集團公文管理制度

A集團集團公文管理辦法

1.目的

為加強集團公司的公文管理工作，使之制度化和規(guī)范化，同時加快公文流轉(zhuǎn)，防止公文積壓，提高辦事效率。

3.適用范圍

本制度適用于在集團及各子公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的公文。

4.公文定義

本制度所指公文是指集團公司在行使管理職權(quán)、處理日常工作時所使用的具有直接效用和規(guī)范體式的公務(wù)文書，具有規(guī)范性、政策性、實用性、定向性、時效性的特點。

5.公文作用

公文是保證集團經(jīng)營管理工作正常進行的重要手段之一，主要用來頒布規(guī)章制度、傳達命令指示、指揮工作、請示問題、報告情況、商洽協(xié)調(diào)、記載活動等。

6.公文種類

公司公文一般有請示、報告、指示、命令（令）、批復(fù)、通知、決定決議、通報、通告、意見、函、會議紀要等12種形式。

6.1請示：適用于向上級請求指示批準，申請相關(guān)事宜。

6.2報告：適用于向上級匯報工作，反映情況。

6.3指示：對下級布置工作，闡明工作的指導(dǎo)原則。

6.4命令（令）：適用于依照法律法規(guī)公布公司規(guī)章制度，實施重大強制性行政措施，相關(guān)人事任免和獎懲等。

6.5批復(fù)：適用于上級向下級答復(fù)請示事項。

6.6通知：適用于傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、統(tǒng)計和不相隸屬單位的公文。

6.7決定決議：

6.7.1對某些重大問題或者重大行動作出安排，用“決定”；

6.7.2經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。

6.8通報：適用于表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項。

6.9通告：適用于向各方面公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。

6.10意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

6.11函：適用于平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向主管部門詢問和答復(fù)問題。

6.12會議紀要：傳達會議議定事項和主要精舍，要求有關(guān)單位和責任人遵守、執(zhí)行。

7.行文關(guān)系

公文按照行文關(guān)系有上行文、下行文、平行文。

7.1上行文是下級向上級單位或部門的發(fā)文，體現(xiàn)下級接受上級單位或部門的領(lǐng)導(dǎo)，如：請示、報告等。

7.2行文是指上級單位或部門對下級發(fā)文，體現(xiàn)上級單位或部門對下級的領(lǐng)導(dǎo)，如：指示、命令、批復(fù)、決定決議、通知等。

7.3下平行文是指相互平行（不相隸屬）的職能部門之間和子公司之間的發(fā)文，體現(xiàn)子公司或部門之間工作上的互相協(xié)商的關(guān)系，如：函、會議紀要等。

8.管理權(quán)限

8.1集團公司的行政人事部及各子公司行政人事部是公文運轉(zhuǎn)的主管部門，承擔集團公司及各子公司公文處理方面的職責：

8.1.1制定公司公文處理的具體規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范；

8.1.2負責公司的收文、發(fā)文及公文管理、立卷歸檔等工作；

8.1.3負責公文處理過程中的安全保密工作，開展保密教育和保密檢查；

8.1.4負責對集團公司和各子公司公文運轉(zhuǎn)質(zhì)量的指導(dǎo)和培訓(xùn)，切實提高公司公文運轉(zhuǎn)的質(zhì)量。

8.2集團外部來文由集團公司及各子公司行政人事部統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、管理、用印、立卷、歸檔和銷毀。通其他各類途徑收到的外部公文，收文者應(yīng)及時交行政人事部登記處理。集團內(nèi)部流轉(zhuǎn)的公文，由各職能條線負責收發(fā)、傳遞、歸檔和銷毀，但需要使用公司公章時，必須經(jīng)過用印審批流程。

8.3集團各職能部門和各子公司要高度重視公文處理工作。集團各職能部門應(yīng)將該職能由指定人員負責，各子公司行政人事部也需指定專員負責公文處理。負責公文處理的工作人員應(yīng)具備良好的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握有關(guān)的專業(yè)知識和操作技能，自覺保守公司機密。

9、行文規(guī)則

9.1行文應(yīng)當確有必要，注重效用。凡是能通過當面協(xié)商就能解決的事項,不要行文。

9.2以集團名義對外正式行文,由集團行政人事部負責審核、印制并呈送集團領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

9.3行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。如遇特殊情況，必須越級請示、報告時，應(yīng)當同時抄送被越過的上級單位。

9.4請示應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其它單位的，應(yīng)當用抄送形式，9.5不相隸屬單位之間一般以函的形式商洽工作，對不相隸屬單位發(fā)送的公文，不得有指示性、規(guī)定性的文字內(nèi)容。

11.公文處理程序

公文處理程序按照工作步驟，可分為收文處理和發(fā)文處理。

11.1收文辦理

11.1.1收文處理程序包括簽收、登記、擬辦、承辦、傳閱、催辦等程序。

11.1.2集團各級來文均由集團行政人事部統(tǒng)一簽收，對文件進行拆封、登記、分發(fā)。為規(guī)范公文運轉(zhuǎn)程序，加強檔案管理，便于今后文件查閱，集團本部各部門收到的各類公文需要以集團名義作出答復(fù)或交辦的，應(yīng)及時轉(zhuǎn)送集團行政人事部。

各子公司由本單位行政人事部收文辦理，涉及重大事項或與集團公司有直接關(guān)系的文件須盡快報送集團行政人事部。

11.1.3行政人事部收到公文后，要根據(jù)公文內(nèi)容和部門職責范圍及時提出擬辦意見，按程序送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理（見式樣7）。

11.1.4公文中需辦理的事項，承辦部門應(yīng)當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬本部門職責范圍或者不適宜由本部門辦理的，應(yīng)當迅速退回行政人事部并說明理由。

11.1.5送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，行政人事部要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

11.1.6簽報公文如有以下情況，行政人事部可退回呈報單位或部門

（1）內(nèi)容不符合國家法律、法規(guī)，不符合黨和政府的方針、政策；

（2）無特殊理由越級上報；

（3）所涉事項屬來文單位職權(quán)范圍應(yīng)自行解決的；

（4）一文多事，多頭呈報，文種亂用、漏蓋公章等明顯不符合規(guī)范的。

行政人事部處理退文時，應(yīng)向來文單位或部門說明退文理由，對于不符合規(guī)范但十分緊急的請示事項，可財務(wù)邊受理邊補辦手續(xù)的辦法。

11.1.7集團行政人事部在接到來文后，應(yīng)在一個工作日內(nèi)給予擬辦意見。需要會簽的單位應(yīng)在接文后兩個工作日內(nèi)給予意見，需要承辦單位應(yīng)在接文后兩個工作日內(nèi)給予回復(fù)。急件應(yīng)按照行政人事部的要求在規(guī)定時間內(nèi)給予答復(fù)。

11.1.8如承辦單位在規(guī)定的時間內(nèi)無法完成文件規(guī)定的相應(yīng)任務(wù)，應(yīng)及時向行政人事部說明原因并經(jīng)協(xié)商后共同擬定新的完成時間。

11.1.9公司的對外收文或內(nèi)部收文的辦理均按照上述規(guī)定進行。

11.2發(fā)文辦理

11.2.1發(fā)文辦理包括擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、復(fù)核、用印、分發(fā)等程序。

11.2.2發(fā)文分為對外發(fā)文與內(nèi)部發(fā)文。

11.2.3對外發(fā)文:對政府機關(guān)或相關(guān)單位的正式發(fā)文,由集團行政人事部或各子公司行政人事部統(tǒng)一印發(fā)。

11.2.4集團本部職能部門或各子公司就職責范圍內(nèi)的發(fā)文，且行文對象非政府機關(guān)，可以對相關(guān)單位直接行文；如涉及重要事項如出臺規(guī)章制度類文件或需要在全集團范圍內(nèi)實施的發(fā)文須經(jīng)集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由集團行政人事部統(tǒng)一印發(fā)，辦法和實施細則類發(fā)文則不需要經(jīng)過集團行政人事部。

11.2.5內(nèi)部發(fā)文:

（1）以集團名義對各職能部門、各子公司的行文，應(yīng)由集團行政人事部擬文，由集團行政人事部負責人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)、總裁（常務(wù)副總裁）、董事長按照分管權(quán)限審核會簽后，由集團行政人事部用印發(fā)文。

（2）集團公司各職能部門對各子公司對口部門行文，部門擬文后需由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，然后加蓋本部門印章（如有）后發(fā)文，同時應(yīng)抄送集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)。

11.2.6起草公文應(yīng)做到：

（1）符合國家政策、法律、法規(guī)，完整準確地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖，措施和辦法具有可操作性；

（2）情況屬實，觀點明確，表達準確，文字精練規(guī)范，篇幅簡短；

（3）涉及到單位或機構(gòu)名稱一般先用全稱，加以說明后再用規(guī)范化簡稱，使用簡稱應(yīng)前后一致。

（4）根據(jù)公文內(nèi)容和行文規(guī)則，準確適用公文文種。

（5）公文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次的次序，第一層為“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1”，第四層用“（1）”。

11.2.7審核：公文送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由相關(guān)責任人進行審核，審核重點是：

（1）是否確應(yīng)行文；

（2）內(nèi)容是否合法合情合理,措施與辦法是否可行,決定事項事都符合職權(quán)范圍；

（3）涉及相關(guān)部門或公司的事項是否經(jīng)過協(xié)商、會簽并取得一致意見；

（4）文種使用是否恰當，公文格式是否規(guī)范；

（5）公文層次是否清楚、結(jié)構(gòu)是否合理、文意是否周全、表達是否簡潔、語句是否通順；

（6）報批程序和行文規(guī)則是否符合規(guī)定。

領(lǐng)導(dǎo)審簽公文后，應(yīng)明確簽署意見、日期。若圈閱，則視為同意。若簽發(fā)，應(yīng)在文件原件上用手寫體簽上自己的名字。

11.2.8發(fā)文用?。侯I(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文，由行政人事部復(fù)核無誤后用印。發(fā)文用印由集團行政人事部統(tǒng)一負責管理。對不符合要求的公文，一律不得用印。

11.2.9公文的分發(fā)和發(fā)布：審批流程完結(jié)后，由集團行政人事部統(tǒng)一分發(fā)和發(fā)布。分發(fā)方式為：傳真和發(fā)郵件至主送單位相關(guān)人員，發(fā)文如需掛網(wǎng)，擬稿單位或部門應(yīng)到集團行政人事部辦理“內(nèi)網(wǎng)信息發(fā)布登記”手續(xù)（見式樣9）后，在集團集團OA系統(tǒng)上掛網(wǎng)。

11.2.10文件發(fā)出后，由集團行政人事部檔案專員將原文、附件及有關(guān)材料整理、歸檔。

11.2.11各子公司內(nèi)部發(fā)文可參考本辦法進行規(guī)定。

12．公文立卷、歸檔和銷毀

12.1為確保檔案資料的齊全、完整，應(yīng)將處理完畢的公文（包括公文定稿、正本和有關(guān)材料）及時收集、整理、分類、立卷。

12.2公文立卷，應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理，有利于保管和利用。

12.3案卷應(yīng)定期向檔案室移交，個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。

12.4沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當進行登記，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

13.附則

13.1本制度由集團行政人事部負責解釋。

13.2本制度自發(fā)布之日起施行，試行期滿未另行變更的，則自動轉(zhuǎn)為正式制度。

13.3本制度附件。

附件1.公文格式規(guī)范要求

集團公文格式分為兩種，紅頭公文和一般公文。

1.紅頭公文（見式樣1）

1.1適用情況：

（1）集團本部向上級政府部門、有合同合作關(guān)系的單位的正式行文。

（2）集團向各職能部門、各子公司的正式下行文，包括人事任免、獎懲，重要通知、通告、決定、決議等。

1.2組成部分

本格式將公文劃分為眉首、主體、版記三大組成部分。公文首頁紅色線以上部分統(tǒng)稱眉首；紅色線以下至主題詞（不含）的部分統(tǒng)稱主體；主題詞以下部分統(tǒng)稱版記。

1.3眉首

眉首由集團全稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人組成。

（1）集團全稱：即“上海A集團控股（集團）有限公司文件”，套紅居中印在公文首頁上部，字體為一號黑體字。

（2）發(fā)文字號：即“A集團控字+發(fā)文年份+發(fā)文序號”，發(fā)文序號用（）括起，從001號起編。在第二行居中排布，字體為四號黑體字。

（3）簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，用冒號標注簽發(fā)人姓名，字體為四號黑體字。

1.4主體

主體由標題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位、成文日期、印章、附件等部分組成。除標題用小2號宋體字外，其余內(nèi)容均用4號宋體字。

（1）標題：在紅色線下空2行，可分1行或多行，居中排布，回行時要保證詞意完整，排列對稱美觀。標題的內(nèi)容一般由發(fā)文單位或規(guī)范化建成、公文主題和文種三個要素組成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號及并列的幾個單位或部門之間加頓號外，一般不用標點符號。

（2）主送單位：是指行文的對象，是要求主板和答復(fù)的單位或部門，亦即負有對文件內(nèi)容進行掌握、答復(fù)或貫徹執(zhí)行責任的受文單位或部門。主送單位必須是以單位作為收件人標注，而不得以個人標注。因告知集團全體員工的“人事任免”可以不寫主送單位。在標題下空1行，左側(cè)頂格標注，主送單位名稱后標全符冒號。

（3）正文用來表述公文的內(nèi)容，準確反映行文的目的。在主送單位名稱之下一行，左空2字開始，回行頂格。以下每起一個自然段均空2字。每行28個漢字，行距1.5倍，頁碼編在每頁末行居中。

（4）附件：公文如有附件，應(yīng)在正文之后，發(fā)文機關(guān)之上，注明附件的名稱和順序。最后另起一段標識“附件+附件序號+:+附件名稱“，附件名稱后不加標點符號。

（5）發(fā)文單位或部門署名應(yīng)用全稱，為于正文右下方。聯(lián)合行文時，各單位名稱應(yīng)平行排列，主辦單位排在第一位。

（6）成文日期：也叫發(fā)文日期，即發(fā)文的年、月、日，在發(fā)文單位下面，一般以簽發(fā)的具體時間為準，會議通過文件，以會議通過時間為準。一般性公文材料，如涉及具體事項的通知、公告、函等的發(fā)文日期，常常用它的印發(fā)時間。日期需用漢字書寫，“0”寫為“零”，成文日期位置應(yīng)靠右邊距。

（7）用印：公文原稿必須經(jīng)過簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)核簽后才可以蓋章，集團公司的公章用印核簽人為總裁、常務(wù)副總裁，子公司公章的核簽人為子公司負責人。用印應(yīng)當端正、清晰，上不壓正文，下壓成文日期。用印頁如無正文，應(yīng)當在頁首用圓括號標明“此頁無正文”字樣。

（8）附件。公文附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件的左上角第1行頂格標識“附件”二字并加全符冒號，如有序號在序號后加全符冒號。附件的序號和名稱應(yīng)與“附件說明”中的附件序號、名稱保持一致。

1.5版記

版記由主題詞、抄報單位、抄報人、擬文單位等部分組成。一般情況下，集團“紅頭”公文不用版記，除非有特殊情況，才標注“版記”。

2.一般公文

2.1一般公文種類：可以是集團發(fā)文、集團行政人事部發(fā)文、也可以是子公司發(fā)文，包括通知、通告、請示、信函、會議紀要等。一般公文的主要特點是不標注發(fā)文字號，屬于常規(guī)性公文。

2.2通知、通告：集團內(nèi)部通知、通告公文格式見式樣2。

通知、通告由標題、版記、主體三大組成部分。

（1）標題用3號黑體字，可分1行或多行，居中排布。一般通知通告標題為“關(guān)于××××的通知”。

（2）版記由擬稿人、擬稿單位、擬稿部門、收件人、發(fā)件人、公司、日期、抄送、總頁數(shù)、咨詢電話、附件、保密等級、簽發(fā)人以及具體要求。其中，收件人、發(fā)件人都以單位部門標注，不得標注個人作為收件人、發(fā)件人。保密等級分為：“絕密、機密、秘密、一般”四種情況。根據(jù)相應(yīng)項目填寫。

（3）主體格式與集團紅頭公文主體格式同等要求，不再概述。

2.3請示。集團請示分為請示（申請）、報告，見式樣3。

請示單位部門根據(jù)請示單相應(yīng)欄目要求填寫，請示內(nèi)容可以另外附頁。

2.4工作協(xié)調(diào)單，見式樣4用于集團職能部門之間、子公司之間因工作安排上需要相互協(xié)調(diào)、相互支持的行文，具體內(nèi)容根據(jù)表單格式填寫。

2.5信函格式，見式樣5公文標題為集團全稱加“函”字，居中排布。信函字體為宋體，標題為小2號，正文內(nèi)容為4號宋體。

2.6會議紀要格式，見式樣6（1）標題由會議名稱加“會議紀要”組成，用3號黑體字，居中排布。

（2）標題之后為會議紀要要項，按照要求有以下要項：會議名稱、會議時間、會議地點、出席人員（遲到人員、缺席人員）、會議主持、會議記錄等。

（3）會議紀要正文每一段發(fā)言內(nèi)容必須寫明發(fā)言部門、發(fā)言人、發(fā)言時間，用小4號宋體加粗，會議紀要具體內(nèi)容用小4號宋體字。

3.公文文字版面從左至右橫排，一般采用國際標準A4型。

附件2:A集團集團公文式樣

式樣1：紅頭公文格式；

式樣2：通知通告格式；

式樣3：請示（申請）報告格式；

式樣4：工作請示單格式；

式樣5：信函格式；

式樣6：會議紀要格式；

式樣7：文件呈報表格式；

式樣8：制度（發(fā)文）審批單格式。