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x醫(yī)藥企業(yè)應收帳款管理制度(2篇范文)

發(fā)布時間:2024-11-29 查看人數(shù):55

x醫(yī)藥企業(yè)應收帳款管理制度

第1篇 x醫(yī)藥企業(yè)應收帳款管理制度

一、應收賬款控制的兩個重要指標為:信用額度、信用期。其中信用額度依據(jù)客戶綜合情況滾動制訂(參見信用額度滾動制訂實行辦法),信用期統(tǒng)一規(guī)定:商業(yè)最高為三個月,直銷醫(yī)院最高為四個月。應收帳款采用權責發(fā)生制核算。

二、分項管理制度:

1、客戶開戶管理:

1-1、對于新增客戶,由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”并附上經(jīng)過年檢的營業(yè)執(zhí)照(醫(yī)院為醫(yī)療機構許可證)、藥品經(jīng)營許可證、稅務登記證,經(jīng)各級業(yè)務經(jīng)理審核后交會計部,會計部就所提供的證照予以復審,合格后予以開戶,相關信息錄入檔案。

1-2、新增客戶原則上不授予信用額度,但業(yè)務部門認為該客戶資信條件良好,可以賒銷的,應在申請表上填寫信用額度,經(jīng)合格的法人或自然人擔保,銷售經(jīng)理、銷售副總裁、財務總監(jiān)核決后方可授予信用額度。

2、客戶檔案管理:

2-1、所有客戶均應提供客戶檔案,包括:客戶全稱、簡稱、公司地址、發(fā)貨地址、電話、傳真、開戶行、稅號、帳號、法人。

2-2、客戶更名時,須提供新舊公司同時蓋公章的更名通知、新名稱營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證、稅務登記證、股東構成,并出具由新公司承擔原公司債務的申明。

2-3、客戶更改其它檔案時,必須提供書面通知。

2-4、客戶的營業(yè)執(zhí)照(或醫(yī)療機構許可證)、藥品經(jīng)營許可證、納稅登記證每年更新存檔一次,時間要求與客戶的年協(xié)議同步。

2-5、有關客戶的所有檔案信息、客戶函證、對帳調節(jié)表、其他檔案,全部由應收賬款會計及時錄入微機,檔案文本整理完畢統(tǒng)一裝訂保管。

3、應收帳款信用額度管理:

3-1、公司信用額度依據(jù)客戶發(fā)貨、回款、外欠、地域情況等采用一定的計算公式,按季度滾動核定,年度則對所有客戶予以全面修訂。

3-2、對追加信用額度的申請,由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”,并經(jīng)各級經(jīng)理、銷售副總核準后交會計部,會計部將結合該客戶的歷史資料和核定額度予以對照,對超出核定信用額度的客戶報財務總監(jiān)核準。

3-3臨時超信用額度或信用期限的發(fā)貨,銷售代表寫簽呈,經(jīng)商業(yè)經(jīng)理提呈,銷售副總核準,財務總監(jiān)簽字后方可發(fā)貨。

4、銷售合同管理:

4-1、銷售合同由銷售代表整本領用,一次最多2本,交舊領新,領用者對合同的使用負全責,繳銷合同必須整本交回,作廢合同需聯(lián)次齊全,遺失合同需上級商業(yè)經(jīng)理簽字確認。交回的合同必須為原件(紅章)。

4-2、所有發(fā)貨合同必須有供銷雙方蓋章簽字,合同內容必須填寫齊全、清晰,不得涂改,銷售人員不得替代客戶簽字、蓋章,否則,合同一律退回。

4-3、銷售代表發(fā)生變動時,其已領用合同要辦理移交手續(xù)或退回,否則,給公司造成的經(jīng)濟損失由其直接主管經(jīng)理負全責,并對責任人予以處罰。

4-5、對發(fā)貨、開票或有其他特殊要求的,由業(yè)務人員在合同空白處醒目加注,否則視同一般原則處理。

4-6、合同存根交至會計部后,與計算機中已發(fā)貨合同核對,對合同存根件與傳真件不符并給公司造成損失的由銷售代表負責。檢查后分辦事處或分省裝訂存檔備查。

5、銷售發(fā)票管理:

5-1、依據(jù)合同開具發(fā)票,發(fā)貨后其發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)直接交給相關業(yè)務單位;有特殊要求寄往其他地址的需銷售代表提出書面申請并保證發(fā)票安全。

5-2、 銷售代表將發(fā)票交與客戶時要簽收。

6、應收帳款帳務管理:

6-1、涉及應收帳款的發(fā)票、到款、沖帳費用要求當日入帳。發(fā)貨、到款日報表、應收賬款帳齡表等統(tǒng)計報表,每月二十號以前,每三天向相關人員發(fā)送一次(每月二十日后每天發(fā)送一次)。

6-2、每月三號之前,會計部將應收帳款帳齡分析表、預警分析表送交業(yè)務經(jīng)理以供參考。并要求銷售代表每月對自己經(jīng)管的應收帳款簽字確認,對異常情況和已發(fā)現(xiàn)的入帳錯誤應及時反饋給應收帳款會計。

6-3、凡帳齡超過半年以上的欠款,由歸管銷售代表負擔其相應利息(按貸款利率)的百分之八十,另外百分之二十上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負擔

7、收貨回執(zhí)管理:

7-1、從異地庫發(fā)貨的合同必須要有調撥單、客戶回執(zhí)。

7-2、從客戶處直接調貨給其他客戶的必須有調入客戶的收條。

7-3、 從公司直接發(fā)貨并由公司汽運送貨的由儲運部門負責收全回執(zhí),會計部簽收整理保管。

7-4、所有客戶回執(zhí)必須反映品種、數(shù)量并加蓋對方公章或業(yè)務章或倉儲章,收貨人簽字并注明日期。

7-5、其他方式發(fā)貨給客戶的,以運輸郵寄部門的運單為回執(zhí),由儲運部門保管存檔。

8、應收帳款函證管理:

8-1、為了明確公司債權,會計部以每年6月末、12月末應收賬款余額為基準,分兩次向客戶函證。函證要求在發(fā)函基準日60天內回函,函證要求客戶蓋財務專用章,如往來帳在業(yè)務部門核算的可由業(yè)務部門蓋章,但必須注明欠款構成。函證在規(guī)定時間不能傳回會計部或印章不合格的將停止發(fā)貨(貨款在此期間已結清的除外)。

8-2、醫(yī)院的應收帳款,一季度發(fā)函證一次,予以債權確認,若不能在次季度30日內蓋財務專用章或院公章確認的停止供貨。

8-3、 會計部在函證截至10日內依據(jù)回函情況整理匯總,上報財務總監(jiān),并以此確定需對帳的客戶。

9、 退貨管理:

9-1、 客戶提出退貨時,銷售代表必須提出書面退貨申請,經(jīng)銷售經(jīng)理批準后方可退貨。退貨帳務處理流程見附表。

9-2、 客戶退貨一律由倉儲總庫辦理驗收入庫,并按退貨管理流程轉移原始憑整。

9-3、 公司發(fā)至客戶,客戶未入庫便直接退回的產品,應由儲運部門接收,聯(lián)系銷售代表后進行相應處理。

9-4、 退貨入庫后,會計部依據(jù)退貨申請、內部退貨轉帳憑證等處理帳務,需要換貨的由營銷綜合辦負責按規(guī)定辦理,業(yè)務員在事先未經(jīng)任何領導書面同意,私自以任何方式換貨,處于額度的罰款,造成損失的全額賠償。

9-5、 客戶退貨,經(jīng)管銷售人員要索取當?shù)囟悇站殖鼍叩耐硕愖C明,并按稅后退貨總額的20%處罰。若在退貨30天內不能取得退稅證明,稅款全部由經(jīng)管人員負擔,半年內取回退稅證明,銷售人員簽呈,銷售經(jīng)理核準后,財務部門將所扣稅額返還。

9-6、 凡屬非質量原因退貨的,按無稅退貨額的百分二十處罰,其中責任人負擔罰款的百分之八十,主管經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負擔罰款的百分之二十。

10、 調貨管理:

因故需從客戶處調出公司產品的,必須事先寫簽呈報主管經(jīng)理審批,在調出貨物的同時,向客戶索取原票或返銷發(fā)票或經(jīng)財務蓋章確認的無稅扣款證明,不能取得上述資料時,調出貨物的稅款由經(jīng)管人員負擔。調出貨物直接銷售給另一客戶時,經(jīng)管業(yè)務員必須提供該客戶收貨回執(zhí)和合同及時開票。未經(jīng)主管經(jīng)理審批而私自做主調貨,調貨人員負全責,

11、 應收帳款對帳管理:

11-1、銷售人員對各自經(jīng)管客戶的應收帳款負全責。負責與客戶日常對賬是經(jīng)管銷售人員的責任,對帳的流程和方法可參照“對帳流程及簡要方法”。出現(xiàn)差錯及時反饋會計部。

11-2、會計部將依據(jù)半年一次的函證結合對方余額、蓋章情況、回款跡象、歷史情況、銷售代表的反饋等綜合情況確定需對帳的客戶。

11-3、 銷售人員發(fā)生變動時,必須在主管經(jīng)理的監(jiān)交下,逐戶確認應收帳款,辦理接交手續(xù)。如果不履行接交手續(xù),隨意接受應收帳款,所發(fā)生的一切損失(包括協(xié)助對帳差旅費)由接管人員和主管經(jīng)理負責(各負擔50%)。

11-4、 上級經(jīng)理對所管轄的銷售人員的帳目有質疑,需會計部派人抽查對帳的,可書面申請,會計部視情況安排對帳。

11-5、 會計部前往客戶處對帳的,銷售人員必須陪同,對帳結果需填寫“對帳調節(jié)表”,對帳雙方加蓋財務專用章,如對方帳務全部在業(yè)務核算,可蓋業(yè)務章或公章,但必須加以備注原因,陪同的銷售人員、對帳會計簽字,事后要上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理簽字確認。

11-6、 經(jīng)對帳需要經(jīng)管銷售人員提供調整憑證的,必須在30天內交會計部,否則,先扣責任人款項進行平帳,再根據(jù)所提供資料調整。已對過帳的會計期間的帳務不再重復對帳。

12、 銷售折扣管理:

12-1、 依據(jù)與客戶的年度銷售協(xié)議,會計部將及時計算出銷售折扣,并在銷售發(fā)票中扣除或季度后返還(可匯票、電匯、現(xiàn)金等須有客戶收條)。

12-2、 每季度給客戶反饋應享受銷售折扣、已票面扣減折扣、未在票面扣減的折扣等相關信息。

12-3、折扣的其他處理方法必須報銷售副總、財務總監(jiān)批準。

13、 到款及其他費用:

13-1、銷售人員自客戶處取得匯票后,應在十日之內郵回公司會計部,否則由銷售人員負擔超期部分的利息(按銀行同期逾期貸款利率)。

13-2、銷售人員應及時掌握客戶破損及帳務處理情況,并向對方索要破損證明,破損證明應為對方倉儲的退出單或紅字入庫單或拒付單,載明品種、數(shù)量、金額,并加蓋財務專用章。破損核銷以一批發(fā)貨為單位,不允許累計計算。

13-3、一次性破損金額(售價)達一千元以上的需退回公司處理。破損貨物退回公司的可以退貨單代替破損證明作破損沖帳處理。

14、清欠與訴訟

14-1、 銷售代表對自己管轄之內的客戶欠款,認為以自己的能力已很難清回貨款的,可書面申請(附件10)并經(jīng)銷售經(jīng)理、銷售副總同意交給專職的清欠人員清欠。

14-2、專職清欠仍無結果的情況下,應由清欠專員會同原銷售人員和上級經(jīng)理共同提出訴訟解決的請求(附件10),由銷售副總視具體情況決定是否訴訟解決。

14-3、經(jīng)清欠無結果,造成呆壞帳損失,由責任人負擔呆壞帳金額的百分之二十。

15、 權限

以上業(yè)務處理的其他核決權限均參照每年公司的核決權限表。

16、 本制度由公司會計部、銷售部負責解釋。

第2篇 醫(yī)藥企業(yè)應收帳款管理制度

一、應收賬款控制的兩個重要指標為:信用額度、信用期。其中信用額度依據(jù)客戶綜合情況滾動制訂(參見信用額度滾動制訂實行辦法),信用期統(tǒng)一規(guī)定:商業(yè)最高為三個月,直銷醫(yī)院最高為四個月。應收帳款采用權責發(fā)生制核算。

二、分項管理制度:

1、客戶開戶管理:

1-1、對于新增客戶,由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”并附上經(jīng)過年檢的營業(yè)執(zhí)照(醫(yī)院為醫(yī)療機構許可證)、藥品經(jīng)營許可證、稅務登記證,經(jīng)各級業(yè)務經(jīng)理審核后交會計部,會計部就所提供的證照予以復審,合格后予以開戶,相關信息錄入檔案。

1-2、新增客戶原則上不授予信用額度,但業(yè)務部門認為該客戶資信條件良好,可以賒銷的,應在申請表上填寫信用額度,經(jīng)合格的法人或自然人擔保,銷售經(jīng)理、銷售副總裁、財務總監(jiān)核決后方可授予信用額度。

2、客戶檔案管理:

2-1、所有客戶均應提供客戶檔案,包括:客戶全稱、簡稱、公司地址、發(fā)貨地址、電話、傳真、開戶行、稅號、帳號、法人。

2-2、客戶更名時,須提供新舊公司同時蓋公章的更名通知、新名稱營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證、稅務登記證、股東構成,并出具由新公司承擔原公司債務的申明。

2-3、客戶更改其它檔案時,必須提供書面通知。

2-4、客戶的營業(yè)執(zhí)照(或醫(yī)療機構許可證)、藥品經(jīng)營許可證、納稅登記證每年更新存檔一次,時間要求與客戶的年協(xié)議同步。

2-5、有關客戶的所有檔案信息、客戶函證、對帳調節(jié)表、其他檔案,全部由應收賬款會計及時錄入微機,檔案文本整理完畢統(tǒng)一裝訂保管。

3、應收帳款信用額度管理:

3-1、公司信用額度依據(jù)客戶發(fā)貨、回款、外欠、地域情況等采用一定的計算公式,按季度滾動核定,年度則對所有客戶予以全面修訂。

3-2、對追加信用額度的申請,由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”,并經(jīng)各級經(jīng)理、銷售副總核準后交會計部,會計部將結合該客戶的歷史資料和核定額度予以對照,對超出核定信用額度的客戶報財務總監(jiān)核準。

3-3臨時超信用額度或信用期限的發(fā)貨,銷售代表寫簽呈,經(jīng)商業(yè)經(jīng)理提呈,銷售副總核準,財務總監(jiān)簽字后方可發(fā)貨。

4、銷售合同管理:

4-1、銷售合同由銷售代表整本領用,一次最多2本,交舊領新,領用者對合同的使用負全責,繳銷合同必須整本交回,作廢合同需聯(lián)次齊全,遺失合同需上級商業(yè)經(jīng)理簽字確認。交回的合同必須為原件(紅章)。

4-2、所有發(fā)貨合同必須有供銷雙方蓋章簽字,合同內容必須填寫齊全、清晰,不得涂改,銷售人員不得替代客戶簽字、蓋章,否則,合同一律退回。

4-3、銷售代表發(fā)生變動時,其已領用合同要辦理移交手續(xù)或退回,否則,給公司造成的經(jīng)濟損失由其直接主管經(jīng)理負全責,并對責任人予以處罰。

4-5、對發(fā)貨、開票或有其他特殊要求的,由業(yè)務人員在合同空白處醒目加注,否則視同一般原則處理。

4-6、合同存根交至會計部后,與計算機中已發(fā)貨合同核對,對合同存根件與傳真件不符并給公司造成損失的由銷售代表負責。檢查后分辦事處或分省裝訂存檔備查。

5、銷售發(fā)票管理:

5-1、依據(jù)合同開具發(fā)票,發(fā)貨后其發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)直接交給相關業(yè)務單位;有特殊要求寄往其他地址的需銷售代表提出書面申請并保證發(fā)票安全。

5-2、 銷售代表將發(fā)票交與客戶時要簽收。

6、應收帳款帳務管理:

6-1、涉及應收帳款的發(fā)票、到款、沖帳費用要求當日入帳。發(fā)貨、到款日報表、應收賬款帳齡表等統(tǒng)計報表,每月二十號以前,每三天向相關人員發(fā)送一次(每月二十日后每天發(fā)送一次)。

6-2、每月三號之前,會計部將應收帳款帳齡分析表、預警分析表送交業(yè)務經(jīng)理以供參考。并要求銷售代表每月對自己經(jīng)管的應收帳款簽字確認,對異常情況和已發(fā)現(xiàn)的入帳錯誤應及時反饋給應收帳款會計。

6-3、凡帳齡超過半年以上的欠款,由歸管銷售代表負擔其相應利息(按貸款利率)的百分之八十,另外百分之二十上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負擔

7、收貨回執(zhí)管理:

7-1、從異地庫發(fā)貨的合同必須要有調撥單、客戶回執(zhí)。

7-2、從客戶處直接調貨給其他客戶的必須有調入客戶的收條。

7-3、 從公司直接發(fā)貨并由公司汽運送貨的由儲運部門負責收全回執(zhí),會計部簽收整理保管。

7-4、所有客戶回執(zhí)必須反映品種、數(shù)量并加蓋對方公章或業(yè)務章或倉儲章,收貨人簽字并注明日期。

7-5、其他方式發(fā)貨給客戶的,以運輸郵寄部門的運單為回執(zhí),由儲運部門保管存檔。

8、應收帳款函證管理:

8-1、為了明確公司債權,會計部以每年6月末、12月末應收賬款余額為基準,分兩次向客戶函證。函證要求在發(fā)函基準日60天內回函,函證要求客戶蓋財務專用章,如往來帳在業(yè)務部門核算的可由業(yè)務部門蓋章,但必須注明欠款構成。函證在規(guī)定時間不能傳回會計部或印章不合格的將停止發(fā)貨(貨款在此期間已結清的除外)。

8-2、醫(yī)院的應收帳款,一季度發(fā)函證一次,予以債權確認,若不能在次季度30日內蓋財務專用章或院公章確認的停止供貨。

8-3、??????? 會計部在函證截至10日內依據(jù)回函情況整理匯總,上報財務總監(jiān),并以此確定需對帳的客戶。

9、??????? 退貨管理:

9-1、??????? 客戶提出退貨時,銷售代表必須提出書面退貨申請,經(jīng)銷售經(jīng)理批準后方可退貨。退貨帳務處理流程見附表。

9-2、??????? 客戶退貨一律由倉儲總庫辦理驗收入庫,并按退貨管理流程轉移原始憑整。

9-3、??????? 公司發(fā)至客戶,客戶未入庫便直接退回的產品,應由儲運部門接收,聯(lián)系銷售代表后進行相應處理。

9-4、??????? 退貨入庫后,會計部依據(jù)退貨申請、內部退貨轉帳憑證等處理帳務,需要換貨的由營銷綜合辦負責按規(guī)定辦理,業(yè)務員在事先未經(jīng)任何領導書面同意,私自以任何方式換貨,處于額度的罰款,造成損失的全額賠償。

9-5、??????? 客戶退貨,經(jīng)管銷售人員要索取當?shù)囟悇站殖鼍叩耐硕愖C明,并按稅后退貨總額的20%處罰。若在退貨30天內不能取得退稅證明,稅款全部由經(jīng)管人員負擔,半年內取回退稅證明,銷售人員簽呈,銷售經(jīng)理核準后,財務部門將所扣稅額返還。

9-6、??????? 凡屬非質量原因退貨的,按無稅退貨額的百分二十處罰,其中責任人負擔罰款的百分之八十,主管經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負擔罰款的百分之二十。

10、??????? 調貨管理:

因故需從客戶處調出公司產品的,必須事先寫簽呈報主管經(jīng)理審批,在調出貨物的同時,向客戶索取原票或返銷發(fā)票或經(jīng)財務蓋章確認的無稅扣款證明,不能取得上述資料時,調出貨物的稅款由經(jīng)管人員負擔。調出貨物直接銷售給另一客戶時,經(jīng)管業(yè)務員必須提供該客戶收貨回執(zhí)和合同及時開票。未經(jīng)主管經(jīng)理審批而私自做主調貨,調貨人員負全責,

11、??????? 應收帳款對帳管理:

11-1、銷售人員對各自經(jīng)管客戶的應收帳款負全責。負責與客戶日常對賬是經(jīng)管銷售人員的責任,對帳的流程和方法可參照“對帳流程及簡要方法”。出現(xiàn)差錯及時反饋會計部。

11-2、會計部將依據(jù)半年一次的函證結合對方余額、蓋章情況、回款跡象、歷史情況、銷售代表的反饋等綜合情況確定需對帳的客戶。

11-3、??????? 銷售人員發(fā)生變動時,必須在主管經(jīng)理的監(jiān)交下,逐戶確認應收帳款,辦理接交手續(xù)。如果不履行接交手續(xù),隨意接受應收帳款,所發(fā)生的一切損失(包括協(xié)助對帳差旅費)由接管人員和主管經(jīng)理負責(各負擔50%)。

11-4、???????? 上級經(jīng)理對所管轄的銷售人員的帳目有質疑,需會計部派人抽查對帳的,可書面申請,會計部視情況安排對帳。

11-5、??????? 會計部前往客戶處對帳的,銷售人員必須陪同,對帳結果需填寫“對帳調節(jié)表”,對帳雙方加蓋財務專用章,如對方帳務全部在業(yè)務核算,可蓋業(yè)務章或公章,但必須加以備注原因,陪同的銷售人員、對帳會計簽字,事后要上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理簽字確認。

11-6、??????? 經(jīng)對帳需要經(jīng)管銷售人員提供調整憑證的,必須在30天內交會計部,否則,先扣責任人款項進行平帳,再根據(jù)所提供資料調整。已對過帳的會計期間的帳務不再重復對帳。

12、??????? 銷售折扣管理:

12-1、 依據(jù)與客戶的年度銷售協(xié)議,會計部將及時計算出銷售折扣,并在銷售發(fā)票中扣除或季度后返還(可匯票、電匯、現(xiàn)金等須有客戶收條)。

12-2、 每季度給客戶反饋應享受銷售折扣、已票面扣減折扣、未在票面扣減的折扣等相關信息。

12-3、折扣的其他處理方法必須報銷售副總、財務總監(jiān)批準。

13、??????? 到款及其他費用:

13-1、銷售人員自客戶處取得匯票后,應在十日之內郵回公司會計部,否則由銷售人員負擔超期部分的利息(按銀行同期逾期貸款利率)。

13-2、銷售人員應及時掌握客戶破損及帳務處理情況,并向對方索要破損證明,破損證明應為對方倉儲的退出單或紅字入庫單或拒付單,載明品種、數(shù)量、金額,并加蓋財務專用章。破損核銷以一批發(fā)貨為單位,不允許累計計算。

13-3、一次性破損金額(售價)達一千元以上的需退回公司處理。破損貨物退回公司的可以退貨單代替破損證明作破損沖帳處理。

14、清欠與訴訟

14-1、 銷售代表對自己管轄之內的客戶欠款,認為以自己的能力已很難清回貨款的,可書面申請(附件10)并經(jīng)銷售經(jīng)理、銷售副總同意交給專職的清欠人員清欠。

14-2、專職清欠仍無結果的情況下,應由清欠專員會同原銷售人員和上級經(jīng)理共同提出訴訟解決的請求(附件10),由銷售副總視具體情況決定是否訴訟解決。

14-3、經(jīng)清欠無結果,造成呆壞帳損失,由責任人負擔呆壞帳金額的百分之二十。

15、??????? 權限

以上業(yè)務處理的其他核決權限均參照每年公司的核決權限表。

16、??????? 本制度由公司會計部、銷售部負責解釋。

x醫(yī)藥企業(yè)應收帳款管理制度(2篇范文)

一、應收賬款控制的兩個重要指標為:信用額度、信用期。其中信用額度依據(jù)客戶綜合情況滾動制訂(參見信用額度滾動制訂實行辦法),信用期統(tǒng)一規(guī)定:商業(yè)最高為三個月,直銷醫(yī)院…
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