投資集團檔案管理辦法

某投資集團檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為做好某省某投資集團有限公司(以下簡稱“集團公司”)的檔案工作,實現檔案工作規(guī)范化、制度化,提高檔案管理水平,根據《中華人民共和國檔案法》和《檔案法實施辦法》的精神,結合集團公司的實際情況,制定本辦法。

第二條 檔案是集團公司投資、經營和管理等各項工作的歷史見證和維護合法權益、經濟利益的重要依據,是集團公司的寶貴財富。必須確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第三條 集團公司檔案由文書檔案、建設工程檔案、科技檔案、會計檔案、聲像及電子檔案、安全生產檔案、治安綜合治理檔案等組成。

第四條 對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料必須按照規(guī)定,定期向檔案室移交,集中管理,任何人不得據為己有。禁止出賣屬于國家所有的檔案。

第二章 檔案管理體制和職責

第五條 集團公司檔案由綜合事務部負責管理,設立檔案室,業(yè)務上接受廣東省檔案局的監(jiān)督和指導。其主要職責是:

(一)對集團公司各部門、所屬各企業(yè)的檔案工作進行檢查和業(yè)務指導,負責專業(yè)培訓的聯系工作;

(二)負責收集、鑒定、整理、保管集團公司本部的各類檔案資料,人事檔案資料由集團公司人力資源部負責管理;

(三)負責檢查、指導集團公司全資或控股的重點工程項目的竣工檔案編制、整理工作,協同檔案主管部門對集團公司全資或控股的工程項目竣工檔案進行專項驗收;

(四)開發(fā)利用檔案信息資源,編制檢索工具、專題資料,做好查(借)閱檔案和利用情況登記;

(五)嚴格執(zhí)行保密和庫房管理制度,確保檔案的安全與完整;

(六)做好檔案的統(tǒng)計、初步鑒定工作。對保管期限已滿,經初步鑒定無保存價值的檔案,應編制清冊,報集團公司有關領導審批后銷毀;

(七)開展檔案宣傳工作,提高職工檔案管理意識,利用各種現代化管理設施和技術,完善檔案管理工作,開展集團公司檔案管理上等級工作,不斷提高檔案管理水平。

第六條 集團公司各部門設兼職檔案員1名,其主要職責是:負責收集、整理本部門工作中所形成的文件、材料、聲像檔案等,并進行預立卷。兼職檔案員業(yè)務上接受檔案室的指導。

第三章 歸檔制度

第七條 檔案歸檔,是指文件材料在處理完畢之后,由集團公司各部門將有保存價值的文件、各種載體的資料和圖紙進行整理、立卷,按時移交檔案室。

第八條 歸檔范圍和要求:

(一)各部門在工作中辦理完畢的具有存查、利用價值的各種材料,都必須按規(guī)定完整地收集保存好,按歸檔時間移交綜合事務部檔案室;

(二)歸檔的文件材料,應按照其自然形成規(guī)律,保持它們之間的歷史聯系,分類編號,整理立卷;

(三)歸檔的文件、材料必須是原件。要求線條 、字跡、圖像清晰,書寫端正、紙質優(yōu)良、格式統(tǒng)一。嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、易變色、褪色的墨水書寫;

(四)文書檔案,包括但不限于:

1、上級機關發(fā)來的與集團公司有關的決議、決定、指示、命令、條 例、規(guī)定和計劃等文件材料,送集團公司的文件材料;

2、集團公司的請示和上級機關的批復,集團公司對外的正式發(fā)文和與有關單位往來的文書材料;

3、集團公司黨委會、董事會、總經理辦公會、司務會議、年度工作會議、專題業(yè)務會議形成的會議記錄,集團公司其他重要的會議材料,如會議通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

4、集團公司主要經營、管理活動的報告、總結,各種工作計劃、總結、統(tǒng)計報表及簡報等;

5、集團公司簽署的合同、協議及其他各種法律文書;

6、集團公司人事任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料,集團公司職工勞動、工資、福利等方面的文件材料,信訪工作材料;

7、集團公司歷史沿革、大事記等材料。

文書檔案應完整地移交歸檔,不得由承辦部門或個人分散保管。各部門如因工作需要,可保存復印件;

(五)建設工程檔案,集團公司全資或控股的建設工程檔案應在工程竣工驗收后,由建設單位負責匯總,按《某省某投資集團有限公司建設工程檔案管理規(guī)定》歸檔;

(六)科技檔案,集團公司及所屬企業(yè)主持完成的科研技術開發(fā)項目,經鑒定后,須及時將提交鑒定的材料以及鑒定證書等送集團公司檔案室歸檔;

(七)會計檔案,應由財務部門按《某省某投資集團有限公司會計檔案管理規(guī)定》收集、整理、立卷后,按時歸檔。會計憑證、帳本、年度決算(報表)等必須裝訂成冊,按年度編制目錄,鑒定保管期限。交接手續(xù)應齊全;

(八)聲像及電子檔案,包括但不限于:反映集團公司重要活動的照片、錄音帶、錄像帶、vcd等,應分別由主辦人注明事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素后,按時歸檔;

(九)安全生產檔案、治安綜合治理檔案,包括但不限于:規(guī)章 制度、監(jiān)管機構、檢查及整改材料、事故及處理情況、現場及專題會議材料等;

(十)文件、材料檔案移交時,交接經辦人員要填寫移交清單,并在移交清單上簽字確認。

第九條 歸檔時間:

(一)一般文書檔案,經辦部門和人員應在發(fā)出后十個工作日送檔案室歸檔;集團公司組織的重要會議形成的文件材料檔案,應于會后一個月內移交歸檔;集團公司簽署的合同、協議及其他法律文書,經辦人員和部門應在上述法律文書(原件)簽署生效后三個工作日內送集團公司檔案室歸檔;

(二)建設工程的文件材料的收集整理應與工程建設同步進行,在工程項目竣工驗收后,三個月內移交歸檔;

(三)會計檔案由財務部門歸檔保管,兩年后移交檔案室;

(四)科研文件材料應在成果鑒定后一個月內歸檔;

(五)聲像及電子檔案,經辦部門和人員應在有關活動完成后二個月內歸檔;

(六)安全生產檔案、治安綜合治理檔案,經辦部門和人員應在十個工作日內送檔案室歸檔。

第四章 檔案的利用與保密

第十條 檔案室應積極、主動地開展檔案的利用,根據實際情況和工作需要,編制各種檢索工具,編輯專題匯編和參考資料,充分發(fā)揮檔案的作用。

第十一條 凡集團公司本部員工及持有單位合法證明的所屬企業(yè)員工,說明查閱檔案(非密件)的正當理由,經綜合事務部主要負責人同意,可查閱有關檔案。集團公司會計檔案的查閱,按照集團公司財務會計檔案管理規(guī)定處理。復

印檔案材料須經集團公司分管領導批準,并由檔案室負責辦理。未經集團公司有關領導批準,任何組織和個人不得公布檔案。

第十二條 借閱檔案必須按《某省某投資集團有限公司檔案借閱利用管理規(guī)定》辦理手續(xù)。

第十三條 嚴格執(zhí)行檔案保密制度,確保檔案的完整與安全。檔案材料中凡涉及黨和國家秘密、專利和技術秘密,個人隱私或形成部門規(guī)定限制的,一般不宜提供。確因工作需要查閱、復印、借閱密件檔案的,按《某省某投資集團有限公司保密工作管理暫行辦法》有關規(guī)定辦理。

第五章 檔案保管與統(tǒng)計

第十四條 檔案室按有關要求設專用檔案庫房,加強對檔案的保護。案卷經過系統(tǒng)整理后,應存放在專用鐵質檔案柜內。檔案庫房應符合“三鐵一器”和“七防”(防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫)的要求。

第十五條 檔案室應建立健全各項登記和統(tǒng)計制度。對檔案的收進、移出、復印、保管、利用等情況,必須履行登記手續(xù),準確統(tǒng)計,定期編制檔案工作報告。

第六章 檔案的鑒定、銷毀

第十六條 根據國家和省檔案部門規(guī)定,檔案期限分為永久、長期、短期三種,為檔案的鑒定提供依據。

第十七條 由檔案室檔案人員與各部門的有關人員共同組成集團公司檔案鑒定小組,每三年對已經超過保管期限的檔案進行一次鑒定,準確判斷并確定檔案材料的保存或銷毀。

第十八條 對確認失去保管價值,確定銷毀的檔案,由鑒定小組提出銷毀意見,檔案人員編制“檔案銷毀目錄清冊”,經集團公司分管領導批準,指定2人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。

第七章 獎勵與處罰

第十九條 凡對檔案工作作出貢獻,并有下列事跡之一者,給予精神和物質獎勵:

(一)熱愛檔案事業(yè),刻苦鉆研業(yè)務,工作成績優(yōu)異者;

(二)在維護國家檔案完整與安全中表現突出者。

第二十條 凡有下列行為之一者,根據情節(jié)輕重,給予行政處分,構成犯罪的要移交司法機關處理:

(一)損壞、丟失、自行轉借、擅自帶出單位或未經批準擅自銷毀國家檔案者;

(二)涂改、偽造、抽取檔案者;

(三)泄露檔案機密,玩忽職守造成檔案損失者。

第八章 附則

第二十一條 集團公司所屬企業(yè)應根據法律有關規(guī)定和本辦法的要求,制定本企業(yè)的檔案管理辦法,并應報集團公司備案。