公司辦公事務(wù)管理規(guī)定制度

第一章 辦公秩序管理

第一節(jié) 辦公秩序

一、出勤準(zhǔn)則

(一)嚴(yán)格遵守考勤制度,按時(shí)上下班。

(二)嚴(yán)格執(zhí)行考勤打卡制度,不論任何原因,不得代人打卡。

(三)因事請(qǐng)假時(shí),事先要得到主管領(lǐng)導(dǎo)的同意并辦理有關(guān)手續(xù)。

二、員工證

(一)員工證是百江員工身份標(biāo)志,應(yīng)為佩戴它感到自豪和肩負(fù)重任。

(二)上班時(shí)間,應(yīng)嚴(yán)格按要求佩戴員工證。

(三)員工應(yīng)妥善保管員工證,遺失應(yīng)立即辦理補(bǔ)領(lǐng)員工證,費(fèi)用自理。

三、辦公物品擺放

(一)應(yīng)保持辦公桌面整潔,桌面不擺放與辦公無(wú)關(guān)的物品。

(二)文件夾應(yīng)正確整齊插立于文件架之中,并在夾側(cè)用電腦標(biāo)簽整齊標(biāo)注所夾內(nèi)容。

(三)離開(kāi)辦公室 30 分鐘以上時(shí),須將桌面文件整理,齊放于文件架中,重要文件入柜上鎖,不得散亂于桌面。

(四)簡(jiǎn)易文具可收于筆筒之中,取用后立即放回;其余文具則應(yīng)收入抽屜中。

(五)座椅靠背一律不能放任何物品,不得翹椅,人離開(kāi)時(shí)椅子調(diào)正,并推入桌下。

(六)外衣提包手袋置掛于櫥柜內(nèi),不得隨意放在辦公桌椅上及地柜上。

(七)飲水機(jī)及其它設(shè)備、物品在指定地點(diǎn)擺放,不得隨意移動(dòng)。

四、辦公區(qū)守則

(一)工作時(shí)間內(nèi)不在辦公區(qū)域內(nèi)化妝或整理衣飾。

(二)若電話中斷,應(yīng)立即掛上聽(tīng)筒,等待對(duì)方重新打進(jìn)。

(三)結(jié)束通話時(shí),要聽(tīng)到對(duì)方掛機(jī)后,再掛斷電話。

(四)通話中若要與他人講話,應(yīng)向?qū)Ψ街虑?用手捂住聽(tīng)筒再講話。

(五)電話里請(qǐng)對(duì)方等候,繼續(xù)通話時(shí)一定先說(shuō)“對(duì)不起,讓您久等了”。

(六)若對(duì)方要找別人,應(yīng)手捂聽(tīng)筒,招呼他人接聽(tīng)電話。

(七)自己如果不能決策時(shí),應(yīng)請(qǐng)示上級(jí)后再作答復(fù)。

(八)電話中聽(tīng)到重要事情,一定要重復(fù)一遍,以確認(rèn)無(wú)疑,然后做好筆錄。

(九)撥錯(cuò)電話時(shí),應(yīng)有禮貌地致歉。

(十)接到撥錯(cuò)的電話時(shí),應(yīng)客氣地應(yīng)對(duì)。

(十一)使用他人電話時(shí)應(yīng)先征詢他人同意。

(十二)休息日向別人打電話時(shí),需先表示歉意。

五、公關(guān)接待禮儀

(一)與客人相遇,要主動(dòng)相讓;與客人同行,應(yīng)禮讓客人先行;同乘電梯,讓客人先上、先下。

(二)接待客人時(shí),要面帶微笑,姿勢(shì)端正,講究禮貌,用心聆聽(tīng),不搶話插話、爭(zhēng)辯,講話聲音適度有分寸,語(yǔ)氣溫和文雅,不大聲喧嘩,聽(tīng)到意見(jiàn)、批評(píng)時(shí)不辯解,冷靜對(duì)待,及時(shí)上報(bào)。

(三)遇到客人詢問(wèn),做到有問(wèn)必答,不能說(shuō)“不”、“不知道”、“不會(huì)”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等,不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。

(四)接待來(lái)客時(shí),如客人職位比自己高時(shí),不應(yīng)主動(dòng)要求行握手之禮?？腿艘笪帐謺r(shí),應(yīng)及時(shí)應(yīng)對(duì),并面帶笑容,姿勢(shì)端正,用力適度,不能用左手;握手時(shí),左手不得插入口袋里。

(五)拜訪客人時(shí),通常應(yīng)優(yōu)先考慮對(duì)方,在對(duì)方方便時(shí)刻,再?zèng)Q定拜訪時(shí)間。

(六)約定時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格遵守,估計(jì)會(huì)遲到應(yīng)在約定時(shí)間前通知對(duì)方。

第三節(jié) 工作方法基準(zhǔn)

一、公司員工在工作中應(yīng)始終堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,全面優(yōu)質(zhì)完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切任務(wù)。

二、切忌越級(jí)報(bào)告,架空直接上司。

三、請(qǐng)示、匯報(bào)工作,應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間,并帶全材料和筆記本,將請(qǐng)示內(nèi)容事先列出,并記錄有關(guān)指示,臨行前應(yīng)復(fù)述一遍,發(fā)現(xiàn)指示或承接的工作在執(zhí)行上有困難時(shí),應(yīng)及時(shí)直接提出。

四、報(bào)告或提建議時(shí),必須掌握準(zhǔn)確資料,事先備妥文件說(shuō)明。如呈緊急提案,須附上時(shí)間期限。

五、承辦其他部門(mén)主管交辦的事情,須先報(bào)告本部門(mén)主管。

六、工作中應(yīng)勇于承擔(dān)責(zé)任,不推諉。

七、主管交辦的事情,應(yīng)立刻去做,切勿拖延;工作過(guò)程中應(yīng)主動(dòng)向主管匯報(bào)進(jìn)展情況。

八、未經(jīng)許可,不得隨意翻閱不屬于自己的文件。

九、調(diào)離本職工作時(shí),應(yīng)與主管、財(cái)務(wù)及有關(guān)部門(mén)辦理交接手續(xù)。

十、下級(jí)與上級(jí)交談,只談公事,不應(yīng)涉及上級(jí)之間的人際關(guān)系與公司機(jī)密。

十一、嚴(yán)禁泄露公司機(jī)密,未經(jīng)同意,不得以公司名義對(duì)外發(fā)布任何消息。

第四節(jié) 罰則

本制度的檢查、監(jiān)督部門(mén)為綜合行政部,違反此規(guī)定的員工,除按公司正?？己送鈱⒘斫o予 30 元~100 元的扣薪處理并進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。