第1篇 文件管理規(guī)章章程格式
小編給大家整理了一份文件管理規(guī)章章程,希望對(duì)大家有用。
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號(hào)、保管。
2.本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦意見'辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)單位影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng);
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;
9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印;
11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔:
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄;
(4)支部黨代表大會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;
(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實(shí)施及修改 本辦法經(jīng)決策會(huì)通過后實(shí)施,修改時(shí)亦同。
第2篇 物業(yè)企業(yè)管理體系文件之總說明
物業(yè)企業(yè)管理體系文件總說明
一、體系文件的構(gòu)成及分類
生產(chǎn)、研發(fā)
一級(jí)文件
二級(jí)文件
三級(jí)文件
四級(jí)文件
對(duì)物業(yè)管理企業(yè)而言,公司的管理體系,基本可由以下四個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成:質(zhì)量、環(huán)境管理體系;營(yíng)銷管理體系;人事行政管理體系;財(cái)務(wù)管理體系。其分別對(duì)應(yīng)企業(yè)的'生產(chǎn)、研發(fā);營(yíng)銷;人事;財(cái)務(wù)'五種基本職能。
文件體系分四個(gè)層次,'管理手冊(cè)'為一級(jí)文件,'程序文件'為二級(jí)文件,'工作手冊(cè)'為三級(jí)文件,'企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)'為四級(jí)文件。
二、體系文件使用指南
質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件
我司提供的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件是將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過認(rèn)證,符合iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標(biāo)準(zhǔn)要求。
質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè):iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標(biāo)準(zhǔn),適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別,企業(yè)、組織需根據(jù)自身特點(diǎn),用行業(yè)的語(yǔ)言來理解、描述iso9001、 iso14001標(biāo)準(zhǔn)條款的要求,從而產(chǎn)生了企業(yè)的《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》。本企業(yè)編制的《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》章節(jié)號(hào)和iso9001標(biāo)準(zhǔn)基本相同,通過把iso14001條款映射到iso9001結(jié)構(gòu)中,將其進(jìn)行整合?！顿|(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》是企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境體系的一級(jí)文件,通過閱讀《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》,可對(duì)物業(yè)管理行業(yè)的服務(wù)理念、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)職權(quán)分配、資源配備、產(chǎn)品(服務(wù))實(shí)現(xiàn)過程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測(cè)分析和改進(jìn)方法等有一個(gè)整體綜合的理解。
程序文件:《程序文件》對(duì)物業(yè)管理活動(dòng)中的重要過程、重要環(huán)境因素進(jìn)行了識(shí)別,并告訴每個(gè)過程應(yīng)做什么、什么時(shí)間做、什么地點(diǎn)做、由誰(shuí)來做、為什么要做,如何做,即所謂的5w1h。程序文件是質(zhì)量體系中的第二級(jí)文件。
接管入伙手冊(cè):本手冊(cè)和以下手冊(cè)均為質(zhì)量體系中的第三級(jí)文件,基本按專業(yè)進(jìn)行劃分。本手冊(cè)詳細(xì)地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細(xì)得多),并提供了部分工作標(biāo)準(zhǔn)、方法、流程及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)索引等。
工程管理手冊(cè):包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設(shè)備管理三部分內(nèi)容。介紹了土建、設(shè)備、精裝修管理模式、制度及運(yùn)作程序。
支持《工程管理手冊(cè)》的文件有《房屋設(shè)備使用指南》、《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》、《紅旗設(shè)備檢評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》、《計(jì)量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個(gè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(四級(jí)文件)?！斗课菰O(shè)備使用指南》描述主要(重要)房屋設(shè)備的操作方法、使用規(guī)程、經(jīng)濟(jì)性運(yùn)行措施等內(nèi)容,《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》為我司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),按'三級(jí)保養(yǎng)'詳細(xì)敘述保養(yǎng)內(nèi)容及應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)?！豆?jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導(dǎo)書。
清潔綠化手冊(cè):實(shí)施清潔綠化工作的管理手冊(cè)。包括清潔標(biāo)準(zhǔn)、綠化標(biāo)準(zhǔn)、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、綠化檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。
安全護(hù)衛(wèi)手冊(cè):由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構(gòu)成。其中物業(yè)管理安全護(hù)衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區(qū)和車場(chǎng)管理。包括部分應(yīng)急情況的處理,如消防演習(xí)、緊急集合等方面。另對(duì)護(hù)衛(wèi)員的職責(zé)、紀(jì)律、權(quán)限、著裝方面進(jìn)行詳細(xì)說明。
應(yīng)急手冊(cè):識(shí)別了物業(yè)管理活動(dòng)中可能出現(xiàn)的緊急情況、災(zāi)害、事故,并制定了預(yù)防、反應(yīng)措施及解決方案。
服務(wù)手冊(cè):廣義上講,物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進(jìn)行的全部活動(dòng)均稱為服務(wù),可分為公共服務(wù)、專項(xiàng)服務(wù)和特約服務(wù)。本手冊(cè)中的'服務(wù)'是指除基礎(chǔ)性的公共服務(wù)外的專項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)及社區(qū)文化活動(dòng),'客戶'指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊(cè)是進(jìn)行專項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)、家政服務(wù)、社區(qū)文化活動(dòng)及會(huì)所管理的指導(dǎo)性文件。
人事行政管理體系
行政管理手冊(cè):按照行政管理方法編制而成的,在公司內(nèi)部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關(guān)系、對(duì)外宣傳等。
人事手冊(cè):文件規(guī)定了公司對(duì)人力資源的需求、識(shí)別、招聘、評(píng)估、培訓(xùn)、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對(duì)員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細(xì)說明。
財(cái)務(wù)管理體系
財(cái)務(wù)管理手冊(cè):財(cái)務(wù)管理手冊(cè)是在嚴(yán)格按照國(guó)家財(cái)務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊(cè),包括財(cái)務(wù)人員職責(zé)、財(cái)務(wù)管理、核算體制、各類費(fèi)用政府標(biāo)準(zhǔn)等。
營(yíng)銷管理體系
市場(chǎng)拓展手冊(cè):是企業(yè)開拓市場(chǎng)的指導(dǎo)性文件。
第3篇 企業(yè)一體化管理手冊(cè)程序文件目錄
企業(yè)一體化管理手冊(cè)、程序文件目錄范例
一、一體化管理手冊(cè)
頒布令
管理者代表任命書
1 前言
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
3 術(shù)語(yǔ)和定義
4 一體化管理體系
5 管理職責(zé)
6 資源管理
7 產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)
8 測(cè)量、分析和改進(jìn)
二、程序文件
文件控制程序(××××―c*―01)
記錄控制程序(××××―c*―02)
法律、法規(guī)與其他要求獲取、確認(rèn)程序(××××―c*―03)
內(nèi)部審核控制程序(××××―c*―04)
管理評(píng)審控制程序(××××―c*―05)
信息交流溝通控制程序(××××―c*―06)
人力資源控制程序(××××―c*―07)
與顧客有關(guān)的過程控制程序(××××―c*―08)
顧客財(cái)產(chǎn)控制程序(××××―c*―09)
工程施工控制程序(××××―c*―10)
采購(gòu)控制程序(××××―c*―11)
不合格品、不符合控制程序(××××―c*―12)
事故、事件調(diào)查處理控制程序(××××―c*―13)
糾正和預(yù)防措施控制程序(××××―c*―14)
監(jiān)視和測(cè)量裝置的控制程序(××××―c*―15)
顧客滿意監(jiān)測(cè)程序(××××―c*―16)
環(huán)境運(yùn)行控制程序(××××―c*―17)
職業(yè)健康安全運(yùn)行控制程序(××××―c*―18)
環(huán)境因素識(shí)別與評(píng)價(jià)控制程序(××××―c*―19)
危險(xiǎn)源辨識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)控制程序(××××―c*―20)
應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序(××××―c*―21)
合規(guī)性評(píng)價(jià)控制程序(××××―c*―22)
環(huán)境、職業(yè)健康安全績(jī)效監(jiān)視和測(cè)量控制程序(××××―c*―23)
方針、目標(biāo)指標(biāo)和管理方案控制程序(××××―c*―24)
施工現(xiàn)場(chǎng)管理程序(××××―c*―25)
對(duì)相關(guān)方施加影響管理程序(××××―c*―26)
危險(xiǎn)化學(xué)品搬運(yùn)、貯存控制程序(××××―c*―27)
消防安全管理控制程序(××××―c*―28)
環(huán)境影響管理控制程序(××××―c*―29)
勞動(dòng)保護(hù)用品管理程序(××××―c*―30)
數(shù)據(jù)分析控制程序(××××―c*―31)
安全標(biāo)識(shí)使用、管理控制程序(××××―c*―32)
節(jié)能降耗控制程序(××××―c*―33)
新項(xiàng)目的環(huán)境和職業(yè)健康安全評(píng)價(jià)控制程序(××××―c*―34)
易燃、易爆品防火控制程序(××××―c*―35)
廢棄物管理程序(××××―c*―36)
附錄1:一體化管理體系程序文件目錄
附錄2:一體化管理體系組織機(jī)構(gòu)圖
附錄3:一體化管理體系職能分配表
自質(zhì)量管理和質(zhì)量保證的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)――is09000系列標(biāo)準(zhǔn)問世以來,以系統(tǒng)、科學(xué)、自我完善、持續(xù)改進(jìn)、預(yù)防為主的思想,作為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn),被認(rèn)為是顧客對(duì)企業(yè)的共同要求。
隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快和國(guó)際貿(mào)易自由化的發(fā)展,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,顧客對(duì)質(zhì)量的期望越來越高,以is09000標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量管理體系認(rèn)證的企業(yè)日益增加。繼is09000系列標(biāo)準(zhǔn)之后,國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織(iso)著手進(jìn)行環(huán)境管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化工作,頒布了旨在規(guī)范組織的環(huán)境行為,強(qiáng)調(diào)資源的合理利用,預(yù)防污染,倡導(dǎo)環(huán)境保護(hù)、綠色產(chǎn)品的is014000系列標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)也正在醞釀推出職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)。英國(guó)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)會(huì)(bsi)、挪威船級(jí)社(dnv)等13個(gè)組織制定的ohsasl8000職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系標(biāo)準(zhǔn)已在一些發(fā)達(dá)國(guó)家推廣實(shí)施。越來越多的優(yōu)秀企業(yè)憑借質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全等認(rèn)證證書,走向國(guó)際市場(chǎng),向世界展示自己的品牌和企業(yè)形象,同時(shí)也以鮮活的實(shí)例證明:通過認(rèn)證可以大大增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和效益,帶來更多的經(jīng)營(yíng)契機(jī)。
國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織環(huán)境戰(zhàn)略咨詢組(iso/sage)早在起草is014000標(biāo)準(zhǔn)之前向國(guó)際化組織建議:“考慮到質(zhì)量與環(huán)境管理體系均是組織管理體系的一部分,盡管分別建立體系,最終還會(huì)融合在一起,可能會(huì)更有效。因此制定環(huán)境管理體系標(biāo)準(zhǔn)時(shí),應(yīng)與is09000標(biāo)準(zhǔn)保持協(xié)調(diào)和相似。”iso一直重視這些標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)合問題,推動(dòng)了這些標(biāo)準(zhǔn)的一體化進(jìn)程。ohsasl8001與is014001在標(biāo)準(zhǔn)條款結(jié)構(gòu)和要素功能上保持了很強(qiáng)的一致性。
我國(guó)參照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)相繼推出gb/t19000族質(zhì)量管理體系系列標(biāo)準(zhǔn)、gb/t24000環(huán)境管理體系系列標(biāo)準(zhǔn)和gb/t28000職業(yè)健康安全管理體系系列標(biāo)準(zhǔn)。
gbfn9001標(biāo)準(zhǔn)是以實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)向顧客提供承諾;gb/t24001標(biāo)準(zhǔn)是以實(shí)現(xiàn)節(jié)約資源、改善環(huán)境質(zhì)量為目標(biāo)向社會(huì)提供承諾;gb/t28001標(biāo)準(zhǔn)是以實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)、確保員工健康為目標(biāo)向企業(yè)員工提供承諾。
多種國(guó)際管理標(biāo)準(zhǔn)的推出,給企業(yè)提供了實(shí)現(xiàn)多種不同目標(biāo)的管理手段。作為當(dāng)代企業(yè)的最高管理者,在建立、經(jīng)營(yíng)和管理一個(gè)企業(yè)時(shí)應(yīng)該向顧客、社會(huì)、員工分別作出質(zhì)量、環(huán)境、安全以及效益的承諾,實(shí)施質(zhì)量、環(huán)境和執(zhí)業(yè)健康安全(即qms、ems和ohsms)一體化體系管理是由過去簡(jiǎn)單的質(zhì)量、環(huán)保、安全管理走向系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理。
三標(biāo)準(zhǔn)雖然各自管理體系的對(duì)象和目標(biāo)不同,卻具有許多共同點(diǎn),遵循共同的管理體系原則,基本思想和方法一致,都著眼于持續(xù)改進(jìn)、貫徹預(yù)防為主的思想,強(qiáng)調(diào)最高管理者的承諾,建立方針和目標(biāo),強(qiáng)調(diào)員工培訓(xùn)以及全員參與等;建立管理體系的原則一致,強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)化、程序化的管理,必要的文件支持等;強(qiáng)調(diào)與其他管理體系協(xié)同運(yùn)作,提高整個(gè)組織的效率和素質(zhì),節(jié)約資源,不斷自我完善。
第4篇 a工廠管理文件資料控制程序
工廠管理文件和資料控制程序
1.目的
規(guī)定了質(zhì)量體系管理文件在運(yùn)行過程中的控制要求,以確保質(zhì)量體系運(yùn)行的各場(chǎng)合都能得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。
2.適用范圍
適用于本廠質(zhì)量體系運(yùn)行中的管理文件和資料的控制活動(dòng)。
3.定義
文件和資料的管理:指與質(zhì)量體系有關(guān)文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。
4.職責(zé)
4.1質(zhì)保部質(zhì)管室負(fù)責(zé)質(zhì)量體系管理文件的控制和管理。
4.2各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)的管理性文件的編寫,并負(fù)責(zé)各自專用文件及資料的管理。
5.工作程序
5.1文件的分類
5.1.1工廠的質(zhì)量體系文件分為四個(gè)層次:
a.第一層次為《質(zhì)量手冊(cè)》;
b.第二層次為《程序文件》;
c.第三層次為《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等;
d.第四層次為《質(zhì)量記錄》。
5.1.2文件和資料分為內(nèi)、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。
5.2文件的編制
5.2.1《質(zhì)量手冊(cè)》在管理者代表領(lǐng)導(dǎo)下由質(zhì)保部負(fù)責(zé)編制。
5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負(fù)責(zé)編制。
5.2.3《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由技術(shù)開發(fā)部或有關(guān)部門負(fù)責(zé)編制。
5.2.4《質(zhì)量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。
5.2.5其它管理文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。
5.2.6《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》、《質(zhì)量記錄》的編制格式和標(biāo)識(shí)按照《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》要求執(zhí)行。
5.3文件的審批權(quán)限
5.3.1文件和資料在發(fā)布前由授權(quán)人員審批其適用性。
a.《質(zhì)量手冊(cè)》由管理者代表審核、廠長(zhǎng)批準(zhǔn);
b.《程序文件》由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、管理者代表批準(zhǔn);
c. 《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審定;
d. 其它管理文件,屬部門級(jí)工作文件由各部門主管審核,部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),屬工廠級(jí)文件由部門領(lǐng)導(dǎo)審核、廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。
5.3.2批準(zhǔn)后的文件由質(zhì)保部發(fā)布。
5.4文件的發(fā)放和使用
5.4.1文件管理部門負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識(shí),文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準(zhǔn),受控文件加蓋'受控文件'印章,并注分發(fā)號(hào)。
5.4.2文件的發(fā)放
a.《質(zhì)量手冊(cè)》按審批的范圍發(fā)放;
b.《程序文件》按審批的范圍發(fā)放;
c.其他文件的發(fā)放,按編制部門建議的范圍經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)放。
d.文件的發(fā)放由文件管理人員填寫《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》,按批準(zhǔn)發(fā)放范圍發(fā)放文件。
5.4.3文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》上簽名。領(lǐng)取具有唯一分發(fā)號(hào)和加蓋'受控文件'印章的文件,便于控制。
5.4.4工廠內(nèi)不得使用擅自復(fù)印的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理人員收回銷毀。
5.4.5當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時(shí),文件使用人填寫《文件領(lǐng)用申請(qǐng)表》到文件管理部門辦理更新手續(xù),文件管理員負(fù)責(zé)將破損文件銷毀,并做好記錄。
5.4.6當(dāng)文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領(lǐng)出手續(xù),但必須在領(lǐng)用中
做出說明(必要時(shí)作出檢討),文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時(shí),注明丟失文件作廢,必要時(shí)文件管理員通知有關(guān)使用部門,防止誤用。
5.4.7對(duì)使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁(yè)另外保存,如對(duì)文件理解不清時(shí),由該文件的編制部門負(fù)責(zé)解釋。
5.5文件的更改
5.5.1如文件需要更改時(shí),應(yīng)由文件更改提出人或提出部門負(fù)責(zé)填寫《文件更改申請(qǐng)單》,說明更改原因,對(duì)重要的更改(如技術(shù)參數(shù))還應(yīng)附有充分的證明材料。
5.5.2文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批部門進(jìn)行,若指定其他部門審批時(shí),該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。
5.5.3文件更改申請(qǐng)批準(zhǔn)后,由文件管理員根據(jù)批準(zhǔn)的《文件更改申請(qǐng)單》意見實(shí)施更改,并按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件,同時(shí)收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。
5.6文件的換版與作廢
5.6.1文件更改一般以換頁(yè)形式進(jìn)行,但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號(hào);文件需進(jìn)行大幅度的修改,應(yīng)進(jìn)行換版,原版本文件作廢,換發(fā)新版本。
5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋'作廢'印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》,文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請(qǐng)人填寫《文件留用申請(qǐng)單》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由文件管理員加蓋'作廢留用'印章可留用。
5.7文件的管理
5.7.1文件經(jīng)編制審核批準(zhǔn)后,由文件管理員列入《質(zhì)量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺(tái)帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標(biāo)識(shí)。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應(yīng)有備份,每月檢查一次。
5.7.2需臨時(shí)借閱文件的人員,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可借閱文件,借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗(yàn)收,原版文件一律不準(zhǔn)外借,以防止丟失或缺損。
5.7.3文件編制部門的負(fù)責(zé)人每年進(jìn)行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé))。文件管理員應(yīng)每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對(duì)于各使用者手中的文件,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
5.8文件的保存
文件的保存按規(guī)定的地點(diǎn)和方式有序存放,以便存取,質(zhì)量文件的保存應(yīng)嚴(yán)格管理,存放地點(diǎn)應(yīng)具有防水、防火、防盜設(shè)施,以確保文件的完整性。
6.相關(guān)文件和記錄
qr/sh05.01-01《質(zhì)量體系文件清單》
qr/sh05.01-02《文件更改申請(qǐng)單》
qr/sh05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺(tái)帳》
qr/sh05.01-04《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》
qr/sh05.01-05《文件銷毀申請(qǐng)單》
qr/sh05.01-06《文件留用申請(qǐng)單》
qr/sh05.01-07《文件領(lǐng)用申請(qǐng)表》
第5篇 物業(yè)管理公司程序文件－內(nèi)部質(zhì)量審核程序
物業(yè)管理公司程序文件:內(nèi)部質(zhì)量審核程序
為了有效地實(shí)施內(nèi)部質(zhì)量審核,確保公司質(zhì)量體系的適用性和有效性。
2.范圍
適用于公司內(nèi)部質(zhì)量審核活動(dòng)。
3.職責(zé)
3.1 公司品質(zhì)主管負(fù)責(zé)內(nèi)部質(zhì)量審核的計(jì)劃及組織實(shí)施工作,編寫年、月審核計(jì)劃,保存內(nèi)部質(zhì)量審核全部文件和記錄。
3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批年度、月度內(nèi)審計(jì)劃,任命審核組長(zhǎng)和審核員,并監(jiān)督審核的實(shí)施。
3.3 內(nèi)部質(zhì)量審核應(yīng)由經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn),具有內(nèi)審資格證書的內(nèi)審員獨(dú)立、公正地進(jìn)行,審核員應(yīng)與其所審核的部門無直接的責(zé)任關(guān)系。
4.方法和過程控制
4.1 審核計(jì)劃
4.1.1 品質(zhì)主管負(fù)責(zé)在每年十二月制定下一年度的審核計(jì)劃,并報(bào)總經(jīng)理審核、審批。
4.1.2 月度《審核計(jì)劃》由品質(zhì)主管負(fù)責(zé)編制,報(bào)總經(jīng)理審批,并于審核一周前發(fā)至受審核部門負(fù)責(zé)人和審核組成員。
4.2 審核前準(zhǔn)備
審核計(jì)劃批準(zhǔn)后,審核組長(zhǎng)應(yīng)結(jié)合受審部門具體情況及上次審核的不合格項(xiàng)(含觀察項(xiàng)),與組員共同協(xié)商編制《內(nèi)審檢查表》和審核方式,以確保審核效果.
4.3 審核的實(shí)施
4.3.1 審核組長(zhǎng)負(fù)責(zé)召開首次會(huì)議并宣布審核員分工,被審核方有關(guān)責(zé)任人參加首次會(huì)議。
4.3.2 審核員依照《內(nèi)審檢查表》逐項(xiàng)進(jìn)行審核。
4.3.3 審核完畢后,審核組長(zhǎng)召集審核員匯總審核意見,分析、確定審核結(jié)果。
4.3.4 審核組長(zhǎng)召開末次會(huì)議,宣布審核結(jié)果。
4.3.5 被審核方人員有權(quán)對(duì)審核員提出的問題予以澄清,審核員應(yīng)接受合理的澄清,并現(xiàn)場(chǎng)予以關(guān)閉。
4.3.6 對(duì)于經(jīng)確認(rèn)的不合格項(xiàng),由審核員填寫《不合格報(bào)告》及《內(nèi)審觀察項(xiàng)報(bào)告》,交審核組長(zhǎng)審核,被審核方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。
4.3.7 審核組長(zhǎng)將被審核方已確認(rèn)的《不合格報(bào)告》及《內(nèi)審觀察項(xiàng)報(bào)告》原件交被審核部門制定糾正措施,復(fù)印件留存?zhèn)洳椤?/p>
4.4 糾正措施的制定及落實(shí)
4.4.1 由被審核方責(zé)任人負(fù)責(zé)填寫糾正措施,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后,在四個(gè)工作日內(nèi)報(bào)審核組組長(zhǎng),經(jīng)認(rèn)可后, 由被審核部門落實(shí)糾正措施。
4.4.2 糾正時(shí)間自審核組長(zhǎng)簽字認(rèn)可之日起計(jì),糾正期限原則上定為1個(gè)月,根據(jù)不合格糾正的難易程度和部門的實(shí)際情況,由被審核部門與內(nèi)審員協(xié)商,可定為3個(gè)月內(nèi)或下次審核前。
4.4.3 自糾正期限到期之日起一周內(nèi),由原審核員負(fù)責(zé)驗(yàn)證,將驗(yàn)證情況記錄在《不合格報(bào)告》或《內(nèi)審觀察項(xiàng)報(bào)告》上,并將已關(guān)閉報(bào)告交予品質(zhì)主管存檔。原件保留在公司,部門保留復(fù)印件。
4.5 審核報(bào)告
審核組長(zhǎng)應(yīng)在審核結(jié)束后,不合格報(bào)告和觀察項(xiàng)報(bào)告的糾正措施經(jīng)審核員確認(rèn)后三個(gè)工作日內(nèi)向總經(jīng)理及受審核部門提交《審核報(bào)告》,《審核報(bào)告》內(nèi)容如需更改,由審核組長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)《審核報(bào)告》及相關(guān)的《不合格報(bào)告》、《內(nèi)審觀察項(xiàng)報(bào)告》作相應(yīng)更改。
5.質(zhì)量記錄和表格
jsnhwy8.0-02-f1《內(nèi)審檢查表》
jsnhwy8.0-02-f2《內(nèi)審觀察項(xiàng)報(bào)告》
jsnhwy8.0-02-f3《不合格報(bào)告》
第6篇 物業(yè)管理手冊(cè)－文件控制程序
物業(yè)管理手冊(cè):文件控制程序
1、目的
對(duì)與管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保服務(wù)過程中使用的文件為有效版本。
2、適用范圍
適用于與公司管理體系有關(guān)的文件控制。
3、職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布管理體系文件。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)審定管理體系文件。
3.3管理部負(fù)責(zé)對(duì)行政管理性文件的管理與控制。
3.4品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)管理體系文件的審核、管理與控制。
3.5工程部負(fù)責(zé)技術(shù)性文件的管理與控制。
3.6各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)與管理體系相關(guān)文件的管理與控制。
4、程序
4.1文件分類及保管
4.1.1公司內(nèi)部使用的文件:各種行政管理制度,由管理部負(fù)責(zé)保管;管理體系文件由品質(zhì)部負(fù)責(zé)保管;建筑單位移交的全部圖紙、文件資料和生產(chǎn)設(shè)備的圖紙等技術(shù)性文件,由工程部負(fù)責(zé)保管。具體執(zhí)行《技術(shù)資料、圖紙、文件分類管理辦法》的相關(guān)規(guī)定。
4.1.2外來文件,如與物業(yè)管理行業(yè)相關(guān)的國(guó)家和地方性政策、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)等文件資料,由管理部負(fù)責(zé)保管。
4.1.3對(duì)于上述文件,各部門如有借用,需填寫借閱清單。
4.2文件的編號(hào)
4.2.1管理手冊(cè)編號(hào)
4.2.1.1文件號(hào):jw/qem-ххх-2005
“jw”:河南**物業(yè)管理有限公司
“qem”:管理手冊(cè)
“ххх”:管理手冊(cè)編號(hào)
“2005”:管理手冊(cè)版本發(fā)布年份
4.2.1.2版本號(hào):х/a
“х”:修訂次,以阿拉伯?dāng)?shù)字順序0、1、2、3……表示
“a”:版本狀態(tài),英文大寫字母順序a、b、c……表示
4.2.2作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)
4.2.2.1文件號(hào):jw/wi-ххх-2005
“wi”:作業(yè)指導(dǎo)書
“ххх”:作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)
4.2.2.2版本號(hào)同管理手冊(cè)
4.2.3記錄編號(hào):jw/jl-х.х-ххх
“jl”:記錄
“х.х”:記錄隸屬章節(jié)號(hào)
“ххх”:記錄編號(hào)
4.3文件的編寫、審核、審定和批準(zhǔn)
4.3.1管理手冊(cè)由編寫小組編寫,品質(zhì)部審核,管理者代表審定,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3.2作業(yè)指導(dǎo)書由各部門組織編寫,品質(zhì)部審核,管理者代表審定,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4文件的發(fā)放和回收
4.4.1公司內(nèi)部的發(fā)放范圍以適用部門和人員為原則,嚴(yán)格控制文件的濫發(fā),以便于管理和防止泄密,且保證為有效版本。
4.4.2公司的管理體系文件均為“受控文件”,并制作《受控文件清單》予以控制。但為了讓顧客或上級(jí)機(jī)關(guān)了解公司的管理體系,一般只提供《管理手冊(cè)》的“非受控版本”。同時(shí)按照本章節(jié)4.4.3的規(guī)定發(fā)放。
4.4.3品質(zhì)部應(yīng)在《受控版本文件分發(fā)及回收單》和《非受控版本文件分發(fā)單》上詳細(xì)記錄發(fā)放情況,便于追溯管理。
4.4.4受控版本文件和非受控版本文件應(yīng)蓋有“受控版本”或“非受控版本”印章。
4.4.5作廢/失效的受控版本文件回收后應(yīng)及時(shí)處理,留作資料的在封面上加蓋“作廢”章。
4.4.6非受控版本文件無需更換新的版本和回收。
4.5文件的保存、修訂、作廢與銷毀
4.5.1文件的保存和修訂
4.5.1.1各部門文件由本部門保管并填寫《文件保管清單》。
4.5.1.2任何人不得私自涂改、外借受控文件。
4.5.1.3文件修訂,填寫《文件修訂單》,經(jīng)管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,品質(zhì)部負(fù)責(zé)修訂、換頁(yè)。
4.5.2文件的作廢與銷毀
4.5.2.1各部門應(yīng)按照體系的要求及時(shí)撤出失效或作廢的文件,由品質(zhì)部加蓋“作廢”印章。
4.5.2.2要銷毀的作廢文件,由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請(qǐng)》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由品質(zhì)部監(jiān)督相關(guān)部門銷毀。
4.6借閱管理體系有關(guān)的文件時(shí),應(yīng)填寫《文件借閱記錄》,由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后方可借閱,并登記備案。
4.7品質(zhì)部每季度對(duì)各部門文件的保管及有效性進(jìn)行檢查并填制《品質(zhì)部抽檢單》。
4.8本程序產(chǎn)生的記錄按《記錄控制程序》規(guī)定執(zhí)行。
5、相關(guān)文件
5.1《記錄控制程序》
5.2《技術(shù)資料、圖紙、文件分類管理辦法》
6、相關(guān)記錄
6.1《受控版本文件分發(fā)及回收單》jw/jl-4.2.3-001
6.2《非受控版本文件分發(fā)單》jw/jl-4.2.3-002
6.3《文件保管清單》jw/jl-4.2.3-003
6.4《文件修訂單》jw/jl-4.2.3-004
6.5《文件銷毀申請(qǐng)》jw/jl-4.2.3-005
6.6《文件借閱記錄》jw/jl-4.2.3-006
6.7《受控文件清單》jw/jl-4.2.3-007
6.8《品質(zhì)部抽檢單》jw/jl-5.4.5-003
第7篇 物業(yè)公司辦公設(shè)備及環(huán)境管理程序文件
物業(yè)公司辦公設(shè)備及環(huán)境管理程序
1、目的
為營(yíng)造舒適的辦公環(huán)境、 更好的利用公司資源,提高工作效率,特制定以下規(guī)定。
2、范圍
適用于物業(yè)公司各部門、各管理處辦公環(huán)境管理。
3、定義:
無
4、職責(zé)
4.1 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門、各管理處的辦公環(huán)境管理和辦公設(shè)施管理進(jìn)行監(jiān)督。
4.2 各部門、各管理處負(fù)責(zé)各自辦公環(huán)境和辦公設(shè)施日常的管理和維護(hù)。
5、方法及過程控制
5.1 辦公環(huán)境管理
5.1.1辦公環(huán)境應(yīng)保持整潔,辦公用品應(yīng)擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應(yīng)放入廢紙簍內(nèi),不得隨意拋棄;不得在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)擺放與辦公環(huán)境不符的私人裝飾品。
5.1.2離開辦公區(qū)域或外出辦事應(yīng)隨時(shí)整理好自己的桌面,離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時(shí)間,應(yīng)將文件資料全部收入抽屜或文件柜內(nèi),桌面上只允許擺放辦公設(shè)備及辦公文具。
5.1.3辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙、就餐,吸煙、就餐應(yīng)到指定區(qū)域;嚴(yán)禁職員以吸煙名義長(zhǎng)時(shí)間離開辦公位,聚眾聊天,對(duì)違章者每次扣罰薪金50元。
5.1.4辦公區(qū)域內(nèi)交談須輕聲細(xì)語(yǔ),不準(zhǔn)大聲喧嘩、聊天;辦公時(shí)間不允許做與工作無關(guān)的事情;業(yè)余時(shí)間不要在辦公區(qū)域內(nèi)進(jìn)行娛樂性活動(dòng)(公司組織的除外)或接待外來訪客。
5.1.5辦公區(qū)域內(nèi)禁止存放易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品。
5.1.6辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進(jìn)入,對(duì)來訪人員,應(yīng)由前臺(tái)接待員進(jìn)行詢問和引導(dǎo)。
5.1.7愛護(hù)辦公設(shè)備,出入公司電子門時(shí),應(yīng)輕拉輕放;下班前關(guān)閉電腦設(shè)備、切斷電源,擺正座椅;晚間最后離開辦公室的人員應(yīng)注意關(guān)閉辦公區(qū)域照明設(shè)備、辦公設(shè)備及電器設(shè)備。
5.1.8辦公桌內(nèi)不要存放大量的現(xiàn)金及貴重物品,以免造成丟失,造成不必要的損失。
5.1.9 當(dāng)室外溫度大于(等于)27oc時(shí),公司將視情況開啟空調(diào)系統(tǒng),調(diào)節(jié)室溫,當(dāng)室外溫度小于(等于)26oc,空調(diào)系統(tǒng)將設(shè)置在通風(fēng)狀態(tài)。
5.1.10 辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環(huán)境,對(duì)未按本規(guī)定要求執(zhí)行的將對(duì)其及其部門經(jīng)理進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。
5.2辦公設(shè)施、設(shè)備管理
5.2.1 辦公設(shè)備的管理
5.2.2.1 辦公設(shè)備為公司財(cái)產(chǎn),任何人不得故意損壞及因私使用。
5.2.2.2 所有辦公設(shè)備應(yīng)由資產(chǎn)管理員根據(jù)價(jià)格進(jìn)行分類資產(chǎn)登記,確定存放位置;任何人不得隨意改變辦公設(shè)備的存放位置。
5.2.2.3各使用部門應(yīng)明確設(shè)備的使用或保管人,負(fù)責(zé)設(shè)備的日常管理;各部門應(yīng)定時(shí)對(duì)所有使用中的辦公設(shè)備進(jìn)行清潔、檢查和保養(yǎng);當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí),應(yīng)及時(shí)通知辦公室系統(tǒng)組進(jìn)行維修處理,不得擅自拆裝。
5.2.2.4 電腦類設(shè)備的管理
5.2.2.4.1 電腦類設(shè)備由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一管理,其安裝、調(diào)試、系統(tǒng)配置等工作由辦公室系統(tǒng)組負(fù)責(zé)。
5.2.2.4.2使用人應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公室系統(tǒng)組的有關(guān)規(guī)定,正確使用電腦。
5.2.2.4.3使用人負(fù)責(zé)所用電腦及外設(shè)的日常保管、維護(hù)、清潔。
5.2.2.4.4電腦發(fā)生故障應(yīng)及時(shí)通知公室系統(tǒng)組進(jìn)行處理維修,嚴(yán)禁自行拆裝或改變電腦程序。
5.2.2.4.5公司配置的計(jì)算機(jī)設(shè)備禁止安裝游戲軟件,需要用外來軟盤及下載程序的部門或個(gè)人,以通報(bào)形式提交辦公室系統(tǒng)組,統(tǒng)一由系統(tǒng)管理員確定可行性、安裝并操作。
5.2.2.4.6未經(jīng)允許,不得隨意翻閱他人資料,查閱他人電腦。
5.2.2.5 傳真機(jī)的管理
5.2.2.5.1各管理處及物業(yè)本部須指定專人負(fù)責(zé)傳真機(jī)的日常使用和管理;前臺(tái)接待員負(fù)責(zé)對(duì)收到的傳真件進(jìn)行分發(fā),他人如因工需向外發(fā)送傳真,應(yīng)標(biāo)明欲傳送地點(diǎn)及傳真號(hào)碼,由前臺(tái)接待員負(fù)責(zé)發(fā)送;對(duì)收、發(fā)傳真件應(yīng)做好登記,并注意對(duì)內(nèi)容的保密。
5.2.2.5.2前臺(tái)接待員負(fù)責(zé)傳真紙張的及時(shí)更換及傳真機(jī)的日常清潔和保養(yǎng),發(fā)生故障時(shí)及時(shí)通知辦公室系統(tǒng)組,由專人維修處理,保證傳真機(jī)正常工作。
5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的私人材料。
5.2.2.6復(fù)印機(jī)的管理
5.2.2.6.1各管理處及物業(yè)本部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的日常使用和管理。
5.2.2.6.2正常情況下,復(fù)印機(jī)按照部門配備密碼,相應(yīng)秘密對(duì)應(yīng)限制復(fù)印張數(shù),部門之間密碼不得混用,并將復(fù)印材料、廢紙等隨身帶走。
5.2.2.6.3辦公復(fù)印時(shí),要正確使用復(fù)印機(jī),節(jié)約復(fù)印紙,復(fù)印的材料可雙面復(fù)印的盡量避免單面復(fù)印;使用后將復(fù)印機(jī)調(diào)整到節(jié)能狀態(tài)。
5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復(fù)印機(jī)復(fù)印。
復(fù)印機(jī)使用人員,特別時(shí)復(fù)印機(jī)管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的日常清潔和保養(yǎng),及時(shí)補(bǔ)充紙張和碳粉,使用故障時(shí)及時(shí)通知辦公室系統(tǒng)組,通知專人進(jìn)行維修處理,保證復(fù)印機(jī)的正常高效使用。
5.2.2.7 電話的管理
5.2.2.7.1辦公電話應(yīng)擺放在辦公桌的固定位置(部門統(tǒng)一位置),話筒與話機(jī)的連接不得打結(jié),撥打電話時(shí)聲音不要過大,以免影響其他同事工作;接聽外來電話注意bi規(guī)范;若來電話時(shí)同事不在辦公位,同室其他人員應(yīng)代為接聽。
5.2.2.7.2辦公人員應(yīng)保管好辦公桌上的電話,并定時(shí)做好清潔工作。
5.2.2.7.3因工作需要撥打長(zhǎng)途時(shí),應(yīng)通知前臺(tái)總機(jī)進(jìn)行轉(zhuǎn)接并統(tǒng)一登記《長(zhǎng)途電話登記簿》后方可撥打。
5.2.2.7.4禁止撥打私人長(zhǎng)途電話,若職員有特殊情況需撥打長(zhǎng)途應(yīng)做好登記,花費(fèi)自行承擔(dān)。
5.2.2.7.5電話出現(xiàn)故障時(shí)要及時(shí)通知辦公室行政組,不得私自拆裝。
5.2.2.8 打印機(jī)的管理
5.2.2.8.1各部門、各管理處應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)所屬范圍內(nèi)打印機(jī)的日常使用機(jī)管理。
5.2.2.8.2打印機(jī)的色帶、墨盒或硒鼓要節(jié)約使用,達(dá)到使用壽命時(shí)要及時(shí)更換,同時(shí)注意環(huán)保,使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一收集處理。
5.2.2.8.3不得使用打印機(jī)重復(fù)打印文件,如需多份,請(qǐng)打印一份后復(fù)印。
5.2.3 辦公家私的管理
5.2.3.1 員工應(yīng)自覺愛護(hù)公司辦公家私,并負(fù)責(zé)個(gè)人所用辦公桌椅的日常保管,不得惡意損壞。
5.2.3.2 部門公用辦公家私,應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管;辦公家私出現(xiàn)故障或損壞時(shí),使用人應(yīng)及時(shí)通知辦公室行政組進(jìn)行維修處理,不得私自拆裝。
5.2.4 影響設(shè)備的管理
5.2.4.1 影響設(shè)備包括電視、影碟機(jī)、照相機(jī)、音像設(shè)備、投影設(shè)備、視頻設(shè)備等。
5.2.4.2 辦公室系統(tǒng)組負(fù)責(zé)影響設(shè)備的日常管理、維護(hù)工作。
5.2.4.3 辦公室系統(tǒng)組人員應(yīng)培訓(xùn)使用人員掌握正確的使用方法和程序,并令其負(fù)責(zé)使用期間設(shè)備的保管、清潔,使用完畢后應(yīng)檢查設(shè)備及相關(guān)附件是否正常,并按正常操作程序關(guān)閉機(jī)器、關(guān)掉電源,發(fā)生故障應(yīng)及時(shí)匯報(bào)。
5.2.4.4使用人若將設(shè)備搬離原場(chǎng)地,應(yīng)獲得辦公室系統(tǒng)組人員的同意,并做好《電子設(shè)備領(lǐng)(借)用申請(qǐng)表》。
5.3本規(guī)定由公司辦公室行政組負(fù)責(zé)制訂、修改、解釋并監(jiān)督執(zhí)行。
6、支持性文件
無
7、質(zhì)量記錄及表格
tj**wy6.4-z01-f1《長(zhǎng)途電話登記簿》
第8篇 物業(yè)管理體系文件內(nèi)部審核程序
物業(yè)綜合管理體系文件內(nèi)部審核程序
1.目的:確保管理體系有效實(shí)施、保持和改進(jìn)。
2.范圍:管理體系所覆蓋的所有區(qū)域。
3.職責(zé):
4.操作規(guī)程:
工作流程圖說明記錄
1、品質(zhì)管理部編制《年度內(nèi)審計(jì)劃》(每年至少一次),包括:確定審核目的、范圍、依據(jù)、頻次、辦法、受審部門、內(nèi)審時(shí)間,上報(bào)管理者代表審核。
2、管理者代表簽署意見后報(bào)公司總經(jīng)理審批。
3、當(dāng)組織機(jī)構(gòu)管理體系發(fā)生重大變化、法律法規(guī)及其它外部要求變更等情況發(fā)生時(shí),由管理者代表及時(shí)組織進(jìn)行內(nèi)部審核。
4、內(nèi)審組長(zhǎng)和內(nèi)審組成員由管理者代表任命。
5、內(nèi)審組長(zhǎng)編制本次《審核實(shí)施計(jì)劃》,包括:審核組成員、時(shí)間、地點(diǎn)、受審部門、審核要點(diǎn)、審核報(bào)告分發(fā)范圍、日期等,交管理者代表審核,報(bào)公司總經(jīng)理審批。
6、內(nèi)審組長(zhǎng)組織編寫《內(nèi)審檢查表》,包括:審核項(xiàng)目、依據(jù)、方法等。
7、內(nèi)審組長(zhǎng)于內(nèi)審實(shí)施前10天通知受審部門。
8、受審部門如有異議,應(yīng)于內(nèi)審前3天通知內(nèi)審組長(zhǎng)。
9、內(nèi)審的首次會(huì)議由公司領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)審組成員及各部門負(fù)責(zé)人參加,與會(huì)者簽到并將會(huì)議記錄在公司品質(zhì)管理部歸檔。
10、首次會(huì)議內(nèi)容:由組長(zhǎng)介紹內(nèi)審目的、范圍、依據(jù)、方式、組員、日程等。
11、首次會(huì)議后應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核,并將管理體系運(yùn)行效果及不符合項(xiàng)記錄在《內(nèi)審檢查表》中。
12、內(nèi)審組需每日召開內(nèi)審會(huì)議,對(duì)當(dāng)日的審核情況進(jìn)行核對(duì)。
13、現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后,審核組長(zhǎng)召開內(nèi)審小組審核會(huì)議,對(duì)審核結(jié)果進(jìn)行全面分析,確定不合格項(xiàng),填寫《不合格項(xiàng)分布表》。
14、審核組長(zhǎng)于一周內(nèi)完成《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》,報(bào)告內(nèi)容包括:審核目的、范圍、方法、依據(jù)、審核組成員、受審核方代表名單、審核計(jì)劃實(shí)施情況、不合格項(xiàng)分布情況分析、不合格數(shù)量及嚴(yán)重程度、存在的主要問題分析、對(duì)體系的有效性、符合性的結(jié)論及今后應(yīng)改進(jìn)的地方。
15、將此報(bào)告交管理者代表審核,上報(bào)公司總經(jīng)理審批。
16、召開內(nèi)審末次會(huì)議,公司領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)審組成員及各部門領(lǐng)導(dǎo)到會(huì)并簽到、公司品質(zhì)管理部將會(huì)議紀(jì)錄存檔。
17、會(huì)上內(nèi)審組組長(zhǎng)通報(bào)檢查結(jié)果,宣讀《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》,提出完成糾正措施的要求及日期。
18、公司品質(zhì)管理部將《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》發(fā)放到各相關(guān)部門,并將內(nèi)審結(jié)果提交公司管理評(píng)審。
《審核實(shí)施計(jì)劃》 c*8.2-02-f01-01
《內(nèi)審檢查表》 c*8.2-02-f02-01
《不合格項(xiàng)分布表》 c*8.2-02-f03-01
《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》c*8.2-02-f04-01
第9篇 建筑公司環(huán)境管理程序文件發(fā)布令
建筑集團(tuán)公司《環(huán)境管理程序文件》發(fā)布令
集團(tuán)公司依據(jù)gb/t24001-1996idtiso14001:1996環(huán)境管理體系-規(guī)范及使用指南,結(jié)合實(shí)際編制了《環(huán)境管理程序文件》,并于2001年4月10日開始實(shí)施。經(jīng)過幾個(gè)月的運(yùn)行,發(fā)現(xiàn)文件中的某些規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際不相適應(yīng)。在內(nèi)審和管理評(píng)審中以及認(rèn)證中心的第一階段審核,也提出了一些修改意見。根據(jù)方方面面的意見,文件編寫人員對(duì)a版文件的適用性進(jìn)行了評(píng)審,對(duì)文件進(jìn)行了第一次修改。本程序文件對(duì)集團(tuán)公司的環(huán)境管理體系要求做了詳細(xì)的描述,更加符合標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際的要求,是集團(tuán)公司實(shí)施環(huán)境管理的法規(guī)性文件和行為準(zhǔn)則?，F(xiàn)予以正式發(fā)布,望全體員工遵照?qǐng)?zhí)行。
需要說明的是:在本程序文件中,對(duì)與iso9001:2000質(zhì)量管理體系要求相容的要素(4.2.3文件控制、4.2.4質(zhì)量的記錄控制、5.6管理評(píng)審、7.4采購(gòu)、8.2.2內(nèi)部審核、8.5.2糾正措施與8.5.3預(yù)防措施),合并編寫了相應(yīng)的程序文件,與之對(duì)應(yīng)的原質(zhì)量體系文件同時(shí)作廢,執(zhí)行本程序文件的規(guī)定。
管理者代表:
年 月 日
第10篇 文件管理章程格式
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號(hào)、保管。
2.本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦意見'辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)單位影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng);
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;
9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印;
11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔:
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄;
(4)支部黨的代表大會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;
(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實(shí)施及修改 本辦法經(jīng)決策會(huì)通過后實(shí)施,修改時(shí)亦同。
第11篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：分供方管理程序
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:分供方管理程序
1.0目的
確保物業(yè)公司選擇的分供方能提供滿足合同要求的物資和服務(wù)。
2.0適用范圍
適用于相關(guān)部門采購(gòu)物資時(shí),對(duì)物資供應(yīng)商(即分供方)和物業(yè)管理服務(wù)項(xiàng)目分承包方的選擇。
3.0職責(zé)
3.1行政部組織對(duì)分供方和物業(yè)管理服務(wù)項(xiàng)目分承包方進(jìn)行資格審查、質(zhì)量審查和檔案的建立及管理。
3.2物業(yè)管理公司經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)確定合格分供方與分承包方名單,并由經(jīng)理或其指定人員簽署采購(gòu)或分包合同。
4.0工作程序
4.1物資供應(yīng)商的選擇和評(píng)審
4.1.1供應(yīng)商的資格要求:
a)必須有合格的營(yíng)業(yè)執(zhí)照,
b)供應(yīng)商提供商品的價(jià)格,
c)供應(yīng)的物資必須能保證符合所需物資的型號(hào)、規(guī)格、質(zhì)量要求等。
4.1.2各部門(管理處)應(yīng)擬出符合上述要求的若干家供應(yīng)商,對(duì)其評(píng)審等從以下幾方面進(jìn)行:
a)供應(yīng)商的資質(zhì),信譽(yù)情況,
b)供應(yīng)商的品牌,
c)產(chǎn)品樣品的評(píng)審,
d)對(duì)比類似產(chǎn)品使用的歷史情況,
e)對(duì)比類似產(chǎn)品的試驗(yàn)結(jié)果,
f)供應(yīng)商售后服務(wù)狀況等。
4.1.1行政部對(duì)評(píng)審結(jié)果進(jìn)行記錄,并將兩個(gè)以上入選的供應(yīng)商評(píng)審記錄報(bào)物業(yè)管理公司經(jīng)理確認(rèn)批準(zhǔn),形成《分供方評(píng)審表》。
4.1物業(yè)管理服務(wù)項(xiàng)目(包括外協(xié)加工及制作)分承包方的選擇和評(píng)審
4.2.1分承包方的資格要求
a)有合格的營(yíng)業(yè)執(zhí)照,
b)提供的服務(wù)能滿足本公司管理和質(zhì)量要求,
c)在達(dá)到質(zhì)量要求的前提下,價(jià)格適宜。
4.2.2行政部擬定出符合上述要求的若干家分承包方,會(huì)同相關(guān)部門或人員對(duì)其進(jìn)行初審,內(nèi)容包括:
a)分承包方的資質(zhì),信譽(yù)情況,
b)分承包方的質(zhì)量保證體系資料(如有),
c)分承包方的技術(shù)力量、人員素質(zhì)。
d)價(jià)格,
e)有無服務(wù)方面的承諾等。
4.2.3行政部對(duì)評(píng)審結(jié)果進(jìn)行記錄,入選的分承包方評(píng)審記錄由管理者代表確認(rèn)以后,報(bào)物業(yè)管理公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.2.4所有經(jīng)評(píng)估合格的供應(yīng)方都應(yīng)列入《合格分供方一覽表》中,該名單由物業(yè)管理公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.2.5工程發(fā)包由物業(yè)管理公司經(jīng)理負(fù)責(zé),應(yīng)注意:
a)工程發(fā)包應(yīng)嚴(yán)格按照投標(biāo)或定向議標(biāo)程序和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行,
b)對(duì)方提供的業(yè)績(jī)及榮譽(yù)資料必須進(jìn)行驗(yàn)證考查作出評(píng)審,
c)建安工程合同除應(yīng)有明確的工程范圍、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、竣工時(shí)間外,還必須明確取費(fèi)等級(jí)、材料設(shè)備供應(yīng)責(zé)任、工程造價(jià)核定及撥款結(jié)算的規(guī)定等。
a)由相關(guān)部門起草合同的文本,按《采購(gòu)與分包合同、協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》核準(zhǔn)。
4.1對(duì)分供方的詢價(jià)控制參見《工程發(fā)包、采購(gòu)、外協(xié)加工的詢價(jià)制度》
4.2合格分供方的年度復(fù)審
4.4.1物業(yè)管理公司經(jīng)理每年12月組織對(duì)合格供應(yīng)商和合同期在1年以上的合格分承包方進(jìn)行一次年度復(fù)審,審核內(nèi)容包括:
a)過去一年分供方的業(yè)績(jī),
b)過去一年供應(yīng)的物資質(zhì)量狀況/分承包服務(wù)的質(zhì)量管理狀況,
c)各部門對(duì)相關(guān)分供方工作的檢查和評(píng)定記錄,
d)本公司于其在以往的采購(gòu)活動(dòng)中未發(fā)現(xiàn)過嚴(yán)重質(zhì)量問題糾紛。
(注:提供一次性服務(wù)的分供方無需進(jìn)行該項(xiàng)目復(fù)審)
4.4.2凡在評(píng)審中確定沒有達(dá)到合同要求的分承包方,經(jīng)物業(yè)管理公司經(jīng)理批準(zhǔn),以下列方式處理:
a)取消其合格分供方資格,
b)要求其限期整改,對(duì)未能在限期內(nèi)改進(jìn)的,終止承包合同,取消其合格分承包方資格。
4.4.3行政部建立合格分供方檔案,并將《合格分供方一覽表》按受控文件的方式發(fā)放到管理者代表和相關(guān)部門。合格分供方檔案主要包括以下內(nèi)容:
a)分供方提供初審時(shí)的資料,
b)供應(yīng)商的產(chǎn)品介紹或說明/分承包方年度復(fù)審記錄,
c)分供方提供的其他資料。
1.0相關(guān)文件
5.1《工程發(fā)包、采購(gòu)、外協(xié)加工的詢價(jià)制度》
5.1《采購(gòu)與分包合同、協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》
1.0相關(guān)記錄
6.1《分供方評(píng)審表》
6.2《合格分供方一覽表》
第12篇 地鐵工程項(xiàng)目竣工文件管理
地鐵工程項(xiàng)目竣工文件管理
第一條、總則
1、竣工文件是工程驗(yàn)收、評(píng)優(yōu)的主要依據(jù)，并且是辦理工程結(jié)算的重要組成部分。
2、工程管理部要把竣工文件編制工作作為施工技術(shù)管理的重要內(nèi)容納入職責(zé)范圍，負(fù)責(zé)竣工文件編制的組織工作。
第二條、竣工文件編制依據(jù)
1、工程竣工文件編制依據(jù)成都地鐵有關(guān)管理辦法執(zhí)行。
2、其他工程項(xiàng)目按業(yè)主和相應(yīng)的單位、部門要求辦理。
第三條、竣工文件的編制
1、工程管理部按建設(shè)單位或其委托單位的要求編制竣工文件，負(fù)責(zé)竣工文件移交。
2、工程管理部負(fù)責(zé)本單位竣工文件編制工作，各部門負(fù)責(zé)提供相關(guān)資料。
3、竣工文件編制的時(shí)間要求。
(1)、相關(guān)資料要與施工進(jìn)度同步進(jìn)行，準(zhǔn)確反映工程施工中的技術(shù)狀態(tài)。在單位工程完工后的一個(gè)月內(nèi)、竣工驗(yàn)收前十日或建設(shè)單位規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成竣工文件的整理、組卷。
(2)、工程竣工后兩個(gè)月或建設(shè)單位規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，工程管理部應(yīng)按照建設(shè)單位規(guī)定的份數(shù)把竣工文件移交給指定的單位。
(3)、新增工程初驗(yàn)會(huì)議提出需整改或增加的工程完工后，竣工文件宜立即完成。
(4)、正式驗(yàn)收交接前，工程管理部必須對(duì)編制的竣工文件及相關(guān)資料嚴(yán)格審核。
第三條、竣工文件編制的內(nèi)容及要求
1、工程竣工文件編制的內(nèi)容及要求執(zhí)行國(guó)家、行業(yè)有關(guān)文件或執(zhí)行建設(shè)單位規(guī)定的有關(guān)竣工文件編制辦法。
2、項(xiàng)目經(jīng)理是工程交驗(yàn)和保修的第一責(zé)任人;項(xiàng)目總工程師是工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告簽字蓋章的第一責(zé)任人，竣工資料編制由項(xiàng)目部總工程師負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，工程管理部為責(zé)任部門。
3、相關(guān)資料要與施工進(jìn)度同步進(jìn)行，嚴(yán)格遵守“三同步”的要求，即在布置施工任務(wù)的同時(shí)布置竣工文件的編制工作，工程竣工文件的積累形成與施工進(jìn)度同步進(jìn)行，工程驗(yàn)收交接與竣工文件交接同步進(jìn)行。
第四條、竣工文件的移交歸檔
1、工程管理部牽頭組織竣工文件移交。
2、所有竣工文件在工程結(jié)束后應(yīng)及時(shí)交所屬公司檔案室保存。
第13篇 售樓處管理文件手冊(cè)目錄
售樓處管理文件手冊(cè)目錄
一、部門及崗位職責(zé)
1、經(jīng)營(yíng)部職責(zé)及架構(gòu)
2、售樓部職責(zé)及架構(gòu)
3、經(jīng)營(yíng)部經(jīng)理的崗位職責(zé)
4、銷售經(jīng)理的崗位職責(zé)
5、辦證主管的崗位職責(zé)
6、售樓員的崗位職責(zé)
二、制度或規(guī)則
1、售樓員基本要求
2、售樓員業(yè)務(wù)守則
3、售樓員的義務(wù)
4、銷售基本流程
5、經(jīng)營(yíng)部管理原則
6、銷售的日常管理
7、售樓員傭金提成制度
8、客戶以及傭金分配方法
9、經(jīng)營(yíng)部考核制度
10、業(yè)主按揭應(yīng)交資料的明細(xì)表
11、辦房產(chǎn)證業(yè)主應(yīng)交資料明細(xì)表
12、購(gòu)房方應(yīng)交費(fèi)用明細(xì)表
13、客戶檔案管理辦法
三、流程圖
1、售樓員基本工作程序圖
2、重要客戶接待流程
3、銀行按揭流程圖
4、銷售考核流程圖
5、樓房銷售審核流程
四、工作表單
1、售房認(rèn)購(gòu)書樣本
2、房地產(chǎn)租賃合同樣本
3、商品房買賣合同樣本
4、新客戶登記表(電話來訪)
5、新客戶登記表(上門來訪)
6、新客戶登記表
7、銷售周統(tǒng)計(jì)表
8、員工銷售情況周報(bào)表
9、已成交客戶檔案
10、已定房客戶檔案
11、移交通知單
12、跨部門協(xié)調(diào)單
第14篇 物業(yè)突發(fā)事件管理控制程序作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)程序文件:突發(fā)事件管理控制程序
突發(fā)事件處理流程圖
發(fā)生部門部門負(fù)責(zé)人管理處經(jīng)理公司領(lǐng)導(dǎo)/執(zhí)法部門品質(zhì)管理部公司管理層/管理者代表
1.目的
對(duì)突發(fā)事件做出及時(shí)、正確的處理,降低經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn),減少公司及顧客損失,維護(hù)公司信譽(yù)及顧客利益。
2.范圍
適用于公司各管理處對(duì)突發(fā)事件的處理。
3.定義
打破正常的管理或服務(wù)秩序,意外發(fā)生的具有一定影響或造成人身傷害或財(cái)產(chǎn)損失的事件。
4.職責(zé)
責(zé)任部門/崗位工作職責(zé)時(shí)效
公司管理層/管理者代表組織對(duì)質(zhì)量事故的分析處理。事件發(fā)生后24小時(shí)內(nèi),并持續(xù)跟進(jìn)事件落實(shí)情況直至事件關(guān)閉。
總經(jīng)理辦公室向集團(tuán)或地產(chǎn)公司反饋質(zhì)量事故信息。事件發(fā)生后24小時(shí)內(nèi)
品質(zhì)管理部
判定突發(fā)事件是否屬于質(zhì)量事故,并根據(jù)判定結(jié)果及時(shí)組織召集事件評(píng)審會(huì)。
提出突發(fā)事件處理和指導(dǎo)意見,并將信息傳遞給總經(jīng)理辦公室。
現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證質(zhì)量事故及突發(fā)事件糾正預(yù)防措施的落實(shí)情況。
統(tǒng)計(jì)分析。事件發(fā)生后12小時(shí)內(nèi)
接到文字(含郵件)記錄后11小時(shí)內(nèi)
整改期限到達(dá)后1周內(nèi)
半年
管理處經(jīng)理
突發(fā)事件現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助處理。
若現(xiàn)場(chǎng)判定為質(zhì)量事故通報(bào)公司管理層。
審批糾正預(yù)防措施并發(fā)送品質(zhì)管理部。
監(jiān)督并驗(yàn)證突發(fā)事件糾正預(yù)防措施的落實(shí)情況。及時(shí)
事件發(fā)生后30分鐘內(nèi)
事件發(fā)生后12小時(shí)內(nèi)
部門申請(qǐng)后持續(xù),整改期限到達(dá)后3天內(nèi)
管理處部門負(fù)責(zé)人突發(fā)事件的現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)處理、控制。
向管理處經(jīng)理和品質(zhì)管理部上報(bào)突發(fā)事件發(fā)生情況。
制定糾正預(yù)防措施并報(bào)管理處經(jīng)理審批。
落實(shí)糾正預(yù)防措施并申請(qǐng)管理處經(jīng)理驗(yàn)證。及時(shí)
事件發(fā)生后30分鐘內(nèi)
事發(fā)發(fā)生后8小時(shí)內(nèi)
按整改期限完成
現(xiàn)場(chǎng)員工及時(shí)上報(bào)部門負(fù)責(zé)人,現(xiàn)場(chǎng)處理、控制。及時(shí)
5.方法及過程控制
5.1突發(fā)事件的分類:
安全類:治安:報(bào)警(周界、居家)、搶劫、盜竊、斗毆等;
消防:易燃、易爆、危險(xiǎn)品泄漏;居家火警、車輛著火等
交通:交通堵塞、車輛沖卡、憑證丟失、車輛損傷等。
設(shè)備類:房屋;設(shè)施、設(shè)備類;機(jī)電類;停電、停水、電梯困人等;
其他類:服務(wù)缺陷、公共傳媒類突發(fā)事件等:
災(zāi)害類:酷熱、嚴(yán)寒、暴風(fēng)雨、沙塵、地震等;
傷病類:疫情、中毒、危病、受傷等;
事務(wù)類:媒體報(bào)道、群眾*、客戶糾紛、擾亂辦公等。
5.3一類質(zhì)量事故:公共媒體負(fù)面報(bào)道,負(fù)有管理責(zé)任的火災(zāi),員工盜竊客戶財(cái)產(chǎn),員工與客戶打架,員工集體脫崗,負(fù)有管理責(zé)任的客戶群訴,10000元以上的賠償責(zé)任,經(jīng)政府機(jī)構(gòu)鑒定屬人員重大傷殘或非正常死亡的事故等。
5.4二類質(zhì)量事故:小區(qū)發(fā)生的入室盜竊案(以戶為單位),汽車被盜,5000元以上的賠償責(zé)任,其他由公司確定的對(duì)公司聲譽(yù)造成較大影響的事件等。
5.2方法和過程控制
5.2.1突發(fā)事件信息傳遞原則
5.2.2及時(shí)性:事件發(fā)生部門應(yīng)按規(guī)定時(shí)間將信息傳遞到指定對(duì)象,規(guī)定時(shí)間見'3.職責(zé)'。
5.2.3完整性:各管理處傳遞信息應(yīng)包括事件發(fā)生的具體時(shí)間和地點(diǎn)、處突現(xiàn)場(chǎng)人員崗位名稱、事件發(fā)生起因、造成財(cái)產(chǎn)損失情況或人員傷亡情況、現(xiàn)場(chǎng)處理情況、從物業(yè)管理角度提出的原因分析以及制定相應(yīng)的糾正措施。如現(xiàn)場(chǎng)判斷為質(zhì)量事故的,在初次上報(bào)信息時(shí)應(yīng)優(yōu)先保證及時(shí)性,同時(shí)通過后續(xù)信息上報(bào)保證其完整性。
5.2.4真實(shí)性:各管理處應(yīng)根據(jù)事實(shí)制作信息,不得含糊其辭、隱瞞現(xiàn)場(chǎng)情況或加入主觀臆測(cè)。
5.3突發(fā)事件處理流程
5.3.1突發(fā)事件發(fā)生后,事件當(dāng)事人或第一接報(bào)人應(yīng)立即通知監(jiān)控中心和部門負(fù)責(zé)人,對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況作要點(diǎn)性敘述和處理需求。
5.3.2事件當(dāng)事人應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況做好事態(tài)控制處理及保護(hù)工作,以先自救后救人再救物為原則,盡量減少損失,同時(shí)注意規(guī)避公司風(fēng)險(xiǎn)。
5.3.3監(jiān)控中心在得到突發(fā)事件的信息后,立即將信息傳遞至管理處前臺(tái)及管理處經(jīng)理,并在《監(jiān)控室值班記錄表》上記錄接報(bào)準(zhǔn)確時(shí)間、事件發(fā)生地點(diǎn)、事件主題以及報(bào)送人員。
5.3.4事發(fā)部門負(fù)責(zé)人接到信息后,應(yīng)根據(jù)突發(fā)事件處理預(yù)案在第一時(shí)間趕赴現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)處理,并須在突發(fā)事件發(fā)生后的30分鐘內(nèi)以電話形式告知品質(zhì)管理部經(jīng)理或?qū)跇I(yè)務(wù)督導(dǎo),并敘述事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、原因、現(xiàn)場(chǎng)基本(損失)情況及當(dāng)時(shí)采取的應(yīng)急措施。
5.3.5管理處在處理完事件現(xiàn)場(chǎng)后,事發(fā)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)了解事件發(fā)生的全過程,分析事件發(fā)生主要原因,確定事件性質(zhì)分類并制定糾正和預(yù)防措施,填寫《突發(fā)事件處理記錄表》上報(bào)管理處經(jīng)理或管理處授權(quán)負(fù)責(zé)人審批,管理處須在事發(fā)后12小時(shí)內(nèi)將記錄表發(fā)送品質(zhì)管理部和總經(jīng)理辦公室。
5.3.6品質(zhì)管理部經(jīng)理或?qū)跇I(yè)務(wù)督導(dǎo)根據(jù)傳遞信息或現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查核實(shí)結(jié)果進(jìn)行分析,按職責(zé)要求時(shí)間內(nèi)在《突發(fā)事件處理記錄表》回復(fù)處理指導(dǎo)意見,并同時(shí)抄送總經(jīng)理辦公室信息負(fù)責(zé)人。
5.3.7管理處判斷或品質(zhì)管理部判斷為質(zhì)量事故的突發(fā)事件,品質(zhì)管理部應(yīng)在獲悉事故發(fā)生后12小時(shí)內(nèi)到達(dá)事故發(fā)生現(xiàn)場(chǎng),調(diào)查事故發(fā)生原因、經(jīng)過、涉及方、涉及人員情況、初步估計(jì)損失、現(xiàn)場(chǎng)糾正措施、對(duì)我司可能產(chǎn)生的影響等。
5.3.8總經(jīng)理辦公室按照職責(zé)規(guī)定時(shí)間向集團(tuán)和地產(chǎn)公司上報(bào)質(zhì)量事故信息,并根據(jù)事態(tài)的進(jìn)展情況及時(shí)報(bào)送后續(xù)信息及跟進(jìn)落實(shí)集團(tuán)或地產(chǎn)公司指導(dǎo)意見,品質(zhì)管理部協(xié)助其跟進(jìn)各管理處事態(tài)進(jìn)展情況和監(jiān)督、驗(yàn)證集團(tuán)或地產(chǎn)公司指導(dǎo)意見。
5.3.9發(fā)生質(zhì)量事故后,總經(jīng)理辦公室應(yīng)在職責(zé)規(guī)定時(shí)間內(nèi)召集質(zhì)量事故分析處理會(huì)議,參會(huì)人員至少包括總經(jīng)理,分管事發(fā)管理處經(jīng)理處理,事發(fā)管理處經(jīng)理或負(fù)責(zé)人,事發(fā)部門負(fù)責(zé)人,事發(fā)當(dāng)事人,品質(zhì)管理部經(jīng)理、對(duì)口業(yè)務(wù)督導(dǎo),必要時(shí)相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人以及法務(wù)人員也應(yīng)參加。
5.3.10管理處經(jīng)理按職責(zé)規(guī)定時(shí)效監(jiān)督、驗(yàn)證突發(fā)事件糾正預(yù)防措施的落實(shí)情況。品質(zhì)管理部跟據(jù)管理處措施驗(yàn)證反饋進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證。
5.3.11品質(zhì)管理
部每半年對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析并提交管理評(píng)審。
5.4預(yù)警信息上報(bào)流程
5.4.1當(dāng)發(fā)現(xiàn)突發(fā)事件的預(yù)兆時(shí),應(yīng)及時(shí)通過郵件形式告知相關(guān)責(zé)任部門,信息內(nèi)容至少包括目前了解到的事件、可能產(chǎn)生的影響、事件涉及方、相關(guān)人員的情況簡(jiǎn)介、管理處采取的預(yù)防措施等。
5.4.2相關(guān)部門在接到預(yù)警信息后,作出預(yù)防準(zhǔn)備。
5.5突發(fā)事件處理預(yù)案
5.5.1突發(fā)事件發(fā)生后,應(yīng)根據(jù)《突發(fā)事件處理辦法》(見附件)中規(guī)定的相應(yīng)流程,按各管理處制定的突發(fā)事件處理預(yù)案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急處理。
5.5.2各管理處應(yīng)結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際情況,編制各類突發(fā)事件處理預(yù)案,經(jīng)管理處各部門負(fù)責(zé)人審核、管理處經(jīng)理審批,在品質(zhì)管理部備案后生效。
5.5.3各類突發(fā)事件處理預(yù)案的控制管理依《文件資料控制程序》執(zhí)行,編碼方法見《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》。
5.5.4各管理處將各類突發(fā)事件處理預(yù)案的培訓(xùn)列入《管理處年度培訓(xùn)計(jì)劃》,結(jié)合實(shí)際需求有計(jì)劃的開展相關(guān)人員的培訓(xùn)和實(shí)戰(zhàn)演練,并對(duì)培訓(xùn)和演練效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié),并填寫《演練情況記錄表》上報(bào)品質(zhì)管理部備案。
5.5.5各管理中心依據(jù)演練及突發(fā)事件實(shí)際處理情況,不斷修改完善本管理處各類突發(fā)事件處理預(yù)案。
6.支持性文件
tjzzwy7.5.1-a01-04 《消防管理辦法》
tjzzwy8.2.3-a01-01《突發(fā)事件處理辦法》
7.質(zhì)量記錄表格
第15篇 某外資企業(yè)hse管理體系文件危險(xiǎn)分析案例-2
1 說明
危險(xiǎn)分析以“如果……將會(huì)怎樣”和/或危險(xiǎn)與操作性(hazop)研究的形式在每一個(gè)生產(chǎn)設(shè)施上實(shí)施。對(duì)于后來的過程變更應(yīng)當(dāng)采用變更管理方針里面限定的、經(jīng)過批準(zhǔn)的方法進(jìn)行工藝危險(xiǎn)復(fù)核。
關(guān)鍵任務(wù)分析是通過對(duì)任務(wù)的系統(tǒng)檢查來確定任務(wù)被執(zhí)行時(shí)出現(xiàn)的潛在危險(xiǎn)和根據(jù)嚴(yán)重程度和頻度確定每一危險(xiǎn)所包含的風(fēng)險(xiǎn)。它包括4個(gè)步驟:危險(xiǎn)確定、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)控制、實(shí)施和保持控制措施。
如果最初的分析顯示任務(wù)確實(shí)有風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)當(dāng)進(jìn)行全面的分析來確定所關(guān)心的特定區(qū)域,以便明確控制措施。應(yīng)當(dāng)對(duì)控制措施進(jìn)行監(jiān)控以確保風(fēng)險(xiǎn)已被控制并且控制措施保持足夠。
如果所有的關(guān)鍵任務(wù)都能確定,所有的控制措施都能到位來控制確定的風(fēng)險(xiǎn),則人員的傷害,財(cái)產(chǎn)的損失,設(shè)施、商務(wù)的中斷和對(duì)環(huán)境的破壞一定能夠降低。
2 管理承諾
管理應(yīng)當(dāng)確保有符合資質(zhì)的人員、工作程序、時(shí)間和資源來保證工作以高效、安全和經(jīng)濟(jì)的方式來進(jìn)行,以使對(duì)環(huán)境的負(fù)面影響最小。這可以通過發(fā)布表明承諾、支持和對(duì)所需資源的配置等適當(dāng)?shù)闹甘緛韺?shí)現(xiàn)。
所有的經(jīng)理和主管應(yīng)當(dāng)熟知各項(xiàng)指示,并且確定一個(gè)目標(biāo)使工作的任務(wù)分析在一個(gè)特定的時(shí)間框架內(nèi)置于其控制之下,并且對(duì)所采用的控制措施進(jìn)行監(jiān)控。
3 任務(wù)清單
確定關(guān)鍵任務(wù)的目標(biāo)可以通過采用系統(tǒng)接近來實(shí)現(xiàn)。這種接近應(yīng)當(dāng)在整個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)貫徹執(zhí)行以確保對(duì)共同目標(biāo)的完整理解。
3.1 職業(yè)的劃分
一個(gè)完整的任務(wù)分析應(yīng)當(dāng)被引入到各個(gè)職業(yè)中去以明確任務(wù)。在關(guān)鍵任務(wù)分析中,那些與施工、鉆井、作業(yè)或維修工藝交叉的職業(yè)應(yīng)當(dāng)予以首先考慮。
3.2 任務(wù)
每一職業(yè)開展許多對(duì)正常工作條件有影響的任務(wù)。這些任務(wù)中可以導(dǎo)致高風(fēng)險(xiǎn)情況上升的應(yīng)當(dāng)予以評(píng)估。通過對(duì)所有職業(yè)所實(shí)施的任務(wù)進(jìn)行羅列可以幫助確定這些任務(wù),然后進(jìn)行基本的風(fēng)險(xiǎn)分析。風(fēng)險(xiǎn)高于某一特定水平的任務(wù)將被歸類為關(guān)鍵任務(wù)。
3.3 危險(xiǎn)確定
特定工作物質(zhì)和材料所帶來的危險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)從不同的信息資源中區(qū)分出來,例如:
a) 立法和支持性批準(zhǔn)文件;
b) 中華人民共和國(guó)安全和環(huán)境規(guī)定;
c) 材料安全數(shù)據(jù)表;
d) 有關(guān)的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn);
e) 工業(yè)和貿(mào)易協(xié)會(huì)指南;
f) 雇員的個(gè)人知識(shí)和經(jīng)驗(yàn);
g) 事故/事件信息和安全公告。
3.4 任務(wù)分析
應(yīng)當(dāng)采取的方法如下:
a) 實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)分析以確定關(guān)鍵任務(wù);
b) 確定關(guān)鍵活動(dòng)和重大步驟;
c) 分析關(guān)鍵活動(dòng)/重大步驟造成損失的潛在可能;
d) 采用的控制措施。
3.5 風(fēng)險(xiǎn)分析
應(yīng)當(dāng)對(duì)每一個(gè)確定出來的任務(wù)進(jìn)行基本風(fēng)險(xiǎn)分析。應(yīng)當(dāng)對(duì)任務(wù)中每一元素中的人員、設(shè)備、材料和環(huán)境的相互作用進(jìn)行考慮,并考慮如下的情況:
a) 相關(guān)的健康、安全和環(huán)境問題;
b) 任務(wù)相關(guān)的健康危險(xiǎn);
c) 無論是對(duì)人員還是對(duì)設(shè)施的火災(zāi)/電氣危險(xiǎn);
d) 開展工作之前的問題;
e) 在開展工作過程中以前出現(xiàn)的事故和事件;
f) 當(dāng)前工作所使用的設(shè)備;
g) 使用的材料以及它們是否具有危險(xiǎn);
h) 工作環(huán)境、空間、照明、氣流、進(jìn)口和出口等;
i) 管道和容器內(nèi)容物及如果發(fā)生泄漏時(shí)可能出現(xiàn)的后果;
j) 與可能在同一時(shí)間內(nèi)展開的其他任務(wù)的相互影響;
k) 完成工作所必須的知識(shí)和技能;
l) 是否需要許可證及何種許可證;
m) 當(dāng)前的程序和規(guī)程。
3.6 嚴(yán)重性
風(fēng)險(xiǎn)分析要考慮任何人員傷害、環(huán)境或財(cái)產(chǎn)損失的嚴(yán)重性及潛在事故(風(fēng)險(xiǎn))發(fā)生的機(jī)會(huì)。那些具有高風(fēng)險(xiǎn)可能的任務(wù)元素應(yīng)當(dāng)通過采取程序和工作規(guī)程以及其他的控制機(jī)制來給予進(jìn)一步關(guān)注。
3.7 風(fēng)險(xiǎn)矩陣
圖1的矩陣將幫助每一確定風(fēng)險(xiǎn)所應(yīng)當(dāng)給予的優(yōu)先權(quán):
圖1 風(fēng)險(xiǎn)矩陣
圖中陰影部分顯示任務(wù)是關(guān)鍵的,最關(guān)鍵的是指具有最嚴(yán)重后果和最大發(fā)生幾率的任務(wù),而最低關(guān)鍵是指具有最輕后果和最低發(fā)生幾率的任務(wù)。
對(duì)于那些被確定為最關(guān)鍵的任務(wù)在矯正時(shí)應(yīng)當(dāng)給予最大的優(yōu)先權(quán)。
3.8 關(guān)鍵任務(wù)分析
一項(xiàng)任務(wù)一旦被子確定為具有高風(fēng)險(xiǎn)潛在可能,就應(yīng)當(dāng)通過分析進(jìn)一步地確定其重大的實(shí)施步驟和關(guān)鍵活動(dòng)。
4 控制措施
任務(wù)一旦被劃定為關(guān)鍵任務(wù)就必須采取某些控制措施以降低潛在的風(fēng)險(xiǎn)。這類的控制措施可以在一個(gè)過程中兩種截然不同的情形下采用。
·接觸之前
·接觸時(shí)
5 監(jiān)測(cè)
為關(guān)鍵任務(wù)編寫的書面程序在被首頁(yè)使用時(shí)應(yīng)當(dāng)證明其是“在職的”。任何的異常所應(yīng)向程序協(xié)調(diào)員報(bào)告,程序則根據(jù)需要可能做修正。
應(yīng)當(dāng)進(jìn)行主動(dòng)的檢測(cè)來確保工作作業(yè)根據(jù)管理指示和管理目標(biāo)進(jìn)行。應(yīng)當(dāng)實(shí)施進(jìn)一步監(jiān)測(cè)以確定采取措施的有效性和所使用程序的連續(xù)相關(guān)性。
在任何的事故/事件之后,應(yīng)當(dāng)開展對(duì)程序的反應(yīng)監(jiān)測(cè),以確保執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)或程序中的薄弱環(huán)節(jié)和遺漏得到改正。
6 文件
所有的關(guān)于分析的文件應(yīng)當(dāng)被保留并且可以用于其他項(xiàng)目和程序的參考。所有的分析要保存到工作不進(jìn)行了或者工作已經(jīng)改變了需要一個(gè)新的分析時(shí),文件的詳細(xì)程度反映了風(fēng)險(xiǎn)的程度。
7 定義
職業(yè):雇用人員所從事的工作,如操作工、修理工、電工等。
任務(wù):任務(wù)是指日常工作的一部分或者是委派的一項(xiàng)特定工作。
工作程序:在正確執(zhí)行一項(xiàng)任務(wù)時(shí),描述工作如何從開始到結(jié)束一步步進(jìn)行的文件。
規(guī)程:有助于實(shí)施某一特定類型工作的一套積極有效的指南,這類工作可能有其他幾種不同的做法。
任務(wù)清單:由每一職業(yè)所實(shí)施的任務(wù)羅列,目的是對(duì)所適用的程序、規(guī)程、指導(dǎo)和培訓(xùn)進(jìn)行劃分。
任務(wù)分析:為了確定所有在任務(wù)實(shí)施過程中出現(xiàn)的損失暴露而對(duì)任務(wù)進(jìn)行的系統(tǒng)檢查。
關(guān)鍵任務(wù):如果不正確地予以實(shí)施將會(huì)導(dǎo)致重大損失的任務(wù)。
控制措施:防止損失發(fā)生確保工作能夠以最高效率運(yùn)行的行動(dòng)和措施。
