第1篇 檔案管理實施細則范本
檔案管理是人事管理的一小部分,下面企業(yè)管理網(wǎng)就為大家整理了檔案管理實施細則,大家可以閱讀下文。
第一章總則
為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,特制定本細則。
第二章公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分
第一條公司級檔案管理范圍,由公司行政部專人管理并負責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。公司級檔案包括以下文件:
1.司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;
2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
3.財務(wù)管理、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);
4.政府、項目批文、合同;
5.公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
6.工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
7.公司及各部門月度、年中、年度工作計劃及資金計劃;
8.公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
9.公司有效證件、印章;
10.具有法律效力及保存價值的文件;
11.公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
12.本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第二條部門檔案管理范圍,由各部門指定專(兼)職文書管理,于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部門級檔案文件如下:
1.各部門報請總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、簡報;
2.部門例會會議紀要;
3.各部門與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理;
4.招投標文件管理;
5.人事勞資檔案及信息管理;(人力資源部統(tǒng)一管理人事檔案)
6.儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料;
7.客戶、特約商家資料及信息管理;
8.公司的媒體宣傳資料、銷售報表;
9.財務(wù)會計憑證、帳冊、月度、年度財務(wù)報表。
第三章公司檔案管理體制
第三條公司檔案工作,要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負責(zé)主體檔案的管理,并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)。行政部設(shè)立專門檔案室,配備專人分管公司主體檔案工作。
第四條根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神,各部門形成的文件材料原則上由本部門負責(zé)立卷和歸檔,并定期向公司檔案部門移交保管。
第五條公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。
第六條檔案管理部門及負責(zé)人
1.公司檔案管理部門為行政部;
2.公司立檔單位為各部門;
3.檔案管理責(zé)任人:各部門負責(zé)人與專(兼)職文書。
4.各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書,負責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。
第七條各部門專(兼)職文書的職責(zé)
1.了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
2.認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每季度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3.承辦人員需借用文件材料時,應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時借用文件材。
第四章檔案管理、歸檔文件整理
第八條各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、項目方案、函等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔,抄送行政部檔案室備案。
第九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料,收集齊全并加以整理后,送交專(兼)職文書集中統(tǒng)一歸卷。
第十條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
第十一條歸檔時限
各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進行。做歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時處理,切忌拖拉積壓。
第十二條歸檔文件的整理
1.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2.歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。
3.歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù),原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6.整理文件時應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
7.歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
8.案卷整理的幅面應(yīng)以a4紙為準(210mm×297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側(cè)裝訂線;材料過寬應(yīng)按a4的幅面折疊整齊,折疊時盡量減少折疊次數(shù),同時折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認的,應(yīng)附抄件。
9.歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
10.歸檔材料必須文字清楚,嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術(shù)處理。
11.存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件),必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。
12.文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補或托裱后再歸檔,修裱時應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。
第十三條歸檔文件的移交
1.檔案室對于日常抄送副件進行登記,并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊,一式兩份,寫明案卷標題,卷內(nèi)文件頁數(shù),案卷數(shù)量,移交時間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。
2.移交檔案時,應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對后,對電子文檔進行整理保存。存檔后,電子文檔之文件名,更改為“檔案號+文件標題”。同一檔案中有多個電子文檔的,電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內(nèi)。
第十四條檔案的保管
1.防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全;
2.公司應(yīng)有場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng),做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作,門窗應(yīng)結(jié)實牢固。
3.每年須定期對檔案進行一次清理,清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。
第五章檔案名稱、編號
第十五條檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。
第十六條檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號表”,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
第十七條檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
第十八條檔案編號原則
1.公司內(nèi)歸檔文件的檔號結(jié)構(gòu)為“全宗號—類別號—年度—保管期限—文件類型--盒號—件號”。
2.每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》。
3.每一檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”,文件歸檔時依序編號、登錄。
4.檔號的表示方式如下:商管公司abcccc-de-f(g)-00-00
1)“商管公司”表示文檔歸屬公司名稱,即全宗號
2)“ab”表示文檔歸屬部門名稱,即類別號。如:行政類、營運類、策劃類等等。
3)“cccc”表示文檔的歸屬年份,指文件中所指問題所在年度,以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,如:2005。
4)“de”表示保管期限。如:長期、二年。
5)“fg”表示類型名稱(大類/小類)。例如:營運部月報,招商進度表,會議記錄等等。
6)“00–00”表示文件檔號。即盒號、件號。
5.新檔案應(yīng)從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號順序,以此來編列檔號。
6.檔案如何歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。
7.檔號以一案一號為原則,遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,再編列檔號。
第六章檔案的編目與裝盒
第十九條歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號、文件題名、文號、主要內(nèi)容發(fā)、頁數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點等項目。
第二十條檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫,。請將卷內(nèi)目錄放在卷首。
第二十一條裝盒,將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無限制,以裝滿一盒為準。
第二十二條裝盒完畢后,填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》。填寫時須使用碳素墨水書寫,字跡工整、要素齊全。
第二十三條不同保管期限的文件應(yīng)分開裝盒,不得混裝。
第二十四條檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫,并標明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。
第七章檔案的鑒定與保管期限
第二十五條檔案的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值。
第二十六條檔案的保管期限。
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者之外,一般為分二年、長期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年,其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
1.長期保存:
1)公司章程;
2)股東名冊;
3)組織規(guī)程及辦事細則;
4)董事會及股東會紀錄;
5)財務(wù)報表;
6)政府機關(guān)核準文件;
7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證;
8)工程設(shè)計圖;
9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
10)預(yù)算、決算書類;
11)會計憑證;
12)事業(yè)計劃資料;
13)期滿或解除之合約;
2.二年保存:
1)結(jié)案后無長期保存必要者。
2)一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件
第八章檔案密級
第二十七條公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級,按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級,并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。
1.“絕密”文書含:公司之相關(guān)政府批文、會計憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟組織的合作合同、其他經(jīng)核定為絕密的文書。
2.“機密”文書含:公司各類經(jīng)濟合同、客戶檔案、設(shè)計方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要(決議)、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。
3.“密”文件含:公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。
4.“普通”文件含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
第九章檔案借閱、利用工作
第二十八條總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料,可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當天歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十九條各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對本部門檔案材料進行借閱或利用的,須一律填寫《檔案調(diào)閱審批單》并經(jīng)部門負責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后,方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的,還應(yīng)有相關(guān)部門負責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可。
第三十條如需借閱公司人事、財務(wù)、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準許可。
第三十一條檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。
第三十二條借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱,不予借出。
第三十三條借閱檔案者應(yīng)愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第三十四條檔案管理部門應(yīng)主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù),主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。
第三十五條檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。
第三十六條依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī),做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。
第三十七條政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù),需要查閱公司檔案,公司予以配合、協(xié)助。
第十章檔案的銷毀
第三十八條對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,銷毀清冊經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準,方能銷毀。該清冊永久保存;銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,關(guān)在清冊上簽字。銷毀時請使用碎紙機或焚燒的方式。
第三十九條公司終止、解散時,檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當?shù)貒覚n案館。
第四十條公司應(yīng)采取嚴密管理措施,防止檔案失密和泄密。
第十一章附則
第四十一條檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進行管理,提高管理效率。
第四十二條本辦法由行政部解釋、補充,由公司總經(jīng)理批準頒行。
模板 商業(yè)企業(yè)人事管理制度
第2篇 工程合同管理、信息及檔案資料管理監(jiān)理細則
工程監(jiān)理細則:合同管理、信息及檔案資料管理
(一)合同管理內(nèi)容
1.協(xié)助業(yè)主分析合同條款,訂立合同(包括實施中的各類合同),避免合同簽訂以后造成被動;
2.熟悉業(yè)主與施工單位訂立的合同,以便檢查、督促有關(guān)方面嚴格執(zhí)行合同;
3.協(xié)助業(yè)主處理合同執(zhí)行中存在或出現(xiàn)的問題;
4.及時向業(yè)主報告合同的執(zhí)行情況;
5.獨立、公正地協(xié)調(diào)解決項目實施過程中的合同糾紛。
(二)合同管理方法和手段
1.建立合同編碼體系,實行分類管理;
2.協(xié)助業(yè)主和承包商完善合同條款;
3.分析合同背景和缺陷,及時尋求處理方法;
4.掌握合同內(nèi)容,實行跟蹤管理;
5.進行合同違法預(yù)警,及時采取防范措施。
6.認真根據(jù)合同條款,處理工程變更
7.工程變更的要求可以由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、承包人或設(shè)計單位提出。但必須經(jīng)總監(jiān)理工程師簽認后才能生效,根據(jù)合同條款如監(jiān)理單位認為確有必要變更工程或部分工程形式,質(zhì)量或數(shù)量,應(yīng)向承包人發(fā)出變更指令,如果這種變更是由于承包人的過失或違約所致,除承包人應(yīng)對此負責(zé)外,其所引起的附加費用由承包人承擔(dān),不論哪一方面提出的變更,凡影響工程質(zhì)量、進度、投資的總監(jiān)理工程師發(fā)出確認發(fā)出變更令前,均應(yīng)征得業(yè)主同意。
8.承包人只能而且必須服從監(jiān)理工程師的工程變更指令或指示。
9.對涉及設(shè)計漏項,變更技術(shù)方案和技術(shù)標準,以及因地質(zhì)條件各種原因引起的設(shè)計的變更等,不論其經(jīng)費增減情況,均應(yīng)及時經(jīng)總監(jiān)理工程師批準后才能下達。
10.變更的估價由總監(jiān)理工程師按合同條款有關(guān)規(guī)定處理并書面通知承包人。
11.審查分包合同:承包人如需非主體工程分包,應(yīng)按規(guī)定向總監(jiān)理工程師提出申請,并將分包單位的各種資料、業(yè)績、資質(zhì)及分包內(nèi)容等報總監(jiān)理工程師審批。在合同實施過程中,監(jiān)理工程師不與分包人發(fā)生直接關(guān)系,建設(shè)單位也不直接向分包人付款。
(三)信息與資料檔案管理
1.信息管理:監(jiān)理工程隨時注意對信息進行收集分析整理,保存信息處理的主要手段是采用微機,對工程逐步實施動態(tài)管理,并隨時從網(wǎng)上查詢相關(guān)信息法規(guī)。
2.信息管理實行監(jiān)理組織各級人員采取、專業(yè)人員整理分析、總監(jiān)負責(zé)的管理體制。
3.監(jiān)理檔案管理
4.行政檔案。
監(jiān)理與建設(shè)單位之間來往函件。
監(jiān)理與承包人之間往來函件,書面簽復(fù)申請批復(fù),會議記錄。
監(jiān)理與設(shè)計方及其它有關(guān)方往來函件。
監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部往來函件,請示報告,報告批復(fù)。
監(jiān)理月報。
5.計量支付檔案。
承包人提出的索賠申請及批示情況。
承包人提出的計日工和單價。
額外或緊急工程費用計算
設(shè)計變更批準的費用計算。
各類支付證書
工程進度周、月報表
6.技術(shù)檔案
開工及停工指令
額外工程圖紙
變更設(shè)計圖紙
現(xiàn)場指令
檢查記錄
施工圖紙
竣工圖紙
7.工程檔案,督促施工單位按規(guī)定及時整理工程技術(shù)檔案。
第3篇 工程監(jiān)理檔案管理細則
一、總則
1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(gbt/50328-2001)的要求,特制定本規(guī)定。
2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé),各級人員應(yīng)對自己負責(zé)的項目所形成的、具有保存價值的文件材料,認真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準確性。
二、 工程檔案管理規(guī)定
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查,并負責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護設(shè)施和辦公設(shè)備。
三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定
3.1 工程文件接收
3.1.1各單位提供給監(jiān)理項目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國網(wǎng)項目部、集團項目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項目部等下發(fā)的各項文件,做好接收記錄。
3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。
3.1.5信息管理員應(yīng)及時建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。
3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴格按保密規(guī)定妥善收存,并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。
3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類登記帳;
3.2 工程文件資料發(fā)放
3.2.1上級下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會議紀要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發(fā)放記錄。
四、監(jiān)理項目部檔案管理職責(zé)
1、負責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核,特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負責(zé)監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。
2、歸檔范圍:
1)負責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。
2)監(jiān)理各專業(yè)負責(zé)人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查,對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。
3)對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程檔案的鑒定和銷毀
1)對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項目部總工及經(jīng)理批準后方可銷毀。
2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)項目部總工及經(jīng)理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。
3)檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時,檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷,監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應(yīng)存檔。
4)在鑒定銷毀檔案時,處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。
4、其它
(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網(wǎng)辦[2010]250號《關(guān)于印發(fā)<國家電網(wǎng)項目部電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法（試行）的通知>》規(guī)定執(zhí)行。
(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。
(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。
五、聲像檔案管理辦法
5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。
5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求:
(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;
(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計特色、地理位置;
(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片);
(4)使用數(shù)碼相機拍攝,其影像不能進行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值);
(5)符合國家電網(wǎng)項目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[2007]25號及《關(guān)于強化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號要求。
第4篇 檔案管理辦法細則
檔案法實施細則全文
第一章 總則
第一條 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱〈檔案法〉)的規(guī)定,制定本辦法。
第二條 〈檔案法〉第二條所稱對國家和社會有保存價值的檔案,屬于國家所有的,
由國家檔案局會同國家有關(guān)部門確定具體范圍;屬于集體所有的,個人所有以及其他不屬于國家所有的,由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。
第三條 各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理,分級的具體標準和管理辦法由國家檔案局制定。
第四條 國務(wù)院各部門經(jīng)國家檔案局同意,省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級人民政府檔案行政管理部門同意,可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法。
第五條 縣級以上各級人民政府應(yīng)當加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把檔案事業(yè)建設(shè)列入本級國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃,建立、健全檔案機構(gòu),確定必要的人員編制,統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費。
機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),保障檔案工作依法開展。
第六條 有下列事跡之一的,由人民政府、檔案行政管理部門或者本單位給予獎勵;
(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的;
(二)對檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的;
(三)對檔案學(xué)研究做出重要貢獻的;
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給國家的;
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭,表現(xiàn)突出的。
第二章 檔案機構(gòu)及其職責(zé)
第七條 國家檔案局依照〈檔案法〉第六條第一款的規(guī)定,履行下列職責(zé);
(一)根據(jù)有關(guān)法律、行政法規(guī)和國家有關(guān)方針政策,研究、制定檔案工作規(guī)章制度和具體方針政策;
(二)組織協(xié)調(diào)全國檔案事業(yè)的發(fā)展,制定發(fā)展檔案事業(yè)的綜合規(guī)劃和專項計劃,并組織實施;
(三)對有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策的實施情況進行監(jiān)督檢查,依法查處檔案違法行為;
(四)對中央和國家機關(guān)各部門、國務(wù)院直屬企業(yè)事業(yè)單位以及依照國家有關(guān)規(guī)定不屬于登記范圍的全國性社會團體的檔案工作,
中央級國家檔案館的工作,以及省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門的工作,實施監(jiān)督、指導(dǎo);
(五)組織、指導(dǎo)檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn);
(六)組織、開展檔案工作的國際交流活動。
第八條 縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門依照〈檔案法〉第六條第二款的規(guī)定,履行下列職責(zé);
(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策;
(二)制定本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計劃和檔案工作規(guī)章制度,并組織實施;
(三)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,依法查處檔案違法行為;
(四)組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn)。
第九條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案、機構(gòu)依照〈檔案法〉第七條的規(guī)定,履行下列職責(zé);
(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策,建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度;
(二)指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;
(三)統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機構(gòu)的檔案工作;
第十條 中央和地方各級國家檔案館,是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu),依照〈檔案法〉第八條的規(guī)定,承擔(dān)下列工作任務(wù);
(一)收集和接收本館保管范圍內(nèi)對國家和社會有保存價值的檔案;
(三)采取各種形式開發(fā)檔案資源,為社會利用檔案資源提供服務(wù)。
按照國家有關(guān)規(guī)定,經(jīng)批準成立的其他各類檔案館,根據(jù)需要,可以承擔(dān)前款規(guī)定的工作任務(wù)。
第十一條 全國檔案館的設(shè)置原則和布局方案,由國家檔案局制定,報國務(wù)院批準后實施。
第三章 檔案的管理
第十二條 按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定,
應(yīng)當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機構(gòu)收集齊全,并進行整理、立卷,
定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得拒為己有或者拒絕歸檔。
第十三條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織,應(yīng)當按照國家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定,定期向有關(guān)的國家檔案館移交檔案。
屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接受范圍的檔案,立檔單位應(yīng)當自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交;
屬于縣級國家檔案館接受范圍的檔案,立檔單位應(yīng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交。
經(jīng)同級檔案行政管理部門檢查和同意,專業(yè)性較強或者需要保密的檔案,可以延長向有關(guān)檔案館移交的期限;
已撤消單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴重損毀的檔案,可以提前向有關(guān)檔案館移交。
第十四條 既是文物、圖書資料又是檔案的,檔案館可以與博物館、圖書館、紀念館等單位相互交換重復(fù)件、復(fù)制件或者目錄,聯(lián)合舉辦展覽,共同編輯出版有關(guān)史料或者進行史料研究。
第十五條 各級國家檔案館應(yīng)當對所保管的檔案采取下列管理措施;
(一)建立科學(xué)的管理制度,逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化,標準化;
(二)配置適宜安全保存檔案的專門庫房,配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施;
(三)根據(jù)檔案的不同等級,采取有效措施,加以保護和管理;
(四)根據(jù)需要和可能,配備適當檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。
機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管,根據(jù)需要,參照前款規(guī)定辦理。
第十六條 《檔案法》第十四條所稱保密檔案密級的變更和解密,依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其他實施辦法的規(guī)定辦理。
第十七條 屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當保密的檔案,檔案所有者可以向各級國家檔案館寄存、捐贈或者出賣。
向各級國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣、轉(zhuǎn)讓或者贈送的,必須報經(jīng)縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準;
嚴禁向外國人和外國組織出賣或者贈送。
第十八條 屬于國家所有的檔案,任何組織和個人都不得出賣。
國有企業(yè)事業(yè)單位因資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓需要轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的,按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。
各級各類檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國散失在國外的檔案、進行國際文化交流,
以及適應(yīng)經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究和科技成果推廣等的需要,經(jīng)國家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門依據(jù)職權(quán)審查批準,可以向國內(nèi)外的單位或者個人贈送、交換、出賣檔案的復(fù)制件。
第十九條 各級國家檔案館的一級檔案嚴禁出境。
各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的,必須經(jīng)國家檔案局審查批準。
各級國家檔案館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當保密的檔案及其復(fù)制件,
各級國家檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的,必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準,海關(guān)憑批準文件查驗放行。
第四章 檔案的利用和公布
第二十條 各級國家檔案館保管的檔案應(yīng)當按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,分期分批地向社會開放,并同時公布開放檔案的目錄。
檔案開放的起始時間:
(一)中華人民共和國成立以前的檔案(包括請代以前的檔案;民國時期的檔案和革命歷史檔案),自本辦法實施之日起向社會開放;
(二)中華人民共和國成立以來形成的檔案,自形成之日起瞞30年向社會開放;
(三)經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案,可以隨時間社會開放。
前款所列檔案中涉及國防、外交、公交、國家安全等國家重大利益的檔案,以及其他雖自形成之日起已滿30年但檔案館認為到期仍不宜開放的檔案,經(jīng)上一級檔案行政管理部門批準,可以延期向社會開放。
第二十一條 各級各類檔案館提供社會利用的檔案,應(yīng)當逐步實現(xiàn)以微縮品代替原件。
檔案微縮品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的,具有與檔案原件同等的效力。
第二十二條 《檔案法》所稱檔案的利用,是制對檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。
中華人民共和國公民和組織,持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明,可以利用已開放的檔案。
外國人或者外國組織利用中國已開放的檔案,須經(jīng)中國有關(guān)主管部門介紹以及保存該檔案的檔案館同意。
機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案,須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意,必要時還須經(jīng)有關(guān)的行政管理部門審查同意。
機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)保存的尚未向檔案館移交的檔案,其他機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和組織以及中國需要利用的,須經(jīng)檔案保存單位同意。
各級各類檔案館應(yīng)當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。
提供社會利用的檔案,可以按照規(guī)定收取費用。
收費標準由國家檔案局會同國務(wù)院價格管理部門制定。
第二十三條 《檔案法》第二十二條所稱檔案的公布,是指通過下列形式首次向社會公開檔案的全部或者部分原文或者檔案記載的特定內(nèi)容;
(一)通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發(fā)表;
(二)通過電臺、電視臺播放;
(三)通過公眾計算機信息網(wǎng)絡(luò)傳播;
(四)在公開場合宣讀、播放;
(五)出版發(fā)行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編;
(六)公開出售、散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件;
(七)展覽、公開陳列檔案或者其復(fù)制件。
第二十四條 公布屬于國家所有的檔案,按照下列規(guī)定辦理;
(一)保存在檔案館的,由檔案館公布;必要時,應(yīng)當征得檔案形成單位同意或者抱經(jīng)檔案形成黨委的上級主管機關(guān)同意后公布;
(二)保存在各單位檔案機構(gòu)的,由各該單位公布;必要時,應(yīng)當抱經(jīng)上級主管機關(guān)同意后公布;
(三)利用屬于國家所有的檔案的單位和個人,未經(jīng)檔案館、檔案保存單位同意或者前兩項所列主管機關(guān)的授權(quán)或者批準,均無權(quán)公布檔案。
屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的檔案,其所有著向社會公布時,應(yīng)當遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定,不得損害國家的、社會的、集體的和其他公民的利益。
第二十五條 各級國家檔案館對寄存檔案的公布和利用,應(yīng)當征得檔案所有者同意。
第二十六條 利用、公布檔案,不得違反國家有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)保護的法律規(guī)定。
第五章 罰則
第二十七條 有下列行為之一的,由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴重的,對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人民依法給予行政處分;
(一)將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當歸檔的文件、資料據(jù)為幾有,拒絕交檔案機構(gòu)、檔案工作人員歸檔的;
(二)據(jù)按照國家規(guī)定向國家檔案館移交檔案的;
(三)違反國家規(guī)定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的;
(四)不按照國家規(guī)定開放檔案的;
(五)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的;
(六)檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第二十八條 《檔案法》第二十四條第二款、第三款規(guī)定的罰款數(shù)額,根據(jù)有關(guān)檔案的價值和數(shù)量,對單位為1萬元以上10萬元以上,對個人為500元以上5000元以下。
第二十九條 違反《檔案法》和本辦法,造成檔案損失的由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門根據(jù)損失檔案的價值,責(zé)令賠償損失。
第六章 附則
第三十條 中國人民解放軍的檔案工作,根據(jù)《檔案法》和本辦法確定的原則管理。
第三十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
第5篇 萬科地產(chǎn)檔案資料管理細則
蔓科地產(chǎn)檔案資料管理細則
1、客戶資料管理要求
1.1準確:產(chǎn)權(quán)來源清楚,證件手續(xù)齊備,符合法律法規(guī)政策,記錄與實際相符。
1.2完整:各種表冊項目無缺項,各種證件、證明材料無遺漏。
1.3及時:客戶資料隨產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移變更,房屋、產(chǎn)權(quán)情況要經(jīng)常進行更新,隨時反映發(fā)生了的產(chǎn)權(quán)情況,使之符合現(xiàn)狀。
2、存放與歸檔操作原則
2.1客戶在銷售現(xiàn)場簽訂樓宇認購書后并將其裝入檔案袋,按房號順序存放。
2.2簽署《房屋買賣合同》及其按揭手續(xù)辦理完畢后,將其補充協(xié)議、客戶身份證復(fù)印件和首期房款收據(jù)復(fù)印件,按照房屋棟號順序存放。
2.3客戶合同(房地產(chǎn)買賣合同及按揭合同)在當?shù)胤慨a(chǎn)或國土局辦理登記完畢后,公司留一本買賣合同及按揭合同,連同上述資料一起正式歸檔。
3、文擋存放方式
為了使客戶資料更加便于查閱,防止丟失或破損;使出借,返還的管理變得容易;同時也便于保存、保密,營銷公司將整理好的檔案按照項目和房號的順序,存放于檔案室并建立資料庫。
4、檔案收存基本要素
一份完整的客戶文擋,必須具備以下資料(按順序裝袋存放或創(chuàng)建電腦儲存檔案):
①認購書或認購登記表
②房屋買賣合同及補充協(xié)議
③銀行按揭合同
④合同外的補充協(xié)議
⑤特殊折扣審批表
⑥客戶身份證明文件(復(fù)印件)
⑦其他(更名、退換房資料)
5、檔案管理制度
5.1建立查閱、借閱登記制度:公司專業(yè)管理人員調(diào)檔查閱,必須由管理員統(tǒng)一進行登記。外單位人員查閱文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協(xié)助調(diào)查通知書。
5.2嚴格遵守保密制度,檔案資料非特殊批準,不允許外借和公開。
5.3確保檔案資料安全,檔案室除客戶文檔管理員外,禁止他人入內(nèi)。
5.4客戶文檔由營銷公司設(shè)兼職客戶文檔管理員一名,實行專人負責(zé)制。
第6篇 基建檔案管理細則范例
基建檔案是指從建設(shè)工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料,來看下面小編為大家?guī)淼幕n案管理細則:
基建檔案管理細則【1】
為進一步加強基建檔案管理,促進基建檔案管理規(guī)范化、制度化,保證基建檔案材料齊全、真實,根據(jù)國家有關(guān)基建檔案資料管理的規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實際,特制定本規(guī)定。
1、基本建設(shè)項目檔案資料是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策、施工到建成使用的全過程中形成的、應(yīng)當歸檔保存的文件,
包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、招投標、勘測、設(shè)計、施工、竣工、審計、保修、使用等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等形式與載體的文件材料。
2、項目管理科負責(zé)全處基建檔案管理工作,校園建設(shè)處在項目管理科設(shè)立檔案管理員崗位。
各科室對業(yè)務(wù)范圍內(nèi)所形成的各類文件及有關(guān)資料的歸檔工作均應(yīng)作出明確要求,落實到相關(guān)人員,同時要做好基建檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
各科室負責(zé)人對本科室檔案資料的齊全、真實負有責(zé)任。
檔案管理員按照建設(shè)工程文件歸檔范圍,負責(zé)收集、整理和保管,并根據(jù)金華市城建檔案館和學(xué)校檔案館的要求,以基建項目為單位進行預(yù)立卷和歸檔工作。
3、基建項目的檔案資料工作要與項目進程同步。
項目建設(shè)過程中,現(xiàn)場代表應(yīng)要求各參建單位在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好建設(shè)項目文件材料的形成、積累、整理、保管和歸檔工作,在工程竣工驗收時移交給檔案管理員。
在簽訂基建項目合同時應(yīng)明確規(guī)定基建檔案資料歸檔和工程款支付相掛鉤。
每月工程資料經(jīng)監(jiān)理和現(xiàn)場代表檢查認可后方能支付工程款。
4、基建項目檔案資料分四個節(jié)點進行收集整理:項目前期工作開始至施工許可證辦理完畢止;工程開工至竣工驗收合格;工程審計結(jié)束;保修結(jié)束。
相關(guān)節(jié)點責(zé)任人應(yīng)將原件交給檔案管理員存檔,今后工作中需要使用該材料,需到檔案管理員處辦理借用手續(xù)。
檔案管理員對接收的所有基建項目檔案資料應(yīng)做好清點、簽字等書面交接手續(xù),并做好目錄清單,
同時負責(zé)審核檔案資料是否符合歸檔相關(guān)標準和規(guī)定,校園建設(shè)處其他相關(guān)人員應(yīng)負責(zé)審核檔案資料是否齊全和真實。
5、檔案管理員原則上應(yīng)在工程竣工兩個月內(nèi)完成檔案資料歸檔工作,并根據(jù)工作需要,將重要的和經(jīng)常使用的文件材料一套按項目做好內(nèi)部存檔工作。
項目管理科應(yīng)逐步推進信息化管理,創(chuàng)造條件建立基建檔案數(shù)據(jù)庫。
6、對由于個人疏忽、失職造成重要檔案資料遺失的,應(yīng)追究當事人的責(zé)任。
基建工程檔案管理辦法【2】
第一條 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和蚌埠市城建檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合學(xué)校基建工作實際,制定本辦法。
第二條 基建工程檔案是重要的工程技術(shù)資料,是工程項目建設(shè)情況的歷史憑證,是工程項目建成投入使用后,管理、維修、改建、擴建的依據(jù)。
第三條 制定本辦法是為了加強和規(guī)范工程檔案管理,提高工程檔案的利用率,更好地為教學(xué)、科研和基建管理工作服務(wù)。
第四條 基建工程檔案工作接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)管理和蚌埠市城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo),實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、兩級管理、部門立卷的管理體制,由檔案資料管理專職人員管理工程檔案資料。
第五條 檔案資料管理專職人員的職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行國家檔案法規(guī)和學(xué)校檔案工作管理辦法,努力學(xué)習(xí)檔案工作專業(yè)知識,盡職盡責(zé),認真做好工程檔案管理工作。
(二)認真落實檔案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5個環(huán)節(jié)。
(三)完成工程檔案的立卷歸檔工作,按時做好向?qū)W校檔案室移交工作。
(四)負責(zé)后勤與國有資產(chǎn)管理處工程檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用。
(五)定期檢查檔案裝具及案卷的保管情況,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
(六)參加學(xué)校檔案室和蚌埠市城建檔案館組織的各種檢查、評比工作。
第六條 基建工程檔案工作是基建管理工作的一部分,納入基建管理工作計劃和工作業(yè)績考核內(nèi)容。
后勤與國有資產(chǎn)管理處指定1名專職的檔案工作責(zé)任人,有關(guān)科室指定直接負責(zé)收集歸檔材料的工作人員,做好歸檔材料的收集及相關(guān)工作。
第七條 工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ),必須按國家有關(guān)規(guī)定,認真收集。
第八條 工程檔案歸檔材料的收集是后勤與國有資產(chǎn)管理處各職能科室和全體職工共同的責(zé)任,必須提高檔案意識,認識到工程檔案的重要性,齊心協(xié)力把歸檔材料收集齊全。
第九條 工程項目立項、投資歸檔材料的收集工作由綜合科負責(zé)。
承擔(dān)年度基建投資計劃編制的工作人員,在工作完成后應(yīng)當立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實。
第十條 認真做好工程項目設(shè)計、設(shè)計變更及規(guī)劃報建歸檔材料的收集工作由工程科負責(zé)。
承擔(dān)設(shè)計委托及報建的工作人員在工作完成后應(yīng)當立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實。
第十一條 認真做好工程項目招標檔案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由工程科負責(zé)。
為了保證工程檔案的完整性,工程科必須在每項工程招投標工作完成后10天內(nèi),向檔案資料室移交3套完整的招標文件。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)認真做好協(xié)調(diào)、落實。
第十二條 工程項目施工及施工報建歸檔材料的收集工作工程科負責(zé)。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)認真做好檢查、落實。
第十三條 檔案資料管理專職員應(yīng)當及時了解各工程項目的進展情況,督促有關(guān)負責(zé)收集歸檔材料的工作人員及時移交歸檔材料。
第十四條 因工作需要借用已收集好的歸檔材料時,按檔案保管利用的規(guī)定,辦理借用手續(xù),并限定使用時間,用完后及時歸還。
第十五條 工程項目的建設(shè)是一個長期的過程,因此收到歸檔材料后必須隨時整理、分類,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
第十六條 已整理好的歸檔材料應(yīng)使用專用的裝具裝好,注明工程項目名稱,存放在專用的柜子里,建立歸檔材料檢索,取放方便。
第十七條 處工作人員查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準,認真辦理查閱登記手續(xù)后,在檔案資料室內(nèi)進行;查閱人必須遵守保密制度,不翻閱與所查內(nèi)容無關(guān)的案卷,嚴禁涂改、毀損、抽拆和改變檔案內(nèi)容。
第十八條 校內(nèi)單位、個人查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準,按第十七條規(guī)定辦理。
第十九條 校外單位、個人查閱或復(fù)印工程檔案,應(yīng)持有單位介紹信、本人工作證或身份證,按第十七條規(guī)定辦理,必要時須經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)同意。
第二十條 工程檔案的原件一般不外借,確因工作需要借出的,校內(nèi)單位、個人要寫出書面借條,經(jīng)過處領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借出;校外單位、個人要寫出書面借條,經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借出。
借出時間一般不超過3天,確需延長的,須按上述程序辦理續(xù)借手續(xù),續(xù)借時間最長不超過15天。
第二十一條 檔案管理專職人員要堅持每月清理檔案借閱情況,到期未還的,及時催還;問題突出的,及時報告處領(lǐng)導(dǎo),協(xié)調(diào)解決。
第7篇 工程合同管理信息及檔案資料管理監(jiān)理細則
工程監(jiān)理細則:合同管理、信息及檔案資料管理
(一) 合同管理內(nèi)容
1.協(xié)助業(yè)主分析合同條款,訂立合同(包括實施中的各類合同),避免合同簽訂以后造成被動;
2. 熟悉業(yè)主與施工單位訂立的合同,以便檢查、督促有關(guān)方面嚴格執(zhí)行合同;
3．協(xié)助業(yè)主處理合同執(zhí)行中存在或出現(xiàn)的問題;
4. 及時向業(yè)主報告合同的執(zhí)行情況;
5. 獨立、公正地協(xié)調(diào)解決項目實施過程中的合同糾紛。
(二) 合同管理方法和手段
1.建立合同編碼體系,實行分類管理;
2. 協(xié)助業(yè)主和承包商完善合同條款;
3．分析合同背景和缺陷,及時尋求處理方法;
4. 掌握合同內(nèi)容,實行跟蹤管理;
5. 進行合同違法預(yù)警,及時采取防范措施。
6. 認真根據(jù)合同條款,處理工程變更
7. 工程變更的要求可以由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、承包人或設(shè)計單位提出。但必須經(jīng)總監(jiān)理工程師簽認后才能生效,根據(jù)合同條款如監(jiān)理單位認為確有必要變更工程或部分工程形式,質(zhì)量或數(shù)量,應(yīng)向承包人發(fā)出變更指令,如果這種變更是由于承包人的過失或違約所致,除承包人應(yīng)對此負責(zé)外,其所引起的附加費用由承包人承擔(dān),不論哪一方面提出的變更,凡影響工程質(zhì)量、進度、投資的總監(jiān)理工程師發(fā)出確認發(fā)出變更令前,均應(yīng)征得業(yè)主同意。
8. 承包人只能而且必須服從監(jiān)理工程師的工程變更指令或指示。
9. 對涉及設(shè)計漏項,變更技術(shù)方案和技術(shù)標準,以及因地質(zhì)條件各種原因引起的設(shè)計的變更等,不論其經(jīng)費增減情況,均應(yīng)及時經(jīng)總監(jiān)理工程師批準后才能下達。
10. 變更的估價由總監(jiān)理工程師按合同條款有關(guān)規(guī)定處理并書面通知承包人。
11.審查分包合同:承包人如需非主體工程分包,應(yīng)按規(guī)定向總監(jiān)理工程師提出申請,并將分包單位的各種資料、業(yè)績、資質(zhì)及分包內(nèi)容等報總監(jiān)理工程師審批。在合同實施過程中,監(jiān)理工程師不與分包人發(fā)生直接關(guān)系,建設(shè)單位也不直接向分包人付款。
(三) 信息與資料檔案管理
1.信息管理:監(jiān)理工程隨時注意對信息進行收集分析整理,保存信息處理的主要手段是采用微機,對工程逐步實施動態(tài)管理,并隨時從網(wǎng)上查詢相關(guān)信息法規(guī)。
2. 信息管理實行監(jiān)理組織各級人員采取、專業(yè)人員整理分析、總監(jiān)負責(zé)的管理體制。
3．監(jiān)理檔案管理
4. 行政檔案。監(jiān)理與建設(shè)單位之間來往函件。監(jiān)理與承包人之間往來函件,書面簽復(fù)申請批復(fù),會議記錄。監(jiān)理與設(shè)計方及其它有關(guān)方往來函件。監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部往來函件,請示報告,報告批復(fù)。監(jiān)理月報。
5. 計量支付檔案。承包人提出的索賠申請及批示情況。承包人提出的計日工和單價。額外或緊急工程費用計算設(shè)計變更批準的費用計算。各類支付證書工程進度周、月報表
6. 技術(shù)檔案開工及停工指令額外工程圖紙變更設(shè)計圖紙現(xiàn)場指令檢查記錄施工圖紙竣工圖紙
7. 工程檔案,督促施工單位按規(guī)定及時整理工程技術(shù)檔案。
第8篇 工程監(jiān)理檔案管理實施細則
一、總則
1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（gbt/50328-2001）的要求，特制定本規(guī)定。
2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級人員應(yīng)對自己負責(zé)的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。
二、 工程檔案管理規(guī)定
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個環(huán)節(jié)的銜接，監(jiān)理項目部配備專職信息管理員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護設(shè)施和辦公設(shè)備。
三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定
3.1 工程文件接收
3.1.1各單位提供給監(jiān)理項目部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由監(jiān)理項目部信息管理員統(tǒng)一接收；統(tǒng)一接收國網(wǎng)項目部、集團項目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項目部等下發(fā)的各項文件，做好接收記錄。
3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。
3.1.5信息管理員應(yīng)及時建立工程文件收發(fā)文記錄，并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。
3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。
3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案總登記帳和分類登記帳；
3.2 工程文件資料發(fā)放
3.2.1上級下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會議紀要，由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發(fā)放記錄。
四、監(jiān)理項目部檔案管理職責(zé)
1、負責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負責(zé)監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。
2、歸檔范圍：
1)負責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。
2)監(jiān)理各專業(yè)負責(zé)人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責(zé)，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。
3)對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，監(jiān)理項目部有權(quán)退回，相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程檔案的鑒定和銷毀
1）對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由申請銷毀的部門登記造冊，再由檔案部門提出銷毀意見，報項目部總工及經(jīng)理批準后方可銷毀。
2）對各單位修改替代后的檔案，檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)項目部總工及經(jīng)理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。
3）檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時，檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字，檔案銷毀清冊應(yīng)存檔。
4）在鑒定銷毀檔案時，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長處理。
4、其它
（1）工程檔案的分類、編目、按國家電網(wǎng)辦[2010]250號《關(guān)于印發(fā)<國家電網(wǎng)項目部電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法（試行）的通知>;》規(guī)定執(zhí)行。
（2）檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。
（3）工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。
五、聲像檔案管理辦法
5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。
5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求：
（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；
（2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計特色、地理位置；
（3）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片）；
（4）使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬有效像素（不允許插值）；
（5）符合國家電網(wǎng)項目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[2007]25號及《關(guān)于強化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號要求。
第9篇 x地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責(zé)。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料,經(jīng)辦人應(yīng)及時將原件交資料員登記收存(如提交復(fù)印件必須說明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認。如經(jīng)辦人沒有簽字確認,視同該資料沒有收存。
2.外單位來文由部門資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3.發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號、發(fā)送單位、文件標題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時讓接收人簽字確認。
4.工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負責(zé)保管,以便于及時查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān),借用人在借用部門檔案時,須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱?？绮块T借閱檔案時,須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2.所借文件資料須為原件時,出借文件資料的部門資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件,以防不時之需。
3.文件資料借出后,出借部門的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負責(zé)按規(guī)定時間及時收回,防止遺失。
4.跨部門借用文件資料并不再歸還時,則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責(zé)任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5.文件資料歸還時,必須當面點清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應(yīng)由借用人書面寫明原因,并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認。
6.部門資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后,及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交
每月初第一個工作日,部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對,部門經(jīng)理須確認是否交公司存檔、預(yù)計存檔時間和是否進行電子存檔欄,核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間
1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認存檔部門及移交時間。
2.檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。
附表1:《文件資料收存、借用記錄表》
附表2:《發(fā)文記錄表》
附表3:《部門文件資料目錄》
附表4:《案卷總目錄》
附表5:《卷內(nèi)備考表》
附表6:《卷內(nèi)文件目錄》
附表7:《文件資料移交記錄表》
附表8:《文件資料銷毀清單》
附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》
第10篇 醫(yī)院聲像檔案管理細則范例
醫(yī)院聲像檔案管理細則
1、目的
為加強對聲像檔案的管理,妥善收集與保管醫(yī)院重要會議、活動拍攝的照片、圖片、錄像等聲像資料,制定本細則。
2、適用范圍
2.1本細則適用于醫(yī)院各類聲像資料的管理,包括醫(yī)院召開的重要會議的聲像資料(含數(shù)碼照片、錄像資料,下同)、外事活動的聲像資料、重要培訓(xùn)與學(xué)術(shù)講座的聲像資料、科研成果及開展的新技術(shù)、新項目聲像資料。
2.2本細則僅針對聲像檔案的管理,從屬于醫(yī)院《檔案管理制度》。
3、工作程序
3.1會議、培訓(xùn)、活動的組織部門需指定專人(以下簡稱采集人)負責(zé)現(xiàn)場聲像資料的采集與整理。
3.2會議、培訓(xùn)、活動結(jié)束15個工作日內(nèi),采集人根據(jù)要求,將聲像資料制作成冊連同底片(含電子版文件)送交檔案室統(tǒng)一管理。
3.3認真執(zhí)行聲像資料歸檔交接手續(xù),聲像資料采集人應(yīng)為聲像資料附以簡要文字說明,包括標題、人員姓名、排列順序、時間、地點等基本信息。
3.4各部門(科室)采集人送交的聲像資料(包括底片、電子版文件),由檔案室進行分類、編號,填寫目錄,按聲像資料的介質(zhì)規(guī)格大小分別采用“簿、冊、袋、盒”,并輔以文字說明,按照時間順序進行保存。
3.5借閱聲像資料應(yīng)履行借閱手續(xù),資料檔案不經(jīng)允許不得反拍,更不得涂抹損壞。檔案歸還時,檔案管理人員要認真檢查,發(fā)現(xiàn)以上問題,視情節(jié)輕重給予經(jīng)濟處罰。
3.6聲像資料檔案要分級進行管理,對珍貴的歷史照片應(yīng)列為重點保護范圍,妥善保存,原則上不予外借。如因公務(wù)確需借閱,應(yīng)經(jīng)院辦(人事行政部)負責(zé)人批準。
3.7集團重要會議、活動的聲像資料,除醫(yī)院存檔外,應(yīng)復(fù)制一份報集團人事行政部存檔備案,執(zhí)行《重要事項管理制度》。
第11篇 地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責(zé)。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料,經(jīng)辦人應(yīng)及時將原件交資料員登記收存(如提交復(fù)印件必須說明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認。如經(jīng)辦人沒有簽字確認,視同該資料沒有收存。
2. 外單位來文由部門資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3．發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號、發(fā)送單位、文件標題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時讓接收人簽字確認。
4. 工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負責(zé)保管,以便于及時查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān),借用人在借用部門檔案時,須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱?？绮块T借閱檔案時,須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2. 所借文件資料須為原件時,出借文件資料的部門資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件,以防不時之需。
3．文件資料借出后,出借部門的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負責(zé)按規(guī)定時間及時收回,防止遺失。
4. 跨部門借用文件資料并不再歸還時,則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責(zé)任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5. 文件資料歸還時,必須當面點清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應(yīng)由借用人書面寫明原因,并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認。
6. 部門資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后,及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交每月初第一個工作日,部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對,部門經(jīng)理須確認是否交公司存檔、預(yù)計存檔時間和是否進行電子存檔欄,核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間
1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認存檔部門及移交時間。
2. 檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。附表1:《文件資料收存、借用記錄表》附表2:《發(fā)文記錄表》附表3:《部門文件資料目錄》附表4:《案卷總目錄》附表5:《卷內(nèi)備考表》附表6:《卷內(nèi)文件目錄》附表7:《文件資料移交記錄表》附表8:《文件資料銷毀清單》附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》
第12篇 職工安全培訓(xùn)檔案管理實施細則
為加強職工培訓(xùn)檔案管理,根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,制定本細則。
一、凡參加培訓(xùn)的人員,均建立規(guī)范的《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》,記錄安全技術(shù)培訓(xùn)考試、考核的相關(guān)信息。新招入礦人員只建立電子檔案,工作滿一年后建立《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》。
二、工作標準
1. 培訓(xùn)結(jié)束后三天內(nèi)將培訓(xùn)資料分類匯總、整理、保存。
2. 及時填寫《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》,并將培訓(xùn)信息錄入電子信息管理系統(tǒng)。
3. 做好培訓(xùn)檔案的日常管理工作。
三、安全技術(shù)培訓(xùn)檔案的存檔資料
1. 培訓(xùn)考勤成績簽字表
2. 理論考試試卷
3. 《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》
四、從業(yè)人員的安全技術(shù)培訓(xùn)檔案分類(或分單位)整理,編號登記實行信息化管理。
五、安全技術(shù)培訓(xùn)檔案未經(jīng)有關(guān)負責(zé)人批準,不得外借,如需外借,必須辦理借閱手續(xù)。
六、檔案資料設(shè)專人負責(zé),經(jīng)常整理,以防丟失。檔案室內(nèi)嚴禁煙火,并保持清潔、通風(fēng)。發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
七、檔案的調(diào)整
1. 從業(yè)人員轉(zhuǎn)崗、變動工作單位,要及時調(diào)整分類、歸口,并更新電子信息;
2. 從業(yè)人員退休、離職、辭退后,及時清理檔案。
第13篇 活動檔案管理細則模板
活動檔案管理細則一
第一條 為規(guī)范全市重大活動檔案管理工作,確保重大活動檔案的齊全、完整與安全,為全市經(jīng)濟、政治、文化、社會和生態(tài)文明建設(shè)提供有效服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《遼寧省檔案條例》等檔案法律法規(guī),結(jié)合本市實際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱重大活動檔案,是指全市重大活動過程中直接形成的對國家和社會具有利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 本辦法所稱重大活動,是指符合下列條件之一的活動:
(一)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在本市的公務(wù)活動;
(二)省委、省人大、省政府、省政協(xié)主要領(lǐng)導(dǎo)在本市的重要公務(wù)活動;
(三)著名外國友人、國內(nèi)知名人士(包括各民主黨派和無黨派民主人士、各領(lǐng)域杰出人士、宗教界知名人士等)、 華僑領(lǐng)袖、有名望的外籍華人、港澳臺同胞在本市的訪問、考察、參觀等活動;
(四)本市副市級以上領(lǐng)導(dǎo)的重要公務(wù)活動;
(五)本市重大經(jīng)濟、政治、社會、文化、體育、外事活動或者公益性活動;
(六)本市發(fā)生的重大自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、突發(fā)性衛(wèi)生和社會安全等事件的處置活動;
(七)本市具有重大影響或者較大規(guī)模的其它活動。
第四條 重大活動檔案管理遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強督導(dǎo)、各負其責(zé)、完整收集、集中管理、有效利用的原則。
第五條 市、縣兩級黨委、政府應(yīng)當加強對重大活動檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),將檔案行政管理部門納入重大活動領(lǐng)導(dǎo)小組,建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制,協(xié)調(diào)解決重大活動檔案管理工作中存在的重要問題,切實保障重大活動檔案工作所需經(jīng)費。
第六條 市檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃全市重大活動檔案管理工作,負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)市本級重大活動檔案的形成、積累、整理、歸檔、移交工作;縣級檔案行政管理部門負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動檔案的收集、整理、移交工作。
第七條 組織、承辦重大活動的單位(以下簡稱組織承辦單位)負責(zé)重大活動文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。
組織承辦單位在制訂重大活動方案或計劃時,應(yīng)當同時制訂重大活動檔案工作方案或計劃,明確重大活動檔案管理的責(zé)任部門和具體責(zé)任人員,制訂并落實相應(yīng)的檔案收集、整理、保管、移交等保障措施,并將重大活動及重大活動檔案工作方案或計劃及時報送同級檔案行政管理部門,確保重大活動檔案工作與重大活動同部署、同推進。
第八條 組織承辦或者組織承辦主要工作單位的檔案管理人員應(yīng)當具備良好的檔案工作職業(yè)素養(yǎng),認真履行職責(zé),保守工作秘密。
第九條 重大活動文件材料歸檔范圍:
(一)關(guān)于重大活動的請示、報告、方案、計劃、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、題字、題詞、簡報、總結(jié)、通知、信函、請柬、賀信、名冊、通訊錄、會議紀要、宣傳材料、紀念冊等各種紙質(zhì)、電子文件;
(二)關(guān)于重大活動的照片、音頻、視頻、光盤、膠片等材料;
(三)新聞媒體關(guān)于重大活動的宣傳報道材料;
(四)關(guān)于重大活動的憑證性和標志性實物,包括活動標志、證件、證書、獎杯、獎狀、獎?wù)?、錦旗等;
(五)重大活動形成的其它具有保存價值的文件材料。
第十條 重大活動檔案保管期限界定、整理、編目、鑒定等工作,執(zhí)行國家檔案局第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22—2022)、《照片檔案管理規(guī)范》(gb/t 11821-2002)等標準。
第十一條 重大活動檔案的歸屬與移交:
(一)組織承辦單位為一個單位的,重大活動檔案歸入組織承辦單位檔案全宗集中統(tǒng)一管理,保管期滿后按規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)組織承辦單位為兩個以上單位的,重大活動形成的全部檔案歸入牽頭負責(zé)單位檔案全宗集中統(tǒng)一管理,保管期滿后按規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;其它承辦單位形成的重大活動檔案,應(yīng)在活動結(jié)束之日起30個工作日內(nèi)向牽頭負責(zé)單位移交,本單位可保存重大活動檔案復(fù)制件或其他形式的副本;
(三)組織承辦單位為臨時機構(gòu)的,重大活動形成的全部檔案經(jīng)同級檔案行政管理部門驗收合格后,應(yīng)及時移交同級國家綜合檔案館;檔案移交進館前,臨時機構(gòu)檔案人員不得撤回原單位。
(四)組織承辦單位委托、指定新聞媒體進行錄像、錄音、拍攝照片的,應(yīng)責(zé)成有關(guān)新聞媒體在活動結(jié)束之日起30個工作日內(nèi)向組織承辦單位移交一套原素材聲像檔案。
第十二條 組織承辦單位應(yīng)加強重大活動檔案數(shù)字化,提高重大活動檔案利用水平。
組織承辦單位向同級國家綜合檔案館移交重大活動檔案必須同步移交與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致的電子檔案。
第十三條 其他組織、個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應(yīng)當保密的重大活動檔案,是國家檔案的重要組成部分,檔案所有者應(yīng)當妥善保管。
鼓勵其他組織、個人向國家綜合檔案館捐贈、寄存重大活動檔案。
第十四條 向國家綜合檔案館移交、捐贈重大活動檔案的單位和個人,可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見,國家綜合檔案館應(yīng)當維護其合法權(quán)益。
第十五條 市、縣兩級國家綜合檔案館向利用者提供重大活動檔案時,應(yīng)當逐步用各種形式的復(fù)制件代替檔案原件。
重大活動檔案的復(fù)制件由國家綜合檔案館法定代表人簽字或加蓋檔案館印章的,與原件具有同等效力。
第十六條 對重大活動檔案收集工作做出突出貢獻的單位和個人,由當?shù)厝嗣裾o予表彰和獎勵。
第十七條 有下列行為之一的,由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴重的,對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分:
(一)將公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕交檔案機構(gòu)、檔案工作人員歸檔的;
(二)拒不按照國家規(guī)定向國家綜合檔案館移交重大活動檔案的;
(三)違反國家規(guī)定擅自擴大或者縮小重大活動檔案接收范圍的;
(四)明知所保存的重大活動檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的;
(五)檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第十八條 本辦法由葫蘆島市檔案局負責(zé)解釋并組織實施。
第十九條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
活動檔案管理細則二
第一條 為加強自治區(qū)重大活動檔案的收集、整理、移交、保管和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案條例》等法律、法規(guī),結(jié)合自治區(qū)實際,制定本辦法。
第二條 本辦法適用于自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)的重大活動檔案管理工作。
第三條 本辦法所稱重大活動檔案,是指在重大活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、音像、電子文件、實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第四條 本辦法所稱重大活動,是指下列活動:
(一)在自治區(qū)內(nèi)召開的國家級重要會議;
(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在自治區(qū)內(nèi)的公務(wù)活動;
(三)外國元首、政府首腦等高級政界人士和境外知名人士、友好團體在自治區(qū)的考察、訪問等重要外事活動;
(四)自治區(qū)各級黨委、人大、政府、政協(xié)召開的重要會議;
(五)上級黨委、人大、政府、政協(xié)主要負責(zé)人以及知名學(xué)者在本行政區(qū)域內(nèi)參加的重要會議、考察、調(diào)查研究和工作指導(dǎo)等活動;
(六)自治區(qū)各級黨委、人大、政府、政協(xié)主要負責(zé)人出國訪問、考察等外事公務(wù)活動;
(七)本行政區(qū)域內(nèi)舉辦或者承辦的重大經(jīng)濟、社會、文化、體育、民族、宗教活動;
(八)本行政區(qū)域內(nèi)嚴重自然災(zāi)害和重大責(zé)任事故搶救處置活動;
(九)本行政區(qū)域內(nèi)其他具有重大影響的活動。
第五條 重大活動檔案管理遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強督導(dǎo)、各負其責(zé)、集中管理、有效利用的原則。
第六條 旗縣級以上人民政府應(yīng)當協(xié)調(diào)解決重大活動檔案管理工作中的重要問題,建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制,保障重大活動檔案管理工作所需經(jīng)費。
第七條 旗縣級以上檔案行政管理部門負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動檔案管理工作。
第八條 重大活動的舉辦、承辦單位在制定重大活動實施計劃時,應(yīng)當同時制定重大活動檔案管理工作方案,明確重大活動檔案管理的責(zé)任部門和人員,制定并落實相應(yīng)的檔案管理制度,保證重大活動檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。
第九條 重大活動的舉辦、承辦單位負責(zé)重大活動文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。
第十條 重大活動的舉辦、承辦單位應(yīng)當按照國家檔案管理有關(guān)規(guī)定編制重大活動文件材料的歸檔范圍和保管期限表。
重大活動文件材料的歸檔范圍包括:
(一)報告、方案、計劃、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、題詞、簡報、宣傳報道、總結(jié)、紀念冊等各種紙質(zhì)、電子文件;
(二)錄音帶、錄像帶、照片、光盤、膠片等材料;
(三)具有紀念意義的憑證性和標志性實物,包括活動標志、證件、證書、獎杯、獎狀、獎?wù)?、錦旗等;
(四)其他具有保存價值的材料。
重大活動檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十一條 重大活動由指定的新聞媒體進行錄像、錄音、拍攝照片的,新聞媒體應(yīng)當在活動結(jié)束之日起三十個工作日內(nèi)向重大活動的舉辦、承辦單位移交一套原素材音像檔案。
第十二條 重大活動檔案的歸屬與移交:
(一)重大活動由一個單位舉辦、承辦的,重大活動檔案歸入本單位檔案全宗,按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)重大活動由兩個以上單位聯(lián)合舉辦、承辦的,重大活動檔案歸入牽頭單位檔案全宗,按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;參加單位應(yīng)當及時收集、整理本單位在重大活動中形成的文件材料,并在活動結(jié)束之日起三十個工作日內(nèi)向牽頭單位移交重大活動檔案,將相應(yīng)的復(fù)制件或者其他形式的副本歸檔;
(三)重大活動設(shè)立臨時機構(gòu)的,臨時機構(gòu)負責(zé)收集、整理重大活動中形成的文件材料,并在重大活動結(jié)束之日起三個月內(nèi)或者臨時機構(gòu)撤銷時向同級國家綜合檔案館移交重大活動檔案。
第十三條 保管重大活動檔案的單位應(yīng)當采取有效措施,確保檔案安全。
第十四條 其他組織和個人,應(yīng)當妥善保管歸其所有的、對國家和社會具有保存價值或者應(yīng)當保密的重大活動檔案,涉及國家秘密的應(yīng)當按照國家有關(guān)保密規(guī)定管理。
未經(jīng)旗縣級以上檔案行政管理部門批準,不得向國家綜合檔案館以外的任何單位或者個人出售、轉(zhuǎn)讓、贈送重大活動檔案,不得私自攜運出境。
上述其他組織和個人因保管條件等其他原因不利于重大活動檔案安全保管的,檔案行政管理部門可以依法采取代為保管、收購、征購等措施,確保檔案完整與安全。
第十五條 鼓勵其他組織和個人向國家綜合檔案館捐贈、寄存重大活動檔案。
捐贈、寄存者對所捐贈、寄存檔案擁有優(yōu)先利用權(quán)。
國家綜合檔案館提供利用寄存的重大活動檔案時,必須征得寄存者的同意。
第十六條 重大活動的舉辦、承辦單位及保存重大活動檔案的國家綜合檔案館,應(yīng)當建立重大活動檔案專題目錄,運用現(xiàn)代化管理技術(shù),做好重大活動檔案的開發(fā)利用。
第十七條 在重大活動檔案收集、整理、移交、保管和提供利用等工作中做出突出貢獻的單位和個人,旗縣級以上人民政府或者有關(guān)部門應(yīng)當給予獎勵。
第十八條 有下列行為之一的,旗縣級以上檔案行政管理部門應(yīng)當責(zé)令其限期改正;逾期未改正的,給予通報批評,并由有關(guān)機關(guān)對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予處分:
(一)重大活動舉辦、承辦單位不接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo),并造成重大活動檔案資料損失的;
(二)重大活動期間未按照規(guī)定開展檔案收集、整理工作的;
(三)未按照規(guī)定移交重大活動檔案或者檔案移交不完整的;
(四)其他違反本辦法規(guī)定的行為。
第十九條 有下列行為之一的,旗縣級以上檔案行政管理部門應(yīng)當給予通報批評,并由有關(guān)機關(guān)對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予處分,同時根據(jù)有關(guān)檔案的價值和數(shù)量,依法對個人處以500元以上5000元以下罰款;造成損失的,依法承擔(dān)賠償責(zé)任;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任:
(一)涂改、偽造、損毀、丟失屬于國家所有的重大活動檔案的;
(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的重大活動檔案的;
(三)非法買賣重大活動檔案的;
(四)攜運禁止出境的重大活動檔案及其復(fù)制件出境的;
(五)有其他違法行為的。
第二十條 本辦法自2023年1月1日起施行。
第14篇 學(xué)校檔案管理細則范例
學(xué)校檔案管理細則就是為大家?guī)淼年P(guān)于學(xué)校檔案管理的相關(guān)內(nèi)容,來看下面:
學(xué)校檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了加強本校的檔案工作,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案的作用,更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理、后勤等各項工作服務(wù),
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》,結(jié)合本校的實際,特制定本辦法。
第二條 本校檔案是指建校以來,學(xué)校在從事教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項活動中直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,是我校教學(xué)、科研等各項工作的重要組成部分,學(xué)校應(yīng)將檔案工作納入自身整體發(fā)展規(guī)劃,加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。
第二章 領(lǐng)導(dǎo)體制和機構(gòu)設(shè)置
第四條 本校的檔案工作由校長領(lǐng)導(dǎo),其他的校領(lǐng)導(dǎo)要檢查、督促所分管的職能部門做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。
業(yè)務(wù)上由廣東省檔案局、廣東省教育廳辦公室負責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條 本校在校長辦公室下設(shè)置綜合檔案室,它既是本校檔案工作的職能管理部門,又是永久保存和提供利用本校各類檔案的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)。
第六條 本校檔案室的主要職責(zé)是:
(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定,并努力完成上級主管機關(guān)下達的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作;
(二)負責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全校檔案工作,并負責(zé)對本校各系、部、處、室、科等部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查;
(三)制訂和組織實施本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度,加強檔案工作的規(guī)范化、標準化建設(shè),提高檔案綜合管理水平;
(四)負責(zé)接收(征集)、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計和保管全校各類永久、長期的檔案及有關(guān)資料;
(五)維護檔案的完整與安全,做好檔案的安全防范、修復(fù)、復(fù)制、保護工作;
(六)開展檔案的開放或利用工作;
(七)負責(zé)編輯檔案參考資料,編制檢查工具,積極開發(fā)檔案信息資源;
(八)負責(zé)組織全校專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn);
(九)開展檔案宣傳工作和利用者教育工作;
(十)開展檔案理論和檔案業(yè)務(wù)的學(xué)術(shù)研究,組織和參加校內(nèi)外檔案業(yè)務(wù)研討、交流和協(xié)作活動。
第七條 本校各部門須有一位負責(zé)人分工主管本單位的檔案工作,并確定適當?shù)募媛殭n案人員,負責(zé)本單位形成的檔案材料的收集、積累、整理、立卷和移交工作。
第三章 檔案隊伍建設(shè)
第八條 本校檔案工作人員必須堅持四項基本原則,認真執(zhí)行黨和國家的方針政策,熱愛檔案事業(yè),具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識。
第九條 本校檔案工作人員,編制數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校規(guī)模及收藏檔案數(shù)量等實際情況確定。
第十條 本校檔案工作人員屬檔案專業(yè)技術(shù)人員,其職稱和待遇按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第四章 經(jīng)費,庫房和設(shè)備
第十一條 本校檔案事業(yè)所需經(jīng)費,列入學(xué)校預(yù)算,本校各職能部門應(yīng)對用于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設(shè)備,在其經(jīng)費中給予支持。
第十二條 本校遵循方便利用、安全保管,有利發(fā)展的原則,為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房;存放聲像特殊載體檔案的庫房,應(yīng)配置恒溫、恒濕設(shè)施。
第十三條 學(xué)校應(yīng)有計劃地為檔案部門配置復(fù)印、錄音、照相、錄像等設(shè)備,逐步實現(xiàn)電子計算機管理與檔案縮微化。
第五章 文件材料的歸檔、移交和接收工作
第十四條 本校應(yīng)逐步完善歸檔制度,并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍,做到每項重要的教學(xué)、科研、黨政管理等工作,都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。
第十五條 本校各部門應(yīng)做到各項工作與檔案工作實行‘四同步”管理,即布置、檢查、驗收、總結(jié)各項工作時,同時布置、檢查,驗收、總結(jié)檔案工作。
第十六條 本校對科研成果、基建工程等進行鑒定、驗收時應(yīng)有綜合檔案室的人員參加,有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會同綜合檔案室對應(yīng)歸檔的文件材料加以審查,簽署意見。
沒有完整、準確系統(tǒng)的文件材料的項目,不予驗收,不予上報,不予評獎。
第十七條 本校實行文件材料形成部門、課題組立卷的制度,學(xué)校各部門要有一位負責(zé)人分管本部門的的檔案工作,并確定適當?shù)膶?兼)職檔案人員,負責(zé)本部門形成檔案的立卷歸檔工作。
各部門課題組形成的文件材料,一般由立卷入按文件材料的自然形成規(guī)律,以系統(tǒng)整理組卷,編排頁號或件號,填寫卷內(nèi)目錄,裝訂后將屬于長期和永久保存的檔案向?qū)W校綜合檔案室移交。
學(xué)校綜合檔案室對各業(yè)務(wù)部門的立卷工作予以必要的協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督。
第十八條 部門、課題組立卷歸檔是本校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ),各有關(guān)部門必須分工明確、協(xié)同配合。
學(xué)校分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo),各部門分管檔案工作的負責(zé)人,都應(yīng)把涉及相應(yīng)范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍,督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認真做好工作。
第十九條 本校文件材料的歸檔范圍:
(一)黨政管理類
主要包括本校黨委、行政、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄和紀要;黨政各部門的工作計劃、規(guī)劃、方案、匯報、總結(jié)、規(guī)則章程、統(tǒng)計報表;上級機關(guān)與本校關(guān)于人事管理、行政管理、黨務(wù)管理等文件材料。
(二)教學(xué)類
主要包括本校在教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動中形成的反映教學(xué)綜合管理、學(xué)科與實驗室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實踐、畢業(yè)生、教材等工作內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。
(三)科研類
主要包括本校在科學(xué)研究管理和實踐活動中形成的反映科研綜合管理、科研準備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵。
推廣應(yīng)用等工作內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。
(四)基建類
主要包括本校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項目活動過程中形成的反映基建綜合管理、可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件,施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等方面內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。
(五)儀器設(shè)備類
主要包括本校各種國產(chǎn)和國外引進的精密,貴重、稀缺儀器設(shè)備(價值在五萬元以上)的全套隨機技術(shù)文件以及在購置、驗收、調(diào)試、使用、管理、維修、改造、報廢等全部活動中產(chǎn)生的文件材料。
(六)出版類
主要包括本校編輯出版的學(xué)報、校報。
(七)外事類
主要包括本校有關(guān)人員出席國際學(xué)術(shù)會議(含在國內(nèi)舉辦的),出境考察、講學(xué)、合作研究、進修、留學(xué)及本校聘請的外籍、
港澳臺專家與教師(含客座教師)在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動中形成的文件材料;本校涉外活動、對外學(xué)術(shù)交流、友好往來等有關(guān)文件材料。
(八)財會類
主要包括本校在財務(wù)管理和會計活動中形成的具有保存價值的文字材料、憑證、帳薄,報表、工資清冊等材料。
(九)聲像類
主要包括反映本校各項活動和歷史發(fā)展,具有保存價值的各種以音響,畫面形象等方式記錄的專門載體(照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片,磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等)及其相配套的文字材料等。
(十)實物類
主要包括上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察、檢查、指導(dǎo)工作和境內(nèi)外知名人土來校參觀訪問的題詞、題字等手跡材料;境外、校內(nèi)外的團休,
個人和校友捐贈的紀念物品;校內(nèi)各單位和個人榮獲國家、省、市級各類獎品(獎狀、錦旗、獎杯等),以及其他有保存價值的實物。
第二十條 歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整,藍黑墨水書寫,聲像清晰,符合有關(guān)規(guī)范和標準的要求。
第二十一條 案卷歸檔原則上按以下要求辦理:
(一)歸檔時間
1、黨政部門和按年度歸檔的部門,于翌年六月底前歸檔。
2、各教學(xué)部門和須按學(xué)年度歸檔的部門,于次學(xué)年寒假前歸檔。
3、科研、基建、生產(chǎn)設(shè)備的專題性、成套性檔案,應(yīng)在項目完成并通過鑒定、驗收后兩個月歸檔。
(二)檔案移接手續(xù)
學(xué)校綜合檔案室接收檔案時,應(yīng)根據(jù)檔案目錄,與移交人共同清點,對重要的、機密以上的案卷,要逐頁清點,經(jīng)查對無誤,方可辦理簽收手續(xù)。
第二十二條 凡由各部門與其他單位分工協(xié)作完成的項目,由主辦單位保存一整套檔案,協(xié)作單位除保存自己與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的正本以外,應(yīng)將復(fù)制件送交主辦單位保存。
第二十三條 個人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動中形成的各種載體形式的文件材料,必須按統(tǒng)一的移交時間移交給本單位檔案人員轉(zhuǎn)交學(xué)校綜合檔案室,集中管理,任何個人不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。
對于個人在其非職務(wù)活動中形成的重要文件材料,學(xué)校綜合檔案室可通過征集、代管等形式進行管理,對于個人向?qū)W校綜合檔案室捐贈檔案,視珍貴程度,學(xué)?？山o予適當?shù)莫剟睢?/p>
第二十四條 學(xué)校綜合檔案室應(yīng)注意向境內(nèi)外征集與本校有關(guān)的有保存價值的各種檔案、資料。
第二十五條 對調(diào)出及離、退休人員、在辦理調(diào)離手續(xù)時,必須清還檔案,沒有學(xué)校綜合檔案室簽字,人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。
第六章 檔案管理
第二十六條 本校各類檔案都是學(xué)校的重要財富,由學(xué)校綜合檔案室集中管理,任何部門或個人都不得將檔案視為私有。
全體師生員工都有保護檔案的義務(wù)。
第二十七條 綜合檔案室依據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》,負責(zé)對本校檔案進行分類、編號的排列。
第二十八條 本校各類檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期三種。
(一)永久:凡反映我校主要職能活動和基本歷史面貌的,對學(xué)校和社會有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
它主要包括兩部分,一是本校形成的重要文件材料,一是上級領(lǐng)導(dǎo)部門針對本校所發(fā)的重要文件材料。
(二)長期:凡在相當長的時間內(nèi),本校需要查考利用的檔案,列為長期保管,它包括本校產(chǎn)生形成的和上級領(lǐng)導(dǎo)部門及有關(guān)部門所發(fā)的與本校工作有關(guān)的比較重要的文件材料。
保管期限為十六年至五十年左右。
(三)短期:凡在短期內(nèi)本校需要查考利用的檔案,列為短期保管,其保管期限為十五年(含十五年)以下。
第二十九條 本校綜合檔案室負責(zé)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。
對已失去保存價值的檔案,在征得有關(guān)部門同意,并造冊報校領(lǐng)導(dǎo)批準后,予以銷毀。
未經(jīng)鑒定和批準,不得銷毀任何檔案,
第三十條 本校綜合檔案室定期對檔案的收進和移出、庫存案卷數(shù)量、檔案的利用情況等進行統(tǒng)計,并依照有關(guān)規(guī)定,向省檔案局、省教育廳辦公室報送本校檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。
第三十一條 本校綜合檔案室應(yīng)建立嚴格的庫房管理制度,并有防火,防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防曝曬等設(shè)施;要研究和改進檔案的保護,
對已破損,蟲蛀、霉爛和字跡褪色的檔案,應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制;要有安全保密制度,對所存檔案和資料的保管情況定期進行檢查,遇有特殊情況,應(yīng)立即向校主管領(lǐng)導(dǎo)報告,及時處理。
第七章 檔案的利用與開放
第三十二條 本校綜合檔案室設(shè)立供查閱檔案資料的閱覽室,積極開展檔案利用與編研工作,主動提供利用,充分發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。
第三十三條 學(xué)校綜合檔案室開放檔案,必須遵循下列規(guī)定
(一)本校教職工因教學(xué)、科研等工作需要查閱檔案者,憑本校工作證,校外單位或個人,還須持有關(guān)單位介紹信,在說明利用檔案的目的和范圍后,則可查閱利用屬于開放范圍的檔案,并可以摘錄、復(fù)制;
(二)利用者要求復(fù)印檔案,由綜合檔案室負責(zé)辦理,并按規(guī)定收費;
(三)未經(jīng)學(xué)校授權(quán)或上級主管機關(guān)批準,任何組織或個人無權(quán)公布檔案。
第三十四條 本校檔案屬下列情況之一者,不宜開放:
(一)涉及黨和國家秘密的;
(二)涉及專利和技術(shù)秘密的;
(三)涉及個人隱私的;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制利用的。
第三十五條 對于重要的、珍貴的檔案和資料,一般不得提原件使用,如特殊需要,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。
第八章 附 則
第三十六條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第15篇 文書檔案管理細則范例
文書檔案是綜合反映各項工作的書面歷史材料,建設(shè)銀行發(fā)布了《中國人民建設(shè)銀行文書檔案管理暫行辦法》,來看小編為大家?guī)淼奈臅鴻n案管理細則內(nèi)容:
文書檔案管理細則
文書檔案管理規(guī)定如下
第一條 為了加強建設(shè)銀行文書檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書檔案的作用,根據(jù)國家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》,特制定本辦法。
第二條 建設(shè)銀行文書檔案是各級行在各項工作活動中形成的,具有查考利用價值并經(jīng)過分類整理而保存起來的文件材料。
第三條 建設(shè)銀行文書檔案的收集范圍包括:
1.本級行自身形成及本級行與有關(guān)部門聯(lián)合頒發(fā)的,反映本行主要工作活動的文件材料;
2.上級行和上級黨政機關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料;
3.下級行報送的具有查考利用價值的文件材料;
4.同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的本級行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件;
5.本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的重要文件材料。
第四條 各級行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動中形成的文書檔案材料,均應(yīng)由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管,任何單位或個人都不得據(jù)為己有,以維護建設(shè)銀行檔案的完整與安全。
第五條 各級建設(shè)銀行應(yīng)實行由文書部門或職能部門整理立卷的制度,檔案部門負責(zé)對立卷工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。
第六條 各立卷部門應(yīng)指定人員負責(zé)文書立卷歸檔工作。
承辦人員在文件材料處理完畢后,應(yīng)及時將全部文件材料交文書立卷人員,由文書立卷人員負責(zé)整理立卷,并按規(guī)定的時間向本行檔案部門移交。
移交時,雙方根據(jù)移交的案卷目錄進行清點、核對,并履行移交手續(xù)。
第七條 文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。
第八條 立卷歸檔要求
1.做好文件材料收集工作。
應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報、批示等附屬材料,均應(yīng)齊全、完整。
2.按照歸檔文件材料的保存價值確定保管期限。
不同保管期限的文件材料應(yīng)分開立卷。
3.行內(nèi)幾個部門共同辦理的文件,由主辦部門立卷,本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件,由行內(nèi)交主部門立卷。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),可放在復(fù)文年立卷;未作批復(fù)的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃,放在規(guī)劃期的第一年立卷;跨年度的總結(jié),放在總結(jié)期的最后一年立卷;跨年度的會議文件,放在會議開幕年立卷;各類案件放在結(jié)案年立卷。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進行排列:批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,審定稿在后;重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后;各類案件的案卷,其結(jié)論、決定、判決性文件在前,依據(jù)性材料在后;其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點合理組織立卷。
6.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。
裝訂的案卷,應(yīng)在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁的右上方逐件編件號。
7.歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫一式三份卷內(nèi)文件目錄,其中一份置卷首,一份由立卷部門留底,另一份交檔案部門作為檢索工具。
每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表,用以填寫本卷需要說明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時間等。
8.案卷封皮應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚。
案卷題名要簡明、概括、字跡工整。
案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。
9.卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破損的張頁應(yīng)進行托裱,寬大的張頁應(yīng)折疊整齊,裝訂線外有字跡的張頁應(yīng)加寬邊。
案卷采用三點一線的裝訂方法,并保持右邊、底邊整齊。
不裝訂的案卷,其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細線裝訂。
10.立卷完成后,立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限,分別填制一式兩份案卷目錄。
其中一份交檔案部門留存,另一份經(jīng)檔案部門編填卷號后退立卷部門備查。
第九條 本級行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作,比照本行職能部門辦理。
本級行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料,由本行文書部門或本行業(yè)務(wù)管理部門一并立卷歸檔。
第十條 文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。
長期為16年至50年,短期為15年以下(含15年)。
對不易判定保管期限的檔案材料,應(yīng)按照宜長不宜短的原則進行保管。
第十一條 凡是反映本級行主要業(yè)務(wù)活動和基本歷史面貌的,對本級行各項工作和經(jīng)濟建設(shè)、歷史研究具有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
其主要內(nèi)容包括:
1.本級行制定的重要的法規(guī)性文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的主要文件材料;重要的請示、報告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計報表;機構(gòu)演變,本級行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。
2.上級機關(guān)頒發(fā)的針對本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。
第十二條 凡是反映本級行工作活動,在較長的時間內(nèi)對本級行具有查考利用價值的檔案,列為長期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級行處理一般工作問題形成的文件材料,一般會議的主要文件材料,一般的規(guī)章制度等。
2.上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。
3.下級行報送的重要的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
第十三條 凡是在較短時間內(nèi)對本行有參考利用價值的檔案,列為短期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級行一般事務(wù)性的文件材料。
2.上級機關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。
但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。
3.下級行報送的一般性工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
4.同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的需要本級行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。
第十四條 文書檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計算。
長期規(guī)劃、計劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計算。
第十五條 各級行檔案部門對所接收的案卷應(yīng)進行審核把關(guān),對不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門重新加工整理。
第十六條 各級行檔案部門應(yīng)以便于保管和提供利用為前提,按照本行文件形成的規(guī)律和特點,選擇年度——組織機構(gòu)分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進行分類。
所用的分類方法應(yīng)保持前后一致,盡量保持固定,不能隨意變動。
第十七條 案卷的排列應(yīng)以檔案分類方法為基礎(chǔ),按照不同的保管期限分別排列入庫。
案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一,前后一致。
第十八條 按照案卷的排列順序編制卷號,以固定案卷位置。
在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。
第十九條 案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限,分年度或混年度編制目錄號。
在一個全宗內(nèi),案卷目錄號不能重復(fù)。
第二十條 各級行檔案部門應(yīng)充分利用檔案信息資源,積極開展檔案編研工作,根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料,主動為機關(guān)各項工作服務(wù)。
第二十一條 各級行檔案部門應(yīng)努力做好檔案利用工作,除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外,還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點,編制重要文件目錄(卡片)、專題文件目錄(卡片)、文號索引等檔案檢索工具,力求做到查找使用方便,調(diào)卷迅速準確。
第二十二條 各級行檔案部門應(yīng)根據(jù)本行具體情況,制定檔案的借閱制度,嚴格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍,防止密級檔案失密、泄密,確保檔案安全。
第二十三條 各級行應(yīng)定期向當?shù)貦n案館移交檔案。
移交檔案的具體時間、范圍和進館要求,按照當?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十四條 對超過保管期限的文書檔案,應(yīng)由本行檔案部門按照《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。
第二十五條 本辦法適用于各級建設(shè)銀行。
第二十六條 本辦法由總行辦公室負責(zé)解釋。
補充、修改時同。
第二十七條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
(87)建總辦字第20號《關(guān)于印發(fā)〈中國人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時廢止。
