房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度

房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度

公文是公司在管理過程中形成的具有法律效率,規(guī)范體式的文書,公文管理是加強公司管理的重要內容。為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,提高文件使用效率,促進公司各項經(jīng)營管理的運轉,特制定本辦法。

1、公司辦公室是公司公文處理的職能部門,負責公文的辦理、管理、歸檔等工作。公文處理要遵循實事求是、精簡、高效的原則,做到及時準確、安全。同時必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定,確保國家、公司秘密的安全。

2、公文的種類

(1)、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關部門和人員。

(2)、通知:傳達公司的決定和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。

(3)、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或情況。

(4)、報告:適用于向上級匯報工作,反映情況,答復上級的詢問。

(5)、請示:適用于向上級請求指示、批準。

(6)、批復:適用于答復下級的請示事項。

(7)、意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(8)、函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

(9)、會議紀要:適用于記載、傳達會議情況及會議議定事項。

3、公文格式

公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。具體處理方式是:

(1)、涉及公司秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限。

(2)、發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。

(3)、發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。

(4)、給上級單位的行文要注明簽發(fā)人、會簽人姓名。'請示'應當在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。

(5)、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并表明公文種類。

(6)、主送單位應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

(7)、公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。

(8)、公文除'會議紀要'或以電報形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。

(9)、成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準。

4、行文規(guī)則

(1)、符合國家法律、法規(guī)及方針、政策有關規(guī)定。

(2)、行文應當確有必要,注重效用。

(3)、行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。

(3)、公文要用國家法定計量單位。

(4)、公司對外正式行文,由公司相關業(yè)務主管部門起草,部門經(jīng)理審核,主管副理審查,公司總經(jīng)理批準,辦公室最后核定蓋章。

5、公文辦理

(1)、發(fā)文辦理程序:擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。

(2)、收文辦理程序:簽收、登記、傳遞、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。

6、公文的歸檔和管理

(1)、歸檔:公文辦理完畢后,要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理歸檔,歸檔公文要保證公文的齊全、完整,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。同時對公文的貫徹落實情況進行督促檢查。