石油銷售公司備用金管理辦法
石油銷售公司備用金管理辦法
第一章 總則
第一條為了加強公司對有關部門備用金的管理,規(guī)范借款行為,提高資金利用效率,夯實成本費用核算,減少資金損失,特制定本辦法。
本制度適用于公司各部門。實行備用金管理辦法有利于各部門工作人員積極靈活地開展業(yè)務,從而提高工作效率,但必須做到?？顚Ｓ?不得挪用、轉借他人或用于其他用途,一經發(fā)現,將嚴肅處理。
第二條備用金的范圍與分類。
(1)備用金的范圍
1、采購員零星采購備用金;
2、個人因公出差零星開支備用;
3、經常性的零星開支備用金;
4、項目兼任財務人員備用金;
5、其他備用金。
(2)備用金按性質不同分為長期備用金、臨時備用金和出納備用金。
長期備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉的現金,具有時間長、比較固定的特點。
臨時備用金是指因臨時性的需要而借支的現金,具有一次性、時間短的特點。
出納備用近是指因結算需要而準備的庫存現金,具有金額交大、流轉快的特點,一般不超過規(guī)定限額。
第三條長期備用金的使用對象、用途和金額限制規(guī)定,如下表所示。定額標準由各部門經理擬定報總經理批準,原則上借款金額應該小于等于借款人2個月的工資。
第四條臨時借款一般不予借給,特殊情況經審批可借給。有借款尚未還清者,一律不準再借。臨時備用金的使用范圍規(guī)定如下:
(一)因企業(yè)業(yè)務需要暫支款,包括差旅費、臨時采購款、行政臨時事務借支等具有工作性質的一次性借支款。
(二)臨時性公務活動、職工活動借支。
(三)理賠等事故性質的借支。
(四)押金等性質的借支。
(五)其他經批準的暫支款。
第二章 備用金的申請、審批與歸還
第五條備用金的借支程序如下所示:
(一)借款人填寫《借款單》并簽名。具體為:有費用預算申請業(yè)務的個人必須在費用預算申請單里填寫借款事宜和借款金額,并同時填寫借款單,借款單必須真實、詳細的注明借支事由、金額、歸還時間。
(二)借款人所在部門負責人就借支事由的真實性、必要性進行初審。
(三)部門主管領導對借支必要性進行復審,并對該部門的借支款進行總體監(jiān)督。
(四)財務負責人對合理性負責審核,并根據前期現金使用作出分析,按現金管理制度做出是否借支判斷。
1.未轉正員工控制借支。
2.經常性違反結算紀律的員工控制借支。
3.根據事由控制借支金額的標準。
4.其他財務制度要求控制的事由。
(五)財務主管領導審批簽字。
(六)總經理審批簽字。
(七)會計確認借款審批是否完善,在審批完善后進行財務處理。
(八)出納根據財務憑證進行付款。
第六條備用金的歸還
(一)歸還備用金時,借款人以報銷費用沖抵,差額可歸還現款。
(二)出納員收到還款現款后,開具收款收據,寫清還款方式,并簽字蓋章交付還款人一聯作為對賬依據。
(三)報銷費用沖抵借款的,由會計開具收款收據并注明報銷沖賬字樣,并簽字確認交付還款人一聯作為對賬依據。
第三章 備用金的日常管理
第七條長期備用金的額度需要根據支出業(yè)務變化,對使用對象和用途范圍每半年審定一次。
第八條長期備用金實行專人借支專人負責的辦法,不得全部或部分借支或以臨時備用金的性質借支他人。
第九條長期備用金的借款時間最長不超過半年,每半年清理一次,如需繼續(xù)借用的,重新辦理申請審批手續(xù)。
第十條臨時備用金要求一個事由一個專項借款和還款,不得以其他事由**借款周期。
臨時備用金的還款、報銷期限:
(一)對出差人員,在返回公司5天內報銷差旅費;
(二)臨時采購借款,使用后5天內報銷;
(三)沒有特殊原因臨時借款還款最長不超過2個月。
第十一條出納備用金的管理:
(一)出納備用金的使用者只能是財務部門出納員。
(二)出納領取備用金要求開具基本戶銀行支票(或網上銀行轉帳提現),不得以收坐支。
(三)出納備用金必須注意安全第一原則,有專用保險柜存放現金,并且存放地點符合公安、公司安全管理原則。
(四)保險柜隔夜存放現金額不得超過控制金額,特殊情況下的大額存放,必須及時向財務經理報告,以便采取相應的安全措施。
(五)出納備用金必須日清月結,每天核對帳實數據。
(六)出納備用金的直接責任人為當事現金出納員,財務部經理及總會計師負管理責任。
第十二條因人員調動或離職等原因造成備用金管理員更換的,必須辦理變更手續(xù),變更方式采用借還兩條線,即原責任人辦理還款,新責任人辦理借款。
第十三條財務部會計必須于每月月末對編制月度備用金借款情況表交付部門負責人,做好備用金借款管理。
第四章 違規(guī)操作罰則
第十四條出納員在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的,負責追回,并在績效考核中給予減分。
第十五條若借款人拒不歸還所借的備用金(超過歸還時間一個星期),由財務部提出告知后,由其所屬部門負責人負責督促還款,如部門負責人未通知,造成損失的,應在績效考核中給予減分。
第十六條若借款人員發(fā)生人事異動或離職,綜合辦公室未及時書面通知財務部確認清賬,造成借款無法收回的,由綜合辦公室承擔借款損失。
第十七條財務部對于逾期還款或拒不還款的人員,嚴格控制后續(xù)借款甚至取消借款資格。對于沒有特殊事由有款未還借支款項的,財務部可拒付款項。
第五章 附則
第十八條本辦法由公司財務部負責解釋、制定、修訂。
第十九條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
