第1篇 工程技術(shù)檔案管理辦法
工程技術(shù)檔案的管理辦法
技術(shù)檔案管理按照檔案館關(guān)于工程歸檔要求進行。工程技術(shù)檔案管理分為施工技術(shù)檔案和竣工技術(shù)檔案,企業(yè)內(nèi)部和項目部分別設(shè)置專人負責(zé)這項工作。
第1節(jié)施工技術(shù)資料和管理
1.1加強對施工技術(shù)資料管理的領(lǐng)導(dǎo),實行項目主任工程師(技術(shù)負責(zé)人)負責(zé)建立崗位責(zé)任制。
1.2工程技術(shù)資料應(yīng)隨施工進度及時整理,應(yīng)按專業(yè)系統(tǒng)歸類,認真填寫,做到字跡清楚,項目齊全、記錄準確、真實。
1.3建設(shè)單位直接分包的項目,應(yīng)在分包合同中明確資料收集內(nèi)容和移交的時間。
1.4在單位工程施工前,與建設(shè)(監(jiān)理)單位共同制訂材料或試塊的送檢計劃,并確定見證試驗室。對甲方提供的材料應(yīng)在提貨時,及時索要有關(guān)材料合格證或質(zhì)量證明書。
1.5把施工技術(shù)資料的管理納入企業(yè)的獎罰制度,對由管理失控造成涂改、偽造、隨意抽撤或損壞、丟失等行為造成資料不符合要求的,按有關(guān)規(guī)定給予處罰,情節(jié)嚴重構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。
第2節(jié)技術(shù)檔案的內(nèi)容
2.1土建部分
2.1.1 建設(shè)工程規(guī)劃許可證及工程開工審批表。
2.1.2 圖紙會審、設(shè)計變更、洽商記錄。
2.1.3 主要原材料、成品、半成品、構(gòu)配件出廠證明及合格證(或試驗記錄證明)。
1)磚、水泥、砂、鋼筋、防水材料、隔熱保溫材料、防腐材料試驗報告、鋼構(gòu)件、焊條、外加劑、門窗。
2 )以上材料出廠合格證及試驗報告。
2.1.4 施工試驗報告及記錄。
2.1.5 預(yù)檢記錄:工程定位測量記錄,模板預(yù)檢、樓層放線、樓層50cm 水平控制線、軸線豎向投測控制線。
2.1.6 隱蔽工程記錄。
2.1.7 驗收記錄
1 )結(jié)構(gòu)工程驗收記錄。
2 )竣工驗收。
3 )單位工程質(zhì)量綜合評定表。
4 )單位工程驗收記錄。
5 )工程質(zhì)量竣工核定證書。
2.1.8 新型建筑材料及施工新技術(shù)資料。
2.2管道工程
2.2.1 圖紙會審、設(shè)計變更、洽商記錄。
2.2.2 主要材料及設(shè)備的合格證。
2.2.3 隱蔽工程驗收記錄。
2.2.4 主要設(shè)備明細表及試運轉(zhuǎn)記錄。
2.2.5功能試驗記錄。
1 )上水的水壓試驗記錄。
2 )下水灌水試驗記錄。
3 )通風(fēng)管道試壓、密閉試驗記錄。
4 )消防管道試壓記錄(包括自動滅火系統(tǒng))。
2.2.6 室外管線測量記錄。
2.2.7 竣工驗收:分部工程驗收核查書。
2.3電氣工程
2.3.1 圖紙會審、設(shè)計變更、洽商記錄。
2.3.2 主要材料及設(shè)備的合格證。
2.3.3 隱蔽工程驗收記錄。
2.3.4 主要設(shè)備明細表及試運轉(zhuǎn)記錄。
2.3.5 調(diào)試記錄、電阻調(diào)試記錄及系統(tǒng)調(diào)試記錄。
2.3.6 發(fā)電、變電、供配電、開關(guān)柜等耐壓試驗。
2.3.7 室外直填電纜測量記錄。
2.3.8 竣工驗收:分部工程驗收核查書。
第2篇 工程技術(shù)檔案管理規(guī)定辦法
工程技術(shù)檔案管理規(guī)定大家有了解過嗎以下是小編分享的工程技術(shù)檔案管理規(guī)定全文,請閱讀!
工程檔案管理規(guī)定【1】
1、按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》,監(jiān)理文件有10大類27個,要求在不同的單位歸檔保存,現(xiàn)分述如下:
(1)監(jiān)理規(guī)劃:
1)監(jiān)理規(guī)劃(建設(shè)單位長期保存,監(jiān)理單位短期保存,送城建檔案管理部門保存;
2)監(jiān)理實施細則;
3)監(jiān)理部總控制計劃等。
(2)監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題。
(3)監(jiān)理會議紀要中的有關(guān)質(zhì)量問題。
(4)進度控制:
1)工程開工/復(fù)工審批表;
2)工程開工/復(fù)工暫停令。
(5)質(zhì)量控制:
1)不合格項目通知;
2)質(zhì)量事故報告及處理意見。
(6)造價控制:
1)預(yù)付款報審與支付;
2)月付款報審與支付;
3)設(shè)計變更、洽商費用報審與簽認;
4)工程竣工決算審核意見書。
(7)分包資質(zhì):
1)分包單位資質(zhì)材料;
2)供貨單位資質(zhì)材料;
3)試驗等單位資質(zhì)材料。
(8)監(jiān)理通知:
1)有關(guān)進度控制的監(jiān)理通知;
2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知;
3)有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知。
(9)合同與其他事項管理:
1)工程延期報告及審批;
2)費用索賠報告及審批;
3)合同爭議、違約報告及處理意見;
4)合同變更材料。
(10)監(jiān)理工作總結(jié):
1)專題總結(jié);
2)月報總結(jié);
3)工程竣工總結(jié);
4)質(zhì)量評估報告。
2、監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記:由建設(shè)工程項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱,如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍,注明在文件傳閱紙上,隨同文件和記錄進行傳閱。
3、監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記:發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名,并加蓋項目監(jiān)理部圖章,對蓋章工作應(yīng)進行專項登記。
工程技術(shù)資料及檔案管理制度【2】
1 范圍
本制度規(guī)定了**發(fā)電有限公司所有部門工程技術(shù)資料管理標準、管理內(nèi)容、要求與方法、檢查與考核。
本制度適用于**發(fā)電有限公司一期工程從項目立項前準備階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間所有工程項目技術(shù)資料的收集、整理、移交等管理。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。
凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。
建設(shè)項目(工程)檔案驗收辦法(國檔發(fā)[1992]8號)
火力發(fā)電廠工程竣工圖文件編制規(guī)定(電力部電建[1996]666號)
火電企業(yè)檔案分類表(6-9大類)(2002)
火電機組達標投產(chǎn)考核辦法(試行)(國電集工[2004]125號)
da/t22-2000 歸檔文件整理規(guī)則
gb/t11322-2000 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
da/t28—2002 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范
3 公司技術(shù)檔案管理層次
3.1 公司工程技術(shù)檔案管理層次示意圖見圖1。
職責(zé)
3.2 綜合部
3.2.1 公司檔案室的直接管理部門,負責(zé)建立規(guī)范的公司檔案室,設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。
3.2.2 負責(zé)根據(jù)國家和行業(yè)的檔案法規(guī),制定公司工程技術(shù)檔案管理制度,報公司批準后,印發(fā)各部門執(zhí)行。
3.2.3 及時向公司檔案室移交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項目資料。
3.3 公司檔案室
3.3.1 負責(zé)公司工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作,負責(zé)圖紙、設(shè)備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發(fā)放、借閱及其登記、微機錄入及編碼歸檔。
3.3.2 負責(zé)歸檔數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份。
3.3.3 負責(zé)指導(dǎo)公司各部門收集、整理相關(guān)工程技術(shù)資料。
3.3.4 負責(zé)檔案設(shè)施、設(shè)備的維護管理,負責(zé)庫存工程技術(shù)檔案的安全及保密工作。
3.3.5 負責(zé)達標投產(chǎn)的資料整理工作。
3.4 工程部
3.4.1 建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室,設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。
3.4.2 督促參建各單位(包括監(jiān)理單位、施工單位、調(diào)試單位)嚴格遵守公司工程技術(shù)檔案資料管理辦法,并納入合同條款中進行管理。
3.4.3 協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理的重大問題。
3.4.4 審定經(jīng)過監(jiān)理單位審查的各類技術(shù)資料,并及時移交資料室。
3.5 工程部資料室
3.5.1 負責(zé)圖紙、設(shè)備資料、技術(shù)協(xié)議、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。
3.5.2 負責(zé)各種工地會議紀要、施工措施、監(jiān)理月報、質(zhì)檢報驗單等的接收整理、登記、發(fā)放和借閱。
3.5.3 負責(zé)工作聯(lián)系單、變更單的接收、發(fā)放和登記。
3.5.4 負責(zé)進口設(shè)備有關(guān)外文資料的翻譯。
3.5.5 參加設(shè)備開箱驗收,收取設(shè)備開箱資料。
3.5.6 及時向公司檔案室移交上述各類需永久或長期保存的資料檔案。
3.5.7 協(xié)助公司檔案室做好達標投產(chǎn)要求的資料整理工作。
3.6 計劃部
3.6.1 負責(zé)提交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項目資料,包括工程項目的融資、貸款合同、協(xié)議,工程項目開工報告和批復(fù)文件;工程開工前的審計文件;工程項目的設(shè)計合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄;工程的設(shè)備合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄;設(shè)備招標投標文件;工程項目的施工(含安裝)合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄;工程調(diào)試合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄等,工程監(jiān)理合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄;工程項目招標投標文件;本部門發(fā)出的有關(guān)工程前期的依據(jù)性文件、報告、紀要、備忘錄等。
3.6.2 負責(zé)4.5.1所述資料的收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。
3.6.3 負責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。
3.6.4 負責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。
3.6.5 負責(zé)與設(shè)備供貨方在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。
3.6.6 負責(zé)在新到設(shè)備領(lǐng)出開箱時通知工程部收取開箱資料。
3.7 生產(chǎn)準備部
3.7.1 負責(zé)提交考核期的運行材料,包括本企業(yè)的技術(shù)標準,系統(tǒng)圖等必備圖紙,操作票、工作票、運行日志等運行臺帳,培訓(xùn)教材,考核期的生產(chǎn)記錄,考核期的事故分析、處理記錄及結(jié)論等。
3.7.2 負責(zé)4.6.1所述資料收集、積累以及移交公司工程技術(shù)檔案室之前的保存及管理。
3.7.3 負責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。
3.7.4 負責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。
4 管理內(nèi)容與方法
4.1 工程技術(shù)資料歸檔范圍
4.1.1 建設(shè)項目工程技術(shù)資料歸檔范圍,見國家電力公司電源建設(shè)部《火電機組達標投產(chǎn)考核標準(2001年版)及其條文解釋》考核項目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定。
4.1.2 公司凡持有上條所述標準規(guī)定之范圍中所列資料的,無論是由部門或者個人保管,均應(yīng)按本制度要求進行整理,由檔案工作人員驗收后歸檔。
4.1.3 對與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理后歸檔。
有電子文檔資料的,應(yīng)同時收集齊全。
4.1.4 所有歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
4.2 工程技術(shù)資料管理
4.2.1 接收:技術(shù)檔案室在接收資料時應(yīng)仔細核對資料名稱、份數(shù)、資料狀況(正、副本、原件、復(fù)印件、完好、齊全、破損)。
4.2.2 登記:充分利用基建mis中的資料管理軟件,分類登記,登記后對照《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則火電企業(yè)檔案分類表(2002)》(6-9大類)中的分類,確保軟件自動生成的檔案編號與分類表一致。
4.2.3 填寫卷盒封面、脊背。
4.2.4 排架。
資料按類別分類排架:依照從上到下,從左到右的原則,卷盒(袋)正面向左。
4.2.5 資料的分發(fā)及借閱:
4.2.5.1 資料分發(fā)要填寫“文件和資料發(fā)放登記表”,借閱要填寫“資料借閱登記表”,簽字備查。
4.2.5.2 公司工程技術(shù)檔案資料原則上僅供公司內(nèi)部人員使用,外單位調(diào)閱檔案要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準,見有效證件才可接待。
4.2.5.3 資料外借一般不超過1個月,最長不超過3月。
超過規(guī)定時間應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
檔案室保存的資料數(shù)量任何時候不應(yīng)少于二套,只剩二套時,原則上不再外借,特殊情況下急需借閱,必須經(jīng)過綜合
部主任簽字批準。
4.2.5.4 借閱資料要及時歸還。
4.2.5.5 對借出歸還的資料要認真核對清點。
4.2.5.6 收到歸還的資料要及時放回原處,并在借閱登記表上注銷。
4.2.5.7 檔案室對借出資料每月匯總一次,對到期未還的資料發(fā)出催還通知。
4.3 工程技術(shù)檔案管理
4.3.1 收集
4.3.1.1 凡**發(fā)電有限公司2×600mw建設(shè)工程從項目立項前準備階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間,辦理完畢并能反應(yīng)與生產(chǎn)、建設(shè)、科研、技術(shù)等有關(guān)重要職能活動,對今后各項工作和延續(xù)本企業(yè)、本單位歷史發(fā)展具有查考和憑證價值的科技文件材料(紙質(zhì)及其它載體)均需進行收集。
而事務(wù)性、臨時性、重復(fù)性且無查考利用價值則不需進行收集。
4.3.1.2 具體歸檔范圍見國家電力公司電源建設(shè)部《火電機組達標投產(chǎn)考核標準(2001年版)及其條文解釋》考核項目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定,并參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(da/t28—2002)執(zhí)行。
4.3.1.3 檔案管理人員應(yīng)堅持“五參加”(參加科研成果和科研項目鑒定;參加設(shè)備招、評標,參加設(shè)備開箱;參加工程項目驗收;參加重要的生產(chǎn)事故分析會),了解工程進度及有關(guān)資料情況,以保證各類檔案資料及時、齊全、準確的歸檔。
4.3.2 分類、組卷
4.3.2.1 分類、組卷要遵循檔案文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,做到分類科學(xué)。
組卷合理,層次分明,檢索便利。
4.3.2.2 本公司工程技術(shù)檔案分類按《火電企業(yè)檔案分類表(6-9)大類》(2002)分類方法進行分類,分類號由四位阿拉伯?dāng)?shù)構(gòu)成四級類目,各級類目均用0-9標識。
4.3.2.3 在做好分類的基礎(chǔ)上,按各大類下的屬類進行組卷、裝盒。
4.3.3 編號
4.3.3.1 對已組成的案卷編寫檔案號。
4.3.3.2 檔案號由目錄號(代號)、分類號、案卷順序號構(gòu)成,表示方法如下:
1) 6大類代號用年代標識。
2) 7大類的代號采用7001標識,首位數(shù)代表類別號,后三位數(shù)代表課題順序號。
3) 8-9大類(從基本建設(shè)工程立項前準備到工程竣工投產(chǎn)為止的文件材料),目錄號的前兩位數(shù)代表工期號,后兩位數(shù)代表機組號(公用部分目錄號的后兩位用“00”標識)。
4) 舉例:“**發(fā)電有限公司#1機組汽輪機安裝質(zhì)量驗評記錄”檔案號為:“0101-8055-001”。
4.3.4 案卷的整理
4.3.4.1 卷內(nèi)文件排列
1)管理性文件材料按問題、時間或重要程度排列。
2)設(shè)備資料要求文字材料在前,圖樣在后。
3)施工記錄要求單位工程在前,分部在后。
4.3.4.2 裝訂
1)文字材料以件為單位裝訂,裝訂前要取下金屬裝訂物,采取三孔線裝形式裝訂,裝訂線在左邊。
不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統(tǒng)一尺寸。
不得大于a4幅面(外文已裝訂資料除外)。
且要求裝訂邊及底邊對齊。
2)圖紙一律不裝訂,但案卷內(nèi)大于a4幅面的圖紙要全部折疊成a4幅面,折疊方式采用反折式手風(fēng)琴折疊法(反面在外),圖標欄在圖紙縱向右下角。
4.3.5 案卷的編目,用微機、檔案管理軟件進行編目。
4.3.5.1 編寫案卷頁號。
1)案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。
2)頁號用自動號碼機編寫,單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號。
雙面書寫的文件材料,正面在右下角,背面在左下角編寫頁號。
3)案卷封面、卷內(nèi)目錄(原有圖樣目錄除外),卷內(nèi)備考表不編頁號。
4.3.5.2 案卷封面的編制
1)案卷采用內(nèi)封面,內(nèi)封面與檔案一并裝入卷盒內(nèi),放在卷首。
2)擬寫案卷題名,要求簡明、準確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。
案卷題名的主要內(nèi)容包括項目名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。
3)編制單位:填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。
4)編制日期:填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。
5)保管期限,填寫其劃定的保管期限,按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》執(zhí)行。
6)密級依據(jù)保密規(guī)定填寫。
7)填寫檔案號。
4.3.5.3 案卷脊背的編制。
1)案卷脊背用150白色書寫紙或g120g牛皮紙(與卷盒同色),書寫(或打印脊背)。
2)案卷脊背內(nèi)容包括檔案號和案卷題名。
