某學院后勤管理處文件資料管理辦法

技術學院后勤管理處文件資料管理辦法

為使后管處及各科室資料管理更規(guī)范化、制度化,確保歸檔材料完整、準確、系統(tǒng),更好地為后勤管理工作服務,根據學院檔案管理部門的規(guī)定,結合我處實際情況,特制定本辦法。

后管處資料管理工作實行二級管理體系,“一級管理”是指處室檔案資料的綜合管理,“二級管理”是指科室在工作過程中形成的各類文件資料的管理。

一、“一級管理”和“二級管理”的文件資料:

“一級管理”的資料主要包括:

1、上級機關、學院、相關部門的發(fā)文以及后管處的行文,后管處的工作計劃、工作總結、招標文件、合同協議、會議紀要、申請報告等文件;

2、后管處組織的各項活動中形成的文件;

3、各科室定期收集交處室歸檔的資料;

4、新校區(qū)建設資料;

5、后管處在其他工作中形成的文件資料,如后勤黨支部工作、節(jié)能工作、安全工作、廉政建設工作、固定資產管理工作等;

“二級管理”的資料主要包括:

1、綜合科主要包括:①綜合科的工作職責、工作制度、會議紀要、聯系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②愛衛(wèi)會的工作臺賬;③物管餐飲商務監(jiān)管考評的工作臺賬;④綠化方面資料;⑤單身教工宿舍的管理及水、電、氣的計量資料;⑥教職工購房補貼資料等等。

2、基建科主要包括:①基建科的工作職責、工作制度、會議紀要、聯系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②基建零星項目的全套過程資料;③設備、管線維修監(jiān)管考評臺賬等等。

3、衛(wèi)生所主要包括:①衛(wèi)生所的工作職責、工作制度、會議紀要、審批單、申請報告;②門診臺賬;③藥品采購審批表、藥庫管理臺賬;④醫(yī)保管理臺賬;⑤學生教職工體檢、預防接種資料;⑥計劃生育、獨生子女、婦幼保健、兒童統(tǒng)籌、健康教育等工作臺賬等等。

二、文件資料分類:(除處室行文外)

a類文件資料包括:向上級部門申報的相關資料,如申請報告、審批表;

b類文件資料包括:與學院相關部門之間的各類工作聯系;

c類文件資料包括:處室或科室內部使用管理文件,如工作職責、工作制度、各項臺賬記錄;

三、文件資料管理的具體工作:

主要包括:文件的起草、編號、審批、收集分類、移交歸檔、查閱借用等方面。

1、文件的起草:各科室的各類文件,均應按統(tǒng)一格式起草。

2、文件的登記:按不同的文件類型編制目錄及時登記。

3、文件的編號:后管-科名(處、綜、衛(wèi)、基)-類別(a、b、c)-年份(06)-序號。

4、文件的審批:需相關部門、院領導審閱的文件(招標書、合同協議等),必須在首頁上《審閱記錄》,以便記錄審閱意見。

5、文件的收集、分類:主要包括部門內和部門外的兩大文件的收集工作,其中內部文件主要包括七大類:①合同協議;②會議紀要;③工作聯系單(簽證單、驗收單、整改通知單);④申請報告;⑤招投標;⑥工作計劃、工作總結;⑦工作臺賬;外部文件主要包括:相關部門傳遞讀閱文件等。

6、文件的移交、歸檔:主要是指各科室收集匯總的文件移交處室統(tǒng)一保管,即二級管理轉交給一級管理,歸檔的文件必須是辦理完畢和結案的文件材料,盡可能提供文件材料與相應的電子文件一并歸檔。每年度分6月底和12月底兩次集中歸檔資料,如有特殊情況,雙方當事人可協商另定時間移交檔案,歸檔資料中若有文件需經常調用查閱,則部門應自行復印一份留用備查。資料移交驗收合格后,完成《資料移交清單》的填寫、簽字工作,移交清單一式2份,一份交移交人,一份由接受人自存。

7、文件的查閱、借用:文件資料的查閱、借用須辦理登記手續(xù),比較重要的文件資料應經領導批準,且復印留底,防止丟失。