x地產集團簽約管理辦法

地產集團公司簽約管理辦法

一、總則

為了促進公司對外經濟活動的開展,規(guī)范員工對外業(yè)務往來中的行為,明確員工在工作中的職責,防止公司蒙受不必要的經濟的損失,特制定本辦法。

二、合同的形式和種類

1、合同作為明確合同雙方權利的義務的依據,具有法律約束力,故凡在經營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經濟往來的,應當簽訂經濟合同。

2、本辦法所指合同均采用書面形式,有關修改合同的文書、圖表、傳真件、紀要、備忘錄,簽證、聯絡單等均視為合同的組成部分。

3、本辦法包括但不限于遠洋城集團公司的房地產經營開發(fā)、建設工程、設計、維修;銷售、租賃、抵押;采購、借款、保險;廣告、促銷等方面的合同,不包括勞動合同。

三、合同交易框架的擬定

在重大、復雜的合同談判前,如合作開發(fā)合同,公司項目收購合同、融資合同、建設工發(fā)包合同等,業(yè)務部門須與財務、法律部門就交易的方式、框架進行會商,確定可能的幾種不同交易模式,并據之確定合同的主要條款,合同適用的條件。

四、合同的起草。

1、與外界達成經濟往來意向,經協商一致,應訂立經濟合同,經辦人員應爭取合同的起草權或使用我公司制定的合同文本。

2、一般合同由各級經辦人自行擬稿,合同內容包括標的(指貨物、勞務、工程項目等),數量和質量,價款或酬金,履行的期限、地點和方式,違約責任等主要條款。

3、國家格式化的合同由經辦人按合同紙上的要求填寫。

4、我公司制定的格式化合同由經辦人按公司的要求填寫。

5、重要合同由業(yè)務主辦部門會同法務部門負責擬稿,或者組織業(yè)務、財務、法務部門參加合同的前期準備和談判工作。

五、合同的流轉

1、擬稿完畢后,經辦人填寫合同流轉單,將合同稿一并交部門經理審核。

2、部門經理對合同稿進行審核,同意則轉財務部,否決則退回。

3、財務部根據財務制度和資金情況對合同稿審核并簽署意見,同意則轉法務部門,否決則由經辦人根據情況退回,如經辦人要求繼續(xù)流轉的,財務部意見予以保留。

4、法務部門根據法律要求對合同稿審核并簽署意見,同意則繼續(xù)流轉,重要合同則再轉總經理,非重要合同則直接交印章保管人用印。

5、法務部門對合同稿予以否決的、則由經辦人根據情況退回,如經辦人要求繼續(xù)流轉的,法務部門意見予以保留。

6、上述流程中財務部、法務部門予以否決,而根據經辦人要求繼續(xù)流轉的合同稿,必須最后經總經理審核。

7、總經理根據授權對重要合同稿和有爭議合同稿予以審核并具有終審權,同意則交印章保管用人印,否決則退回。

8、審核意見簽署在合同流轉單上,審核同意的應同時在其中一份合同正本簽字,作為財務等相關部門處理的依據。

六、合同的動態(tài)管理

1、各公司、部門應建立合同管理制度,明確合同管理的部門或人員,對本公司涉及的合同等對外交易進行分類管理,學習相應的專業(yè)知識,努力提高對外交易的效率和安全。

2、公司由法務部門根據董事長、總經理的授權,對合同進行動態(tài)監(jiān)督管理,有關合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由法務部門對各部門實行指導。

3、合同訂立后,尤其是對長期的合同,應十分注意合同的動態(tài)管理,在履行過程中,經辦人員應及時掌握合同執(zhí)行情況,對涉及合同履行中的變更、解除等重要事項,應及時匯報,并依上述流程履行審核手續(xù)。

4、執(zhí)行完畢和作廢的合同應依上述流程履行手續(xù),并將所有份數合同隨附,最后由辦公室歸檔。

5、有關合同訂立、變更、解除等事宜使用印章,以合同流轉單上的簽字為準,不重復遵照公司有關印章管理辦法規(guī)定。

七、合同資料的管理。

1、合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和公司內部明確職責的憑證,有關人員應保守合同秘密,并及時按機密程度專門歸檔。

2、合同簽章生效后,其中有各相關人員簽署意見的合同正本一份存財務部,一份和合同流轉單一起存辦公室,只有一份正本的,正本存財務,流轉單和復印件存辦公室。合同有關的業(yè)務資料由相關的業(yè)務部門保管,包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等。

3、每一合同履行完畢或長期合同的每一階段完成,各有關人員應及時將上述有關資料整理清楚,交檔案整理清楚,交檔案管理人員存檔。以上資料不得隨意得置、銷毀、遺失。

八、責任

1、凡因越權處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的,追究其經濟和行政責任。

2、故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關國家機關追究其法律責任。

九、附則。

1、本辦法適用于公司本部和各下屬公司。

2、本辦法自發(fā)布之日起生效實施,解釋權歸公司總經理。

合同流轉單

部門:經辦人:日期:備注:

合同名稱:

合同主要事宜:

1、當事人的名稱或者姓名和住所:

2、標的或工作內容

3、數量或計量辦法

4、質量及檢驗辦法

5、價款、酬金或計價辦法

6、履行期限、地點、方式

7、違約責任

8、爭議解決辦法和訴訟管轄約定

9、其他約定

合同文本資料:本合同 式 份,附件 份,共計 頁。

說明:

1、本單位適用涉及合同訂立、變更、解除、作廢等事宜;

2、經辦人、部門經理、財務、法務部門、總經理根據各自權限審核、簽字;

3、印章保管人依據本單位的簽字情況用印、勿需印章使用單;

4、本流程中必須隨時附合同稿及有關文件,凡審核同意者同時在其中一份合同正本上簽字,以此作為財務處理的依據;

5、有關人員所簽字的合同、合同流轉單和備份合同或復印件由行政歸檔。

注:合同訂立流程