有限股份公司檔案管理制度

1.目的

為使公司的文件資料能夠科學(xué)及時的分類歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。

2.范圍

本制度適用于公司各級檔案管理。

3.名詞解釋

3.1檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。

3.2歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種文件材料。

3.3“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復(fù)文可為一件。

4職責(zé)

4.1公司行政部負(fù)責(zé)檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋，并督導(dǎo)各部門執(zhí)行。

4.2各部門(廠)應(yīng)指定兼職檔案管理員，并負(fù)責(zé)本制度的具體落實(shí)執(zhí)行，具有對本制度進(jìn)行修改的建議權(quán)。

4.3行政部檔案管理工作：

4.3.1組織開展檔案的定期移交，進(jìn)行檢查、核實(shí)、驗(yàn)收并負(fù)責(zé)后期存檔工作。

4.3.2組織開展檔案的鑒定和統(tǒng)計工作。

4.3.3負(fù)責(zé)編制、完善檔案管理制度。

4.3.4負(fù)責(zé)公司檔案室的組織建設(shè)工作。

4.4各部門(廠)檔案管理員：

4.4.1負(fù)責(zé)本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。

4.4.2在指定時間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。

4.5公司的財務(wù)部負(fù)責(zé)公司會計檔案的整理、存檔工作。

5.管理內(nèi)容：

5.1檔案的歸檔范圍包括：文書檔案、科技檔案、人事檔案、音像實(shí)物檔案。

5.2檔案管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及時鑒別和收集本部門的相關(guān)資料，并確保文件的質(zhì)量。

5.2.1質(zhì)量要求：

5.2.1.1紙質(zhì)類檔案應(yīng)確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領(lǐng)導(dǎo)簽字的原告移交要保管好。對于已破損的文件應(yīng)及時予以修整，字跡模糊或已退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。

5.2.1.2電子實(shí)物檔案應(yīng)確保電子文件無病毒、聲像清晰、完整無損，實(shí)物無破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價值的電子文件應(yīng)制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。

5.2.2檔案收集規(guī)則

公司各部門(廠)檔案管理員在收集資料時應(yīng)注意：

5.2.2.1及時收集。對于辦理完畢的檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行收集并歸檔。電子文檔應(yīng)隨辦隨歸，即辦理完畢便進(jìn)行收集歸檔。避免因機(jī)構(gòu)變化、人事變動、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應(yīng)注意收集文件在變化過程中產(chǎn)生的重要過程文件資料。

5.2.2.2嚴(yán)格檢查。對于收集起來的各類檔案資料，應(yīng)逐件進(jìn)行檢查：

5.2.2.2.1文件應(yīng)為已處理完畢的生效文件;

5.2.2.2.2文件如是原件，應(yīng)查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件，應(yīng)注明無原件的原因及原件存放地。

5.3檔案整理規(guī)則：

5.3.1.1公司檔案設(shè)置三級類目：

5.3.1.1.1一級類目以部門名稱關(guān)鍵詞進(jìn)行設(shè)置。

5.3.1.1.2二級類目設(shè)置6大類，包括文書類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、職工類、聲像類、實(shí)物類。

5.3.1.1.3三級類目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置，如：公文類、會議紀(jì)要類、合同類、法律資質(zhì)類等。

5.3.2裝訂：

5.3.2.1歸檔文書類文件應(yīng)按件裝訂時，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文為一件時，復(fù)文在前。來文在后。

5.3.2.2裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對破損的文件進(jìn)行裱糊;裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。

5.3.2.3對于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進(jìn)行整卷裝訂。

5.3.2.4不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。

5.3.2.5對于特殊類別的資料，如設(shè)計圖紙等，可根據(jù)自身需要，進(jìn)行裝訂。

5.3.3排列：

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時間依次排序。

5.3.4編號：

公司英文字母+案卷位置編號-類別(項目、型號)簡稱【年度】-案卷號-件(盤、盒、頁號)例如：xdd2a-行.公文【____________年】-01-001

意指：此份資料為新大東公司行政部公文類____________年檔案，位置在2a箱第一個案卷的001號文件。

5.3.4.1聲像檔案

照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個照片號，并在照片背面注明編號;每組照片須填寫照片檔案說明，包括：照片的事由、攝影時間、地點(diǎn)人物、背景、攝影者等。

錄音帶要在每一盒外貼上標(biāo)簽，注明檔號、題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人、錄制時間、長度(時間)、保管期限等標(biāo)識;錄像帶要在盒上注明檔號、題名、攝制單位、設(shè)置日期、規(guī)格、制式、語種、長度(時間)、保管期限等標(biāo)識。

5.3.4.2實(shí)物檔案

每一個實(shí)物檔案可作為一個保管單位。制作實(shí)物檔案標(biāo)簽，注明實(shí)物檔案名稱、相關(guān)責(zé)任人、保管理由，保管時間及期限。

5.3.5編目：

5.3.5.1卷內(nèi)文件目錄(附表7.1)：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來文與復(fù)文為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。

5.3.5.2將歸檔文書目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型。

5.3.6裝盒：

將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及備考表(附表7.2)項目。檔案盒應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的外形尺寸，備考表用于說明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。

5.4檔案的保管和保護(hù)：

5.4.1檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格登記，明確資料在流動過程中的保管保護(hù)責(zé)任人。

5.4.2聲像檔案應(yīng)一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對聲像檔案檢查一次，如有問題，及時采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制等。

5.4.3檔案柜應(yīng)滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。

5.5檔案的移交：

5.5.1移交規(guī)則：

在所有檔案移交前，公司各部門(廠)的檔案管理員應(yīng)仔細(xì)檢查準(zhǔn)備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。

5.5.1.1文書檔案的移交：

由各部門(廠)檔案管理員將材料原件進(jìn)行整理分類，定期移交行政部。

5.5.1.2聲像實(shí)物檔案的移交：

聲像實(shí)物檔案形成后，所在部門(廠)檔案管理員應(yīng)在一周內(nèi)向行政部進(jìn)行移交。

5.5.1.3對于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應(yīng)在取得后盡快完成移交工作。

5.5.2移交要求：

5.5.2.1移交的資料均應(yīng)為原件。

5.5.2.1.1若各部門業(yè)務(wù)工作須使用原件資料，應(yīng)事先與行政部進(jìn)行原件移交，在辦理借出手續(xù)。

5.5.2.1.2各級單位在簽訂合同類文件時，應(yīng)確保移交行政部一份正本原件。

5.5.2.2移交的資料應(yīng)為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價值和意義的文件資料。

5.5.2.3資料應(yīng)按類別、時間順序進(jìn)行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄。

5.5.2.4移交時移交人應(yīng)仔細(xì)填寫《檔案交接登記表》(附表7.3)，確保填寫內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確、清晰。

5.5.2.5行政部檔案管理員對移交資料進(jìn)行檢查核實(shí)，確認(rèn)無誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。

5.5.2.6移交資料前，各級單位應(yīng)將重要資料進(jìn)行備份存檔，以方便部門內(nèi)部的資料借閱使用。

5.5.3移交時限：

一般應(yīng)于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對存檔時間有特別要求的檔案按要求進(jìn)行移交。

5.6檔案的借閱：

5.6.1公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》(附表7.4)，經(jīng)部門(廠)負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;

5.6.2公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》，經(jīng)部門(廠)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;

5.6.3外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信(要有印章、領(lǐng)導(dǎo)簽名及聯(lián)系方式)，經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。

5.6.4檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。

5.6.5檔案借閱人應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得自行復(fù)制，修改。其主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，保證檔案文件在借閱期間的完整無缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。

5.6.6借閱人需要復(fù)制檔案時，應(yīng)提出申請。復(fù)制件用后及時歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。如無法歸還的應(yīng)在《檔案借(查)閱單》上注明復(fù)制件用途。

5.6.7檔案借閱不得超過一個月。如需再借，應(yīng)在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負(fù)責(zé)催辦事宜。

5.7檔案保管期限：

檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價值進(jìn)行設(shè)定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年則編為“d10”。

凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動的，在一定時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。

5.8檔案的處置

5.8.1公司檔案室應(yīng)每年五月進(jìn)行一次檔案價值鑒定。對于保管期滿的檔案，應(yīng)重新審查這些檔案是否確實(shí)喪失了保存價值，通過鑒定提出對部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可對檔案進(jìn)行處置。

5.8.1.1如檔案尚存一定保存價值，應(yīng)需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。

5.8.1.2如檔案已喪失保存價值的則應(yīng)予以銷毀。

5.8.2銷毀

5.8.2.1經(jīng)鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊》(附表7.5)，相關(guān)部門進(jìn)行會審，行政部審核，確認(rèn)無誤后報公司總裁審批，簽字確認(rèn)后方可銷毀。

5.8.2.2對于已批準(zhǔn)銷毀的檔案，可通過焚毀或采用碎紙機(jī)的方式進(jìn)行銷毀，不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進(jìn)行，銷毀人、監(jiān)銷人明確分工。

6..對發(fā)生以下行為者將進(jìn)行相應(yīng)處罰：

6.1借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關(guān)責(zé)任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關(guān)責(zé)任人通報批評處罰;發(fā)生丟失行為的，其相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

6.2私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人通報批評處罰;給公司造成損失的，給與相關(guān)責(zé)任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

6.3借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關(guān)責(zé)任人通報批評處罰;其行為導(dǎo)致后果嚴(yán)重并造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

7.附表：

7.1卷內(nèi)文件目錄

7.2備考表

7.3檔案交接登記表

7.4檔案借(查)閱單

7.5檔案銷毀清冊