m項目管理處文檔管理制度

項目管理處文檔管理制度

根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進一步提高管理文檔工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定以下制度:

一、管理處電腦文檔管理員專職負責管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的存檔、收集和保管,做到完整、系統(tǒng)、準確。

二、任何人員借閱上述文件資料,須經(jīng)管理處經(jīng)理批準,登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還時間。

三、屬秘密文件的要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。

四、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,保管人員也不準將這些資料擅自給他人過目。

五、文件資料等要進行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是按內(nèi)容、按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標明。

六、要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)管理處領導批準可做銷毀處理。

七、積極實行檔案現(xiàn)代化管理,應用計算機檢索手段,做到文檔管理標準化、規(guī)范化和程序化。

八、會同有關(guān)部門,在購置重要設備到貨時,檢查驗收文件材料,并及時歸檔。

九、各部門拍攝的記錄管理處各項活動的照片、聲像材料,必須在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理好,注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容,交文檔管理員及時歸檔。