藥業(yè)企業(yè)檔案管理制度

xx藥業(yè)檔案管理制度

1.目 的:為加強(qiáng)公司檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司合法權(quán)益,特制訂本制度。

2.適用范圍:本制度適用于總公司及各分子公司。

3.權(quán)責(zé)說(shuō)明:

3.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司檔案管理工作及本制度的執(zhí)行。

3.2公司員工有保護(hù)檔案的義務(wù),任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。

本制度所稱(chēng)的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公司宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

3.3公司員工必須完成資料移交工作后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

3.4檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則。即由總公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),總公司和各部門(mén)、各子公司二級(jí)管理并根據(jù)權(quán)限分級(jí)查閱。

3.5各部門(mén)應(yīng)盡量采用電腦對(duì)檔案進(jìn)行管理和工作,以便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案,同時(shí)遵守《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理制度》的相關(guān)規(guī)定。

4.檔案歸檔

4.1歸檔資料包括

4.1.1已簽署生效的本公司文檔(如合同、合同附件、正式通知、工作計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃、人事任免及獎(jiǎng)懲、工資表、補(bǔ)貼表、管理制度、工作制度、協(xié)調(diào)程序、會(huì)議紀(jì)要審批稿等),已簽署生效并接收的關(guān)聯(lián)公司文檔。

4.1.2已簽署生效的外聯(lián)企業(yè)及政府管理部門(mén)的文件(如行業(yè)政策、發(fā)文通知、項(xiàng)目相關(guān)管理部門(mén)手續(xù)、批件、技術(shù)資料、合約、與項(xiàng)目有關(guān)外聯(lián)企業(yè)的租賃、訂購(gòu)、承包、代理、轉(zhuǎn)讓合同及附件、技術(shù)成果等)。

4.1.3業(yè)務(wù)部門(mén)已完成正式結(jié)果的文檔(如部門(mén)業(yè)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告、專(zhuān)項(xiàng)數(shù)據(jù)及統(tǒng)計(jì)資料整理結(jié)果、已完成簽署手續(xù)的各類(lèi)單證、報(bào)表、會(huì)簽單、統(tǒng)計(jì)表等)。

4.1.4公司及部門(mén)收集并已整理完畢的外來(lái)資料(如圖片、錄像、軟盤(pán)、圖書(shū)、廣告冊(cè)、產(chǎn)品冊(cè)、售樓書(shū)、企業(yè)介紹、確認(rèn)樣板、小樣、黑稿等)。

4.1.5人事、行政等內(nèi)部管理文件及聯(lián)營(yíng)、參股、合作等外部前期業(yè)務(wù)合作文件。

4.2歸檔方法

4.2.1文件、資料的正件與附件,正本與底稿等應(yīng)一起歸檔。原件正本必須歸檔,執(zhí)行機(jī)構(gòu)只能留用原件副本或復(fù)印件。

4.2.2卷內(nèi)文件排列有序,須條理、系統(tǒng)化,按時(shí)間順序和重要程度排列,使卷內(nèi)文件形成一個(gè)有機(jī)整體。

4.2.3案卷封面字跡應(yīng)工整、清晰,封面用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)。

4.2.4注明起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)。附詳細(xì)卷內(nèi)目錄。

4.3歸檔要求

4.3.1歸檔資料必須具有成套性、完整性。獨(dú)立業(yè)務(wù)或部門(mén)資料應(yīng)盡量分類(lèi)歸檔,相關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)盡量歸于同類(lèi)。

4.3.2歸檔資料必須層次分明,按時(shí)間及階段歸檔以便符合其形成規(guī)律。

4.3.3歸檔資料必須符合各類(lèi)檔案管理范圍。類(lèi)別劃分應(yīng)涵蓋公司業(yè)務(wù)的所有方面;歸檔資料必須真實(shí)反映公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容及歷史過(guò)程,任何檔案資料均不得經(jīng)過(guò)修改、刪減或取代等處理。

4.3.4公司員工因外出參觀學(xué)習(xí)、參加重要的會(huì)議收集的各種材料必須歸檔,未經(jīng)簽署歸檔意見(jiàn),財(cái)務(wù)部不報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)。

4.3.5當(dāng)年形成的各種材料,次年2-3月各部門(mén)和子公司整理后向總經(jīng)辦移交歸檔,重要的文件需及時(shí)歸檔。

4.3.6歸檔的文件必須符合歸檔的要求。

4.3.7歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)移交清單,履行交接手續(xù)。

5.檔案保管

5.1歸檔資料需進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

5.2檔案要分類(lèi),分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

5.3屬于公司保管的檔案:公司各部門(mén)及各下屬子公司各部門(mén)做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在次年2-3月將需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)辦保管。

5.4屬部門(mén)和子公司保管的檔案:各分級(jí)保管者在每年的三月三十一日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交總經(jīng)辦。

5.5公司總經(jīng)辦應(yīng)有存放檔案的檔案室,各部門(mén)、各子公司應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

5.6檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

5.7所有檔案資料必須分類(lèi)長(zhǎng)期保存,不得遺失、損壞。檔案遺失、損壞給公司造成損失的,將處罰責(zé)任人。

6.檔案借閱

6.1檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)各部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

6.2借閱檔案,借閱人必須履行登記、簽收手續(xù),并填寫(xiě)檔案借閱登記表。檔案借閱表的主要內(nèi)容為:檔案名稱(chēng)、等級(jí)分類(lèi),借閱事由,時(shí)間,借閱人,負(fù)責(zé)人,經(jīng)手人等內(nèi)容,表格由公司統(tǒng)一制定。

6.3借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印,不得拆卸、調(diào)換、涂改、污損、劃線(xiàn)等,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。

7.檔案保密制度

7.1檔案級(jí)別分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)案,分別用文字標(biāo)示。擬制文件時(shí),需在文件首頁(yè)右上角標(biāo)注密級(jí)。

7.1.1絕密檔案:涉及公司重大決策的核心機(jī)密,如董事會(huì)、公司經(jīng)營(yíng)體制度改革、財(cái)務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件,公司項(xiàng)目招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)賬冊(cè)、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案等文件。

7.1.2機(jī)密檔案:公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。

7.1.3秘密檔案:可內(nèi)部公開(kāi)的一般文件資料。

7.2借、查、閱秘密級(jí)以上文件不準(zhǔn)抄錄、照像,不準(zhǔn)帶離辦公區(qū)域。

7.3復(fù)制秘密級(jí)以上文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn),與原件等同管理。復(fù)印件須由檔案管理員注明拷貝字樣。

7.4涉秘檔案不得以普通郵件寄發(fā)。

7.5外出工作攜帶秘密級(jí)以上文件,必須有保證文件安全的措施。

7.6嚴(yán)禁將秘密級(jí)以上文件的廢品向收購(gòu)站出售。

7.7保守檔案機(jī)密。檔案人員或查閱檔案者,不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。

8.檔案銷(xiāo)毀

8.1任何部門(mén)或個(gè)人未經(jīng)允許無(wú)權(quán)銷(xiāo)毀公司檔案。

8.2檔案銷(xiāo)毀須由檔案管理員填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

8.3銷(xiāo)毀檔案時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo),并在清單上簽字。

9.附則

9.1 本規(guī)

定由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

9.2本制度施行后,凡既有的類(lèi)似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

9.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。

附: