船員檔案管理規(guī)定辦法

船員檔案管理暫行規(guī)定

一、為建立、健全船員檔案的管理工作,進(jìn)一步掌握船員技術(shù)狀況,實(shí)現(xiàn)船員檔案管理的統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化,特制定本規(guī)定。

二、船員檔案是船員考試發(fā)證機(jī)關(guān)在組織各類考試和核發(fā)各類別證件和其他一系列工作中形成的,具有查考利用價(jià)值的文字、表格等文件材料,是船員考試發(fā)證機(jī)關(guān)活動(dòng)的原始依據(jù)。

三、船員檔案是由船員考試、適任證書簽發(fā)、船員服務(wù)簿發(fā)放、海員專業(yè)訓(xùn)練、海員證簽發(fā)等方面材料構(gòu)成的。

四、船員檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,由專人負(fù)責(zé)檔案積累和管理工作,確保檔案和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

五、船員有關(guān)材料歸檔的基本要求:

1.歸檔要及時(shí);

2.歸檔的文件材料必須完整;

3.歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映各項(xiàng)工作的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

六、船員檔案分三個(gè)層次管理:

1.船員檔案卡片是記載一個(gè)船員的基本情況及其所持各類別證件的主要技術(shù)資歷資料。用于檢索和統(tǒng)計(jì)。卡片內(nèi)容、規(guī)格全國統(tǒng)一?？ㄆ欧彭樞蛞紤]檢索方便,各單位可自行選擇。

2.注冊登記簿是記載所簽發(fā)證件的有關(guān)技術(shù)細(xì)節(jié)。用于查閱、核工業(yè)實(shí)和統(tǒng)計(jì)。注冊登記簿內(nèi)容全國統(tǒng)一。

3.檔案,即船員檔案的有關(guān)表格內(nèi)容實(shí)行全國統(tǒng)一。

七、船員有關(guān)材料的歸檔范圍主要有以下幾方面:

1.海員證方面。有出國任務(wù)批件、出國政審批件、海員證繳銷登記表等有關(guān)材料。

2.專業(yè)訓(xùn)練方面。有主管機(jī)關(guān)的關(guān)于培訓(xùn)單位開展培訓(xùn)工作的批準(zhǔn)文件、驗(yàn)收報(bào)告、專業(yè)訓(xùn)練申請表、成績單、簽發(fā)合格證情況記載等有關(guān)材料。

3.船員服務(wù)簿方面。有船員服務(wù)簿申請表等有關(guān)材料。

4.適任證書方面。有關(guān)考試發(fā)證申請、鑒定、登記表、體格檢查表和有關(guān)證明材料。

5.考試方面。有考卷記錄、考場記錄、考試成績登記表等有關(guān)材料。

八、船員檔案必須有專門的儲(chǔ)存場所,存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學(xué)和便于查找。

九、要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作,數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準(zhǔn)確、可靠。將有關(guān)內(nèi)容按要求填寫'船員培訓(xùn)考試發(fā)證年報(bào)表',一式兩份,一份留底,一份于次年1月31日前報(bào)船員考試發(fā)證主管機(jī)關(guān)。

十、檔案管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)管理工作、提高辦事質(zhì)量和效率的重要手段,有條件的單位要逐步應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)管理檔案。

十一、各考試發(fā)證機(jī)關(guān)要配備專職檔案管理人員并保持相對穩(wěn)定。檔案人員應(yīng)由具有高中或相當(dāng)于高中學(xué)歷的并具有一定工作能力的人員擔(dān)任。