第1篇 公司文書(shū)管理工作制度5
公司文書(shū)管理工作制度5
第一章目的
第一條為使公司的文書(shū)處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書(shū)處理準(zhǔn)確、及時(shí),提高文書(shū)處理的工作效率和文書(shū)的質(zhì)量,特制訂本辦法。
第二章組織管理
第二條公司各部門與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書(shū)收發(fā)由其所屬部門辦理,行政部門負(fù)責(zé)文書(shū)的收受及發(fā)送。
第三條管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書(shū)的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜。
第三章文書(shū)的種類
第四條公司的通用文書(shū)有以下幾種。
(1)請(qǐng)示:向上級(jí)部門請(qǐng)求、請(qǐng)示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。
(2)報(bào)告:向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(3)決定:對(duì)公司重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排。
(4)決議:經(jīng)過(guò)會(huì)議討論或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。
(5)批復(fù):上級(jí)答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(6)通告:在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
(7)通知:傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級(jí)、同級(jí)、不相屬部門的公文;傳達(dá)要求下級(jí)部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng);發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項(xiàng)。
(8)通報(bào):表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況。
(9)信函:對(duì)同級(jí)或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問(wèn)、催辦、答復(fù)某些問(wèn)題,請(qǐng)有關(guān)部門批準(zhǔn)。
(10)會(huì)議紀(jì)要:記載和表達(dá)會(huì)議重要精神及議定事項(xiàng),要求與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行。
第五條公司的專用文書(shū)有備忘錄、意向書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、契約、各種報(bào)告、廣告書(shū)、說(shuō)明書(shū)、請(qǐng)柬、賀詞、新聞稿、啟事等。
第六條文書(shū)的類別。
(1)絕密:指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書(shū)。
(2)秘密:指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)。
(3)機(jī)密:指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書(shū)。
(4)普通:指非機(jī)密文書(shū)。如果附有調(diào)查問(wèn)卷之類的重要東西,則另當(dāng)別論。
(5)傳閱:指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書(shū)。
第四章文書(shū)制作要領(lǐng)
第七條文書(shū)內(nèi)容(以公文為例)包括以下幾方面。
(1)發(fā)文號(hào):由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成,位于文頭與界欄線上。
(2)收文機(jī)關(guān):向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告,一般只寫一個(gè)主送單位;需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)部門的,用“抄報(bào)”;對(duì)同級(jí)或下級(jí)則用“抄送”。
(3)標(biāo)題:對(duì)公文主要內(nèi)容的概括和反映,是公文的眉目。
(4)正文:公文的主體部分。
(5)發(fā)文機(jī)關(guān):制發(fā)文的單位,位于正文的右下側(cè),應(yīng)寫全稱或通用簡(jiǎn)稱。
(6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8)密級(jí):保密文件注明密級(jí)。
(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。
第八條用紙格式。
(1)國(guó)內(nèi)公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。
(2)圖文區(qū):國(guó)內(nèi)用16k型(23.3cm×14.9cm),國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm×17.5cm)。
第九條印裝格式。
(1)公文均采用橫書(shū)橫排。
(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條版面格式:首頁(yè)采用文頭。
第十一條公文行文原則。
(1)上行文原則。
①逐級(jí)行文,即下一級(jí)行文給直接上級(jí)。
②多級(jí)同時(shí)行文,即下級(jí)向上級(jí)和更高上級(jí)同時(shí)行文。
③越級(jí)行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞?jí)的檢舉、控告。
(2)下行文原則。
①逐級(jí)行文。
②多級(jí)同時(shí)行文。
③直貫到底行文。
(3)平行文原則:相互沒(méi)有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。
第十二條文書(shū)的署名。
(1)公司內(nèi)文書(shū),如果是一般往來(lái)文書(shū),只需主管署名;如果是單純的上報(bào)文書(shū)或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書(shū),只需部門署名;如果是重要文書(shū),按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。
(2)對(duì)外文書(shū),如合同書(shū)、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重要文書(shū),一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書(shū),也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。
第十三條文書(shū)的蓋章。
(1)在正本上必須加蓋文書(shū)署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2)如果文書(shū)署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書(shū)存檔前必須加蓋署名者印章。
(3)以部門或公司名義起草的文書(shū),須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。
第十四條文書(shū)制作注意事項(xiàng)。
(1)文書(shū)必須簡(jiǎn)明扼要,一事一議,語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
(2)起草文書(shū)的理由包括起因以及中間交涉過(guò)程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。
(3)必須明確起草文書(shū)的責(zé)任者,并署上請(qǐng)示審批提案者姓名。
(4)對(duì)請(qǐng)示提案文書(shū)進(jìn)行修改時(shí),修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。
(5)可行可不行的堅(jiān)決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。
(6)減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過(guò)程中時(shí)間延誤和扯皮。
(7)行文分清主次,提高行文針對(duì)性,減輕行文對(duì)象單位負(fù)擔(dān)。
(8)不輕易越級(jí)行文。
第五章文書(shū)制作流程
第十五條對(duì)外行文操作流程。
(1)擬稿。
①由具體承辦人員起草,并由部門負(fù)責(zé)人審核。
②對(duì)外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時(shí),在公司后加下屬企業(yè)全稱。
③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2)核稿。
①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。
②審核有問(wèn)題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見(jiàn)后進(jìn)行修改。
(3)簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見(jiàn)、姓名、日期。
(4)編號(hào)。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。
(5)繕印、校對(duì)。
①急件應(yīng)先行處理。
②保密件應(yīng)由專人打印。
③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。
④應(yīng)專人校對(duì),以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對(duì)。
⑤打印、校對(duì)責(zé)任人簽名。
(6)在無(wú)誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7)填寫登記簿。
(8)封發(fā)。
①發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。
②查驗(yàn)無(wú)誤后信件封口,填寫準(zhǔn)確,注明急件、密級(jí)。
第十六條對(duì)內(nèi)行文處理程序。
(1)對(duì)內(nèi)行文一般按對(duì)外行文處理程序參照?qǐng)?zhí)行。
(2)特殊情況下,各級(jí)部門、下屬企業(yè)對(duì)公司行文可不必經(jīng)繕印程序。
(3)對(duì)內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
第六章文書(shū)的發(fā)送
一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書(shū),按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送,必要時(shí)還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。
第十七條文書(shū)封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。
第十八條公司內(nèi)部文書(shū)原則上不封緘。
第十九條各部門的郵寄文書(shū),必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫相關(guān)內(nèi)容。
第七章文書(shū)的處理
第二十條普通文書(shū)的處理原則。
(1)部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。
(2)如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上級(jí)主管取得聯(lián)系,按上級(jí)指示辦理。
(3)各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。
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第二十二條某文書(shū)被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書(shū)的空白處填寫閱覽后的意見(jiàn),并轉(zhuǎn)給或交還文書(shū)的主管。
第二十三條有必要在各部門傳閱的文書(shū),必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書(shū)主管。
第九章收文操作流程
第二十四條簽收。一切外來(lái)信件、電報(bào)、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書(shū),統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條寫明各部門或個(gè)人收啟的分送各部門或個(gè)人,如系公文,應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。
第二十六條分發(fā)。
(1)行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對(duì)象,填寫公文閱辦單。
(2)分發(fā)去向。
①重要來(lái)文,由行政部長(zhǎng)提出初步意見(jiàn)(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。
②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實(shí)效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。
③參閱性文件,直接組織傳閱。
④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。
第二十七條催辦。
分對(duì)內(nèi)催辦與對(duì)外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對(duì)來(lái)文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條結(jié)辦。
文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見(jiàn)的文件,均視為結(jié)辦。
第十章文書(shū)的整理與保存
第二十九條全部完結(jié)的文書(shū),在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對(duì)文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書(shū)保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條公司個(gè)人不得保存公司公文,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。
第三十一條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)分為兩類:一類是特別重要的文書(shū),直接交主管保存,另一類是一般的文書(shū),留存各部門保管。
第十一章文書(shū)的保存年限
第三十二條永久保存文書(shū)包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū);股票關(guān)系文書(shū)、重要的訴訟關(guān)系文書(shū);重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書(shū);決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。
第三十三條保存10年文書(shū)包括請(qǐng)求審批提案文書(shū);人事任命文書(shū);獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書(shū);財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書(shū)。
第三十四條保存5年文書(shū)指不需要保存10年的次重要文書(shū)。
第三十五條保存1年文書(shū),指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。
第十二章注意事項(xiàng)
第三十六條重要的機(jī)密文書(shū),一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條保存期滿及沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū),經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書(shū)一律以焚燒的方式銷毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第三十八條銷毀秘密級(jí)以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條必須做好重要文書(shū)的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第2篇 公司文書(shū)管理工作制度
第一章目的
第一條 為使公司的文書(shū)處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書(shū)處理準(zhǔn)確、及時(shí),提高文書(shū)處理的工作效率和文書(shū)的質(zhì)量,特制訂本辦法。第,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(7) 公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8) 密級(jí):保密文件注明密級(jí)。
(9) 附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。
第八條 用紙格式。
(1) 國(guó)內(nèi)公文用紙用16k型(26cm_18.4 cm),涉外公文用a4型(29.7 cm_21.0cm)。
(2) 圖文區(qū):國(guó)內(nèi)用16k型(23.3 cm_14.9 cm),國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm_17.5 cm)。
第九條 印裝格式。
(1) 公文均采用橫書(shū)橫排。
(2) 單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
⑶ 裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條 版面格式:首頁(yè)采用文頭。
第十一條 公文行文原則。
(1) 上行文原則。①逐級(jí)行文,即下一級(jí)行文給直接上級(jí)。②多級(jí)同時(shí)行文,即下級(jí)向上級(jí)和更高上級(jí)同時(shí)行文。③越級(jí)行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞?jí)的檢舉、控告。
(2) 下行文原則。①逐級(jí)行文。②多級(jí)同時(shí)行文。③直貫到底行文。
⑶ 平行文原則:相互沒(méi)有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。
第十二條 文書(shū)的署名。
(1) 公司內(nèi)文書(shū),如果是一般往來(lái)文書(shū),只需主管署名;如果是單純的上報(bào)文書(shū)或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書(shū),只需部門署名;如果是重要文書(shū),按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。
(2) 對(duì)外文書(shū),如合同書(shū)、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重要文書(shū),一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書(shū),也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。
第十三條 文書(shū)的蓋章。
(1) 在正本上必須加蓋文書(shū)署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2) 如果文書(shū)署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書(shū)存檔前必須加蓋署名者印章。
⑶ 以部門或公司名義起草的文書(shū),須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。
第十四條 文書(shū)制作注意事項(xiàng)。
(1) 文書(shū)必須簡(jiǎn)明扼要,一事一議,語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
(2) 起草文書(shū)的理由包括起因以及中間交涉過(guò)程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。
⑶ 必須明確起草文書(shū)的責(zé)任者,并署上請(qǐng)示審批提案者姓名。
(4) 對(duì)請(qǐng)示提案文書(shū)進(jìn)行修改時(shí),修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。
(5) 可行可不行的堅(jiān)決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。
(6) 減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過(guò)程中時(shí)間延誤和扯皮。
(7) 行文分清主次,提高行文針對(duì)性,減輕行文對(duì)象單位負(fù)擔(dān)。
(8) 不輕易越級(jí)行文。第五章文書(shū)制作流程
第十五條 對(duì)外行文操作流程。
(1) 擬稿。①由具體承辦人員起草,并由部門負(fù)責(zé)人審核。②對(duì)外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時(shí),在公司后加下屬企業(yè)全稱。③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2) 核稿。①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。②審核有問(wèn)題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見(jiàn)后進(jìn)行修改。
⑶ 簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見(jiàn)、姓名、日期。
(4) 編號(hào)。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。
(5) 繕印、校對(duì)。①急件應(yīng)先行處理。②保密件應(yīng)由專人打印。③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。④應(yīng)專人校對(duì),以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對(duì)。⑤打印、校對(duì)責(zé)任人簽名。
(6) 在無(wú)誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7) 填寫登記簿。
(8) 封發(fā)。①發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。②查驗(yàn)無(wú)誤后信件封口,填寫準(zhǔn)確,注明急件、密級(jí)。
第十六條 對(duì)內(nèi)行文處理程序。
(1) 對(duì)內(nèi)行文一般按對(duì)外行文處理程序參照?qǐng)?zhí)行。
(2) 特殊情況下,各級(jí)部門、下屬企業(yè)對(duì)公司行文可不必經(jīng)繕印程序。
⑶ 對(duì)內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第六章文書(shū)的發(fā)送一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書(shū),按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送,必要時(shí)還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。
第十七條 文書(shū)封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。
第十八條 公司內(nèi)部文書(shū)原則上不封緘。
第十九條 各部門的郵寄文書(shū),必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫相關(guān)內(nèi)容。第七章文書(shū)的處理
第二十條 普通文書(shū)的處理原則。
(1) 部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。
(2) 如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上級(jí)主管取得聯(lián)系,按上級(jí)指示辦理。
⑶ 各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條 機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。第八章文書(shū)的閱覽原則>;
第二十二條 某文書(shū)被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書(shū)的空白處填寫閱覽后的意見(jiàn),并轉(zhuǎn)給或交還文書(shū)的主管。
第二十三條 有必要在各部門傳閱的文書(shū),必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書(shū)主管。第九章收文操作流程
第二十四條 簽收。一切外來(lái)信件、電報(bào)、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書(shū),統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條 寫明各部門或個(gè)人收啟的分送各部門或個(gè)人,如系公文,應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。
第二十六條 分發(fā)。
(1) 行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對(duì)象,填寫公文閱辦單。
(2) 分發(fā)去向。①重要來(lái)文,由行政部長(zhǎng)提出初步意見(jiàn)(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實(shí)效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。③參閱性文件,直接組織傳閱。④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。
第二十七條 催辦。分對(duì)內(nèi)催辦與對(duì)外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對(duì)來(lái)文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條 結(jié)辦。文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見(jiàn)的文件,均視為結(jié)辦。第十章文書(shū)的整理與保存
第二十九條 全部完結(jié)的文書(shū),在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對(duì)文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書(shū)保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條 公司個(gè)人不得保存公司公文,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。
第三十一條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)分為兩類:一類是特別重要的文書(shū),直接交主管保存,另一類是一般的文書(shū),留存各部門保管。
第十一章文書(shū)的保存年限
第三十二條 永久保存文書(shū)包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū);股票關(guān)系文書(shū)、重要的訴訟關(guān)系文書(shū);重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書(shū);決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。
第三十三條 保存10年文書(shū)包括請(qǐng)求審批提案文書(shū);人事任命文書(shū);獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書(shū);財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書(shū)。
第三十四條 保存5年文書(shū)指不需要保存10年的次重要文書(shū)。
第三十五條 保存1年文書(shū),指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。
第十二章注意事項(xiàng)
第三十六條 重要的機(jī)密文書(shū),一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條 保存期滿及沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū),經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書(shū)一律以焚燒的方式銷毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第三十八條 銷毀秘密級(jí)以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條 必須做好重要文書(shū)的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條 本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第四十一條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。
