x房地產(chǎn)物品采購、驗收、領用管理辦法
房地產(chǎn)公司物品采購、驗收、領用管理辦法(暫行)
第一章總則
第一條為規(guī)范物品管理,加強物品采購價格監(jiān)督管理,降低物品采購成本,降低庫存,增加企業(yè)效益,特指定本辦法。
第二條本規(guī)定適用于公司各部門購買原材料、輔料、零部件、保潔用品、辦公用品、勞保用品以及其他物品等采購過程中的決策、價格監(jiān)督、領用監(jiān)督、財務核算等行為。
第三條物品采購要樹立采購經(jīng)濟批量觀念,物品驗收要堅持獨立原則,物品的領用要樹立需用原則。
第二章物品采購的管理
第四條各部門每月應根據(jù)部門需要,編制部門'采購計劃明細表'(一式兩份,部門一份,倉庫保管員一份,見表一),經(jīng)各部門主管簽字確認后,報綜合管理部(以下簡稱綜合部)。綜合部每月(25日前)應根據(jù)各部門提交的部門采購計劃明細表及現(xiàn)物品庫存狀況編制'采購計劃匯總表'(一式兩份,綜合管理部一份,倉庫保管員一份,見表二),采購計劃匯總表后附各部門所需物品明細。'采購計劃匯總表'必須經(jīng)倉庫保管員、物業(yè)公司經(jīng)理確認后,審批方可生效。對采購計劃外的物質(zhì)需求,必須填寫'用品特批單'(見表三),經(jīng)上述人員確認同意,財務審批后方可采購。
第五條綜合管理部每月應編制采購計劃,并建立采購明細臺帳(保存期限為二年),接受主管領導檢查,定期和財務進行核對。采購計劃應以合理的庫存和經(jīng)濟批量為前提,堅持'先利庫,后采購'的工作程序,誰提供采購依據(jù),誰承擔經(jīng)濟責任。
第六條綜合管理部每半年需對重要、主要物品供應商進行一次綜合評定,并建立供應商檔案,對于評審不合格的供應商予以淘汰,補充新的合格供應商。
第七條綜合管理部負責處理公司庫倉的冷、背、殘、次物品。
第三章物品驗收的管理
第八條所采購的貨品到達公司前,采購人員應事先通知庫倉人員做好驗收準備。
第九條采購的物品到達公司后,必須由采購人員、負責檢驗人員(使用部門、工程部技術(shù)人員)和倉庫人員一起根據(jù)供貨方發(fā)貨單(或發(fā)票)上所列物品進行逐一驗收。
第十條采購物品的入庫驗收包括數(shù)量(直觀上物品的完好度)、質(zhì)量(規(guī)格、型號、產(chǎn)地等)、價格三個方面。數(shù)量和價格驗收由倉管人員負責,質(zhì)量驗收由使用部門(或公司專業(yè)技術(shù)人員)或倉管人員負責。
第十一條公司所采購的物品到達后,應在當日辦理完驗收入庫手續(xù)和財務入庫手續(xù)。
第十二條公司購進物品,經(jīng)驗收合格后,倉管人員必須及時填制有編號的入庫單,一式三聯(lián)。對驗收不合格的物品,倉管員不得辦理入庫手續(xù),由采購員辦理換貨或退貨;對入庫后發(fā)現(xiàn)不合格的,倉管人員應及時通知采購人員辦理換貨或退貨,給公司造成損失的,追究有關(guān)人員的責任。倉管人員填寫入庫單,應以獨立保管的實體作為入庫單位。
第十三條物品入庫后,應當按照種類分區(qū)擺放整齊,按種類設置貨物標識,嚴禁將不同種類的貨物混放。
第十四條付款時必須持合同、入庫單、發(fā)票經(jīng)總經(jīng)理(或其授權(quán)人)審批后,方可到財務部辦理付款手續(xù),手續(xù)不全財務有權(quán)拒絕付款。
第四章物資領用管理
第十五條確需領用物品的人員、部門,必須填寫公司統(tǒng)一印制的'領料單'及'采購計劃明細表'并經(jīng)部門負責人簽字,領用人持'領料單''采購計劃明細表'到倉庫領料,領料單的有效期限為3天。保潔用品,辦公用品等日常使用頻繁的物品,由各部門憑'領料單'、'采購計劃明細表'按月一次領出。
第十六條倉管人員根據(jù)完備、有效、準確的領料單填寫一式四聯(lián)出庫單,按照出庫單上的項目逐一發(fā)放,并在各部門'采購計劃明細表'上蓋'已領用'章,定期將出庫單傳遞給財務部門。
第十七條保潔班月領料計劃應由保潔部主管按掌握的日常消耗所需量嚴格編制,并經(jīng)主管簽字后,報項目經(jīng)理審批。由月領料計劃分解產(chǎn)生的旬計劃、日計劃由其主管審批后連同物業(yè)經(jīng)理審批過的月領料計劃應于計劃月上月末送至倉庫管理員,倉管人員嚴格按第二十條和二十一條的要求發(fā)料。
第十八條每月末,由倉庫管理員對保潔部領用物料匯總,與月領料計劃進行核對,若有差異報其物業(yè)經(jīng)理并責成其說明原因。
第十九條工程部主管根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、經(jīng)驗,編制維修用料月計劃,對于經(jīng)常使用的替換配件、物品、維修材料等,由工程部主管提出申請,經(jīng)財務部審核并經(jīng)物業(yè)經(jīng)理審核批準后,可實行定額備用量,一般保證7天的庫存量。根據(jù)批準后的申請?zhí)顚?領料單'(見表四),一次領出備用。并指定專人負責,建立明細臺帳,月末工程部應將庫存量結(jié)出,報倉管人員核對,財務部定期或不定期檢查領用、庫存情況。
第二十條對于不經(jīng)常使用的物料,憑完備、有效的手續(xù)領用。
第二十一條需要維修的客戶或公司部門,工程部必須根據(jù)客服中心填制的'報修單'(一式三聯(lián),財務、工程、客服各一聯(lián),見表五)進行維修,所需更換的物料或所需工費必須經(jīng)客戶或報修部門有關(guān)人員簽字確認,月末客服中心應將報修單匯總后交倉管部門、財務部進行核對、核算。對于虛假的報修,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)予以嚴肅處理,工程部主管應承擔相應的責任。
第二十二條實行'以舊換新'領用物料的部門或人員,必須持舊物料和完備、有效的'領料單',到倉庫更換。倉管人員應在領料單備注欄中注明'以舊換新'字樣,對回收廢舊物料有變賣價值的,倉管人員應歸類存放,無使用價值的,也應獨立存放,定期按程序由綜合管理部處理。
第五章附則
第二十三條采購必須按上述規(guī)定的程序辦理,指定專人負責采購、驗收和保管,公司將定期或不定期的進行全面檢查(包括價格、合同、程序等),并將檢查結(jié)果以書面形式上報公司領導;同時將此作為部門及個人的考核指標之一。
第二十四條本管理辦法自下發(fā)之日起試行,原與此辦法有抵觸的,以本辦法為準。
第二十五條本辦法由財務部負責解釋。
