畢業(yè)生檔案管理制度

畢業(yè)生檔案管理制度（一）

（一）學(xué)生檔案內(nèi)容

學(xué)生畢業(yè)離校前，檔案內(nèi)容除了原有高中部分檔案外還必須包括：

1、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表。此表必須由學(xué)生本人填寫，字跡要清楚，用藍(lán)黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項內(nèi)容；“畢業(yè)生鑒定”是畢業(yè)生在校期間德、智、體綜合素質(zhì)的評價，請輔導(dǎo)員認(rèn)真填寫，報學(xué)生管理部門審核加蓋公章。

2、學(xué)士學(xué)位審批表。學(xué)生修完規(guī)定學(xué)分，經(jīng)校學(xué)位評審委員會批準(zhǔn)，獲得專業(yè)學(xué)士學(xué)位。

3、全國普通高等學(xué)校本?？飘厴I(yè)生《就業(yè)通知書》。除升本、升研、出國深造的畢業(yè)生外，其他畢業(yè)生《就業(yè)通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據(jù)。

4、學(xué)生卡片。由校學(xué)籍管理部門審核批準(zhǔn)的本科或?qū)？茖W(xué)籍證明。

5、成績單。由教務(wù)部門核準(zhǔn)的學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績單，加蓋教務(wù)處公章。

6、組織關(guān)系。正式黨員的入黨申請書、黨校學(xué)員材料、積極分子材料等歸入檔案；預(yù)備黨員的黨組織關(guān)系材料單獨封存，單獨轉(zhuǎn)寄，待轉(zhuǎn)正后歸入檔案統(tǒng)一管理。團(tuán)員關(guān)系須將入團(tuán)申請表歸入檔案。

7、獎勵材料。在校期間獲得各種競賽獎勵、獎學(xué)金、助學(xué)金等材料。

8、處分材料。在校期間因違紀(jì)行為而受到的處分。

（二）學(xué)生檔案管理

1、新生入學(xué)一個月內(nèi)，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導(dǎo)員；個別地區(qū)有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導(dǎo)員，期間不允許學(xué)生本人接觸到檔案的內(nèi)容，封口必須完整無損。

2、大學(xué)期間，在校學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員直接管理，并負(fù)責(zé)將大學(xué)期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內(nèi)學(xué)籍變動時，學(xué)生檔案直接在輔導(dǎo)員之間進(jìn)行轉(zhuǎn)交。

3、學(xué)生畢業(yè)離校，畢業(yè)生檔案由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)按學(xué)生檔案內(nèi)容的要求進(jìn)行組檔，檢查完整無誤后統(tǒng)一移交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心。由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向以機要方式轉(zhuǎn)出，或者根據(jù)畢業(yè)生申請實施檔案代管。原則上，畢業(yè)生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業(yè)生個人長期保存檔案。

4、中途轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動的學(xué)生檔案，由輔導(dǎo)員轉(zhuǎn)至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心進(jìn)行備案，再以機要形式轉(zhuǎn)出。退學(xué)的學(xué)生檔案直接轉(zhuǎn)至生源地檔案主管部門。

5、學(xué)生因升學(xué)、公務(wù)員考錄等需提前調(diào)閱檔案的，學(xué)生可持調(diào)檔函通知輔導(dǎo)員進(jìn)行調(diào)閱。如檔案需要提前轉(zhuǎn)出調(diào)閱，需由輔導(dǎo)員將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心備案后，以機要方式轉(zhuǎn)出。輔導(dǎo)員不得直接將學(xué)生檔案交給學(xué)生個人寄發(fā)或攜帶。大學(xué)畢業(yè)時的檔案材料可由輔導(dǎo)員重新建檔，形成原始檔案的補充檔案。畢業(yè)離校時，補充檔案由輔導(dǎo)員移交至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心，以機要方式轉(zhuǎn)至錄取學(xué)?；騿挝粰n案管理部門，再與原始檔案合并存檔。

6、畢業(yè)生離校前已簽約就業(yè)的，輔導(dǎo)員統(tǒng)一移交檔案，由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)按期轉(zhuǎn)至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉(zhuǎn)寄按時到達(dá)，畢業(yè)生本人要負(fù)責(zé)填寫檔案轉(zhuǎn)寄的地址和接收單位，輔導(dǎo)員和就業(yè)部門負(fù)責(zé)核查。

7、畢業(yè)生離校前未簽約就業(yè)的，即可自愿申請檔案轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門，也可向?qū)W校就業(yè)部門申請檔案留校代管。學(xué)校檔案代管時限最多2年，期滿以機要方式轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門。

8、學(xué)生檔案是學(xué)生成長軌跡的真實記載，其管理和轉(zhuǎn)接是非常嚴(yán)肅的事情。檔案外轉(zhuǎn)必須由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心登記備案，規(guī)范密封，并以機要方式轉(zhuǎn)出，其它部門或個人不得擅自處置。

9、畢業(yè)生暫留學(xué)校檔案，在離校后2年內(nèi)，大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心提供檔案調(diào)檔和狀態(tài)查詢業(yè)務(wù)。如遇不確定因素出現(xiàn)檔案丟失，經(jīng)核實可予以補辦，補辦內(nèi)容僅限大學(xué)期間檔案。

10、未盡事宜由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)解釋。

畢業(yè)生檔案管理制度（二）

一、檔案的接收

1、永州生源畢業(yè)生，暫沒有工作單位的，學(xué)?？梢詫n案轉(zhuǎn)入市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心保管。

2、市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心不接收學(xué)生個人（或委托他人）自帶或郵寄的檔案。

3、轉(zhuǎn)往市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心的檔案要求嚴(yán)裝嚴(yán)密，封條完整，沒有損壞。

二、檔案的查閱

1、畢業(yè)生檔案可向永州市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心查詢。

2、查看檔案材料，要求查閱的單位應(yīng)派人事干部帶上單位所開具的介紹信和有效身份證原件或其它證明身份的有效證件到市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心進(jìn)行查閱。(www.)任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案材料。

三、檔案的轉(zhuǎn)遞

1、檔案可由接收檔案單位的人事部門負(fù)責(zé)人、或本人來領(lǐng)取檔案。取檔時需帶上檔案接收單位所開具的調(diào)檔函及證明本人身份的有效證件。

2、檔案所有人亦可委托他人來領(lǐng)取。委托人取檔時需帶上檔案所有人書寫的委托書、檔案接收單位開具的調(diào)檔函、檔案所有人的有效身份原件及委托人的有效身份證原件。

3、市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心不負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案郵寄。特殊情況下，需要郵寄檔案，須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可。

畢業(yè)生檔案管理制度（三）

第一章 總 則

第一條 畢業(yè)生檔案工作是畢業(yè)生就業(yè)工作的重要組成部分，為了進(jìn)一步加強畢業(yè)生檔案管理，提高檔案管理水平，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際，制定本辦法。

第二條 畢業(yè)生檔案實行學(xué)院集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，以便有效地開發(fā)利用。

第三條 各單位對畢業(yè)生檔案管理工作要高度重視，嚴(yán)格程序，明確人員，落實責(zé)任。

第二章 畢業(yè)生檔案材料的整理歸檔

第四條 各系在做好檔案日常管理的基礎(chǔ)上，于每年6月下旬組織專人認(rèn)真清理本系檔案，嚴(yán)格按照材料清單整理歸檔，仔細(xì)核對檔案材料，避免錯漏現(xiàn)象發(fā)生。

第五條 歸檔范圍：入學(xué)檔案材料（高中、高考或?qū)Ｉ静牧希唤M織材料（黨、團(tuán)組織材料）；就業(yè)報到證通知書、學(xué)習(xí)成績單、畢業(yè)生登記表、獎懲材料、體檢材料等。

第六條 缺、損檔案要及時向系領(lǐng)導(dǎo)匯報，查明原因，盡快處理，并報大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心備案。

第三章 畢業(yè)生檔案的交接和轉(zhuǎn)遞

第七條 各系應(yīng)按照學(xué)校大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心的總體部署，將整理好的畢業(yè)生檔案封口后于7月初送交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心，并附《檔案交接表》（一式兩份），有特殊情況的檔案應(yīng)另附說明材料。

第八條 大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心檔案管理人員接收各學(xué)院畢業(yè)生檔案時，應(yīng)對所送檔案認(rèn)真核查，經(jīng)確認(rèn)無誤后，交接雙方在《檔案交接表》上簽字，并將《檔案交接表》存檔造冊備查。

第九條 大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心檔案管理人員對各系送交檔案及時進(jìn)行分類整理，在規(guī)定時間內(nèi)將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至畢業(yè)生派遣單位；特殊情況如畢業(yè)生就業(yè)單位人事部門專人索取、畢業(yè)生升學(xué)等，在查驗單位調(diào)檔信函及來人證件后，方可辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

第十條 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞情況，大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心檔案管理人員應(yīng)填寫《畢業(yè)生檔案調(diào)出登記表》，要將存根和有收件人簽字的《畢業(yè)生檔案調(diào)出登記表》分類存檔，以備核查。

第四章 畢業(yè)生檔案的管理

第十一條 暫時保存在學(xué)校的畢業(yè)生檔案由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心指定專人負(fù)責(zé)管理，學(xué)校要設(shè)置專用的畢業(yè)生檔案室，配備專用的檔案柜。

第十二條 檔案室及檔案柜要整潔衛(wèi)生，并具有防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等功能。

第十三條 檔案室嚴(yán)禁吸煙，不得放置易燃、易爆等危險品以及對檔案管理不利的其它物品。

第十四條 檔案管理人員要定期對庫藏檔案進(jìn)行全面檢查和核對工作，做到帳物相符。有特殊情況要隨時向處領(lǐng)導(dǎo)匯報，查明原因，及時處理。

第五章 畢業(yè)生檔案的利用

第十五條 畢業(yè)生檔案作為機要文件保存，原則上不對外查閱、不外借。

第十六條 如用人單位需調(diào)閱畢業(yè)生檔案，須持單位介紹信，經(jīng)大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)人同意、填寫檔案查閱登記表后，方可調(diào)閱。

第十七條 畢業(yè)生檔案集中轉(zhuǎn)遞結(jié)束后，大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心應(yīng)將轉(zhuǎn)遞信息及時上網(wǎng)。每年8月15日以后，畢業(yè)生可登錄學(xué)校就業(yè)信息網(wǎng)或電話查詢檔案去向及轉(zhuǎn)遞時間等信息。年底前，畢業(yè)生務(wù)必到檔案接收單位查詢接收情況，如有問題及時與學(xué)校聯(lián)系。

第六章 附 則

第十八條 本辦法由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)解釋。

第十九條 本辦法自印發(fā)之日起施行。