物業(yè)管理公司檔案管理辦法7

物業(yè)管理公司檔案管理辦法(七)

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作,完整地保存和科學(xué)地管理公司檔案,充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用,根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定此辦法。

第二條公司檔案包括公司在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和,按保存時(shí)間分為永久保存(五十年以上)、長(zhǎng)期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。

第三條公司檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理的原則,由綜合部加強(qiáng)對(duì)公司檔案管理的領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)建立健全檔案工作制度,以達(dá)到檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的目的。

第二章檔案管理工作機(jī)構(gòu)和管理員職責(zé)

第四條公司檔案管理由綜合部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),由業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬,熱愛公司的專職人員擔(dān)任,同時(shí)其他各部門要設(shè)置兼職的檔案管理員。

第五條檔案管理人員基本職責(zé):

一、認(rèn)真貫徹集團(tuán)公司有關(guān)的檔案管理制度;

二、忠于職守,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度,維護(hù)檔案的完整與安全。

三、負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司全部檔案(除公司另有管理規(guī)定的特殊資料外)。

四、負(fù)責(zé)建立健全公司檔案管理的工作方針、工作目標(biāo)、工作程序。

第三章檔案的形成

第六條歸檔文件要求書寫工整,圖樣清晰,材料完整,能準(zhǔn)確地反映公司本次活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和整個(gè)過程。

第七條檔案材料必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。

第八條檔案管理員必須按集團(tuán)公司檔案管理的有關(guān)制度和要求定期編制各類材料的歸檔范圍。

第九條各部門工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)等活動(dòng)中帶回的材料要及時(shí)歸檔。

第十條各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的文件材料在次年5月份前必須完成歸檔,公司檔案管理員要督促各部門執(zhí)行。

第四章檔案管理

第十一條公司檔案管理員必須對(duì)公司各部門移交的檔案按規(guī)定進(jìn)行分類:

一、根據(jù)集團(tuán)公司檔案分類編號(hào)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案分類編號(hào),并要求保持一定的穩(wěn)定性,不得隨意改動(dòng)。

二、分類和編號(hào)要遵循材料的形成規(guī)律,要求為檔案的保管和利用提供方便。

三、公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、技術(shù)性及財(cái)務(wù)等管理性文件,要按其文件內(nèi)容分別歸入各類檔案中統(tǒng)一編號(hào)。

第十二條公司綜合部要根據(jù)需要編制案卷總目錄、全引目錄、專題目錄、分案目錄、底圖目錄等不同形式的檢索工具,并且進(jìn)行檔案著錄工作,便于查找利用。

第十三條檔案保管要求:

一、對(duì)底圖保管必須采取平放或卷放,不允許折疊保管。

二、聲像檔案要統(tǒng)一分類編號(hào),單獨(dú)存放。

三、實(shí)物檔案要統(tǒng)一編號(hào)集中保管。

第十四條經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案,要編制銷毀清冊(cè),經(jīng)批準(zhǔn)后指派專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字。

第五章移交和利用

第十五條公司檔案室要按集團(tuán)公司檔案有關(guān)規(guī)定及時(shí)向集團(tuán)檔案室移交有關(guān)檔案。

第十六條公司檔案應(yīng)簡(jiǎn)化借閱程序,做到科學(xué)而不繁瑣,利于公司員工查閱檔案。

第十七條公司檔案原則上不借出,若特殊情況,須由檔案主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,并進(jìn)行登記,但不得超出三天。

第十八條公司檔案原則上不外借,僅供內(nèi)部參閱。若情況特殊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,可借出復(fù)印件,原件概不外借。

第六章附則

第十九條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,解釋權(quán)歸綜合部。