物業(yè)公司電子郵件管理辦法二

物業(yè)公司電子郵件管理辦法(二)

一、規(guī)范目的:高效規(guī)范的傳遞信息,盡快實現(xiàn)辦公自動化

二、適用范圍:公司所有電子郵件及其傳遞和存檔

三、內(nèi)容:

1、郵件發(fā)送者應(yīng)填寫主題,主題要求簡明扼要,凡是沒有主題的文件,收件人未及時閱讀或批復(fù)而造成的后果及責(zé)任,由郵件發(fā)送者按公司制度承擔(dān)。

2、發(fā)送郵件時,發(fā)送者應(yīng)在電子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期,如果有說明的簡短文字,也應(yīng)在電子郵件正文中寫清楚。

3、篇幅中少于一百字的文字,直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用office軟件編輯輸入,并將office文件作為電子郵件的附件傳送。

4、對于請示、報告、申請、文件、討論稿等征求意見性質(zhì)的郵件,被征求意見或被請示者為收件人,其他需要了解郵件內(nèi)容者為被抄送人。收件人應(yīng)及時答復(fù)發(fā)件人,被抄送人可不答復(fù)。

5、所有部門經(jīng)理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件,以便及時閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不及時而導(dǎo)致未能按通知要求參加會議、未能按要求完成公司安排的各項工作任務(wù)等,按公司制度追究其相應(yīng)責(zé)任。

6、凡是沒有正式定稿的文件,報告、表格等一般情況不得打印。

7、為了減輕公司郵件的負荷,工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無關(guān)的郵件。

8、公司總辦應(yīng)指導(dǎo)和協(xié)助職員對電子郵件進行檔案管理,作為部門用戶應(yīng)指定一文件管理員負責(zé)文件收發(fā)及傳遞信息,并報總辦備案。

四、郵箱管理

1、總辦負責(zé)按公司部門及崗位設(shè)置建立相應(yīng)的郵箱。

2、郵箱使用者應(yīng)保護好郵箱密碼,如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露,請及時做出更改申請。

3、如果沒有得到授權(quán),不能查看他人郵箱內(nèi)容。