申購(gòu)流程物資管理制度

申購(gòu)流程和物資管理制度

各部門如有物資需要采購(gòu),相關(guān)同事提前填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》,經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)并交由總經(jīng)辦簽名后,再移交到采購(gòu)部。采購(gòu)部可根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)處借款購(gòu)買物資。

對(duì)于金額大、數(shù)量多、使用頻率高的物資,各部門須寫申請(qǐng)由采購(gòu)部去批量購(gòu)買;對(duì)于金額小、需緊急使用、使用頻率低等特殊物資,可由各部門自行購(gòu)買后再向財(cái)務(wù)報(bào)銷。

公司需采購(gòu)的物品主要分為四大類:

服務(wù)站所需的五金維修物料和清潔用品:燈管、插座、水龍頭、門鎖等;拖把、掃把、潔廁精、垃圾袋等。

日常辦公用品:簽字筆、打印紙、文件袋、一次性水杯、紙巾、常規(guī)醫(yī)藥品等。

配置部所需的家具、家電、裝飾品和翻新材料:板式家具;空調(diào)、熱水機(jī)、洗衣機(jī)等;油漆、保護(hù)膜等。

其他物品:各部門所需的其他物品。

物業(yè)部和配置部所需的物資,由采購(gòu)部購(gòu)買回來(lái)后儲(chǔ)存在各個(gè)服務(wù)站。各種物資的領(lǐng)取登記和發(fā)放由各服務(wù)站的客服專員負(fù)責(zé)。每次的領(lǐng)取要做好《物資領(lǐng)取登記表》的填寫工作,并及時(shí)做好《庫(kù)存表》的出庫(kù)記錄工作。

服務(wù)站的辦公用品采購(gòu),每月月底由物業(yè)經(jīng)理匯總需求到行政專員處,行政專員再結(jié)合辦公室的辦公用品需求,告知采購(gòu)部進(jìn)行統(tǒng)一購(gòu)買。各服務(wù)站的物業(yè)經(jīng)理再到行政管理部領(lǐng)取相關(guān)辦公用品。

服務(wù)站進(jìn)購(gòu)新物資后,采購(gòu)部要及時(shí)把進(jìn)貨單發(fā)到各服務(wù)站的客服專員處,由客服專員做好《庫(kù)存表》的入庫(kù)記錄工作。

采購(gòu)部須在每個(gè)月的固定時(shí)間去往各服務(wù)站,和客服專員一起檢查物資的使用情況和盤點(diǎn)庫(kù)存,做好相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作。

對(duì)于家具家電的物資采購(gòu),在簽訂合同和預(yù)付訂金后,采購(gòu)部要確保供應(yīng)商是否備貨齊全,再通知配置部進(jìn)行日常安裝配送工作。