藥業(yè)企業(yè)會(huì)議管理制度

xx藥業(yè)會(huì)議管理制度

1.目 的:為規(guī)范公司會(huì)議管理,提高會(huì)議質(zhì)量,降低會(huì)議成本,特制定本制度。

2.適用范圍:本制度適用于總公司,各分子公司應(yīng)制定細(xì)則并報(bào)總公司備案?？偣静块T內(nèi)部會(huì)議參照?qǐng)?zhí)行。

3.權(quán)責(zé)說(shuō)明:

3.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

3.2 會(huì)議提擬人負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作,并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。

4.會(huì)議提擬與審批

4.1公司例會(huì)無(wú)須提擬和審批。

4.2 公司臨時(shí)會(huì)議由總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4.3部門會(huì)議由各部門自行安排,但會(huì)議時(shí)間、參加人員等,不得與公司會(huì)議沖突。

5.會(huì)議安排原則:小會(huì)服從大會(huì),局部服從整體,臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)?公司例會(huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。臨時(shí)召集的緊急會(huì)議不受此限。

6.會(huì)議準(zhǔn)備

6.1會(huì)議通知

6.1.1會(huì)議通知按'誰(shuí)組織,誰(shuí)通知'的原則進(jìn)行。

6.1.2會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上,通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門。

6.1.3會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì)議,應(yīng)進(jìn)行書面通知,并向總經(jīng)辦提交會(huì)議準(zhǔn)備申請(qǐng);涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議,主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。

6.2其它準(zhǔn)備

6.2.1會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料(如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等)的準(zhǔn)備工作。

6.2.2會(huì)務(wù)服務(wù)部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作,如落實(shí)會(huì)場(chǎng),布置會(huì)場(chǎng),備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等。

6.2.3總公司召開(kāi)的公司會(huì)議統(tǒng)一由總經(jīng)辦承擔(dān)會(huì)務(wù)服務(wù)工作。

7.會(huì)議組織

7.1 會(huì)議組織遵照'誰(shuí)主管,誰(shuí)組織'的原則。

7.2主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人,考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。

8. 會(huì)議記錄及紀(jì)要

8.1 公司會(huì)議應(yīng)進(jìn)行會(huì)議記錄。

8.2會(huì)議記錄遵照'誰(shuí)組織,誰(shuí)記錄'的原則,如有必要,主持人可臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。

8.3 會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定

8.3.1以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄,整理會(huì)議紀(jì)要。

8.3.2會(huì)議記錄應(yīng)采用實(shí)錄形式,確保記錄的原始性。

8.3.3對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng),應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明'議決'字樣。

8.3.4會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人及參會(huì)人員審核簽名。

8.3.5做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時(shí)將考勤記錄報(bào)考勤人員。

8.3.6會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案,保管人員不得外泄。會(huì)議記錄本交總經(jīng)辦存檔,永久保存。

8.4 會(huì)議紀(jì)要的形成與簽發(fā)

8.4.1會(huì)議紀(jì)要的形成、發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定,并填寫《會(huì)議紀(jì)要發(fā)放審批單》,包括紀(jì)要編號(hào)、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)等事項(xiàng)。

8.4.2會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分類存檔,并按重要程度確定保存期限。

9.會(huì)議跟進(jìn)

9.1 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)等須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的,遵照'誰(shuí)組織,誰(shuí)跟進(jìn)'的原則;會(huì)議另有決定的,從會(huì)議決定。

9.2 會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。

10. 會(huì)議紀(jì)律

10.1參會(huì)人員不得遲到、早退、缺席,因故不能參加時(shí),應(yīng)事先向主持人請(qǐng)假,并征得同意。

10.2會(huì)議期間除了緊急情況外不處理其他事務(wù),包括不接聽(tīng)電話。

10.3違反上述規(guī)定的,按《員工手冊(cè)》2.3,2.4的規(guī)定進(jìn)行處理,接聽(tīng)電話的由主持人酌情處理。

11.會(huì)議保密

11.1與會(huì)人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,不得將會(huì)議內(nèi)容、討論情況向外泄露。

11.2會(huì)議議決事項(xiàng),應(yīng)嚴(yán)格保密,除按規(guī)定履行職責(zé)外,與會(huì)人員不得外傳會(huì)議討論和議決情況。

11.3故意泄漏、傳播會(huì)議有關(guān)情況的,視負(fù)面影響的大小作出相應(yīng)處罰。

12.附則

12.1 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

12.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

12.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。

附: