學(xué)院公文管理制度

學(xué)院公文管理制度

第一條 凡涉及全院性的工作部署和重大方針、政策性的文件，由院辦統(tǒng)一印發(fā)，凡屬部門職權(quán)范圍內(nèi)可以決定的，或?qū)儆谝话阈酝ㄖ蜆I(yè)務(wù)上的文件，由各部門印發(fā)，涉及幾個(gè)部門的可以聯(lián)合印發(fā)。

第二條 學(xué)院文件包括上行文和下行文，上行文以“安外院”形式成文，下行文以“安外院”、“安外人”、“安外教”形式成文。根據(jù)所行文內(nèi)容，先由相關(guān)職能部門起草，部門負(fù)責(zé)人核稿，經(jīng)院辦主任審核，報(bào)分管院長(zhǎng)審閱并在文件擬稿封面上簽字，由文印室打印上報(bào)或下發(fā)。

第三條 院長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要，由院辦公室文字秘書整理，辦公室主任審核，主持會(huì)議的院長(zhǎng)或副院長(zhǎng)簽發(fā)。

第四條 院辦公室文件，使用統(tǒng)一的紅頭處室函件文稿紙行文，由院辦公室文字秘書起草和核稿，院辦公室主任核發(fā)。

第五條 各職能部門文件，各職能部門比較重要的文件使用統(tǒng)一的紅頭處室函件文稿紙行文，由各部門秘書起草，部門負(fù)責(zé)人核發(fā)。

第六條 行文時(shí)，嚴(yán)格按照《行政發(fā)文格式規(guī)范》（附后）要求行文。

第七條 學(xué)院或各部門以紅頭文件印發(fā)的文件，一律報(bào)董事會(huì)辦公室備案；文件內(nèi)容涉及董事會(huì)的，需報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)審閱。

第八條 下行文分發(fā)之前均要留兩份存檔，一份存放檔案室，一份存放文印室備查。

第九條 學(xué)院各部門對(duì)文件的收發(fā)、傳遞、閱辦、保管、存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。

第十條 收文處理

（一）收到上級(jí)文件后，由院辦公室專人拆封，認(rèn)真核對(duì)份數(shù)，統(tǒng)一編號(hào)，及時(shí)登記。凡需辦理的公文由院辦公室主任簽批意見，再分送相關(guān)部門辦理或領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。不得直接送交領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)也不得直接接收公文。

（二）文字秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示的公文要認(rèn)真督促、催辦，及時(shí)檢查、反饋，匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況。

第十一條 發(fā)文處理

（一）公文在送交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送院辦公室主任核稿，再由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

（二）簽發(fā)后的公文不得再做任何修改，若確需修改，必須重新送簽。

（三）下發(fā)文件時(shí)，明確份數(shù)，嚴(yán)格履行發(fā)文登記(簽字)手續(xù)。

（四）公文處理完畢后，要及時(shí)送交整理立卷，個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。

第十二條 傳閱文件有專用文件夾，做到及時(shí)，準(zhǔn)確，去向清楚。達(dá)到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴(kuò)大。

第十三條 借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴(yán)格履行領(lǐng)導(dǎo)簽批、本人(借閱者)簽字手續(xù)，閱后及時(shí)歸還。

第十四條 繳毀文件有清單。對(duì)清繳上來的文件，按規(guī)定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上繳或是銷毀，都必須分類列出清單備查。學(xué)院發(fā)文保存期為3年，上級(jí)來文保存期為2年，其他文件保存期為1年。

第十五條 存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的文件，要設(shè)專柜專人分類保管。

第十六條 秘密文件不準(zhǔn)與其它公文混存，更不準(zhǔn)亂放損壞或丟失。丟失者要追查責(zé)任并予以必要的行政處分。

第十七條 參加上級(jí)召開的會(huì)議帶回的文件，一律交文秘人員登記。

第十八條 本制度由院辦公室負(fù)責(zé)解釋。

附：行政發(fā)文格式規(guī)范

1、發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人

上行文發(fā)文字號(hào)一般在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，在紅色反線之上4mm處居中排布；下行文的發(fā)文字號(hào)在紅色反線之上4mm處，居左空一字，簽發(fā)人姓名一律在紅色反線之上居右空1字，“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，“簽發(fā)人”后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。

2、公文標(biāo)題

應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題為二號(hào)宋體，在紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排列；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。

3、公文正文

主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字和年份不能回行。正文要簡(jiǎn)明扼要，層次清楚。

正文內(nèi)小標(biāo)題分級(jí)為：一、（一） 1、（1）的順序，通常一級(jí)小標(biāo)題為黑體字加粗，二級(jí)小標(biāo)題為楷體加粗。

文字從左至右橫寫、橫排。批語用3號(hào)楷體字，正文用3號(hào)仿宋體字，正文一般每面排22行，每行排28個(gè)字。紙張一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210m m×297mm），左側(cè)裝訂。

4、成文日期

成文日期以負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。并用漢字將年、月、日標(biāo)全，"零"寫為"○"。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。

5、附注

公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），如“此件以傳真形式發(fā)出”、“此件不登報(bào)”等，應(yīng)居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下1行。

6、主題詞

上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。“主題詞”三字用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字，并刊于抄送欄橫線之上。

7、抄送機(jī)關(guān)

指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)在主題詞下1行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)"抄送"，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)依上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)次序排列，抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。同一層次的抄送機(jī)關(guān)依黨、政、軍、群順序排列。人大、政協(xié)、法院、檢察院另起一行列于抄送機(jī)關(guān)最后。

8、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機(jī)關(guān)指公文的印制主管部門；印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下，占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。并在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期橫線右下角刊字"共印××份"。

9、頁面設(shè)置

頁邊距：上、下為2.5厘米，左、右為2厘米。

10、蓋章

加蓋印章要端正、居中，齊上2/3。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不要采取標(biāo)識(shí)"此頁無正文"的方法解決。