石油公司檔案管理暫行辦法
石油銷售公司檔案管理暫行辦法
第一章 總則
第一條 為加強**石油hb銷售有限公司(以下簡稱'hb公司'或' 公司')檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設服 務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、上級單位相關管理辦法及有 關檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指公司在從事基本建設、科研、 經(jīng)營、管理等各項活動中直接形成的,包括外部合作,各類項目管 理等活動中形成的,具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子 數(shù)據(jù)、實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級管理的原則,維護 檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第四條 公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計劃,把檔案工 作所需經(jīng)費納入財務預算計劃,保證檔案工作所需經(jīng)費,逐步加強 設施設備等必備條件,維護檔案的完整與安全。
第二章 檔案管理的機構和職責
第五條 公司綜合辦公室負責檔案工作的監(jiān)督指導、保存利用 和日常管理工作,并根據(jù)實際,設專(兼)職人員負責檔案工作。
第六條 檔案管理的主要職責:
(一)貫徹實施《檔案法》和國家關于檔案工作的法規(guī)和方針 政策,以及上級主管部門制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標準,結(jié)合本單位 實際,制定有關制度、標準和實施細則。
(二)具有公司檔案工作的整體建設、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、 監(jiān)督指導和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計劃,并組織 實施。
(三)負責公司文件材料形成、積累和歸檔工作。
(四)集中管理公司各種活動中形成的所有檔案。維護檔案的 完整與安全,負責公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開發(fā)利用。
(五)負責公司檔案工作的統(tǒng)計分析和匯總上報工作。
(六)負責向上級檔案部門移交有關檔案和資料。
(七)負責公司重點工程、重大科研項目、重要活動的歸檔材 料的驗收。
(八)負責公司檔案管理網(wǎng)點的業(yè)務指導、檢查和人員的培訓 。
(九)負責公司檔案管理新技術、新方法的推廣和檔案計算機 管理的應用工作。
第七條 各部門應執(zhí)行國家有關檔案工作的法律、法規(guī)和政策 ,按照檔案工作的標準規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門文件資料的形 成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。
第三章 歸檔范圍
第八條 歸檔文件材料的來源
(一)公司內(nèi)部形成的文件材料。
(二)各部門移交公司的文件材料。
(三)各部門引進項目、外購設備等附帶的文件材料。
(四)公司參加的合作項目、合作單位按要求向公司呈交文件 材料。
(五)公司執(zhí)行、辦理的外來文件。
第九條 公司在籌備、成立及生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有保存 價值的文件材料均應列入歸檔范圍(見附件二)。
第十條 歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片及 感光底片、膠片、光盤、磁帶、實物等各種載體形式。
第四章 立卷歸檔要求
第十一條 文件材料應在規(guī)定時間內(nèi)歸檔。
(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
(二)產(chǎn)品、科研課題及基建項目文件材料在其項目鑒定、竣 工驗收、財務決算后3個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
(三)外購設備儀器的文件材料在開箱驗收后歸檔。
(四)職工參加公務活動形成的文件材料應在活動結(jié)束后15日 內(nèi)歸檔。
(五)會計文件材料在會計年度終了后,由財務部門保管一年 后移交歸檔。
第十二條 電子文件邏輯歸檔適時進行,物理歸檔應與紙質(zhì)文 件歸檔時間一致。
第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料 應在工作結(jié)束后及時歸檔。
第十四條 下列文件材料應隨時歸檔:
(一)變更、修改、補充的文件材料。
(二)企業(yè)內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時保留在部門或個 人手中的文件材料。
(三)企業(yè)產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料。
(四)其他臨時重要活動中形成的文件材料。
第十五條 各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不 交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按要求立卷歸 檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十六條 各部門向綜合辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交 手續(xù)。
第十七條 檔案工作人員應協(xié)助各職能部門,對應歸檔文件材 料的完整程度、準確性及保存價值進行確認,經(jīng)職能部門負責人簽 審后歸檔。
第十八條 科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、基建項目工程竣工驗收 ,重要外購設備儀器開箱驗收及項目引進、對外協(xié)作項目等有關活 動,要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對所形成的檔案資料進行驗 收。堅持'三納入、四參加'制度。沒有完整、準確、系統(tǒng)的文件材 料以及項目沒有歸檔,不能申報成果或評獎;不能最后通過驗收或 鑒定;所有經(jīng)費不予結(jié)算。
第十九條 立卷歸檔的總體要求:
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持 文件之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng),符合質(zhì)量標準要求,區(qū)別不同價值, 便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊 全完整。
(二)在職能活動中形成的,具有查考利用價值,辦理完畢的 各種形式和載體材料的文件及實物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部 門移交歸檔,其電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸檔。
(三)歸檔文件以件為單位,進行裝訂和系統(tǒng)化整理。
(四)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文 件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正文在前,附 件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷內(nèi)文件材料應按照排列順序依次編寫頁號或件號。裝 訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上 角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號 ,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(六)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi) 文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬 寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫;沒有責任者、 年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄 放在卷內(nèi)。
(七)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點 、中心內(nèi)容和責任者。
(八)當年辦結(jié)的文件放在當年,跨年度的文件放在結(jié)案的年 份里。長期不能結(jié)案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。
(九)歸檔時要注意辦結(jié)情況,避免未結(jié)案歸檔及已結(jié)案的長 期不歸檔。
第五章 檔案的移交
第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊,詳細 填寫檔案的門類及數(shù)量,并經(jīng)本部門負責人簽字審核。
第二十一條 檔案管理部門要組織專門人員,對所移交檔案的 案卷質(zhì)量情況進行檢查,符合要求的檔案經(jīng)檔案管理部門負責人簽 字審核后,辦理交接手續(xù)。
第二十二條 檔案移交時,經(jīng)交接雙方核實后在移交清冊上簽 字。
第二十三條 移交的檔案在運送過程中,移交部門應由專人負 責,以確保檔案的安全。
第六章 檔案保管期限
第二十四條 按國家有關規(guī)定,檔案管理部門結(jié)合公司情況制 定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保 管期限分為:永久、長期和短期。長期為10至50年左右,短期為10 年以下。
第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公 司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有 查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為 短期保管。
第七章 檔案的鑒定與銷毀
第二十六條 檔案管理部門對所保存的檔案定期進行鑒定,對 于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務部 門領導、專業(yè)技術人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組,對被鑒 定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經(jīng)公司有關領導批準,報 上級業(yè)務部門審批后,方可銷毀。原則上三年進行一次檔案銷毀工 作。
第二十九條 銷毀檔案材料,要由二人以上進行,并在指定地 點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第八章 檔案的借閱
第三十條 公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請 單。
第三十一條 檔案管理人員依據(jù)檔案級別判斷是否需要審批。當 為不受限制檔案時直接辦理借閱手續(xù)。
第三十二條 檔案借閱要堅持嚴格保密、方便利用的原則。
(一)凡政府有關部門依法執(zhí)行公務需要查閱檔案,檔案部門 應按有關規(guī)定及時提供完整準確的檔案。
(二)凡社會有關方面需要借閱檔案,必須經(jīng)有關職能部門審 查,由公司負責人或主管領導批準。
(三)外單位人員調(diào)閱檔案,一般要求在檔案室內(nèi)查閱。同時 需持單位介紹信,經(jīng)有關專業(yè)職能部門批準,并登記利用檔案清單 。
(四)借閱涉密檔案必須經(jīng)公司主要負責人審批。
第三十三條 若借閱涉及公司機密的受限制檔案或為外單位人 員借閱時,需經(jīng)公司領導辦公會研究審批后方可借閱。
第三十四條 不得任意擴大借閱范圍,對需要出據(jù)檔案證明的 ,要認真核對摘抄內(nèi)容,進行登記。
第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復印 和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng) 公司綜合辦公室負責人批準。
第三十六條 借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般 不得超過十天。
第三十七條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作 需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
第三十九條 企業(yè)負責人和員工調(diào)離工作崗位時,必須上繳應 歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門簽署意見后,方可辦理有 關手續(xù)。
第九章 檔案庫房管理
第四十條 檔案庫房是保存公司檔案的重要地點,檔案管理人 員要以高度負責的精神,確保檔案資料的安全完整。
第四十一條 檔案部門應集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設立專 門的檔案管理場所,并配備符合檔案管理標準的保管設備、設施。
第四十二條 庫房內(nèi)物品進行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號,并 定期對庫房進行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國家有關檔案庫房 的'八防'要求,保證庫房安全。
第四十三條 庫房內(nèi)的檔案資料定期(半年)清點,保證帳實 一致。
第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房。
第四十五條 認真貫徹安全消防工作方針,嚴格執(zhí)行安全消防 法規(guī)和規(guī)章制度。對檔案人員進行消防教育,做到人人持證上崗。
第十章 檔案信息保密與利用
第四十六條 產(chǎn)生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執(zhí)行中 華人民共和國《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴守國家秘密 和企業(yè)秘密。
第四十七條 加密檔案應按規(guī)定在文件上標注密級和時間期限 ,注意重點保管。
第四十八條 整理檔案應在專門地方(室內(nèi))進行。檔案整理 人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。
第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴格履行利用檔案手續(xù) ,保護企業(yè)的知識產(chǎn)權和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權益不受損害。
第五十條 公司對所保存的重要、珍貴檔案,應當用復制品代 替原件提供利用,原件應妥善保存。
第五十一條 嚴禁私自復制及對外提供檔案資料,尤其對外協(xié) 作項目、研究課題等活動中利用檔案,必須簽訂利用保護協(xié)定。
第五十二條 檔案部門和檔案工作人員要通過多種方式開發(fā)利 用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯 編和編研成果等有關索引服務方式,為利用者提供方便,提高服務 質(zhì)量。利用者分別采用查閱、借閱、復制、電話、網(wǎng)絡查詢檔案信 息。
第五十三條 利用者應嚴格遵守'閱卷規(guī)則',注意愛護檔案, 損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴禁拆卸、勾畫、調(diào)換、污損、轉(zhuǎn)借、短失 和私自復制檔案。
第十一章 獎勵與懲罰
第五十四條 根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司 應給予表彰和獎勵:
(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。
(二)對保護檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績的。
(三)對檔案學研究做出重要貢獻的。
(四)將重要的或者珍貴的檔案贈給企業(yè)的。
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。
第五十五條 凡違反本
辦法,無故延期或不交應歸檔的文件材 料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件 負責人和部門領導做出檢查外,必要時進行經(jīng)濟處罰,并予以通報 批評。
第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關管 理辦法進行處理。對涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未 經(jīng)批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導 和當事人進行處罰,并予以通報批評。
第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還 并責令其當事人寫出書面檢查。
第五十八條 遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘 密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。
第五十九條 對違反《檔案法》的有關規(guī)定,已構成犯罪的, 要依法追究其刑事責任。
第十二章 附則
第六十條 本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。
第六十一條 本辦法自下發(fā)之日起施行。
附件:1.檔案分類規(guī)則
