物業(yè)公司辦公器材使用管理制度8

物業(yè)公司辦公器材使用管理制度(八)

為了更好的管理本公司的電腦、復印機、電話和傳真機,特制定本制度。

一、電腦的使用管理

1、責任到人:公司電腦專人專用,電腦及其外部設備實行定位安裝、定位使用、定人管理。未經批準,不得挪作他用或借給他人使用。嚴格遵守電腦使用管理規(guī)定和安全操作規(guī)程,確保人身、設備安全。使用者對電腦及外設負有保管和日常維護的責任。

2、定期維護:應定期進行系統(tǒng)軟件與硬件的維護,定期殺毒,做好數據備份工作。樹立保密意識,定期檢查各項安全保密措施,發(fā)現隱患及時報告、及時采取措施,防止公司機密信息泄露。

3、安全管理:

(1)禁止安裝和運行與公司工作內容無關的軟件,禁止瀏覽與公司工作無關的網頁、資料等,已正常運轉的軟件不得隨意修改程序或相關參數。

(2) 嚴禁未經檢查的軟件或數據文件上機操作或上網下載來源不明的軟件,避免病毒感染。工作人員在下班或確認不再用機時,必須關閉電腦后方可離開。多人共用一機的,除專人負責外,其他人亦負有日常維護、保養(yǎng)責任。

4、電腦報修:發(fā)現異常情況時,應正確采取應急措施,并報告主管和公司行政人事部。遇有電腦或網絡設備出現故障,應及時申報維修。嚴禁擅自拆機、檢修。外來技術人員進行維護工作時,須有電腦管理人員陪同或認可。

二、復印機使用管理

1、復印機一般應由本公司人員使用,其他人使用須經行政人事部同意,否則不得隨便上機復印。世紀華府復印機使用管理由項目助理指定專人負責,復印使用時設置開機密碼。

2.復印機僅供辦公使用,復印文件、資料的內容,原則上必須是與工作相關。

3.使用復印機前應先到負責人處填寫《復印機使用登記表》,按照登記表填寫使用人姓名、所屬部門、使用時間、復印內容及頁數等。

4.所有需復印資料的人員使用復印機時應嚴格執(zhí)行操作程序,不熟悉技術要求的須經行政人事部文員或指定專人操作。當復印機出現異常時,非專業(yè)人員不得私自拆動,由相關人員酌情處理。

5.復印本著勤儉節(jié)約的原則?？梢詡鏖喌奈募约坝秒娔X傳輸的電子版文件盡量不要復印,內部使用的文件則盡量使用再生紙張,資料在排版時要以盡量緊湊、減少復印張數為原則,盡量減少打印復印成本,節(jié)約辦公經費開支。

6.復印時原件、紙張必須放置妥當,保證復印質量,印件清晰。

7.若復印資料數量較多時,應先選擇復印1件,確認質量合格,再輸入余數,以免浪費紙張。

8.合理利用使用完復印機復印后所產生的可再利用單面紙張。

三、電話和傳真機的使用管理

1、辦公電話、傳真的使用

(1)辦公室固定電話的安裝主要是作為方便與外界溝通,方便開展業(yè)務之用,不允許在公司內部撥打和接聽任何形式的私人電話。

(2)員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,減少通話時間,避免不必要的浪費和線路的占用時間,保證工作電話的暢通。

(3)為節(jié)省費用,大部分電話已申請局域網,公司內部辦公電話請一律使用內部分機號,如果查出內部通話使用外線費用一律自理。

(4)傳真機收發(fā)傳真文件實行登記制度,收、發(fā)傳真件要做到準確無誤,接收到的文件或其它材料,要及時登記并及時送達收件單位或收件人。

(5)不宜頻繁地開機和關機以延長傳真機使用壽命。

(6)合紙艙蓋的動作不宜過猛以免結構變形器件損壞。

(7)發(fā)送稿件上不宜有硬物(如裝訂針、大頭針等)以免引起故障。

(8)雷雨天氣如不使用傳真機,除關掉電源外,應將電話線插頭拔掉。

2、個人電話

(1) 凡享受手機補貼的員工,在沒有特殊情況之下,手機要24小時開機。

(2)工作人員通訊工具變更號碼,應及時將新號碼報到行政人事部,由行政人事部對號碼進行刷新。

四、要求

各部門必須認真落實通知精神,切實做好本部門的節(jié)能降耗工作,出現問題將嚴肅處理相關人員及部門負責人,如因未及

部門負責人要及時做好節(jié)能降耗的宣傳和管理工作,提高員工的節(jié)能和安全意識,杜絕各種浪費。人走必須斷電,各辦公室在下班或值班后必須將所有用電設備的電源關閉,并及時關門、關窗,防止出現失盜事故。