第1篇 某學(xué)生會檔案管理制度
學(xué)生會檔案管理制度
學(xué)生會檔案是學(xué)生會在工作和各種活動中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文件資料,它起著憑證、依據(jù)和史料的作用,并為團(tuán)委指導(dǎo)幫助學(xué)生會開展工作提供豐富材料。
一.工作部門
1.學(xué)生會檔案管理工作由院學(xué)生會辦公室檔案組成員負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理;
2.各部門應(yīng)設(shè)管理本部門檔案的副部長,負(fù)責(zé)日常檔案的收集、整理以及保管工作;
3.各部門負(fù)責(zé)檔案的副部長應(yīng)與辦公室加強(qiáng)聯(lián)系,溝通思想,交流經(jīng)驗(yàn),以便于檔案管理制度的順利推行。
二.學(xué)生會檔案的分類及內(nèi)容
1、學(xué)生會檔案分類為:各類文件類(上級文件、申報表、申請表)、會議記錄類、人事檔案類(包括各部門及其干部檔案類獎懲記錄類)、工作計劃類活動內(nèi)容及工作總結(jié)類及其他共六類。
有關(guān)檔案都將據(jù)此分類:
(1)文件類:
文件(包括上級文件、申請表、申報表)一律按a4紙一份歸類存檔;
(2)會議記錄類:
各個部門根據(jù)各自部門會議情況包括會議時間、地點(diǎn)、會議內(nèi)容、會議簽到情況于學(xué)期末把本學(xué)期部門會議;
(3)人事檔案類:
學(xué)生會人事檔案包括院學(xué)生會人事任免、調(diào)動、獎懲等情況。主要由辦公室配合收集資料的完善;
(4)工作計劃類:
學(xué)生會各部門每學(xué)期工作開始(開學(xué)第一、二周)都應(yīng)向?qū)W生會主席團(tuán)呈交一份詳細(xì)的工作計劃,做出本部門在未來一學(xué)期內(nèi)的各項(xiàng)工作設(shè)想。此工作計劃保留存檔,以利于期末部門考核時起參照作用;
(5)活動內(nèi)容類:
學(xué)生會各部門組織活動應(yīng)當(dāng)制定活動計劃書(策劃書),并于活動結(jié)束后及時做出活動總結(jié),并把工作總結(jié)于活動結(jié)束后3天內(nèi)交于辦公室,此工作計劃保留存檔,以利于期末部門考核時起參照作用;凡學(xué)生會集體獲得的獎品、紀(jì)念品作為工作成績的體現(xiàn),必須交給辦公室妥善處理,任何人不得私自占有。
(6)工作內(nèi)容類:
各部門于學(xué)期末要上交一份各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄。部長和副部長級以上的干部則須遞交一份詳細(xì)的職務(wù)報告,報告應(yīng)介紹任職期間的工作內(nèi)容及工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),并存入檔案;
2、學(xué)生會成員檔案管理:
學(xué)生會辦公室檔案組成員把各屆學(xué)生會成員的檔案設(shè)宗,主要含以下材料:
(1)學(xué)生會干部個人檔案;
(2)學(xué)生會干部各學(xué)期的工作總結(jié)以及工作成績評定;
(3)與學(xué)生會干部本人有關(guān)的各類文字材料;
(4)各類材料均一式兩份。
三.檔案管理原則
1. 當(dāng)有辦公室檔案管理員在場時,直接由管理員負(fù)責(zé)歸檔;
2. 管理員不在時,應(yīng)及時通知管理員,由管理員整理歸檔;
3. 管理員歸檔時,應(yīng)詳細(xì)填寫檔案管理紀(jì)錄;
4. 未經(jīng)過主席或者辦公室主任同意,任何人不得以私人借口借閱檔案;
5. 調(diào)檔時,必須持有主席的簽字證明;
6. 調(diào)檔時,必須有檔案管理人員在場做詳細(xì)記錄,并填寫檔案借閱表;
7. 檔案一旦遺失,管理人員應(yīng)立即上報有關(guān)部門并及時補(bǔ)檔;
8. 檔案管理員不得私自翻看檔案;
9. 未經(jīng)有關(guān)部門同意,任何人不得擅自改動檔案,否則一經(jīng)查實(shí),報主席團(tuán)嚴(yán)肅處理;
10. 檔案管理人員必須定期整理核查檔案。
四.檔案內(nèi)容要求:
1. 活動策劃書、活動籌備情況、活動及進(jìn)程結(jié)果、活動結(jié)束后整理得經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn);
2. 活動新聞稿。(對于比賽類活動,必注明各輪次的戰(zhàn)況及獲勝方)
五.檔案查閱辦法:
為了加強(qiáng)檔案管理工作,辦公室應(yīng)完整、科學(xué)地保管好學(xué)生會的檔案材料,以備查詢、參考、交流,特制訂本細(xì)則。
1. 查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱詳細(xì)資料;
2. 認(rèn)真填寫檔案借閱登記表,并由審批人(部長)同意;
3. 各部門在指定時間辦理查檔手續(xù),并確認(rèn)歸還日期;
4. 檔案查閱完畢后請及時歸還,過期不還且未講明原因的講上報主席團(tuán)并做嚴(yán)肅處理;
5. 本細(xì)則適用于學(xué)生會在各項(xiàng)工作中直接形成的,對今后工作具有查考、利用價值的各種文字、圖樣、圖表、獎證、聲、像等不同形式的歷史記錄材料的管理工作。
六.檔案的要求:
為加強(qiáng)學(xué)生會工作檔案管理制度的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性,使學(xué)生會工作形成一定的歷史資料,特建立本制度。檔案制度總則在于規(guī)范學(xué)生會各類文件資料的管理,利于查詢借閱及其他相關(guān)工作的有效開展。
1. 學(xué)生會辦公室每年換任之前整理本學(xué)年檔案資料分類入庫,每屆學(xué)生會換屆之前應(yīng)整理轉(zhuǎn)交本屆學(xué)生會檔案;
2. 學(xué)期初,由辦公室負(fù)責(zé)收集整理學(xué)生會各部門部員最新名單及聯(lián)系方式;學(xué)期末,干部評定等一切評定資料及其結(jié)果應(yīng)及時上交辦公室并存檔;
3. 遇有學(xué)生會干部工作調(diào)動或辭職離任時,要及時報于辦公室備案;
4. 對符合規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向檔案組或者檔案工作人員移交,集中管理,任何人不得據(jù)為己有;
5. 院學(xué)生會的其它文件及文字資料是否列入院學(xué)生會檔案,由院學(xué)生會辦公室決定;
6. 屬于學(xué)生會所有的檔案,由委員會決定公布:未經(jīng)上述機(jī)構(gòu)同意,任何組織和個人無權(quán)公布。辦公室有權(quán)查詢并作相應(yīng)處理。
七.檔案資料范圍:
本制度所稱“檔案”包括以下內(nèi)容:
1、各級文件;學(xué)生會成員名單及主要學(xué)生干部檔案;學(xué)生會各部門的工作計劃、總結(jié)活動照片,dv記錄等;學(xué)生會財務(wù)記錄、值班記錄和會議記錄;歷屆學(xué)生會的考核表;學(xué)生會的工作簡報及上報的其它資料;以及各系學(xué)生會、各班委通訊錄;以及委員認(rèn)為要保存的其它資料;
2、檔案要做到格式規(guī)范、內(nèi)容完備、條理清楚,手寫的應(yīng)用碳素墨水工整書寫。a4紙文檔是指文書、檔案等原始的或電子的資料。
八、本制度要求全體學(xué)生會全體干部認(rèn)真遵守執(zhí)行。
八、本制度由院學(xué)生會辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)
行。
九、本制度最終解釋權(quán)歸德化陶瓷職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生委員會。
第2篇 ##大學(xué)學(xué)生會檔案管理制度
大學(xué)學(xué)生會檔案管理制度
檔案工作是校學(xué)生會工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項(xiàng)制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學(xué)生會檔案是學(xué)生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。
2、校學(xué)生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理；各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。
3， 校學(xué)生會檔案包括人事檔案，工作檔案，財務(wù)檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。
5. 檔案形式要求：對于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶，cd，vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。
6. 檔案上繳日期：在該項(xiàng)活動結(jié)束后一周內(nèi)。
7. 檔案上交時由辦公室簽收。
二，檔案內(nèi)容要求：
（一）人事檔案 包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學(xué)生會成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對大學(xué)學(xué)生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評定獎學(xué)金、評選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會干部的依據(jù)之一。
&
nbsp； 3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。
（二）工作檔案 包括校學(xué)生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。
l、大學(xué)學(xué)生會工作目錄是校學(xué)生會的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。
2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。
（三）財務(wù)檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見財務(wù)制度。
（四）活動檔案
1、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進(jìn)程結(jié)果；活動新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。
2、 活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1，查閱要求：
1) 各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。
2) 各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團(tuán)會做出相應(yīng)的警告、批評。
3) 查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。
4) 認(rèn)真填寫索檔單，并由部長以上簽名。
5) 各部在指定時間辦理查檔手續(xù)，并同時告知辦公室歸還日期。
6) 檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。
2、借閱手續(xù)：
（1）借閱檔案必須有證明，由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊登記，登記時應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時間等。
（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員、記錄人），做到責(zé)任落實(shí)到個人。
（3）借閱時間不得超過一周（主席團(tuán)同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
（4）復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。
8、外單位借閱校學(xué)生會工作檔案的，需向團(tuán)委提出書面申請，并經(jīng)主席簽字同意后方可，
秘書處的對外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。
9、外借檔案不得為檔案原件。
第3篇 大學(xué)學(xué)生會檔案管理制度
檔案工作是校學(xué)生會工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項(xiàng)制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學(xué)生會檔案是學(xué)生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。
2、校學(xué)生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。
3, 校學(xué)生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務(wù)檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。
5. 檔案形式要求：對于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。
6. 檔案上繳日期：在該項(xiàng)活動結(jié)束后一周內(nèi)。
7. 檔案上交時由辦公室簽收。
二,檔案內(nèi)容要求：
(一)人事檔案 包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料,由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學(xué)生會成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對大學(xué)學(xué)生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評定獎學(xué)金、評選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會干部的依據(jù)之一。
3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。
(二)工作檔案 包括校學(xué)生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。
l、大學(xué)學(xué)生會工作目錄是校學(xué)生會的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。
2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。
(三)財務(wù)檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見財務(wù)制度。
(四)活動檔案
1、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書;活動籌備情況;活動及進(jìn)程結(jié)果;活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。
2、 活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1,查閱要求:
1) 各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。
2) 各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團(tuán)會做出相應(yīng)的警告、批評。
3) 查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。
