔案資料兩級(jí)管理。

(二)凡是教學(xué)院系(部)在教學(xué)、科研、黨政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像等各種載體的文件材料，均屬院系(部)級(jí)檔案資料范疇。

(三)教學(xué)院系(部)檔案資料中，除按規(guī)定移交學(xué)校檔案部門(mén)的，其余應(yīng)歸入院系(部)級(jí)檔案。教學(xué)院系(部)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理的原則，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)發(fā)利用。

(四)院系(部)檔案資料的管理實(shí)行“三納入”，即：納入院系(部)的工作計(jì)劃;納入院系(部)的管理制度;納入院系(部)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的職責(zé)范圍。做到“四同步”，即：布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

二、領(lǐng)導(dǎo)體制及職責(zé)

(一)教學(xué)院系(部)檔案工作由教學(xué)行政管理部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

(二)各院系(部)必須明確1名領(lǐng)導(dǎo)分管本部門(mén)的檔案工作，并配備1～2名兼職檔案員。各院系(部)兼職檔案員，應(yīng)認(rèn)真做好本部門(mén)檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。

分管檔案工作的院系(部)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍：

1.將檔案工作納入本院系(部)管理工作計(jì)劃，制定有關(guān)制度并認(rèn)真執(zhí)行。

2.支持部門(mén)檔案工作，定期檢查、研究部門(mén)檔案工作情況，并幫助解決檔案工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題。

院系(部)兼職檔案員的職責(zé)范圍：

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度;

2.負(fù)責(zé)做好本部門(mén)的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作：

(1)統(tǒng)一管理本部門(mén)形成的全部檔案材料;

(2)負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)本部門(mén)的檔案資料工作;

(3)整理的案卷齊全、完整，質(zhì)量符合規(guī)范;

(4)按期向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。

3.接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，參加學(xué)校檔案部門(mén)組織的有關(guān)活動(dòng);

4.會(huì)同學(xué)校綜合檔案室對(duì)本部門(mén)歸檔后的檔案進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充、復(fù)制及鑒定、銷(xiāo)毀工作。

三、教學(xué)院系(部)檔案資料歸檔范圍

教學(xué)院系(部)檔案資料歸檔范圍主要分為：黨群類(lèi)、行政類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、研究生工作類(lèi)、科研類(lèi)及其它工作類(lèi)。具體類(lèi)目見(jiàn)附表。

教學(xué)院系(部)其它有保存價(jià)值的材料，除了應(yīng)移交校綜合檔案室的材料外，可根據(jù)具體內(nèi)容自行劃定院系(部)保管類(lèi)目。內(nèi)部行文參照學(xué)校黨字[2002]16號(hào)《原中工學(xué)院公文處理辦法(修訂)》執(zhí)行。院系(部)保存教師個(gè)人基本信息資料，可依據(jù)各教學(xué)院系(部)具體情況設(shè)置分類(lèi)。

四、教學(xué)院系(部)檔案資料保管期限

除移交學(xué)校綜合檔案室的檔案材料外，各類(lèi)教學(xué)院系(部)的檔案資料自產(chǎn)生之日起至少應(yīng)在本部門(mén)保存5年，設(shè)備檔案資料隨設(shè)備保存。

五、教學(xué)院系(部)檔案資料整理要求

(一)根據(jù)材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的原則，同時(shí)視檔案資料的內(nèi)容、數(shù)量和載體形式等情況，對(duì)檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成卷式或盒式;

(二)卷(盒)內(nèi)材料一律拆掉金屬物，對(duì)破損的材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ);

(三)同類(lèi)紙質(zhì)材料的紙型應(yīng)保持一致，文中密不可分的插圖、照片應(yīng)插入文字材料內(nèi);

(四)按順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào);

(五)規(guī)范填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄;

(六)填寫(xiě)案卷標(biāo)題，制作檢索工具;

(七)按規(guī)定應(yīng)移交學(xué)校綜合檔案室的案卷,需辦理移交手續(xù)。一式二份填寫(xiě)移交目錄，部門(mén)和學(xué)校綜合檔案室各執(zhí)一份備查。

附表：教學(xué)院系(部)檔案資料積累范圍

附表：

教學(xué)院系(部)檔案資料積累范圍

黨群類(lèi)

序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)

1總支工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、重要報(bào)告、調(diào)查材料

2總支改選工作請(qǐng)示、批復(fù)

3黨建工作及有關(guān)材料

4人員獎(jiǎng)懲及有關(guān)材料

5師德師風(fēng)建設(shè)材料

6其它有保存價(jià)值的材料

行政類(lèi)

1上級(jí)部門(mén)及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到院系(部)檢查工作的記錄及整改方案

2工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議記錄

3開(kāi)展各類(lèi)重要學(xué)術(shù)活動(dòng)和工作調(diào)研的文件材料

4與外單位簽訂的合同、協(xié)議及協(xié)作材料

5基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、大事記及重要資料

6師資建設(shè)規(guī)劃

7學(xué)校及本院系(部)各項(xiàng)工作規(guī)章制度

8學(xué)生二課活動(dòng)材料

9畢業(yè)生合影照片

10學(xué)生思想工作、獎(jiǎng)懲等材料

11內(nèi)部自辦的刊物、簡(jiǎn)報(bào)

12其它有保存價(jià)值的材料

教學(xué)類(lèi)

1專(zhuān)業(yè)綜合培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)程表、總課表

2院(系)級(jí)學(xué)位評(píng)定委員會(huì)名冊(cè)及學(xué)位委員會(huì)會(huì)議記錄、決定、計(jì)劃、總結(jié)

3專(zhuān)業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃

4專(zhuān)業(yè)設(shè)置、專(zhuān)業(yè)調(diào)整的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)(復(fù)印件)

5畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)題目及成績(jī)匯總

6課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)及評(píng)審意見(jiàn)、優(yōu)秀實(shí)習(xí)報(bào)告、總結(jié)

7教師工作量核算表及相關(guān)登記材料

8教學(xué)檢查、評(píng)估和各類(lèi)教學(xué)競(jìng)賽評(píng)獎(jiǎng)材料

9修改教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃審批單、教學(xué)日歷、典型教案

10各專(zhuān)業(yè)?？颊n程試卷樣卷、標(biāo)準(zhǔn)答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

11學(xué)生原始成績(jī)單、期末考試試卷、期初補(bǔ)考試卷，試卷分析，更改學(xué)生成績(jī)申請(qǐng)單，系考課程評(píng)分依據(jù)

12本部門(mén)任課教師名冊(cè)、班級(jí)學(xué)生名單(各學(xué)期學(xué)籍異動(dòng)后的空白名單)、各學(xué)期學(xué)籍異動(dòng)資料(各類(lèi)審批表及匯總表)

13各專(zhuān)業(yè)畢業(yè)答辯工作計(jì)劃、總結(jié)、答辯記錄

14學(xué)科競(jìng)賽有關(guān)材料(通知、進(jìn)程安排、試卷、結(jié)果)

15有關(guān)學(xué)科建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的方案、評(píng)估材料

16實(shí)習(xí)基地建設(shè)有關(guān)材料

17聽(tīng)課記錄等有關(guān)材料

18各專(zhuān)業(yè)教材使用一覽表，本院系(部)教師自編、主編教材、教學(xué)指導(dǎo)書(shū)、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書(shū)樣書(shū)及獲獎(jiǎng)情況

19教學(xué)改革方案、項(xiàng)目評(píng)獎(jiǎng)材料

20實(shí)驗(yàn)室任務(wù)及人員增減變動(dòng)情況

21其它有保存價(jià)值的材料

研究生工作類(lèi)

1學(xué)校及本院(系)研究生工作發(fā)展規(guī)劃、培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)大綱、方案

2學(xué)校及本院(系)研究生學(xué)位工作、學(xué)科建設(shè)的規(guī)定、辦法、條例

3博士、碩士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)、重點(diǎn)學(xué)科申報(bào)和管理工作請(qǐng)示、批復(fù)、檢查、評(píng)估材料

4本部門(mén)研究生工作計(jì)劃、總結(jié)及各類(lèi)統(tǒng)計(jì)表

5院(系)級(jí)研究生學(xué)位評(píng)定委員會(huì)名冊(cè)及會(huì)議記錄、決議

6研究生導(dǎo)師名冊(cè)

7研究生培養(yǎng)工作量核算材料

8碩士學(xué)位答辯工作計(jì)劃、總結(jié)、答辯記錄、畢業(yè)審批及學(xué)位授予材料

9研究生學(xué)位論文及題目、成績(jī)匯總

10研究生教學(xué)專(zhuān)題會(huì)議記錄、紀(jì)要

11研究生獎(jiǎng)懲及學(xué)籍處理有關(guān)材料

12研究生名冊(cè)

13其它有保存價(jià)值的材料

科研類(lèi)

1院系(部)教職工科研項(xiàng)目、著作、作品及發(fā)表論文一覽

2學(xué)校及本院系(部)關(guān)于科研工作的規(guī)章制度

3教師申請(qǐng)專(zhuān)利的受理通知書(shū)、授權(quán)證書(shū)(復(fù)印件)及統(tǒng)計(jì)表

4教師科研獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)材料(包括獎(jiǎng)狀、證書(shū)復(fù)印件)

5教師科研項(xiàng)目和成果應(yīng)用于教學(xué)過(guò)程及學(xué)生培養(yǎng)的有關(guān)材料

6教學(xué)院系(部)學(xué)術(shù)委員會(huì)記錄、決定等材料

7其它有保存價(jià)值的材料

設(shè)備類(lèi)

1開(kāi)箱記錄及裝箱單

2安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單

3驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料

4索賠來(lái)往函件及結(jié)果文件

5設(shè)備說(shuō)明書(shū)及全套隨機(jī)文件

6使用、檢修、故障事故記錄

7重大事故的調(diào)查分析及處理意見(jiàn)

8技術(shù)改造和開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的技術(shù)文件

注：此類(lèi)特指單價(jià)在5萬(wàn)元以下的儀器設(shè)備材料