文檔資料管理制度

為了使拌和站資料管理實(shí)現(xiàn)正規(guī)化,并切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的管理工作,特制定本制度。

一、文件收發(fā)

1、建立收文登記制度。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的文件和市直有關(guān)部門文件及其他兄弟單位來文都要進(jìn)行收文登記。

2、收文登記主要包括以下內(nèi)容:收文日期、來文機(jī)關(guān)、文件名稱、文件字號(hào)、發(fā)文日期及閱文簽字等。

3、文件管理人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時(shí)將文件交還保管人員保存。

4、拌和站對(duì)外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內(nèi)容包括:發(fā)文時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)、文件名稱、文件字號(hào)、發(fā)文范圍等。

5、對(duì)拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。

二、檔案資料管理

1、原始記錄是設(shè)備管理和維修工作的基礎(chǔ)之一,是了解設(shè)備狀況、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊(cè)和進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析的依據(jù)。必須重視此項(xiàng)工作的填寫、收集、整理和保存。

2、機(jī)械設(shè)備的數(shù)據(jù)管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,它來源于原始資料。為了提高設(shè)備資產(chǎn)的運(yùn)作效益,必須按時(shí)分類、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究,并及時(shí)采取積極措施,保證投入產(chǎn)出效益目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計(jì)分析、上報(bào)考核等方面,應(yīng)做到定期歸類整理。數(shù)據(jù)要完整準(zhǔn)確,報(bào)表要及時(shí)齊全。

3、機(jī)械管理基本數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備以下內(nèi)容:1、管理號(hào)碼;2、設(shè)備名稱;3、型號(hào)規(guī)格;4、技術(shù)狀況;5、保管單位;6、本季運(yùn)轉(zhuǎn)小時(shí);7、原值;8、凈值;9、組資日期;10、生產(chǎn)廠家;11、本機(jī)編號(hào);12、出廠日期;13、外型尺寸;14、整機(jī)重量;15、動(dòng)力機(jī)名稱;16、動(dòng)力機(jī)型號(hào);17、動(dòng)力機(jī)規(guī)格;18、動(dòng)力機(jī)生產(chǎn)廠;19、動(dòng)力機(jī)出廠日期;20、動(dòng)力機(jī)編號(hào);21、工點(diǎn)。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項(xiàng)為動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù),其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。

4、及時(shí)上報(bào)的報(bào)表:《設(shè)備臺(tái)帳》(包括自有配屬的設(shè)備和內(nèi)租、外租的設(shè)備以及協(xié)作隊(duì)伍的設(shè)備,分別建帳管理)、《機(jī)械增減情況表》、《機(jī)械事故統(tǒng)計(jì)表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理計(jì)劃報(bào)表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理完成情況報(bào)表》。

5、建立檔案目錄,主要分設(shè)備文件材料、設(shè)備檔案、設(shè)備技術(shù)資料三個(gè)方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務(wù)。

6、建立和認(rèn)真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。