購物廣場商戶檔案管理制度

購物中心商戶檔案管理制度

一、目的:規(guī)范商戶檔案資料的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

二、職責(zé):

1、營運(yùn)部經(jīng)理負(fù)責(zé)審批檔案對(duì)內(nèi)的借閱申請(qǐng)及清單、檔案管理的實(shí)施工作。

2、營運(yùn)部指定人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

三、適用范圍:包含但不限于項(xiàng)目客戶往來信函、裝修管理文件,租賃合同、物管合同、轉(zhuǎn)租撤場等相關(guān)資料與文件。

四、工作要點(diǎn):

1、所有商戶檔案進(jìn)行編號(hào),一個(gè)客戶立一個(gè)檔案袋,分樓層或業(yè)態(tài)進(jìn)行存檔;

2、所有商戶的檔案袋應(yīng)設(shè)立目錄,并在目錄上記載詳細(xì)的入冊(cè)內(nèi)容與時(shí)間;

3、任何人借閱商戶檔案,要辦理借閱手續(xù),并通過營運(yùn)部經(jīng)理簽字方可借閱;

4、負(fù)責(zé)檔案管理的人員在借閱商戶檔案時(shí),應(yīng)向借閱者當(dāng)面清點(diǎn)好檔案袋中的詳細(xì)的資料,并完成雙方交接簽字手續(xù);

5、商戶檔案的借閱,當(dāng)天須歸還,如超過一天時(shí)間,須經(jīng)營運(yùn)部經(jīng)理審批同意;

6、商戶檔案歸還時(shí),檔案管理人員按當(dāng)時(shí)借閱時(shí)的詳細(xì)清單進(jìn)行清點(diǎn)完整無誤后,雙方完成交接手續(xù);

7、檔案管理人員,應(yīng)每半年對(duì)商戶檔案進(jìn)行清查與整理,每年年底應(yīng)對(duì)商戶檔案進(jìn)行歸類存檔。