科技股份有限公司分公司辦公例會(huì)管理制度

分公司辦公例會(huì)管理制度

1主題內(nèi)容及文件適用范圍

1.1本文規(guī)定了分公司辦公例會(huì)管理辦法，旨在督促分公司對(duì)其日常運(yùn)營(yíng)、管理工作

進(jìn)行定期檢查跟蹤，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并及時(shí)改進(jìn)，加強(qiáng)分公司內(nèi)部各部門工作的

溝通，規(guī)范分公司管理。

1.2本制度適用于中企動(dòng)力各地分公司的辦公例會(huì)管理。

2管理與組織

2.1總部企業(yè)規(guī)劃管理部制訂本制度并負(fù)責(zé)修訂解釋。

2.2高級(jí)行政總監(jiān)負(fù)責(zé)對(duì)所轄行政大區(qū)內(nèi)各分公司例會(huì)的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。

2.3分公司行政總監(jiān)負(fù)責(zé)本公司辦公例會(huì)的召集主持和管理工作。

2.4分公司行政部負(fù)責(zé)辦公例會(huì)的具體組織、會(huì)議記錄、會(huì)后任務(wù)跟蹤檢查等工作。

3管理內(nèi)容

3.1會(huì)議目的：檢查、掌握分公司日常運(yùn)營(yíng)、管理工作執(zhí)行情況，加強(qiáng)分公司內(nèi)部各

部門工作的溝通，規(guī)范分公司管理。

3.2會(huì)議周期和時(shí)間：每周例會(huì)，每周第一個(gè)工作日召開(kāi)，會(huì)議時(shí)間應(yīng)控制在3小時(shí)

之內(nèi)（各分公司可結(jié)合實(shí)際情況確定會(huì)議時(shí)間）。

3.3會(huì)議地點(diǎn)：分公司所在地會(huì)議室。

3.4責(zé)任部門：分公司行政部。

3.5會(huì)議召集及主持人：分公司行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）

3.6參會(huì)人員：高級(jí)行政總監(jiān)（如有）、高級(jí)商務(wù)總監(jiān)（如有）、行政總監(jiān)（助理行政

總監(jiān)）、商務(wù)總監(jiān)（助理商務(wù)總監(jiān)）、各部門經(jīng)理級(jí)員工、行政總監(jiān)（助理行政總

監(jiān)）認(rèn)為有必要參加例會(huì)的其他員工。

3.7會(huì)議議程

3.7.1上周例會(huì)決定事項(xiàng)執(zhí)行情況的跟進(jìn)總結(jié)；

3.7.2各部門通報(bào)上周工作總結(jié)、下周工作計(jì)劃；

3.7.3針對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行溝通研討，制定解決方案；

3.7.4傳達(dá)、解釋總部的最新政策、文件和要求；

3.7.5其他需要溝通、交流的事項(xiàng)。

3.8會(huì)議程序：

3.8.1分公司行政部負(fù)責(zé)會(huì)議通知、會(huì)議室安排、所需文字材料、儀器設(shè)備等的準(zhǔn)

備工作。上述工作應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前10分鐘就緒。

3.8.2與會(huì)人員必須嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，應(yīng)盡量提前兩分鐘到達(dá)開(kāi)會(huì)地點(diǎn)，如有特

殊原因臨時(shí)不能與會(huì)者，應(yīng)提前通知主持人，并安排部門員工參會(huì)。

3.8.3行政部需負(fù)責(zé)做會(huì)議內(nèi)容記錄，會(huì)后整理《會(huì)議紀(jì)要》，《會(huì)議紀(jì)要》要標(biāo)明

會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、參加及缺席人員的情況及會(huì)議議題，簡(jiǎn)明扼要反映

會(huì)議內(nèi)容`，并準(zhǔn)確真實(shí)地反映與會(huì)人員的意圖，在會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)整理

完畢電郵發(fā)送參會(huì)人員，抄送行政大區(qū)高級(jí)行政總監(jiān)、片區(qū)高級(jí)商務(wù)總監(jiān)和

總部企業(yè)規(guī)劃管理部。

3.8.4會(huì)議內(nèi)容的跟蹤落實(shí)：與會(huì)人員及各有關(guān)部門要認(rèn)真執(zhí)行會(huì)議決定的事項(xiàng)，

嚴(yán)格按照會(huì)議決定的內(nèi)容開(kāi)展相關(guān)工作并及時(shí)向行政總監(jiān)、商務(wù)總監(jiān)和有關(guān)

負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展情況。

3.9會(huì)議紀(jì)律

3.9.1與會(huì)人員必須認(rèn)真對(duì)待會(huì)議主題，積極發(fā)表自己的見(jiàn)解，對(duì)發(fā)表意見(jiàn)的真實(shí)

性、可行性負(fù)責(zé)。并且要注意條理清晰，簡(jiǎn)明扼要。

3.9.2會(huì)議期間，所有與會(huì)人員應(yīng)將隨身攜帶的手機(jī)調(diào)至振動(dòng)狀態(tài)，中途不得隨意

離場(chǎng)。

3.9.3辦公例會(huì)上討論的問(wèn)題屬于公司機(jī)密，參會(huì)人員必須遵守公司的保密制度保

守公司機(jī)密。

3.10處罰規(guī)定:

3.10.1無(wú)故缺席人員罰款300元，并給予通報(bào)批評(píng)；無(wú)故遲到人員每遲到1分鐘罰

站5分鐘，以此類推。

3.10.2違反3.9.3規(guī)定的人員將視嚴(yán)重程度給予行政處分――降級(jí)降薪、留職查看

直至開(kāi)除。必要時(shí)，對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重者公司將訴諸法律解決。

3.10.3本條涉及的罰款將作為員工活動(dòng)經(jīng)費(fèi)由分公司行政部統(tǒng)一保管，行政總監(jiān)

（助理行政總監(jiān)）批準(zhǔn)后使用。

3.11工作周報(bào)管理

辦公例會(huì)要求各部門采用工作周報(bào)的方式，向全體與會(huì)人員通報(bào)本部門上周工作完成情況及下周工作計(jì)劃。周報(bào)具體要求如下：

3.11.1提交周報(bào)的時(shí)間：每周五下班前交分公司行政總監(jiān)工作郵箱。

3.11.2周報(bào)內(nèi)容要求：

3.11.2.1工作周報(bào)包括本周工作總結(jié)與下周工作計(jì)劃（請(qǐng)按附件模版要求填

寫）

3.11.2.2周工作總結(jié)要求

3.11.2.2.1對(duì)照周計(jì)劃目標(biāo)，逐條總結(jié)完成情況及主要工作，總結(jié)中應(yīng)說(shuō)

明工作重點(diǎn)、達(dá)到的效果以及工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

3.11.2.2.2對(duì)存在的問(wèn)題要作出簡(jiǎn)要說(shuō)明及分析，分析對(duì)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生重

要影響的問(wèn)題及導(dǎo)致該問(wèn)題的關(guān)鍵因素。

3.11.2.2.3對(duì)未盡工作和存在問(wèn)題提出進(jìn)一步解決方案。

3.11.2.3下周工作計(jì)劃

3.11.2.3.1要逐條列出下周部門各項(xiàng)工作計(jì)劃，各項(xiàng)工作要有量化的目標(biāo)，

對(duì)不可量化的目標(biāo)要盡可能細(xì)化。

3.11.2.3.2要指明各項(xiàng)工作預(yù)計(jì)的結(jié)束時(shí)間、本周的工作目標(biāo)、是否需要

上級(jí)或其它部門的配合等內(nèi)容。

3.11.3工作周報(bào)的考核

3.11.3.1無(wú)正常理由，未按時(shí)提交工作周報(bào)的，予以通報(bào)批評(píng)（扣除部門負(fù)責(zé)

人當(dāng)月績(jī)效工資的50%。

3.11.3.2由于特殊原因（出差、休假、重要事宜處理等）未按時(shí)提交工作周報(bào)

者，應(yīng)及時(shí)向行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后，可在

事由結(jié)束后二日內(nèi)補(bǔ)交工作周報(bào)。

3.11.3.3上述考核由行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）負(fù)責(zé)。

4附件

4.1《分公司周工作會(huì)議記錄》

4.2《分公司各部門周工作匯報(bào)表》