第1篇 x鐵路公司工程檔案管理辦法
**鐵路有限責任公司工程檔案管理辦法(暫行)
第一章 總 則
第一條 為加強工程檔案管理,有效保護和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關法律法規(guī),特制定工程檔案管理辦法(暫行)。
第二條 本辦法所稱的工程檔案,是指工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀錄。
第三條 工程檔案分工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
(一)工程準備階段文件:工程建設開工之前,在立項、審批、勘察、評估、設計、招投標等工程準備階段形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(二)監(jiān)理文件:工程監(jiān)理單位在工程設計、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(三)施工文件:工程施工單位在工程施工過程中形成的文件件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(四)竣工圖:工程竣工驗收后,真實反映工程項目施工結果的圖樣。
(五)竣工驗收文件:建設工程竣工驗收活動中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
第四條 工程檔案的類型:
(一)紙質(zhì)載體:以紙張為基礎的載體形式。
(二)縮微品載體:以膠片為基礎,利用縮微技術對工程資料進行保存的載體形式。
(三)光盤載體:以光盤為基礎,利用計算機技術對工程資料進行存儲的形式。
(四)磁性載體:以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎,對工程資料的電子文件、聲音、圖象進行存儲的形式。
第五條 工程檔案管理部門必須對工程檔案進行依法管理、有效保護、積極開發(fā)檔案信息資源,確保工程檔案的完整、安全、規(guī)范。
第二章 檔案管理部門及其職責
第六條 公司綜合管理部門負責公司工程檔案的管理工作。其主要職責如下:
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和各項方針政策。
(二)制定檔案管理工作的規(guī)章制度,并組織實施、推行檔案管理標準。
(三)對檔案的日常管理進行監(jiān)督和指導。
(四)集中管理檔案,維護檔案的完整和安全,開展檔案的利用工作,做好檔案的鑒定和編目。
(五)對工程建設過程中各類文件的形成和積累進行監(jiān)督、催辦,并指導業(yè)務部門負責的工程檔案的及時歸檔和日常管理、臨時借閱。
(六)對檔案的收進、移交、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。
第七條 各業(yè)務部門的檔案管理職責:
(一)項目前期工作部門負責工程項目準備階段(工程建設動工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
(二)工程技術部門負責工程建設過程中監(jiān)理、施工、竣工等階段(工程建設動工后)形成的工程文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
(三)合同管理部門負責工程前期準備階段和建設過程中形成工程合同的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
第八條 工程檔案的原件必須移交公司檔案管理部門歸檔,各業(yè)務部門不得留存或拒絕(超期)歸檔
第三章 檔案的管理
第八條 工程檔案應按照國家檔案的分類規(guī)則,所有的工程文件,由檔案管理部門催辦、各業(yè)務部門收集整理,按照文件形成后7日內(nèi)完成移交歸檔的要求辦理。列入工程檔案分類管理的檔案目錄如下:
(一)工程準備階段文件
1、工程立項及審批文件。
2、工程勘察、評估、測繪、設計文件。
3、建設用地、征地、拆遷文件。
4、招投標文件及合同。
5、工程開工審批文件。
6、財務文件(工程投資估算材料、工程設計概算材料、施工圖概算材料、施工預算等)。
7、工程建設、施工、監(jiān)理機構及負責人。
8、工程準備階段形成的其他文件。
(二)監(jiān)理文件
(三)施工文件
1、施工技術準備文件。
2、施工現(xiàn)場準備文件。
3、工程圖紙變更記錄。
4、施工材料質(zhì)量證明文件及復驗報告。
5、施工實驗記錄。
6、隱蔽工程檢查記錄。
7、施工紀錄。
8、工程質(zhì)量事故處理記錄。
9、工程質(zhì)量檢查記錄。
(四)竣工圖
(五)竣工驗收文件
1、工程竣工總結。
2、竣工驗收記錄。
3、財務文件。
4、聲像、微縮、電子檔案。
第九條 工程檔案編制質(zhì)量要求:
(一)歸檔的工程文件應為原件。
(二)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。
(三)工程文件的內(nèi)容必須真實、準確,與工程實際相符合。
(四)工程文件應采用耐久性強的書寫材料(如碳素墨水、藍黑墨水)。
(五)工程文件應字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為a4幅面(297mm×210mm);圖紙宜采用國家標準圖幅。
(七)工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張;圖紙采用計算機出圖,出圖必須清晰,不得使用計算機所出圖紙的復印件。
(八)所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
(九)利用施工圖改繪的竣工圖,必須標明變更修改依據(jù);凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應當重新繪制竣工圖。
(十)不同幅面的工程圖紙應統(tǒng)一折疊稱a4幅面,圖標欄露在外面。
(十一)工程檔案的照片(含底片)及聲像檔案,要求圖像清晰,聲音清楚,文字說明準確。
第十條工程檔案的組卷要求:
(一)組卷原則
1、工程準備階段文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。
2、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
3、施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
4、竣工圖按單位工程、專業(yè)等組卷。
5、竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。
(二)組卷的原則、要求和卷內(nèi)排列、編目、目錄編制、封面等按《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的有關規(guī)定執(zhí)行。
第十一條 工程檔案的保存價值、鑒定和保管期限確定,銷毀失去保存價值的檔案,必須依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》確定的原則、標準、程序和方法進行。
第十二條 工程檔案的借閱實行審批登記制。借閱人(公司內(nèi)部業(yè)務部門)在借閱前到檔案管理部門填寫檔案借閱審批單(注明借閱原因、借閱期限、是否復印等),經(jīng)公司分管領導簽批,檔案管理人員進行借閱登記后,方可借閱。公司外部人員借閱工程檔案的,由公司業(yè)務部門填寫檔案借閱審批單,按上述程序辦理,但審批單必須經(jīng)公司主要領導簽批。
第十三條 借閱檔案由公司檔案管理部門負責限期收回。
第十四條 對違反本規(guī)定,在檔案管理過程中弄虛作假、失職瀆職等行為,一經(jīng)查證屬實,對責任人一律解聘或除名。給公司造成經(jīng)濟損失的,由責任人依法賠償。構成犯罪的依法追究刑事責任。
第2篇 鐵路公司工程檔案管理辦法
__ __ 鐵路有限責任公司工程檔案管理辦法(暫行)第一章 總 則
第一條 為加強工程檔案管理,有效保護和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關法律法規(guī),特制定工程檔案管理辦法(暫行)。
第二條 本辦法所稱的工程檔案,是指工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀錄。
第三條 工程檔案分工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
(一) 工程準備階段文件:工程建設開工之前,在立項、審批、勘察、評估、設計、招投標等工程準備階段形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(二) 監(jiān)理文件:工程監(jiān)理單位在工程設計、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(三) 施工文件:工程施工單位在工程施工過程中形成的文件件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(四) 竣工圖:工程竣工驗收后,真實反映工程項目施工結果的圖樣。
(五) 竣工驗收文件:建設工程竣工驗收活動中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
第四條 工程檔案的類型:
(一) 紙質(zhì)載體:以紙張為基礎的載體形式。
(二) 縮微品載體:以膠片為基礎,利用縮微技術對工程資料進行保存的載體形式。
(三) 光盤載體:以光盤為基礎,利用計算機技術對工程資料進行存儲的形式。
(四) 磁性載體:以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎,對工程資料的電子文件、聲音、圖象進行存儲的形式。
第五條 工程檔案管理部門必須對工程檔案進行依法管理、有效保護、積極開發(fā)檔案信息資源,確保工程檔案的完整、安全、規(guī)范。第二章 檔案管理部門及其職責
第六條 公司綜合管理部門負責公司工程檔案的管理工作。其主要職責如下:
(一) 貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和各項方針政策。
(二) 制定檔案管理工作的規(guī)章制度,并組織實施、推行檔案管理標準。
(三) 對檔案的日常管理進行監(jiān)督和指導。
(四) 集中管理檔案,維護檔案的完整和安全,開展檔案的利用工作,做好檔案的鑒定和編目。
(五) 對工程建設過程中各類文件的形成和積累進行監(jiān)督、催辦,并指導業(yè)務部門負責的工程檔案的及時歸檔和日常管理、臨時借閱。
(六) 對檔案的收進、移交、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。
第七條 各業(yè)務部門的檔案管理職責:
(一) 項目前期工作部門負責工程項目準備階段(工程建設動工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
(二) 工程技術部門負責工程建設過程中監(jiān)理、施工、竣工等階段(工程建設動工后)形成的工程文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
(三) 合同管理部門負責工程前期準備階段和建設過程中形成工程合同的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
第八條 工程檔案的原件必須移交公司檔案管理部門歸檔,各業(yè)務部門不得留存或拒絕(超期)歸檔第三章 檔案的管理
第八條 工程檔案應按照國家檔案的分類規(guī)則,所有的工程文件,由檔案管理部門催辦、各業(yè)務部門收集整理,按照文件形成后7日內(nèi)完成移交歸檔的要求辦理。列入工程檔案分類管理的檔案目錄如下:
(一) 工程準備階段文件
1、 工程立項及審批文件。
2、 工程勘察、評估、測繪、設計文件。
3、 建設用地、征地、拆遷文件。
4、 招投標文件及合同。
5、 工程開工審批文件。
6、 財務文件(工程投資估算材料、工程設計概算材料、施工圖概算材料、施工預算等)。
7、 工程建設、施工、監(jiān)理機構及負責人。
8、 工程準備階段形成的其他文件。
(二) 監(jiān)理文件
(三) 施工文件
1、 施工技術準備文件。
2、 施工現(xiàn)場準備文件。
3、 工程圖紙變更記錄。
4、 施工材料質(zhì)量證明文件及復驗報告。
5、 施工實驗記錄。
6、 隱蔽工程檢查記錄。
7、 施工紀錄。
8、 工程質(zhì)量事故處理記錄。
9、 工程質(zhì)量檢查記錄。
(四) 竣工圖
(五) 竣工驗收文件
1、 工程竣工總結。
2、 竣工驗收記錄。
3、 財務文件。
4、 聲像、微縮、電子檔案。
第九條 工程檔案編制質(zhì)量要求:
(一) 歸檔的工程文件應為原件。
(二) 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。
(三) 工程文件的內(nèi)容必須真實、準確,與工程實際相符合。
(四) 工程文件應采用耐久性強的書寫材料(如碳素墨水、藍黑墨水)。
(五) 工程文件應字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
(六) 工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為a4幅面(297mm_210mm);圖紙宜采用國家標準圖幅。
(七) 工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張;圖紙采用計算機出圖,出圖必須清晰,不得使用計算機所出圖紙的復印件。
(八) 所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
(九) 利用施工圖改繪的竣工圖,必須標明變更修改依據(jù);凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應當重新繪制竣工圖。
(十) 不同幅面的工程圖紙應統(tǒng)一折疊稱a4幅面,圖標欄露在外面。(十一)工程檔案的照片(含底片)及聲像檔案,要求圖像清晰,聲音清楚,文字說明準確。
第十條 工程檔案的組卷要求:
(一) 組卷原則
1、 工程準備階段文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。
2、 監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
3、 施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
4、 竣工圖按單位工程、專業(yè)等組卷。
5、 竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。
(二) 組卷的原則、要求和卷內(nèi)排列、編目、目錄編制、封面等按《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的有關規(guī)定執(zhí)行。
第十一條 工程檔案的保存價值、鑒定和保管期限確定,銷毀失去保存價值的檔案,必須依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》確定的原則、標準、程序和方法進行。
第十二條 工程檔案的借閱實行審批登記制。借閱人(公司內(nèi)部業(yè)務部門)在借閱前到檔案管理部門填寫檔案借閱審批單(注明借閱原因、借閱期限、是否復印等),經(jīng)公司分管領導簽批,檔案管理人員進行借閱登記后,方可借閱。公司外部人員借閱工程檔案的,由公司業(yè)務部門填寫檔案借閱審批單,按上述程序辦理,但審批單必須經(jīng)公司主要領導簽批。
第十三條 借閱檔案由公司檔案管理部門負責限期收回。
第十四條 對違反本規(guī)定,在檔案管理過程中弄虛作假、失職瀆職等行為,一經(jīng)查證屬實,對責任人一律解聘或除名。給公司造成經(jīng)濟損失的,由責任人依法賠償。構成犯罪的依法追究刑事責任。
第十五條 本辦法(暫行)由河南__ __ 鐵路有限責任公司負責解釋,自印發(fā)之日起試行。
