變電所文件管理制度

1.目?? 的: 為加強(qiáng)文件管理工作, 使文件在生產(chǎn)過程中有效實施，確保生產(chǎn)過程可控和文件的充分、適宜、有效性，特制定本制度。

2.適用范圍：適用于與供電車間有關(guān)的所有文件的控制。

3.職??? 責(zé)：

3.1車間文件管理員負(fù)責(zé)管理車間所有文件，對文件的版本、發(fā)放、變更、作廢等管理活動負(fù)責(zé)。

3.2各班段工程師（技術(shù)員）根據(jù)生產(chǎn)過程負(fù)責(zé)編制本班段三級文件，對文件的正確性、全面性負(fù)責(zé)。

3.3各班段段長負(fù)責(zé)評審、監(jiān)督、考核本班段三級文件的執(zhí)行。

3.4車間分管主任負(fù)責(zé)檢查分管班段文件的充分性、適宜性、有效性。

4．文件的編制、審核、批準(zhǔn)：

4.1文件編制

4．1．1各班段工程師（技術(shù)員）負(fù)責(zé)本班段所有相關(guān)文件的編制工作，做到每個生產(chǎn)過程有文件支持。段長組織本段工作負(fù)責(zé)人、有經(jīng)驗的工人評審制定的文件。

4．1．2安檢員負(fù)責(zé)安全管理文件的編制工作。

4．1．3工會主席負(fù)責(zé)辦公類文件的編制工作。

4．2文件的審核：

車間主任負(fù)責(zé)生產(chǎn)、技術(shù)、安全方面文件的審核簽字。

4．3文件的批準(zhǔn)：

4．3．1編制審核完的文件上報公司主管副經(jīng)理或副總工程師批準(zhǔn)后執(zhí)行。

4．3．2車間制定的四級文件由各段工程師（技術(shù)員）編制，分管主任審核，上報車間主任批準(zhǔn)后執(zhí)行。

5．文件的標(biāo)識：

5．1車間級文件編號：sdrl-jcgd-[文件批準(zhǔn)發(fā)布年號]-文件序號

5．2班組級文件編號：

sdrl-jcgd-хх（本班段拼音開頭字母代碼）-[文件批準(zhǔn)發(fā)布年號]- 文件序號

6．文件的發(fā)放、使用及保管

6．1車間及各班段（所）的文件管理嚴(yán)格按公司《管理手冊》、《文件控制程序》及車間制定的《文件管理制度》執(zhí)行。

6．1．1車間及班段（所）受控文件清單填寫規(guī)范、無空項，并經(jīng)責(zé)任人簽字。

6．1．2車間及班段（所）紙版文件資料柜統(tǒng)一管理，電子版文件保存在車間及班段（所）oa網(wǎng)指定位置，落實責(zé)任人。

6．1．3車間及班段（所）修改文件：文件作局部文字更改及需大幅修訂時，應(yīng)按新文件重新報批，報批后一周內(nèi)工程技術(shù)人員組織段（所）學(xué)習(xí)，段（所）長考核并有考核記錄。

6．1．4車間及班段（所）新增加文件報批后一周內(nèi)工程技術(shù)人員組織段（所）學(xué)習(xí)，段（所）長考核并有考核記錄。

6．1．5車間及班段（所）應(yīng)是最新版本的受控文件清單。

6．2車間的黨政文件及外來文件的接收與傳閱由工會主席填寫《收文登記簿》，車間內(nèi)部文件由文件管理員負(fù)責(zé)發(fā)放、回收。文本形式的文件發(fā)放要填寫《發(fā)文登記表》，記錄發(fā)放人員名單；電子版形式的文件在上傳公司oa辦公網(wǎng)時，先填寫《發(fā)文登記表》，記錄發(fā)放人員名單，再通過電話確認(rèn)、記錄收文人姓名。電子版文件由文件管理員加密上傳到oa網(wǎng)，不能隨意改動。收到文件的班組填寫《收文登記簿》，有宣貫記錄。

6．3各類外來文件（包括法律、法規(guī)及其他要求），都須加蓋紅色“受控”印章，填寫《發(fā)文登記簿》和《收文登記簿》并保存。

6．4上述文件如需打印，可由文件管理員填寫《文件打印、復(fù)印、速印審批單》，經(jīng)部門(單位)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)打印后發(fā)放，做好發(fā)放記錄，由領(lǐng)取人簽字。

6．5公司內(nèi)部使用的體系文件都屬受控文件，在發(fā)放受控文件時應(yīng)加蓋“受控”印章，

紙版文件發(fā)放應(yīng)注明分發(fā)號。

6．6受控文件不得隨意自行復(fù)印。如需要時，使用者經(jīng)車間主任批準(zhǔn)后，向車間技術(shù)組文件管理員領(lǐng)用。

6．7文件因破損嚴(yán)重而影響使用時，使用者應(yīng)到車間辦理文件更換手續(xù)，換發(fā)的文件可使用原文件的分發(fā)號。

6．8各段工程師（技術(shù)員）每半年識別法律、法規(guī)和其他要求，并對其適用性進(jìn)行評審，填評審記錄。新增、更換的法規(guī)和其他要求上報車間技術(shù)主任、文件管理員，文件管理員變更車間法律法規(guī)清單。

7．文件的更改：

7.1文件需要更改時，由各段工程師（技術(shù)員）說明更改原因后報車間文件管理員，由文件管理員填寫《文件更改通知單》方可執(zhí)行。

7.2文件作局部文字更改時，應(yīng)將被修改文字或數(shù)據(jù)用雙線劃去；并在臨近適當(dāng)?shù)奈恢脴?biāo)明修改內(nèi)容，修改者、批準(zhǔn)人及批準(zhǔn)年、月、日。

7.3當(dāng)文件需大幅修訂時，應(yīng)予以換頁或換版。原頁或原版文件作廢，換發(fā)新頁或新版本。

7.4文件更改的審批及發(fā)放管理，按原文件的管理程序辦理，當(dāng)采用換頁或換版方式時，應(yīng)在發(fā)放新頁或新版的同時，收回舊頁或舊版文件。

8文件的作廢

8.1文件作廢時,文件管理員應(yīng)按原《發(fā)文登記薄》名錄逐一收回,電子版文件由文件管理員統(tǒng)一刪除,更新后的電子版文件由車間文件管理員上傳至oa網(wǎng),做發(fā)文登記,,班組做好收文 記錄，以防止誤用。

8.2作廢紙版文件銷毀時應(yīng)經(jīng)系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫《文件回收、銷毀記錄》后方可銷毀。

作廢保留文件由文件管理員在《作廢文件留用記錄》中注明，系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文件管理員加蓋 “作廢保留”印章后歸檔。

8．3作業(yè)現(xiàn)場不準(zhǔn)保存“作廢”的文件。

9文件的借閱：

各類文件的借閱應(yīng)由借閱人填寫《文件借閱記錄》由文件管理員簽字付出，歸還時需經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。文件的借閱時間最多為7天，如因需要延長應(yīng)再敘借。

10文件定期評審：

10.1文件管理員負(fù)責(zé)每年11月1日—12月30日期間，督促車間對車間級三級文件評審一次，(各班段負(fù)責(zé)評審本班段使用的各類三級文件)，必要時進(jìn)行修訂。文件評審的記錄由文件管理員負(fù)責(zé)保存。

10.2各班段技術(shù)員負(fù)責(zé)每年11月1日—12月30日期間，評審本班段使用的各類三級文件，必要時進(jìn)行修訂。文件評審的記錄由本班段負(fù)責(zé)保存。

11考核辦法

11．1? 主任、分管主任每季對車間及各班段（所）進(jìn)行一次文件管理檢查。（注：標(biāo)準(zhǔn)化檢查中進(jìn)行）。

11．2 《收文記錄簿》中少記、漏記、錯記一處各扣1分。

11．3 在次月復(fù)檢中仍未按管理制度整改的一處扣5分。

11．4 各班段段長在實際工作中和年末對職工掌握的三級文件情況進(jìn)行考核，有考核記錄。