辦公設(shè)置日常管理規(guī)章制度大全
第一章總則
一、目的。
為了保證公司辦公設(shè)備正常的運(yùn)轉(zhuǎn),提高辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命,特制定本制度。
二、適用范圍。
本制度所指辦公設(shè)備主要包括臺(tái)式電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話、傳真機(jī)、筆記本電腦等。
三、相關(guān)職責(zé)。
1、人力政專員,主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購申請(qǐng)?zhí)峤?、采購、保管、配發(fā)、設(shè)備調(diào)換等事宜。
2、在總經(jīng)理批準(zhǔn)的情況下,一些常用設(shè)備及耗材也可自行購買。
如打印紙、硒鼓、網(wǎng)線水晶頭等。
3、部門設(shè)專人負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的使用、保管、維修保養(yǎng)等事宜。
第二章辦公設(shè)備日常管理
一、辦公設(shè)備的申請(qǐng)和購買。
1、部門工作人員根據(jù)需要提出辦公設(shè)備的購買申請(qǐng),制定采購計(jì)劃并填寫《辦公設(shè)備需求單》,報(bào)人力行政專員及部主管領(lǐng)導(dǎo)審批;
購買設(shè)備金額大于200元的還需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由人力行政專員專人購買。
二、辦公設(shè)備的領(lǐng)用。
1、設(shè)備需求人員根據(jù)審批的《辦公設(shè)備需求單》到人力行政專員處領(lǐng)取。
2、對(duì)領(lǐng)取的設(shè)備進(jìn)行編號(hào),以便盤點(diǎn)。
三、辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)。
1、使用設(shè)備前應(yīng)詳細(xì)閱讀操作手冊(cè),嚴(yán)格按照操作規(guī)范操作使用,由部門主管及人力行政專員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。
2、公司各類設(shè)備的保養(yǎng)和維修。
員工應(yīng)參照規(guī)范,正確使用,注重平時(shí)保養(yǎng)。
3、人力行政專員對(duì)部門內(nèi)辦公設(shè)備運(yùn)行、保養(yǎng)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,對(duì)設(shè)備的維修,更換零件要進(jìn)行登記備案。
四、辦公設(shè)備維修管理
1、設(shè)備發(fā)生故障無法使用時(shí),設(shè)備使用人應(yīng)報(bào)人力行政專員并協(xié)同技術(shù)人員處理;
技術(shù)人員無法處理的,可報(bào)部門主管領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系供應(yīng)商統(tǒng)一報(bào)修。
2、在保修期內(nèi)的設(shè)備,人力行政專員應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修;
保修期外的設(shè)備,按照最經(jīng)濟(jì)可行的報(bào)修方案進(jìn)行維修,由人力行政專員或指派專人負(fù)責(zé)送修并按照維修的真實(shí)情況,填寫設(shè)備維修單。
五、建立維修檔案
1、所有設(shè)備的維修都必須建立完整的維修檔案,由人力行政專員統(tǒng)一管理,主要包括設(shè)備名稱、維修日期、故障現(xiàn)象、故障原因、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用、維修單位等。
2、人力行政專員應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)、匯總維修情況,針對(duì)各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防與克服的措施,通報(bào)并加以防范。
六、辦公設(shè)備使用監(jiān)督
1、人力行政專員負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備的使用進(jìn)行不定期的檢查。
2、人力行政專員對(duì)違規(guī)使用辦公設(shè)備人員有提請(qǐng)?zhí)幜P的權(quán)力。
七、辦公設(shè)備的盤點(diǎn)及賠償
1、人力行政專員負(fù)責(zé)對(duì)部門所有辦公設(shè)備進(jìn)行分類,并建立辦公設(shè)備管理臺(tái)帳,每半年盤點(diǎn)清查一次,作到賬物相符。
2、在規(guī)定的使用年限期間,因個(gè)人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等,所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個(gè)人承擔(dān)。
八、辦公設(shè)備的報(bào)廢處理
1、報(bào)廢審核。
對(duì)于各部門提交的報(bào)廢物品清單,要認(rèn)真審核,確認(rèn)不能再次利用后,經(jīng)人力行政專員、部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批,報(bào)總經(jīng)理簽字后方可作報(bào)廢處理。
2、對(duì)決定報(bào)廢的辦公設(shè)備,人力行政專員應(yīng)做好登記,在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量、及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。
3、報(bào)廢品由人力行政專員集中存放、集中處理,不得隨意丟棄。
第三章辦公設(shè)備分類管理
一、電腦的使用管理參見《關(guān)于辦公電腦的使用管理規(guī)定》
二、電話的使用管理
1、電話由人力行政專員統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。
2、每次通話應(yīng)簡潔扼要,以免耗時(shí)占線、浪費(fèi)資金。
3、禁止撥打私人電話。
4、電話出現(xiàn)故障的及時(shí)報(bào)電話公司維修。
三、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的管
1、為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn),每天開機(jī)的時(shí)間不宜過長。
2、打印或者復(fù)印完成后,必須及時(shí)取走文件,防止失密。
3、禁止打印或復(fù)印私人資料。
四、傳真機(jī)使用管理
1、不得使用傳真?zhèn)魉蛡€(gè)人資料;2、使用傳真?zhèn)魉蜋C(jī)密文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、每天下班后,傳真設(shè)置由自動(dòng)接收改成手動(dòng)接收,防止廣告?zhèn)髡嬖斐傻霓k公資源浪費(fèi)。
五、其他辦公設(shè)備的使用管理
1、專管專用,公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理,其他人員使用必須經(jīng)設(shè)備負(fù)責(zé)人同意。
2、辦公設(shè)備要定期進(jìn)行養(yǎng)護(hù),以免老化影響使用。
3、辦公設(shè)備的使用人員要保證設(shè)備的安全,如果因使用人員的過失造成丟失,要追究責(zé)任。
第四章附則1. 本規(guī)定由____________________________________________制定并負(fù)責(zé)解釋。
2. 本規(guī)定適用于____________________________________________所有員工,公司其他部門員工使用規(guī)定由公司另行規(guī)定。
3. 本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后有效。
4. 本規(guī)定自二零一零年九月一日起執(zhí)行。
