辦公用品規(guī)范化管理制度

一、目的:

為了降低辦公用品消耗,減少損失和浪費,使辦公用品管理規(guī)范化,特制訂本制度。

二、辦公用品范圍

2.1文具、紙張等文案用品;

2.1.1文案用品分為個人領用與部門領用兩種。個人領用系個人使用保管的用品,如筆、筆芯、筆記本、膠棒等。部門領用系本部門共同使用的用品,如訂書機、計算器、剪刀等。

2.2辦公桌、椅、檔案柜等用品;

2.3電腦、投影儀、打印機、復印機等辦公設備以及公司集團手機卡。

三、辦公用品的申購及發(fā)放

3.1各部門每月25日向行政部提出采購申請,經行政部核對并申報同意后由行政部統(tǒng)一采購、管理及發(fā)放。

3.2購入的辦公用品須按類別,品種清點,驗收,統(tǒng)一入庫管理。

3.3辦公常備用品每月10日、20日兩天進行發(fā)放,領用時秉承以舊換新原則,由領用人簽字,說明物品名稱、數量等,以控制文具消耗。

3.4辦公設備及桌椅等由財務部負責核實,行政部根據需要采買發(fā)放。

四、辦公用品的管理

4.1各部門應本著節(jié)約的原則使用辦公用品。

4.2任何人未經過允許不得擅自領取辦公用品,不得挪用辦公用品及其他物資。

4.3電腦、投影儀、打印機、復印機等辦公設備及公司集團手機卡均由專人管理,如有遺失或損壞,應由管理人全權負責。

4.3.1電腦管理

4.3.1.1保證機器的正常開關機;

4.3.1.2嚴禁使用過程中冷關機,對硬盤造成損傷、縮短固件的使用壽命;

4.3.1.3嚴禁玩電腦游戲、上網聊天;

4.3.1.4嚴禁登陸不良網站及非法網站。

4.3.1.5定期對電腦進行殺毒;

4.3.1.6使用完畢后請按照正常關機順序關閉主機及顯示器。

4.3.2打印機、復印機:

4.3.2.1保證機器的正常開關機;

4.3.2.2定期對設備進行維護;

4.3.2.3復印機連續(xù)工作正反面20張時,請待機8分鐘;

4.3.2.4各部門應保證機器所需耗材、紙張充足,及時向行政部領用;

4.3.3投影儀

4.3.3.1保證機器正常開關機;

4.3.3.2關機后靜待風扇停止后方可切斷電源;

4.3.3.3使用過程中保持良好的通風環(huán)境,不要堵塞通風口;

4.3.3.4禁止傾斜90°角以上播放文件;

4.3.3.5使用時間超過兩小時需斷電休息10分鐘。

4.3.4集團手機卡

4.3.4.1公司凡試用期滿的員工,必須統(tǒng)一使用公司的集團手機卡,否則不享受公司的話費補貼(特殊情況經經理批準后除外)。

4.3.4.2集團手機卡領用者必須嚴格遵守使用制度,如有損壞、丟失,及時報行政部予以補辦、處理。

4.3.4.3集團手機卡僅供領用者在公司任職期間使用,離職時必須到行政部辦理相關退還手續(xù)。

4.4辦公設備管理者具有保管與維護責任,不得擅自委托他人保管。因特殊原因不能及時收回時,需指定專人負責保管。

4.5辦公設備要注意維護保養(yǎng),嚴格按操作規(guī)程進行操作,當設備出現損壞時,須報直屬上級領導決定后方可修理。

4.6經檢查確認破損辦公器具、設備已沒有修理必要時,辦公用品管理員向直屬上級領導請示,予以報廢處理。

4.7嚴禁把辦公用品帶回家私用。

4.8凡純屬人為原因致使辦公器具、設備損壞或有意破壞者,追究其責任并照價賠償。