公司財會電算化管理制度

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數：75

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公司財會電算化管理制度

1.目的:為加強財會電算化管理管理,特制定本辦法。

2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。

3.財會電算化軟、硬件的購置

3.1電算化軟件的購置、使用運行、升級換版、二次開發(fā)等,由公司財務部統(tǒng)一負責組織實施,并須符合下列條件:

3.1.1購入軟件應進行可行性論證和方案設計,在充分考察適合公司情況的基礎上,經財務主管領導批準方可添購;

3.1.2購入軟件必須是經國家財政部統(tǒng)一鑒定合格的、且售后服務好和技術支持保障科技含量高的軟件;

3.1.3未經批準不得使用外來軟件(包括應用軟件和系統(tǒng)軟件);不準對購入軟件進行隨意修改,對外拷貝;

3.1.4二次開發(fā)軟件要經公司財務部領導同意、財務主管領導批準后方可實施,且僅限于對原始數據的利用和深加工,不得修改原始數據。二次開發(fā)的軟件應達至財政部發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的相關要求。

3.2電算化硬件的購置

首先由財務部根據工作需要提出硬件需要量申請,再由公司信息部進行選型和市場價格調查的工作,選擇性價比好,商品質量高的品種和售后服務好的商家簽訂合同,經公司領導批準后購置。

4.計算機上崗要求

4.1專職計算機操作人員經專門培訓并取得合格證后才能上崗操作,兼職操作人員可逐漸達到這一要求。

4.2各財務部使用的計算機只能用于本公司,未經公司財務部批準不得對外使用。

4.3為保證系統(tǒng)的正常、安全運行,杜絕各種非法舞弊行為,防止造成系統(tǒng)內數據的破壞,保證數據正確性和運行效率,對上機操作人員規(guī)定:

4.3.1系統(tǒng)操作員、數量錄入員、數據審核員由財務負責人根據業(yè)務需要確定;

4.3.2系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護員、數據錄入員、數據審核員及其他由財務負責人批準的有關財會人員,有權上機操作本人權限范圍內的財務運行系統(tǒng);

4.3.3與業(yè)務無關人員及脫離會計崗位的人員不得上機運行財務系統(tǒng)。

4.4嚴格操作規(guī)則

4.4.1原始憑證需經有關領導審核,并按有關財經法規(guī)填制記帳憑證,憑此進行賬務處理;

4.4.2記帳憑證必須經專職審核員審核后才能錄入微機。數據錄入人員應嚴格按照憑證輸入數據,不得擅自修改憑證數據,如發(fā)現差錯,應在輸入計算機前及時反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數據,在登帳前發(fā)現有錯,可按憑證數據進行修正。如在登帳之后發(fā)現有錯,必須另做憑證,以紅字沖銷,錄入計算機。最后由復核員調正,并在機內簽字,記帳才能進行;

4.4.3當月機內數據必須全部記帳完畢,方可由指定人員進行結帳;

4.4.4除了系統(tǒng)維護員之外,其他人員一律不得直接打開庫進行操作,不得隨意增刪修改數據、源程序和庫文件結構;

4.4.5出納人員、軟件開發(fā)人員不得擔任現金和各類銀行帳的原始數據錄入工作,更不允許進行系統(tǒng)性操作;

4.4.6系統(tǒng)軟件、二次開發(fā)的文檔資料,均由財務負責人指定專人保管,未經許可不得擅自復制、修改和出借;

4.4.7存檔的數據軟盤、帳表、憑證各文檔資料等,由檔案管理員按規(guī)定進行復制、核對、保管;機內數據必須每天雙備份;月未根據需要將明細帳打印歸檔(如現金、銀行存款、結算中心往來帳等),年未必須將當年所有的明細帳打印出裝訂成冊歸檔;

4.4.8系統(tǒng)維護人員必須按有關的維護規(guī)定操作;

4.4.9各操作人員在上機時,應認真登記姓名、系統(tǒng)時間、業(yè)務時間等。操作員必須對自己的登機口令保密,以便帳務系統(tǒng)自動對其上機操作進行流水登記,財務部負責人定期檢查此上機記錄,以作為責任劃分的依據;操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權或擅自上機操作;必須認真登記憑證數據摘要及有關附件信息,保證會計信息的全面完整;

4.4.10每次上機完畢,應做好所需的各項備份工作,以防止發(fā)生意外事故;

4.4.11嚴禁使用來歷不明的軟盤或光盤上機操作,嚴禁非法拷貝工作,外購軟盤使用前必須先進行防病毒的檢查。

5.軟件升級的審批程序

5.1由系統(tǒng)管理員根據工作需要提出軟件升級申請報告。

5.2公司財務部經理審查申請報告、信息部論證其可行性、公司分管領導審批。

5.3原程序清單存檔。

5.4手續(xù)完備后,實施軟件升級。

5.5軟件升級后使用變更通知。

5.6進行軟件升級后的試運行。

5.7根據運行的情況總結并升級文檔資料。

5.8發(fā)出軟件升級后正式運行通知。

5.9軟件更新后的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請人、審批人、維護人的姓名,維護時間,修改時間,修改的原因,修改的內容,修改后的現狀等。

6.財會電算化檔案管理

財會電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報表、憑證,存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質,系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。檔案管理的任務是負責系統(tǒng)內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財會檔案一般包括以下內容:

6.1會計憑證、會計帳簿、會計報表是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料與證據,財務部必須加強會計檔案管理工作的領導,建立健全會計檔案的立卷、保管、調用及管理制度。

6.2記帳憑證由人工統(tǒng)一登記編號,經審核人員審查后錄入微機。定期匯總,按類裝訂成冊,專人保管,帳表必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。

6.3每月形成的帳簿、報表都應按月打印,按科目、類別立卷,裝訂成冊,年底送財務部檔案室集中管理。

6.4會計檔案一律以紙質形式保存,同時以磁質形式保存會計檔案,磁質檔案一般應保存2到3份,保存時限至少為五年。其他各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù),應按《會計檔案管理方法》的規(guī)定保管期限進行保管。

6.5會計檔案必須做到妥善保管,存放有序,方便查找,備份軟盤應貼上保護標簽,標簽信息完整,字跡信息完整,字跡清楚,必須用鋼筆填寫。存放在安全、清凈、防熱、防潮的場;同時,嚴格執(zhí)行保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

6.6會計檔案為本單位積極提供利用;向外單位提供利用時,檔案原則上不得借出,如有特殊,需經公司財務部經理批準,并應記錄下調用人員的姓名、調用內容、歸還日期等,并按期歸還,且不得拆散原冊。

6.7對于違反上述檔案管理或保密規(guī)定,以及

任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤等的行為將進行嚴肅處理。

7.財務部會計電算化崗位設置及工作職責

7.1會計人員

會計人員應孰悉分工負責的核算業(yè)務,既能進行手工核算的會計處理,又能適應會計電算化工作要求。其職責范圍除會計法、財政部有關規(guī)定外還包括:編制會計憑證應符合財務制度的要求,做到經濟業(yè)務處理合法完整、數據正確,摘要簡明規(guī)范,編碼完整,符合會計電算化有關細則的規(guī)則等。

7.2系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員應精通本單位的財務和會計業(yè)務,具備一定的計算機知識,熟悉本單位在用系統(tǒng),由財務部負責人擔任。主要對系統(tǒng)總的運行情況負責,協(xié)調財務部內外有關電算化的工作關系,處理臨時出現的問題。主要職責有:

7.2.1負責電算化系統(tǒng)日常管理工作,監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行,在系統(tǒng)發(fā)生保障時,應及時監(jiān)督、組織有關人員恢復其正常工作;

7.2.2負責組織系統(tǒng)各有關資源(包括設備、軟件、數據及文檔資料等)的調用、修改和更新的計劃;提出更新軟件或修改軟件的需求報告。

7.3系統(tǒng)操作員

操作員有權進入本公司電算化系統(tǒng)并調用系統(tǒng)全部或部分功能。操作員應熟悉單位財會業(yè)務,同時有較熟悉的計算機操作及數據庫知識,熟悉在用系統(tǒng)的使用,操作員一般由經過計算機和會計兩類培訓的專業(yè)人員擔任,對整個系統(tǒng)安全正常進行負責。其主要職責包括:

7.3.1嚴格按照系統(tǒng)操作說明進行操作;

7.3.2負責系統(tǒng)維護操作,包括各種環(huán)境庫的修改和更新操作;

7.3.3負責各類數據的備份和存檔;

7.3.4系統(tǒng)操作過程中發(fā)現故障,應及時報告財務負責人和信息部,并做好故障記錄及上機記錄等;

7.3.5當天的日記帳數據,當天登錄,登錄后打印出當天的帳表,做到日日清;

7.3.6月底打印系統(tǒng)所有的明細帳、總分類帳和會計報表,以及自動轉帳憑證;

7.3.7負責領導交辦的其他工作;

7.3.8系統(tǒng)操作員是系統(tǒng)運行中的關健人員,不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔任,不準調用自己權限內的功能。

7.4數據錄入員

數據錄入員負責錄入已審核的手工憑證或其他原始數據。數據錄入員應對會計業(yè)務知識。有一定的了解,有簡單的計算機操作知識,能熟練地錄入有關數據。其一般由經過打字訓練的會計人員擔任,對錄入數據的正確性負責。職責一般包括:

7.4.1檢查專職會計人員提供的數據的審批手續(xù),對非法數據不得錄入;

7.4.2嚴格按照專職會計人員提供的數據進行錄入,錄入完畢進行自檢核對,核對無誤后交數據審核員復核;

7.4.3在輸入過程中,如發(fā)現輸入憑證有疑問或錯誤時,應及時向系統(tǒng)管理員或有關專職會計人員反映,不得擅自作廢或修改;

7.4.4發(fā)現輸入數據與憑證數據不符時,應按憑證數據予以修正;

7.4.5每次數據錄入結束后,應及時做好數據備份;

7.4.6日記帳輸入應做好日清月結;

7.4.7注意安全保密,各自的操作口令不得隨意泄露,備份數據應妥善保管;

7.4.8、操作過程中發(fā)現問題,應記錄故障情況并及時向系統(tǒng)管理員報告;數據錄入員不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔任。

7.5數據審核員

數據審核員負責錄入數據和輸出數據的正確性審核工作。數據審核員應熟悉本單位的會計業(yè)務和全面的會計業(yè)務,一般應由符合條件的會計人員擔任,其職責主要包括;

7.5.1負責輸入數據憑證的審核工作,包括審核各類代碼合法性、摘要規(guī)范性和數據的正確性等;

7.5.2負責輸出數據正確性的審核工作;

7.5.3對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還有關人員更正、補齊,再行審核;

7.5.4對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數據,不予簽章確認。

7.6系統(tǒng)維護員

系統(tǒng)維護員是指負責系統(tǒng)運行管理與維護的工作人員。系統(tǒng)維護員應有一定的計算機知識、會計業(yè)務知識,應能熟練地編制程序,應了解所用軟件的結構。系統(tǒng)維護員可由軟件開發(fā)人員或相應的合格人員擔任。其主要職責包括:

7.6.1定期檢查軟件、硬件設備的運行情況;

7.6.2負責系統(tǒng)的安裝和調試工作;

7.6.3按規(guī)定的程序實施軟件的完善性、適應性和正確性的維護。系統(tǒng)維護員由于熟悉所用的軟件數據結構和安全性防范措施,所以不能從事數據錄入、復核等系統(tǒng)的任何操作權限使用工作。

7.7檔案管理員

檔案管理員負責保管各類數據和帳表,一般應由具備一定計算機常識,如軟盤的使用與保護等,具有較強的責任心的會計人員擔任。其主要職責包括:

7.7.1負責系統(tǒng)的各種開發(fā)文檔、各類數據軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保密工作;

7.7.2做好各類數據、資料、帳表、憑證的裝訂存檔和安全保密工作,不得擅自出借;

7.7.3按規(guī)定期限,向各類有關人員催交備份數據、存檔數據、手工憑證和原始憑證。

8.硬件管理制度

8.1計算機局域網由公司信息部統(tǒng)一管理,財務系統(tǒng)歸財務部專用。其他公司查詢數據須經財務部主管批準后由財務人員根據要求提供。財務部計算機分別由專人負責,主要職責為上、下班及停電時開機、關機、防塵、清潔等日常保養(yǎng),軟硬件出故障及時向系統(tǒng)管理員匯報。如因事外出必須委托他人代管。

8.2計算機未經批準不得搬離或任意挪位,各種資料、軟件一律不得帶離單位。

8.3未經許可嚴禁修改硬盤儲存內容,不準備擅自拆開計算機及修改計算機有關軟硬件參數設置。

8.4不準擅自改變上機內容或運行未經批準的軟件。

8.5計算機配置專門的動力電源,每臺終端配置不間斷電源。停電后必須3一5分鐘內存盤正常退出并關閉ups電源,人員離開時必須關閉計算機、打印機、ups和總電源。

8.6 ups電源不得插接除主機以外的設備,如打印機、電風扇、電熱瓶等。

8.7計算機硬件故障請保持現場,并向系統(tǒng)管理員匯報,由系統(tǒng)管理員安排人員進行排除,不得自行拆開處理。

8.8開機順序:總電源一ups 電源一外圍設備(打印機、顯示器)一主機。關機順序和開機相反。

8.9系統(tǒng)管理員必須在全部終端都正常退網才關閉服務器。

8.10嚴禁在計算機上打電子游戲。

8.11外

來及新購磁盤、光盤必須先進行防病毒檢查方可上機。

8.12未經批準不得使用外來軟件(包括應用軟件和系統(tǒng)軟件),不準對機內軟件或系統(tǒng)配置隨意修改。