某科技公司日常用款管理制度

科技公司日常用款管理制度

1.1目的

本程序規(guī)定了出差申請、差旅費及報銷的管理要求,旨在規(guī)范員工公務(wù)出差管理工作,合理控制差旅費用,提高出差管理效率,減低經(jīng)營管理費開支。

1.2日常用款包括差旅費、購買辦公用品和低值易耗品、業(yè)務(wù)招待費、資產(chǎn)修理與維護等日常辦公和經(jīng)營借款。日常用款應(yīng)遵循申請-審批-取款原則。

1.3出差計劃

1.3.1各部門負(fù)責(zé)人制定出差計劃,并對本部門差旅費開支進行嚴(yán)格控制,如果業(yè)務(wù)可以更經(jīng)濟的方式進行,則不應(yīng)批準(zhǔn)其出差。財務(wù)部業(yè)務(wù)主管人員則應(yīng)當(dāng)對各部門差旅費實際開支進行監(jiān)督審核。

1.3.2所有公務(wù)出差應(yīng)在出差前由出差人填寫 '出差費用預(yù)算表'并經(jīng)過部門經(jīng)理和總經(jīng)理的批準(zhǔn)。出差費用預(yù)算表是差旅費報銷時的必要附件。

1.3.3出差員工如果需要預(yù)借出差借款時,應(yīng)根據(jù)計劃出差天數(shù)、具體活動安排以及費用和補助標(biāo)準(zhǔn)等計算出所需款額,報本部門負(fù)責(zé)人簽字。5000元以下借款經(jīng)財務(wù)總監(jiān)簽字,5000元以上經(jīng)付總經(jīng)理簽字。

1.3.4財務(wù)部業(yè)務(wù)主管人員只有在審核授權(quán)人員簽字后,方可辦理付款手續(xù)。

1.3.5財務(wù)部主管人員應(yīng)當(dāng)每月一次向各部門提交員工借款情況表。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)敦促借款人限期向財務(wù)部辦理報銷或退款手續(xù)。當(dāng)借款人未能在規(guī)定期限內(nèi)辦理報銷手續(xù)時,財務(wù)部將在計算其下月工資時從其工資中扣除。

1.4政策和規(guī)定:

禁止利用出差辦理招待之際,宴請親友。

禁止假冒公務(wù)出差游山玩水。

出差借款應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行'前款不清,后款不借'的政策。

禁止員工長期占用公款不辦理報銷和退款手續(xù)。發(fā)現(xiàn)員工利用公款辦理私人事務(wù),應(yīng)根據(jù)金額大小和獎懲規(guī)定對其進行相應(yīng)處罰。

禁止上級人員將自己的出差費用交下及人員填報辦理報銷手續(xù)。

任何人員不能審批自己的費用支出。

1.5費用報銷管理

1.5.1差旅費報銷管理規(guī)定

根據(jù)財政部有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本公司具體實際,公司差旅費報銷控制標(biāo)準(zhǔn)如下:

1.5.1.1 住宿標(biāo)準(zhǔn)

公司可根據(jù)不同的出差對象實行不同的差旅費控制標(biāo)準(zhǔn)。

公司總部管理人員住宿標(biāo)準(zhǔn)

科目副總經(jīng)理及以上人員 部門經(jīng)理一般員工

一般地區(qū)經(jīng)濟特區(qū)一般地區(qū)經(jīng)濟特區(qū)一般地區(qū)經(jīng)濟特區(qū)

住宿費

市場部人員住宿標(biāo)準(zhǔn)

科目市場部經(jīng)理 大區(qū)及市場業(yè)務(wù)經(jīng)理

一般地區(qū)經(jīng)濟特區(qū)一般地區(qū)經(jīng)濟特區(qū)

住宿費

工程部住宿標(biāo)準(zhǔn)

外埠出差,經(jīng)公司批準(zhǔn)在施工現(xiàn)場租住一室一廳居民房,或在公司指定之住所居住。在公司辦事處居住者每天補助30元。在不具備上述條件,經(jīng)當(dāng)?shù)刈庾∪藛T簽字后,可自行解決住宿,按如下標(biāo)準(zhǔn)。

科目工程部區(qū)域經(jīng)理

及專家組員 現(xiàn)場工程師

一般地區(qū)經(jīng)濟特區(qū)一般地區(qū)經(jīng)濟特區(qū)

住宿費

以上費用憑住宿發(fā)票實報實銷,不得超過限額。

1.5.1.2 伙食補助

公司總部管理人員和市場部:

一般地區(qū)每人每天補助65元;經(jīng)濟特區(qū)每人每天90元。

工程部:

外埠工程,每人每天補助45元

本地工程,每人每天10元。

工程技術(shù)人員進行野外或高空作業(yè),每天額外補助25元。

享受以上補助后不再享有公司午餐補助

1.5.1.3 市內(nèi)交通費補助

因工出差副總經(jīng)理每人每天60元,部門經(jīng)理每人每天40元,其他人員每人每天20元。工程人員不享有此項補貼

1.5.1.4會議費

員工會議出差可以根據(jù)會議統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)安排辦理住宿。當(dāng)舉辦的會議標(biāo)準(zhǔn)超過企業(yè)出差標(biāo)準(zhǔn)時,出差人員應(yīng)當(dāng)另選合適的賓館。

1.5.1.5 交通工具

部門經(jīng)理及副總經(jīng)理級別以上人員可坐飛機普通艙位、火車軟臥、輪船二等艙。

出差地點火車前往超過24小時,或因緊急工作需要并能提出合理理由證明非立即出發(fā)就無法達到工作目的經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可乘坐飛機,除此之外,只能乘坐其他運輸方式。

如乘火車在6小時之內(nèi),不得乘坐臥鋪;

所有員工中短途出差可乘坐各種大巴,出租車費一律不報銷。

1.5.2通訊費管理

1.5.2.1手機費管理。

公司對手機費實行定額控制。

開支標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定見實施細(xì)則'威奧特公司手機費開支標(biāo)準(zhǔn)':

科目副總經(jīng)理及以上市場部經(jīng)理市場部大區(qū)經(jīng)理市場部業(yè)務(wù)經(jīng)理行政部門經(jīng)理司機

手機費 700/月 700/月 600/月 500/月 200/月 200/月

科目工程領(lǐng)導(dǎo)小組成員專家組員區(qū)域經(jīng)理現(xiàn)場工程師

手機費800/月700/月600/月400/月

其他工作人員因工出差需報銷電話費的,應(yīng)事先以書面形式提出申請,經(jīng)批準(zhǔn)后方可報銷。

注:以上費用超出部分由個人負(fù)擔(dān)。

1.5.2.2辦公室電話費

公司各部門辦公室電話費報銷憑電信局電話單經(jīng)財務(wù)總監(jiān)簽字報銷。

1.5.3.招待費。

1.5.3.1.餐費

公司應(yīng)嚴(yán)格控制招待費開支。如確因業(yè)務(wù)需要須宴請關(guān)鍵人員或業(yè)務(wù)往來關(guān)系密切人的,其內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)從嚴(yán)掌握;出差過程中要發(fā)生招待費用的,應(yīng)事前提出書面申請并得到批準(zhǔn)。

正、副總經(jīng)理陪客人每人不超過150元的標(biāo)準(zhǔn);

部門經(jīng)理陪客人每人不超過100元的標(biāo)準(zhǔn)。陪同人員原則上不超過2人。

1.5.3.2 禮品費一律報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

1.5.4車輛使用費

1.5.4.1 汽油費

在北京地區(qū)一律使用油卡,杜絕用現(xiàn)金加油;用車部門在使用時填寫用車單,月末行政辦分配記入各部門費用。

1.5.4.2保養(yǎng)維修費

由辦公室指定維修單位,并開具正規(guī)發(fā)票和正規(guī)的維修單。

1.5.4.3罰款

司機違章罰款一律內(nèi)不予報銷

1.6.費用報銷規(guī)定。

1.6.1報銷時間規(guī)定:

員工出差回來后一周內(nèi)到財務(wù)部及時辦理差旅費報銷手續(xù)。如果出差的實際天數(shù)超過預(yù)計天數(shù),則應(yīng)在'出差報告書'中詳細(xì)陳訴超過原因并附于報銷單后。

1.6.2 報銷程序:

出差人在填制'差旅費報銷單'之后,應(yīng)得到部門經(jīng)理的審核并簽署后交財務(wù)部業(yè)務(wù)主管會計、財務(wù)總監(jiān)、副總經(jīng)理簽字。在報銷同時出具'出差報告書'和'出差費用預(yù)算表'

財務(wù)主管根據(jù)出差人填制的'差旅費報銷單'和所附原始憑證,對下列事項進行審核:

原始憑證合法性。審查發(fā)票有無稅務(wù)部門監(jiān)制的全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章,發(fā)票記載的日期、項目、金額有無涂改,有無出具財務(wù)專用章或發(fā)票專用章;收據(jù)僅為行政事業(yè)單位有效。

原始憑證合理性。審查發(fā)票日期是否屬于報銷期間內(nèi),出具發(fā)票地點是否正確,住宿發(fā)票金額是否合理。

原始憑證真實性。審查發(fā)票經(jīng)濟內(nèi)容是否符合客觀實際。

原始憑證完整性。審查發(fā)票基本要素是否具備。

出差人發(fā)生超標(biāo)開支時,財務(wù)部辦理報銷前必須經(jīng)總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)或其他授權(quán)主管副總經(jīng)理的批準(zhǔn)。

1.7辦公用品和低值易耗品報銷管理。

辦公用品和低值易耗品實行統(tǒng)一購置,專人保管的原則。由公司經(jīng)理辦公室統(tǒng)一購置,其他各部門不得自行購置。

辦公室按各部門領(lǐng)用情況,在每月25日前向財務(wù)處報送辦公用品和低值易耗品明細(xì)表,由財務(wù)處列入各部門費用支出。

辦公室在向財務(wù)處報銷辦公用品和低值易耗品時,應(yīng)按下列程序辦理:

1.出具購買辦公用品和低值易耗品明細(xì)表,明細(xì)表一式二份,財務(wù)處和辦公室各留一份;

2.填寫'費用報銷單';

3.費用報銷單經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人簽字;

4.把費用報銷單交給財務(wù)主管按以上原則進行審核;