科技公司檔案管理制度

某科技公司檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強公司文書檔案、聲像資料的管理工作,保證文書檔案、聲像資料的及時歸檔和妥善保管,特制定本制度。

第二條 公司行政部負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。

第三條 公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時歸檔,部分資料須在行政部備份。

第二章 文件資料的收集管理

第四條 歸檔范圍:

公司印發(fā)的公文。

公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。

公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。

公司重要會議資料,包括會議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會議紀要等。

上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。

公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書及傳真。

公司重要的技術(shù)資料、供應商檔案資料、客戶資料等。

公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。

公司所有員工的考核與培訓資料。

公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報、照片(及底片)、錄音、錄像等。

公司及產(chǎn)品的獲獎證書。

第五條 資料承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)批準的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。

第七條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的重要文件資料,由此項工作的負責人收集并交行政部歸檔保管。

第八條公司員工外出參加培訓、學習、考察、調(diào)研等公務活動,必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。

第九條各部門須有一名檔案管理人員,認真執(zhí)行定期歸檔制度。

第三章 歸檔管理

第十條檔案管理人員應根據(jù)公司的業(yè)務及工作現(xiàn)狀,編制'案卷類目' 。'案卷類目'的條款必須簡明確切,并編上明細名稱。

第十一條 檔案管理人員應及時將文件資料按照'案卷類目'放入文件夾內(nèi),對號入座。

第十二條 在歸檔的文件資料中,應將每份文件的正件與附件、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開。

第十三條 對于重要的聲像類資料,檔案管理人員應在卷首附上文字說明,包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)。

第四章 附則

第十四條 本制度由公司行政部負責解釋。

第十五條 本制度自頒布之日起施行。