某物業(yè)項(xiàng)目控制中心管理辦法

物業(yè)管理有限質(zhì)量管理體系文件

--控制中心管理辦法

1.目的

規(guī)范控制中心的工作,明確控制中心的職責(zé)。

2.范圍

適用于公司各業(yè)務(wù)部門(mén)。

3.職責(zé)

責(zé)任部門(mén)/崗位工作內(nèi)容

管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)控制中心工作的指導(dǎo)、檢查

安全主管/主辦/班長(zhǎng)負(fù)責(zé)控制中心工作的監(jiān)督、檢查

控制中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)控制中心工作的具體組織、實(shí)施

4.方法和過(guò)程控制

4.1 控制中心內(nèi)部管理

4.1.1 控制中心值班人員的要求:必須經(jīng)過(guò)相關(guān)消防知識(shí)、本管理處消防設(shè)備操作的培訓(xùn),且考核合格,具備處理緊急事件能力,控制中心人員須持有深圳市消防局頒發(fā)的《消防上崗證》。

4.1.2 控制中心代班、頂班的人員要求:必須經(jīng)過(guò)相關(guān)消防知識(shí)的培訓(xùn),由部門(mén)經(jīng)理指定的人員擔(dān)任,代班時(shí)間盡量不超過(guò)30分鐘,并在中心交接班記錄的備注欄填寫(xiě)代班人姓名、代班時(shí)間及代班期間的重要事項(xiàng)?？刂浦行捻毐４娼?jīng)部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)的可在控制中心代班、頂班的人員名單。

4.1.3 控制中心是整個(gè)管理服務(wù)區(qū)域的控制樞紐,負(fù)責(zé)對(duì)接到的信息進(jìn)行綜合處理,及時(shí)調(diào)度,通過(guò)各類(lèi)通訊設(shè)施,及時(shí)通知相關(guān)人員處理有關(guān)事宜,保持通訊聯(lián)系,傳遞信息,重大事件及時(shí)向經(jīng)理報(bào)告。

4.1.4 協(xié)助受理顧客投訴,及時(shí)調(diào)配人員處理,并做好記錄,同時(shí)向管理處匯報(bào),及時(shí)跟蹤處理結(jié)果。

4.1.5必須熟悉管理服務(wù)區(qū)域各類(lèi)人員的職責(zé)范圍及特長(zhǎng),熟悉管理服務(wù)區(qū)域環(huán)境、樓宇結(jié)構(gòu)、設(shè)施、設(shè)備、器材布置及其控制范圍。了解管理服務(wù)區(qū)域各類(lèi)人員每天工作安排及行動(dòng)去向,并協(xié)調(diào)處理。

4.1.6 通過(guò)監(jiān)視器密切監(jiān)視出入管理服務(wù)區(qū)域人員情況,發(fā)現(xiàn)可疑人員、情況及時(shí)通知就近人員監(jiān)視和處理, 并跟蹤處理結(jié)果。監(jiān)督安全管理員嚴(yán)格履行物資搬運(yùn)放行手續(xù)。

4.1.7 大廈控制中心值班人員接班時(shí),必須檢查消防控制主機(jī)回路、分區(qū)、報(bào)警點(diǎn)、故障狀態(tài)及原因,檢查消防聯(lián)動(dòng)柜監(jiān)控性能及信號(hào)燈狀況。消防主機(jī)報(bào)火警必須立即核實(shí),如屬誤報(bào),及時(shí)復(fù)位,如屬真火警,按滅火方案處理。

4.1.8指揮處理各種緊急情況,下達(dá)處理方案, 至少有一種有效方式與宿舍安全員及時(shí)聯(lián)系,以保證在緊急情況下得到支援。必要時(shí)通知上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或向社會(huì)機(jī)構(gòu)求援,事后及時(shí)做好詳細(xì)記錄。

4.1.9任何時(shí)間,控制中心值班人員不得讓無(wú)關(guān)人員在控制中心逗留。作好顧客資料及公司質(zhì)量記錄的保密工作。

4.2 控制中心必備的常用聯(lián)系電話(huà)、資料和消防設(shè)備

4.2.1 控制中心必備的常用聯(lián)系電話(huà):管理處顧客的聯(lián)系電話(huà)(注意保密、禁止外泄)、供水、供電、供氣、轄區(qū)派出所、三防指揮部、居委會(huì)等部門(mén)的聯(lián)系電話(huà),管理處重要設(shè)備廠(chǎng)家或保養(yǎng)單位的聯(lián)系電話(huà),公司內(nèi)部聯(lián)系電話(huà),常用緊急電話(huà)。

4.2.2 控制中心須保存的有關(guān)資料:建設(shè)部、《廣州市城市市容和環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定》、《廣州市物業(yè)管理辦法》、業(yè)主公約、停車(chē)場(chǎng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),有線(xiàn)電視、水、電、煤氣、電話(huà)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),市有關(guān)出租屋管理規(guī)定、等資料。

4.2.3 控制中心須配備的防火器材:控制中心應(yīng)配有防火服兩套、滅火器三瓶、應(yīng)急燈、三節(jié)電池手電筒各一、消防工具箱一個(gè)(內(nèi)有:市政消火栓專(zhuān)用工具、消防板手、斧頭、鐵撬、管鉗、鐵錘、鐵鏨各一、防毒面具兩個(gè)以及警戒帶、醫(yī)療箱及常用醫(yī)藥、防煙防毒工具等),大廈須備有兩個(gè)或以上的消防工具箱,所有消防設(shè)施、設(shè)備必須保存完好并不得挪做它用。

4.3 對(duì)鑰匙的管理(沒(méi)有控制中心的由部門(mén)指定專(zhuān)人管理)

參見(jiàn)《鑰匙管理程序》

4.4 錄像帶的管理

4.4.1 管理處經(jīng)理必須對(duì)錄像帶所錄內(nèi)容進(jìn)行控制,錄制重點(diǎn)部位(車(chē)場(chǎng)、出入口等)的內(nèi)容。各部門(mén)需確保錄像帶的錄像效果良好,中心值班人員每周一對(duì)上周錄像效果進(jìn)行抽查。部門(mén)經(jīng)理根據(jù)錄像機(jī)、錄像帶使用情況決定是否更換。一般情況下錄像帶每?jī)赡旮鼡Q一次。

4.4.2各管理處應(yīng)根據(jù)正常使用錄像機(jī)的臺(tái)數(shù)按每臺(tái)錄像機(jī)配33盒錄像帶的比例配置錄像帶。錄像帶上須有明確的錄制時(shí)間標(biāo)識(shí),33盒錄像帶中一盒標(biāo)識(shí)為'備用'。

4.4.3除備用錄像帶外,其余32盒錄像帶對(duì)應(yīng)編號(hào)為1上、1下、2上、2下……16上、16下。1上表示上半天使用,1下表示下半天使用,每盒錄像帶的錄制時(shí)間設(shè)定為12個(gè)小時(shí),每天使用兩盒,每日凌晨零時(shí)和每天中午12時(shí)更換。錄像帶錄制內(nèi)容保存期限為半個(gè)月,32盒錄像帶每月1-16日對(duì)應(yīng)使用一遍,

17-31日對(duì)應(yīng)使用一遍。

4.4.4部門(mén)如有多臺(tái)錄像機(jī)使用,錄像帶應(yīng)有與錄像機(jī)對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)。錄像帶必須保存在防潮,防陽(yáng)光直曬的地方。

4.4.5非公司人員觀看、借用錄像帶須經(jīng)管理處經(jīng)理同意,借用錄像帶必須履行借閱登記手續(xù),在一周內(nèi)予以歸還。

4.5 對(duì)拾遺物品的管理

4.5.1 任何員工在管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)撿獲任何物品都必須及時(shí)交到管理處,管理處無(wú)人值班時(shí)交給控制中心值班人員。

4.5.2 當(dāng)值人員在接到物品時(shí),必須將所拾物品進(jìn)行詳細(xì)記錄,并交管理處經(jīng)理確認(rèn)是一般物品還是貴重物品。一般物品交控制中心保管,貴重物品交管理處出納保管。

4.5.3 管理處及時(shí)張貼拾遺物品啟事通知顧客。貴重物品保留一年無(wú)人認(rèn)領(lǐng)時(shí),由部門(mén)經(jīng)理上報(bào)公司另行處理;一般物品保留三個(gè)月無(wú)人認(rèn)領(lǐng)時(shí),由部門(mén)經(jīng)理決定處理。

4.5.4 顧客認(rèn)領(lǐng)失物時(shí),須說(shuō)明失物的內(nèi)容、失物地點(diǎn)和出示其它有效證明后方能簽字認(rèn)領(lǐng)。

4.6顧客郵件的管理

4.6.1顧客郵件屬于受?chē)?guó)家法律保護(hù)的私人財(cái)產(chǎn),不得私自拆毀。

4.6.2普通郵件由投遞人員直接投入顧客郵箱,當(dāng)班安全管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督;如由管理處代收,相關(guān)接收人員應(yīng)在《郵件簽收登記表》中登記,并及時(shí)通知顧客領(lǐng)取。

4.6.3特殊郵件(如特快專(zhuān)遞、包裹等)須簽收的,由控制中心或指定人員負(fù)責(zé)顧客郵件的簽收,并在《郵件簽收登記表》中登記,及時(shí)通知顧客領(lǐng)取,并請(qǐng)顧客在記錄本中簽字確認(rèn)。

4.6.4接收郵件時(shí),應(yīng)注意郵件有無(wú)破損,如有異常應(yīng)及時(shí)知會(huì)顧客。

5.質(zhì)量記錄表格

gzwy7.5.1-a01-02-f1 《物資搬運(yùn)放行條》

gzwy7.5.1-a01-04-f1 《中控室交接班記錄表》

gzwy7.5.1-a01-04-f2 《拾遺物品登記表》

gzwy7.5.1-a01

-04-f3 《郵件簽收登記表》

gzwy7.2.3-g01-f2《工作信息記錄本》