某公司車輛與船只燃油及維修管理辦法

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：59

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某公司車輛與船只燃油及維修管理辦法

1 目的

為規(guī)范公司車輛、船只使用管理，準確核算費用開支，有效控制成本費用支出，制定本辦法。

2 范圍

適用于公司各單位對車輛、船只燃油采購及維修過程的管理。

3 職責

3.1 各用車、用船單位：按辦法規(guī)定履行加油、維修程序。

3.2 財務部負責按辦法規(guī)定執(zhí)行報銷程序，檢查使用記錄，準確核算費用。

3.3 物資采購部負責建立并維護和維修相關(guān)的《供應商名錄》。

4 定義

無。

5 內(nèi)容

5.1 車輛燃油管理

各單位應建立健全車輛管理制度，履行使用審批及使用記錄管理程序，加強作業(yè)及燃油消耗管理。各單位財務部門在燃油報銷時，需對《日行車記錄表》的填寫及相關(guān)內(nèi)容進行審核檢查。

5.1.1 使用**信用卡

5.1.1.1 公司**地區(qū)等單位可辦理及使用**信用卡的，駕駛員需辦理**信用卡。

5.1.1.2 **信用卡為實名制，每個駕駛員單獨設立密碼、單獨使用，每次加油后，到油站pos機上刷卡消費，并開據(jù)消費小票及正式發(fā)票。

5.1.1.3 駕駛員報銷時，需提供正式發(fā)票和消費小票，按消費小票實際支付金額為依據(jù)，填報《綜合費用報銷單》。

5.1.1.4 駕駛員使用**信用卡，不得用于除公司車輛加油外的其它任何個人消費及存取款業(yè)務。

5.1.1.5 駕駛員在加油金額超出信用卡可透支額度或信用卡還款日前，及時報銷，自行到銀行網(wǎng)點還款，因延期還款產(chǎn)生的利息及滯納金由駕駛員自行承擔。

5.1.1.6 駕駛員辦理并使用**信用卡后，現(xiàn)金加油一律不予報銷，特殊情況須注明原因并由部門經(jīng)理簽字認可。

5.1.1.7 駕駛員每次出車后，應根據(jù)《用車申請表》填寫《日行車記錄表》，部門負責人定期審核。在報銷燃油時需提供部門負責人審核后的《日行車記錄表》，財務部門審核車輛行駛里程、用油量及油耗后給予報銷，并在《日行車記錄表》上標注燃油報銷備查記錄。

5.1.2 預存油卡

5.1.2.1 無辦理**信用卡的單位，可就近選擇固定加油站辦理預存油款辦理加油卡，定點加油。

5.1.2.2 預存油卡可一個車輛單獨使用或多個車輛共用，不得為公司外車輛加油。

5.1.2.3 財務部門在預存油款時，借記“原材料”科目，駕駛員每月末上報加油卡加油明細及《日行車記錄表》，財務部門審核車輛行駛里程、用油量及油耗后，按車輛用油數(shù)量列支相關(guān)車輛費用，并在《日行車記錄表》上標注燃油報銷備查記錄。

5.1.3 批量購油分次領(lǐng)用

5.1.3.1 需要批量購買燃油儲存分次領(lǐng)用的單位，要指定專人做好存儲及領(lǐng)用管理，登記車輛加油情況及庫存燃油存量保管賬，每月末盤點庫存燃油數(shù)量，與燃油保管賬存量核對，出現(xiàn)偏差及時查找原因，上報單位負責人處理。

5.1.3.2 駕駛員每次領(lǐng)用燃油時，要開具《領(lǐng)料單》，經(jīng)相關(guān)人員批準后領(lǐng)用。

5.1.3.3 各單位在購買燃油時，需填寫《外購材料與外購商品入庫單》，履行報銷程序，財務部門借記“原材料”科目，駕駛員每月末上報當月用油《領(lǐng)料單》及《日行車記錄表》，財務部門審核車輛行駛里程、用油量及油耗后，按車輛用油數(shù)量列支相關(guān)車輛費用，并在《日行車記錄表》上標注燃油報銷備查記錄。

5.1.4 現(xiàn)金加油

5.1.4.1 因無法使用上述三種加油方式，確需現(xiàn)金加油的，報銷程序同4.1.1.7。

5.2 車輛維修管理

5.2.1 定點維修

5.2.1.1 物資采購部每年需進行市場調(diào)研，進行供方評審，確定指定維修廠家，建立并維護《供應商名錄》。

5.2.1.2 公司車輛維修或保養(yǎng)，需提前填報《設施設備維修保養(yǎng)申請》，根據(jù)人力資源部《集分權(quán)手冊》相關(guān)程序批準后，到公司指定的維修廠家進行維修或保養(yǎng)。

5.2.1.3 駕駛員持批準后的《設施設備維修保養(yǎng)申請》，到指定的維修企業(yè)按照指定項目進行維修，完工驗收后，駕駛員在維修明細上簽字確認。

5.2.1.4 物資采購部以批準后的《設施設備維修保養(yǎng)申請》為依據(jù)，定期與維修廠家進行核對，審核維修記錄，結(jié)算維修費用。

5.2.1.5 若發(fā)現(xiàn)維修廠家與公司駕駛員有虛報維修記錄等損害公司利益的不當行為，應立即選擇更換維修廠家，違規(guī)駕駛員按公司《工作獎罰制度》處理。

5.2.1.6 除**、**市內(nèi)（包括**）地區(qū)外，其他地區(qū)公司可自行選擇指定維修廠家，報采購中心批準，維修程序參照上述規(guī)定。

5.2.2 應急維修

5.2.2.1 單位車輛若因發(fā)生緊急故障，不能到公司指定維修廠家維修的，需及時聯(lián)系單位負責人批準，就近選擇維修廠家維修。

5.2.2.2 維修后，所在單位需及時補填《設施設備維修保養(yǎng)申請》，附維修費用明細，履行審批程序。

5.2.3 自行維修

5.2.3.1 單位有能力維修車輛一般故障或進行車輛一般保養(yǎng)的，可申請購買配件，自行維修。

5.2.3.2 維修機件的采購、保管及領(lǐng)用管理按公司相關(guān)制度執(zhí)行。

5.2.3.3 各單位應建立車輛維修記錄，注明更換零部件名稱、金額、更換時間及里程等。

5.3 船舶燃油管理

各單位要建立健全船只管理制度，各機動船只需指定專人填寫《船只航行記錄表》，記錄每日船只作業(yè)內(nèi)容、航程、油耗等數(shù)據(jù)，加強船只作業(yè)及燃油消耗管理。各單位財務部門負責對《船只航行記錄表》的填寫及相關(guān)內(nèi)容進行審核檢查。

5.3.1 自行加油

5.3.1.1 需要自行到燃料公司加油的船只，填寫《采購驗收記錄表》，履行報銷程序，并根據(jù)加油量登記《船只航行記錄表》相關(guān)內(nèi)容。

5.3.1.2 大型運輸船只月末油箱存油量較大的，在加油時做采購入庫處理，月末盤查實存油量，計算當月消耗油量，報財務計入成本，并與《船只航行記錄表》核對，計算油耗是否合理。

5.3.2 批量購油分次領(lǐng)用

5.3.2.1 養(yǎng)殖業(yè)潛水船、尾掛船等需要批量購買燃油儲存分次領(lǐng)用的，每次領(lǐng)用燃油時，要開具《領(lǐng)料單》，經(jīng)相關(guān)人員批準后領(lǐng)用。

5.3.2.2 各單位要指定專人做好存儲及領(lǐng)用管理，登記各船舶加油情況及庫存燃油存量保管賬，每月末盤點庫存燃油數(shù)量，與燃油保管賬存量核對，出現(xiàn)偏差及時查找原因，上報單位負責人處理。

5.3.2.3 各單位在購買燃油時，需填寫《外購材料與外購商品入庫單》，履行報銷程序，財務部門借記“原材料”科目，每月末根據(jù)燃油保管員上報的當月用油《領(lǐng)料單》及相關(guān)船只《船只航行記錄表》，審核船只作業(yè)航程、用油量及油耗后，按用油數(shù)量列支相關(guān)船只費用，并在《船只航行記錄表》上標注燃油報銷備查記錄。

5.4 船舶維修管理

5.4.1 定點維修

參照5.2.1車輛定點維修管理程序。

5.2.3 自行維修

5.2.3.1 為保證船只正常運行，單位應根據(jù)實際情況，申請購買維修配件，自行維修。

5.2.3.2 維修機件的采購、保管及領(lǐng)用管理按公司相關(guān)制度執(zhí)行。

5.2.3.3 各單位應建立船只維修記錄，注明更換零部件名稱、金額時間等。

6 相關(guān)文件

《集分權(quán)手冊》???????????? dzf-rlb-tr-013

7 記錄

7.1《日行車記錄表》????? ????????dzf-xzb-tr-006-01

7.2《外購材料與外購商品入庫單》???? dzf-cwb-tr-018-07