集團(tuán)企業(yè)辦公管理制度13

集團(tuán)公司辦公管理制度(十三)

第一章總則

第一條為提高工作效率、創(chuàng)造良好工作環(huán)境,特制訂本制度。

第二條本制度適用于集團(tuán)公司及所屬各分(子)公司、部門的辦公管理,各公司也可依據(jù)本制度精神自行擬定相應(yīng)制度。

第二章辦公紀(jì)律管理

第三條愛崗敬業(yè),保持積極的工作狀態(tài),認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)。

(一)員工須服從領(lǐng)導(dǎo)安排;

(二)對(duì)工作范圍內(nèi)的事件盡職盡責(zé),對(duì)個(gè)人能力范圍內(nèi)的工作行為須負(fù)全部責(zé)任;

(三)承諾或會(huì)議任務(wù)應(yīng)按期完成。

第四條保持良好的工作秩序,樹立良好的工作形象。

(一)工作時(shí)間不大聲喧嘩、不唱歌、不打鬧嬉戲;

(二)上班時(shí)間不得穿背心、短褲、拖鞋;男職員不準(zhǔn)留長發(fā),女職員不得穿超短裙。

第五條認(rèn)真履行保密義務(wù),做好保密工作。

(一)嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度,做到不該去的地方不去,不該問的問題不問,不該說的不說;

(二)未經(jīng)同意,任何人不得亂翻別人桌上文件、物品;

(三)辦公室無人時(shí),須鎖好門窗。因工作需要離開崗位時(shí)應(yīng)將桌面上文件收起放好,并將電腦處于鎖定或其他狀態(tài)。

第六條注意辦公環(huán)境衛(wèi)生,養(yǎng)成良好工作習(xí)慣。

(一)廠區(qū)內(nèi)不準(zhǔn)隨地吐痰或亂扔雜物;

(二)廠區(qū)或者庫區(qū)內(nèi)不準(zhǔn)吸煙;

(三)辦公場所注意講究衛(wèi)生,保持良好的工作環(huán)境,做到辦公場所無蚊蠅、無灰塵。

第七條愛護(hù)公司財(cái)物,養(yǎng)成勤儉節(jié)約的良好習(xí)慣,提高成本意識(shí)。

(一)不浪費(fèi)水、電、紙等資源和辦公易耗品;

(二)按照相關(guān)要求使用辦公用品或車間設(shè)備;

(三)愛護(hù)公司財(cái)物,不損壞公司財(cái)物。

第八條禮貌待人、文明用語,樹立良好個(gè)人形象。

第九條愛崗敬業(yè),嚴(yán)肅工作紀(jì)律,上班期間不做與本職工作無關(guān)的事。

(一)不竄崗、閑聊、吃零食、唱歌、談?wù)?包括利用電話談?wù)?或爭執(zhí)與工作無關(guān)的事;

(二)不看報(bào)紙、雜志等與工作無關(guān)的資料;

(三)不會(huì)見朋友、親屬等與工作無關(guān)的人員;

(四)接聽私人電話應(yīng)盡量控制在3分鐘內(nèi);

(五)上班時(shí)間內(nèi)不偷懶睡覺。

第三章電話使用、接聽管理規(guī)定

第十條電話使用

(一)電話使用必須使用禮貌用語,電話接通后必須自報(bào)部門、單位;

(二)電話使用語言應(yīng)簡明,切忌語言含糊不清;

(三)不利用公司辦公電話撥打私人電話;

(四)任何人員在利用電話進(jìn)行交談時(shí)應(yīng)有強(qiáng)烈的保密意識(shí),不得與無關(guān)人員談?wù)摴臼聞?wù),不得在無關(guān)人員在場的情況下討論涉及公司秘密的事項(xiàng)。

第十一條電話接聽處理

(一)辦公人員接聽電話時(shí)必須使用禮貌用語,應(yīng)有較強(qiáng)的隨機(jī)應(yīng)變能力;

(二)重要電話接聽?wèi)?yīng)做好電話記錄工作,將電話接聽內(nèi)容記錄并及時(shí)傳達(dá)、回復(fù);

(三)語言要求:規(guī)范禮貌、簡潔耐心;

(四)電話接聽時(shí)說:'您好+單位名稱';電話結(jié)束時(shí)說'再見!';

(五)對(duì)方撥錯(cuò)號(hào)碼時(shí),不要說'打錯(cuò)了'就馬上掛斷電話,而應(yīng)禮貌地說:'我想您撥錯(cuò)號(hào)碼了';

(六)接聽電話要及時(shí),一般電話鈴響不得超過3聲;

(七)為防止電話長時(shí)間占線,接聽電話一般不宜超過3分鐘(特殊情況時(shí)可適當(dāng)延長);

(八)原則上不允許接聽私人電話,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后接聽私人外線不得超過3分鐘;

(九)領(lǐng)導(dǎo)無暇接聽電話或拒絕接聽電話時(shí),須靈活處理,可詢問對(duì)方詳細(xì)情況與來電事由以決定領(lǐng)導(dǎo)是否接聽。

第十二條傳真接收處理

(一)做到及時(shí)接收傳達(dá)并做好接收登記工作,保證信息快速暢通;

(二)保密性文件要做好保密措施,不能隨意放置在辦公桌上,并及時(shí)通知相關(guān)人員承辦處理。