門業(yè)公司辦公器材使用管理辦法

門業(yè)制造公司辦公器材使用管理辦法

第一條 傳真機(jī)的使用管理

一、收傳真:

(一)接收傳真件后,應(yīng)做好登記工作,并依據(jù)傳真件上的收件人姓名、部室,及時(shí)送至收件人或部室負(fù)責(zé)人并做好簽收工作。

(二)沒有明確收件人的傳真件一律先轉(zhuǎn)至行政部經(jīng)理處,由其簽轉(zhuǎn)收件人。

二、發(fā)傳真:

(一)市內(nèi)傳真件,需各部室負(fù)責(zé)人簽字后方可外傳,長途傳真視同長途電話的規(guī)定進(jìn)行管理。

(二)凡外單位要在行政部發(fā)傳真的需經(jīng)行政部經(jīng)理簽批后方可外傳。

(三)涉及機(jī)要的傳真,按公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

三、傳真機(jī)管理人員應(yīng)及時(shí)做好當(dāng)月傳真發(fā)送數(shù)量的統(tǒng)計(jì)和消費(fèi)品的補(bǔ)充及日常的維修保養(yǎng)工作。

第二條 長途電話的使用

一、公司開通長途電話業(yè)務(wù),由專人負(fù)責(zé)管理。

二、凡因公務(wù)需要使用長途電話的本部工作人員,需應(yīng)依規(guī)定填寫《長途電話申請單》,經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人同意后,方可使用。

三、外單位因公務(wù)需要使用長途電話的,須經(jīng)行政部經(jīng)理簽批后方可由使用。

四、拔打長途電話應(yīng)用電信ip電話,以節(jié)約話費(fèi)。

五、《長途電話請單》應(yīng)暫留存,待次月與電話費(fèi)單據(jù)核對無誤后,一并呈行政部經(jīng)理核閱,如有誤,所產(chǎn)生的費(fèi)用由各部室負(fù)責(zé)人承擔(dān)。

第三條 復(fù)印機(jī)使用管理

一、文件、資料的復(fù)印工作實(shí)行專人負(fù)責(zé)制,非行政部工作人員,不得隨意操作復(fù)印機(jī)。

二、擅自操作復(fù)印機(jī),致使機(jī)器損壞,應(yīng)照價(jià)賠償。

三、復(fù)印文件、資料要服從文印人員的安排。

四、復(fù)印文件、資料須辦理登記手續(xù)。公司本部人員的復(fù)印須由本人所在的部室負(fù)責(zé)人簽批份數(shù),外單位如確需復(fù)印的須經(jīng)行政部經(jīng)理審批。

五、機(jī)密以上文件一般不復(fù)印。確因工作需要復(fù)印的,須經(jīng)行政部經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

六、復(fù)印件應(yīng)視同原件一樣管理。機(jī)密級以上的文件,誰要求復(fù)印,誰負(fù)責(zé)分發(fā)與清退。

七、超過50份的批量文件原則上應(yīng)送印刷廠印制,不予復(fù)印。

八、文印人員應(yīng)每月統(tǒng)計(jì)當(dāng)月復(fù)印機(jī)的復(fù)印情況和使用情況,并呈報(bào)行政部經(jīng)理核閱。

九、復(fù)印機(jī)的更新、貴重配件的添置應(yīng)預(yù)制計(jì)劃,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理。消費(fèi)品的補(bǔ)充和日常維修費(fèi)用由有權(quán)人批準(zhǔn)辦理。

十、不得復(fù)印私人的材料。

附相關(guān)表單:

1、復(fù)印登記表;

2、長途電話申請單;

3、傳真件登記表;

4、復(fù)印機(jī)使用情況登記表。