職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)檔案管理辦法

職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)檔案管理辦法

建立學(xué)院教學(xué)檔案是學(xué)院教學(xué)科學(xué)管理的重要措施，也是學(xué)院的一項基礎(chǔ)工作。為了加強學(xué)院教學(xué)檔案管理。以適應(yīng)學(xué)院深入開展教學(xué)研究，提高教學(xué)質(zhì)量，開展教育評估、教學(xué)檢查等需要，特制訂本辦法。

一、教學(xué)檔案的范圍

系(部)、教研室都要建立教學(xué)檔案，教學(xué)檔案的范圍包括：

(一)上級教育主管部門及學(xué)院下達的政策性、指導(dǎo)性文件及有關(guān)規(guī)定;

(二)教學(xué)基本建設(shè)的各種規(guī)劃和計劃;

(三)自編教材、教學(xué)參考資料、實驗指導(dǎo)書、實訓(xùn)指導(dǎo)書、實習(xí)指導(dǎo)書、習(xí)題集、試卷庫或試題庫、試卷分析及各種電子媒體資料等材料;

(四)學(xué)期教學(xué)工作計劃、教學(xué)工作進程表、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、學(xué)期授課計劃、課程教學(xué)總結(jié)、實習(xí)總結(jié)等;

(五)課程設(shè)計任務(wù)書、畢業(yè)設(shè)計(論文)任務(wù)書、優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(論文);

(六)學(xué)生學(xué)業(yè)成績、學(xué)籍變動情況、學(xué)生座談會記錄整理分析、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查、畢業(yè)生資格審核等材料;

(七)教學(xué)改革進展情況、教學(xué)研究計劃、總結(jié)，典型經(jīng)驗材料和教學(xué)研究刊物;

(八)教師業(yè)務(wù)檔案、各種獎勵及成果;

(九)教學(xué)工作評價材料、教學(xué)工作會議紀要等;

(十)考卷、實踐教學(xué)的各種記錄、實習(xí)報告等;

(十一)各類申報材料，包括重點專業(yè)、精品課程等建設(shè)的申報材料;

(十二)其他有必要存檔的教學(xué)文件和資料。

二、教學(xué)檔案的管理

(一)教學(xué)檔案的收集、整理和歸檔

1.教學(xué)檔案的收集、整理和歸檔工作，列入教學(xué)管理程序，列入教學(xué)活動的工作計劃，列入教務(wù)處、系(部)的職責(zé)范圍和兼職檔案管理人員的崗位職責(zé)。

教學(xué)檔案實行分級管理，教學(xué)活動中形成的教學(xué)檔案，由教師、教研室、系(部)負責(zé)收集、整理。各項教學(xué)管理中形成的教學(xué)檔案，由教務(wù)處及有關(guān)職能部門按其職責(zé)范圍由專人負責(zé)收集、整理。

2.歸檔的教學(xué)檔案必須完整;必須準確地反映學(xué)院教學(xué)管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程;必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

3.教學(xué)檔案歸檔一式一份。比較重要的和利用頻繁的檔案可適當增加歸檔份數(shù)。各系(部)可自備一份存檔。

4.教學(xué)檔案歸檔接收時間為每學(xué)期期末(原則上定在第十八周)，并在下學(xué)期第三周前歸檔完畢。

(二)教學(xué)檔案的鑒定、分類、編目

1.根據(jù)學(xué)院檔案管理的有關(guān)規(guī)定中確定的各類教學(xué)檔案的保管期限。檔案保管期限，根據(jù)檔案利用價值的時間長短可分為永久、長期、短期三種。

2.由學(xué)院有關(guān)檔案管理人員組成教學(xué)檔案檢查小組，對教學(xué)檔案進行檢查。檢查中如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有不確切、不完整等情況，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負責(zé)補充。檢查工作應(yīng)定期進行，一般一學(xué)年兩次。

3.根據(jù)國家規(guī)定和學(xué)院制訂的相應(yīng)規(guī)定對教學(xué)檔案進行編目造冊，遵循教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)學(xué)院檔案管理規(guī)定的教學(xué)檔案分類編目辦法進行分類，分類方法要統(tǒng)一、一致，不能輕易隨意變動。

要編制教學(xué)檔案的案卷目錄和全引目錄。

(三)教學(xué)檔案的保管、利用

1.教學(xué)檔案，必須用專門器具妥善存放，科學(xué)排列，便于查找。

2.教學(xué)檔案，要定期進行清理檢查，對破損的教學(xué)檔案要及時進行修補和復(fù)制。庫存教學(xué)檔案因移交需注銷時，要查明原因，并保存依據(jù)。

3.銷毀教學(xué)檔案必須嚴格、慎重。事前應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準。銷毀教學(xué)檔案時，要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。

4.學(xué)院教學(xué)檔案信息的利用，是學(xué)院教學(xué)管理的一項重要內(nèi)容。教學(xué)檔案的查閱必須嚴格執(zhí)行借閱制度，辦理借閱手續(xù)，并注意嚴格執(zhí)行保密制度。

教學(xué)檔案原稿，一般不得外借。特殊情況，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可外借。

三、附則

(一)本辦法自公布之日起實施。

(二)本辦法如與學(xué)院檔案管理辦法的不符之處，則按學(xué)院規(guī)定執(zhí)行。