水業(yè)公司材料管理辦法

水業(yè)股份有限公司材料管理辦法

第一章 總則

第一條 為規(guī)范材料采購、存儲、領(lǐng)用行為,控制公司生產(chǎn)經(jīng)營用材料費(fèi)用,提高經(jīng)濟(jì)效益,特制定本辦法。

本辦法所指生產(chǎn)經(jīng)營用材料包括:工程施工所需的管材管件、閥門、水表等用料、水泵、空壓機(jī)等機(jī)械設(shè)備和電纜、配電設(shè)施等機(jī)電設(shè)備及其它投資性材料。

第二條 本辦法所遵循的原則為公開與效率。

第三條 材料管理工作的職能布局:材料的使用部門會同財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)材料費(fèi)用預(yù)算和核算控制;生產(chǎn)經(jīng)營部負(fù)責(zé)材料的采購并辦理材料質(zhì)量合格證、衛(wèi)生許可證等相關(guān)手續(xù);財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)材料的存儲及出入庫管理;督查中心對材料使用情況進(jìn)行監(jiān)督,并會同材料使用部門對材料價(jià)格和質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。

第四條 本辦法適用于公司本部及臨河分公司的生產(chǎn)經(jīng)營用材料。公司所屬其他公司生產(chǎn)經(jīng)營用材料可參照本辦法執(zhí)行。

第二章 材料采購

第一節(jié)一般規(guī)定

第五條 年底前,材料使用部門根據(jù)年度本部門工作安排和用料需求,編制年度用料計(jì)劃和材料費(fèi)用預(yù)算,提交財(cái)務(wù)部審核,并交督查中心監(jiān)審備案。將經(jīng)財(cái)務(wù)部審核納入年度材料費(fèi)用預(yù)算的年度用料計(jì)劃提交生產(chǎn)經(jīng)營部。

無法按年度提交用料計(jì)劃的部門可按月度提交。

無法按月度提交用料計(jì)劃的部門,可在工程項(xiàng)目開工6天前提交用料計(jì)劃。

無法確定項(xiàng)目開工日期的,視情況適時(shí)提交用料計(jì)劃。

第六條 生產(chǎn)經(jīng)營部接到用料計(jì)劃后,應(yīng)即進(jìn)行市場詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià),并指派采購員核實(shí)材料存儲量,編制材料采購計(jì)劃,經(jīng)部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)部材料會計(jì)審核,報(bào)分管總經(jīng)理審批后安排采購員組織采購。大宗材料的采購,生產(chǎn)經(jīng)營部要進(jìn)行質(zhì)量、價(jià)格論證,最終報(bào)總經(jīng)理審批。

第七條 大型供水設(shè)施建設(shè)用料和大批量材料的采購,通過招標(biāo)進(jìn)行。生產(chǎn)經(jīng)營部會同材料使用部門根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和購材需求編制招標(biāo)文件,報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批后組織招標(biāo),通過招標(biāo)竟價(jià)采購質(zhì)優(yōu)價(jià)低的材料。實(shí)行招標(biāo)采購供貨的,根據(jù)工程情況另行規(guī)定。

第二節(jié)特別規(guī)定

第八條 生產(chǎn)經(jīng)營特別是現(xiàn)場施工中急需的零星、低值、易耗材料的采購,可由材料使用部門負(fù)責(zé)人決定,臨時(shí)直接向生產(chǎn)經(jīng)營部指定的供應(yīng)商購買或提貨,并在該供應(yīng)商處建立提貨手續(xù);用料事項(xiàng)完成后當(dāng)月或下一個(gè)月內(nèi),指派專人憑提貨單證經(jīng)公司采購員、保管員核實(shí)審簽后補(bǔ)辦材料申領(lǐng)、出庫和結(jié)算事宜。

第九條 公司采購人員會同材料保管員定期盤點(diǎn)庫存,建立庫存數(shù)據(jù)檔,并向材料使用部門、督查中心及時(shí)通報(bào)存貨信息;對常用材料品種建立常備庫存,庫內(nèi)有存貨的,一般不得自行采購;材料使用部門當(dāng)年或當(dāng)月或單個(gè)項(xiàng)目的自行采購量不得超過該部門當(dāng)年或當(dāng)月或單個(gè)項(xiàng)目用料總金額的5%。

第十條 生產(chǎn)經(jīng)營部門要及時(shí)征求材料使用部門、督查中心的意見,分析材料需求和市場供貨信息,對公司生產(chǎn)經(jīng)營常用材料引入市場竟價(jià)機(jī)制,確定一家或幾家供應(yīng)商,按照優(yōu)質(zhì)價(jià)低和定期不定量的原則,報(bào)經(jīng)分管總經(jīng)理審核,書面簽訂附加存儲、送貨條件的買賣合同。

第十一條 合同應(yīng)明確所購材料的品種規(guī)格、質(zhì)量(必要時(shí)封存樣品并對樣品質(zhì)量予以說明)、價(jià)格、交付提貨和存儲、送貨中材料的毀損、滅失風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任。合同副本并交財(cái)務(wù)部、督查中心監(jiān)審備案。

第十二條 合同應(yīng)明確,購銷雙方經(jīng)協(xié)商一致,可就材料價(jià)款依據(jù)國家政策調(diào)整或市場變化在適當(dāng)時(shí)侯作出變更;材料購進(jìn)后,生產(chǎn)經(jīng)營部門會同材料使用部門應(yīng)及時(shí)在約定期限內(nèi)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),索取或辦理相關(guān)證件,以確保材料質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn);試用的產(chǎn)品應(yīng)約定試用期,不約定試用期的,由供應(yīng)商確定。

第十三條為緩解公司倉儲壓力并應(yīng)對生產(chǎn)急需,按照材料購銷合同所購并由供應(yīng)商存儲、運(yùn)送的材料,可由使用部門通知供應(yīng)商直接供貨,但須具結(jié)相應(yīng)的交接單證并經(jīng)公司采購人員、材料保管審核后補(bǔ)辦材料申領(lǐng)、出庫和結(jié)算事宜。

第十四條督查中心就臨時(shí)購料和依合同購料活動,必要時(shí)派員直接參與,協(xié)同辦理,并以適當(dāng)方式進(jìn)行監(jiān)督。對購進(jìn)材料的使用情況,應(yīng)視情況介入施工現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。

督查中心就材料購進(jìn)、使用情況應(yīng)當(dāng)監(jiān)督而未監(jiān)督或沒有監(jiān)督到位,材料出現(xiàn)質(zhì)量問題,須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

第十五條 采購員對其直接采購材料的質(zhì)量承擔(dān)責(zé)任;材料使用部門負(fù)責(zé)人及使用人就購料前提出的采購建議承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

依據(jù)本制度第八條由材料使用部門直接購買或提貨的材料,材料使用部門經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人對材料的質(zhì)量承擔(dān)責(zé)任。

第三章材料驗(yàn)收入庫

第十六條 采購員依據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃、已簽訂的購銷合同采購材料,材料保管員依據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃、購銷合同副本、供應(yīng)商出具的銷售單證編制材料驗(yàn)收單,將所采購材料驗(yàn)收入庫。

第四章材料領(lǐng)用出庫

第十七條 材料使用部門設(shè)材料員,由材料員根據(jù)實(shí)際需要量編制材料申領(lǐng)單,經(jīng)主管審核、本部門分管經(jīng)理或經(jīng)理審批,辦理領(lǐng)料手續(xù)。

第十八條 材料使用部門可就常用材料設(shè)置一定數(shù)量的儲備,品種和儲量應(yīng)由財(cái)務(wù)部會同生產(chǎn)經(jīng)營部和材料使用部門共同確定,并經(jīng)督查中心監(jiān)審后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。凡有材料儲備的部門,必須設(shè)內(nèi)部兼職保管員負(fù)責(zé)該部分材料的實(shí)物管理,每月最后一日須會同財(cái)務(wù)部材料保管員盤點(diǎn)實(shí)有庫存量,辦理假退庫手續(xù)。

第十九條 材料使用部門的材料儲備只能用于應(yīng)急,只有當(dāng)本部門急用材料而公司保管員不在崗時(shí)才能使用,下一工作日必須辦理申領(lǐng)手續(xù),補(bǔ)足核定儲量。

第二十條 材料會計(jì)應(yīng)于每月25日與保管員對賬,理清各種材料的存儲情況,并將對賬確認(rèn)的當(dāng)日庫存明細(xì)以電子文檔的形式通報(bào)采購員和各材料使用部門。

第五章廢料回收處理

第二十一條 對于水廠維護(hù)、管網(wǎng)維護(hù)中替換下來的廢料,諸如管材、管件、閥門、水表、井圈、井蓋、消火栓、水泵、井管、電纜、配電設(shè)施等,應(yīng)由使用部門材料人員妥善保管,列出清單,移交公司材料保管員驗(yàn)收入庫。

第二十二條 使用部門經(jīng)技術(shù)認(rèn)定,對確因技術(shù)進(jìn)步而被淘汰的原購材料,應(yīng)開列清單,上報(bào)分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審核同意后,移交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部經(jīng)報(bào)分管副總經(jīng)理審核同意后,可核減庫存。

第二十三條 廢料回收入庫,應(yīng)由公司材料保管員編制入庫單,備份移交使用部門廢料保管人員及督查中心。

第二十四條 對回收的廢料和依本辦法第二十二條規(guī)定處理的材料,財(cái)務(wù)部報(bào)分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批后,責(zé)成公司材料保管員進(jìn)行最后的變賣處理。有關(guān)財(cái)務(wù)

活動按公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。

第二十五條 原購材料價(jià)值過大或大宗的材料報(bào)廢、更換,應(yīng)逐級層報(bào)總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會議審批。

第六章罰則

第二十六條 材料使用部門、財(cái)務(wù)部未按本辦法第五條及所附相關(guān)工作流程規(guī)定的程序、時(shí)限遵照執(zhí)行的,視為未完成當(dāng)年、當(dāng)月、本周工作任務(wù)。

第二十七條 生產(chǎn)經(jīng)營部接到年度用料計(jì)劃10日內(nèi)、月度用料計(jì)劃5日內(nèi)、項(xiàng)目用料計(jì)劃3日內(nèi)未予審核報(bào)批的,并且用料計(jì)劃審批后,采購員在上列相同時(shí)限內(nèi)未組織采購的,視為生產(chǎn)經(jīng)營部及其主管、采購員未完成當(dāng)期工作任務(wù)。

第二十八條 材料使用部門臨時(shí)直接采購材料,違反第八條、第九條規(guī)定的品種、時(shí)限和限量,視為相關(guān)工作人員、主管和部門負(fù)責(zé)人違規(guī),視為未完成本期工作任務(wù)。部門主管因決定失誤或相關(guān)人員為謀取私利采購低質(zhì)、偽劣材料,致使公司利益受損的,視情節(jié)責(zé)令其承擔(dān)損失并給予降職或降級處分。

第二十九條 生產(chǎn)經(jīng)營部違反法律及本制度規(guī)定的程序與供應(yīng)商簽訂購銷合同,因合同無效或合同被撤銷,由此給公司造成的損失,區(qū)別情況,責(zé)令相關(guān)責(zé)任人員承擔(dān)損失;利用合同謀取私利情節(jié)惡劣或者購入低質(zhì)、偽劣材料,給公司造成10萬元以上重大損失的,對負(fù)有責(zé)任的各級主管給予降職、降級處分直至解聘,對直接責(zé)任人員予以除名或解聘,公司依法保留經(jīng)濟(jì)追償權(quán)。

第三十條 材料使用部門、使用人在施工、維修中擅自更換材料、或?qū)U料私自處理的,責(zé)令相關(guān)責(zé)任人員承擔(dān)損失,并處該材料等值額的罰款;情節(jié)嚴(yán)重的,依有關(guān)法律法規(guī)和公司制度追究責(zé)任。

第三十一條 庫管人員、材料人員未按本辦法各相關(guān)規(guī)定遵照執(zhí)行的,視為所屬部門、崗位未完成當(dāng)期工作;情節(jié)嚴(yán)重的,對責(zé)任人給予警告或者通報(bào)批評處分。

第三十二條 財(cái)務(wù)部未按規(guī)定組織材料盤點(diǎn)的,視為本部門及相關(guān)崗位未完成當(dāng)期工作。

第三十三條 確定未完成當(dāng)期工作任務(wù)的,按照公司績效考評辦法的相關(guān)規(guī)定予以評定。

第七章附則