投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定制度

投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

為加強(qiáng)本公司系統(tǒng)各投資項(xiàng)目的檔案管理,特制訂本管理辦法。

第一條“投資項(xiàng)目”是指:

(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;

(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)。

第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)

性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會(huì)投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類

投資項(xiàng)目文件資料的管理。

第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項(xiàng)

目本身作為目:

(一)全資投資項(xiàng)目類;

(二)合資合作投資項(xiàng)目類;

(三)內(nèi)地投資項(xiàng)目類;

(四)境外投資項(xiàng)目類。

第四條全資投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:

(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和可行性分析報(bào)告;

(二)給政府的請(qǐng)求報(bào)告和政府批文;

(三)企業(yè)章程和董事會(huì)決議;

(四)總公司的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);

(五)資信證明或資金來源證明;

(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(七)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(八)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第五條合資合作投資項(xiàng)目檔案包括的文件是:

(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和合資企業(yè)可行性分析報(bào)告;

(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;

(三)給政府的申請(qǐng)報(bào)告和政府批文;

(四)合資企業(yè)合同書;

(五)合資企業(yè)章程和董事會(huì)決議;

(六)合資各方企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;

(七)合資各方資信證明或資金來源證明;

(八)各方(中方)主管單位意見;

(九)合資各方委派的董事名單;

(十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;

(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營(yíng)業(yè)執(zhí)照;

(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(十三)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(十四)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第六條內(nèi)地投資項(xiàng)目包括的必要文件是:

(一)給政府經(jīng)濟(jì)協(xié)作辦公室的申請(qǐng)報(bào)告;

(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;

(三)合資、合作的聯(lián)營(yíng)合同或合資意向書;

(四)企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文;

(五)企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;

(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書;

(七)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的驗(yàn)資報(bào)告;

(八)當(dāng)年或上一年度的財(cái)務(wù)決算表復(fù)印件;

(九)銀行開具的資信證明;

(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營(yíng)效益情況;

(十一)政府主管部門批文;

(十二)工商局批文;

(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?

(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?

(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

(十六)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(十七)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第七條境外投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:

(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請(qǐng)報(bào)告;

(二)可行性研究報(bào)告;

(三)海外公司合同、章程;

(四)投資方的政府批文、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;

(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī);

(六)外派管理局關(guān)于項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)及外匯來源的書面審查材料;

(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;

(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;

(九)海外公司在投資國(guó)的注冊(cè)登記證明;

(十)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

第八條項(xiàng)目檔案的收集和保管

(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其

工作

,主動(dòng)、及時(shí)地將項(xiàng)目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理

辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;

(二)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目文件交給建檔員時(shí),建檔員應(yīng)及時(shí)登記文件交付日期、名稱

、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可;

(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會(huì)主任簽字,按性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)、歸檔;

(四)項(xiàng)目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。

第九條項(xiàng)目檔案的查閱

(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項(xiàng)目檔案時(shí),在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或

借用手續(xù);

(二)集團(tuán)內(nèi)各單位因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委

會(huì)主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;

(三)外單位人員因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會(huì)主任同意后

,方

能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細(xì)登記查閱項(xiàng)目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查

閱理由;

(四)項(xiàng)目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復(fù)制時(shí),必須經(jīng)

執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員詳細(xì)登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;

(五)查閱人違反借閱規(guī)定時(shí),建檔員有權(quán)對(duì)其提出批評(píng)以至停止其借閱。

第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職

,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。

第十一條由于建檔員的變動(dòng)或機(jī)構(gòu)的改變等,項(xiàng)目檔案需要移交時(shí),須辦理交接手續(xù)

,并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。