物業(yè)行政電話管理制度工作制度

物業(yè)行政工作制度:電話管理制度

19電話管理制度

19.1為規(guī)范公司及所轄各管理處電話的使用和管理,特制定本制度。

19.2公司及各管理處的電話,主要是作為公司員工進(jìn)行內(nèi)外公務(wù)溝通、以及開展辦公業(yè)務(wù)之用,在非緊急情況下,不得使用辦公電話作私人用途。

19.3任何情況下,嚴(yán)禁使用撥號上網(wǎng)聊天、瀏覽、玩游戲等。一旦發(fā)現(xiàn),將給予書面警告處分。

19.4任何情況下,嚴(yán)禁接駁信息臺,一旦出現(xiàn)信息費,將由使用人自行負(fù)擔(dān)此項費用。

19.5員工打電話,用語應(yīng)盡量簡潔、明確,以節(jié)約話費成本。

19.6各管理處的分機(jī)號碼統(tǒng)一使用'8'開頭的三位數(shù),各部門分機(jī)號碼按如下規(guī)定執(zhí)行。管理處主任:801;客戶服務(wù)部:802-805,客戶服務(wù)部前臺800;人事行政部:806;財務(wù)部:807-808;保安部:809-810;工程部:811-812。不設(shè)分機(jī)或分機(jī)號碼不能使用三位數(shù)的管理處,由公司根據(jù)實際情況另行審核批示。

19.7總機(jī)人工錄音服務(wù)內(nèi)容統(tǒng)一為'您好,**客戶服務(wù)中心,請撥分機(jī)號碼,查號請撥0。'、'您撥的分機(jī)正忙,請改撥其他分機(jī)號碼。,或撥0由總機(jī)為您服務(wù)。'、'您撥的分機(jī)無人接聽,請改撥其他分機(jī)號碼。'總機(jī)人工錄音的音色、音調(diào)、音質(zhì)各管理處全部統(tǒng)一。

19.8總機(jī)接外線電話至分機(jī)時,一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛線。

19.9前臺文員接聽外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為'您好,**zz管理處',當(dāng)對方告知分機(jī)電話時,說'請稍候!'如分機(jī)占線,說'電話占線,請稍后再撥。謝謝!'接聽內(nèi)線電話的用語為'您好,前臺!'其他內(nèi)容視情況回答,要求規(guī)范、簡潔、禮貌。

19.10由各管理處主任根據(jù)實際情況編制每年度辦公電話費用預(yù)算報公司審核,并負(fù)責(zé)對辦公電話的費用支出做出有效控制和監(jiān)督。

19.11行政人員要做好電話費用的核準(zhǔn)報銷工作,并協(xié)助管理處主任監(jiān)督電話的正常合理使用。對電話費用有疑問的,應(yīng)主動聯(lián)系電信部門查明原因,為費用結(jié)算提供合理的數(shù)據(jù)資料。對電話費用定額管理的執(zhí)行情況做好跟蹤協(xié)調(diào),適時向物管公司提出檢討方案。

19.12各管理處的每月電話費用應(yīng)不超過費用預(yù)算的10%,若超出該范圍,管理處主任須提交充分合理的理由,書面報告予物管公司審核,否則超出費用由該管理處相關(guān)責(zé)任人自行負(fù)擔(dān)。

19.13管理處的電話小總機(jī)應(yīng)有可打印分機(jī)電話清單及計費的功能,若目前使用的未有該項功能,應(yīng)結(jié)合實際情況提出整改意見,并向公司報批加裝。

19.14消防監(jiān)控、工程報障及客戶熱線等直線電話一般只為方便外電打入和緊急情況而設(shè),業(yè)務(wù)撥打電話應(yīng)盡可能采用總機(jī)線路。

19.15管理處電話一律取消長話功能。各管理處可根據(jù)話費預(yù)算,統(tǒng)一購買ip電話卡,由行政人員保管,員工因公需要撥打長途的,必須在《長話登記冊》上注明對方號碼、撥打原因,由部門主管或管理處主任簽字確認(rèn),行政助理才予以協(xié)助撥打,并記錄每次時長及消費額。若負(fù)責(zé)人不在,又確因業(yè)務(wù)需要掛長途電話的,必須通過電話請示批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行撥打,并在三日以內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù),逾期不補(bǔ)辦者視為私人電話,電話費由其本人全額支付。

19.16行政助理未按上述的規(guī)定執(zhí)行,手續(xù)不全即幫他人撥打長途電話者,除當(dāng)次電話費由其全額支付外,每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。

19.17員工未經(jīng)同意私自撥打國內(nèi)長途電話,或以公事為由掛國內(nèi)長途電話者,經(jīng)查明屬實后,除全額支付當(dāng)次電話費用外,每次罰款50元;私自撥打香港或澳門電話者,每次罰款100元。屢犯不改者,視情節(jié)給予處分,直至辭退處理。