第1篇 文件管理辦法
第一章? 總則
第1條為使集團文件管理工作科學化、規(guī)范化，確保文件在使用過程中不發(fā)生內容重復、遺漏等問題，便于文件的檢索、存檔，特制訂本辦法。
第2條本辦法適用于全集團范圍內的文件管理工作。
第3條本辦法的主要關聯(lián)制度有《公文管理辦法》、《檔案管理辦法》、《文件、法律法規(guī)要求控制程序》等。
第4條主要職責。
1.集團領導：負責集團文件體系的總體規(guī)劃和重要文件的審批。
2.集團企業(yè)管理中心：負責集團文件發(fā)文審核及文件體系的策劃和組織實施，包括管理手冊、程序文件、記錄格式和相關文件資料等的組織擬定、保管發(fā)放、管理控制；監(jiān)督、指導集團各中心、各區(qū)域公司管理好相關文件、資料。
3.集團行政管理中心：負責公文、檔案類文件的整理、存檔、廢棄等工作。
4.集團各中心：負責編制、修訂、完善本部門承擔的各項文件，并對文件的執(zhí)行進行進行監(jiān)督，收集反饋信息，不斷完善文件管理。
5.集團監(jiān)督審計中心：負責策劃文件管理的監(jiān)督體系，并對文件的執(zhí)行情況進行檢查、提出改進意見。
6.區(qū)域公司：負責執(zhí)行集團下發(fā)的各項文件；收集所在地的相關法規(guī)與其他要求；建立健全本區(qū)域內部文件管理體系，并及時整理并反饋給集團企業(yè)管理中心。
第二章? 文件的類別
第5條文件的分類方式很多，為便于管理，本辦法將文件分為公文、檔案、體系文件、制度文件四大類。同一文件可以同時歸屬兩個以上的文件類別，例如所有重要文件最終都歸并為檔案。
第6條公文。
1.定義：公文指公司在行政管理活動或處理公務活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。
2.分類：公文常見文種包括指示、決定、決議、通知、通告、布告、通報、報告、會議紀要、請示、申請、批復和函等。
3.公文管理：包括公文的收發(fā)、傳閱、督辦和歸檔等，詳見《公文管理辦法》。
第7條檔案。
1.定義：檔案是指集團各部門、區(qū)域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。
2.分類：檔案包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等。
3.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔和保管等，詳見《檔案管理辦法》。
第8條體系文件。
1.定義：管理體系一般有質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系，俗稱三大體系，是現(xiàn)代法定企業(yè)行業(yè)管理制度中的題中之義。
2.分類：體系文件包括手冊、程序文件、記錄和操作規(guī)程等。
3.體系文件管理：包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等，具體管理辦法及文件內容，詳見公司“三合一”管理體系。
第9條制度文件。
1.定義：指為了維護正常的工作秩序，保證公司各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導性與約束力的文件，是各種行政法規(guī)、章程、規(guī)劃、管理制度、工作文件等的總稱。
2.分類：本辦法將制度文件分為指令文件（規(guī)劃、策劃等）、管理文件（綜合型管理辦法）、流程文件（各類流程及其規(guī)范）、作業(yè)文件（說明書、工作操作手冊等）和表圖文件（各類統(tǒng)計圖表、分析圖表）。
3.制度文件管理：包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等。
第三章? 文件的管理
第10條企業(yè)管理中心為集團文件的歸口管理部門，負責建立健全文件管理制度，加強集團文件的統(tǒng)一協(xié)調與管理，保證集團文件管理工作高效運轉。
第11條集團各類發(fā)文在有效期內均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導和安排公司工作的文件。
第12條對于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內，簽收人不得復印，如因復印導致的執(zhí)行非受控文件，造成的問題由執(zhí)行人負責。
第13條文件的使用部門應編制識別文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制清單，以確保在使用場所能得到有效版本的適用文件。
第14條管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心統(tǒng)一編目、登記和管理。管理手冊和程序文件屬集團的機密文件，任何人不得外泄。
第15條工程類文件由工程管理中心（區(qū)域公司工程部）控制。
第16條集團企業(yè)技術中心負責及時核查（每半年一次）法律法規(guī)、標準、規(guī)范、圖集等外來文件是否為現(xiàn)行有效版本，并及時將變更情況通知各有關部門和區(qū)域公司。地方性法規(guī)、規(guī)范、標準、圖集等由區(qū)域公司技術部進行核查，并將變更情況通知集團及所屬項目部。
第17條企業(yè)管理中心負責及時評審（每年不少于一次）集團公司管理手冊、程序文件、目標、指標和公司下發(fā)文件的有效性，并將變更情況及時以書面形式通知相關部門。
第18條體系文件在實施中發(fā)現(xiàn)由于組織結構、產品、工作流程、法律法規(guī)等發(fā)生改變而變化時，由企業(yè)管理中心組織有關部門對原文件進行評審，以確定是否需要更新，文件若發(fā)生修改，則須經再次批準。
第四章? 文件的編制與審批
第19條文件格式要求。
1.文件要有名稱、編號、版本、實施日期、編修/審核/批準人等。
2.文件的內容包括：目的、適用范圍、職責、程序內容、相關記錄等。
3.文件應字跡清楚，標示明確。
第20條管理手冊由管理者代表組織編寫，交企業(yè)管理中心復核，由行政副總審核，集團總裁批準。
第21條體系文件由有關職能部門編寫，部門負責人審核，交企業(yè)管理中心復核，行政副總批準。
第22條施工組織設計和管理方案的編寫與批準執(zhí)行參照《施工組織設計、方案管理辦法》、《施工組織設計編寫與定期評審控制程序》和《管理方案編制及定期評價控制程序》。
第23條工程管理文件由集團工程管理中心負責組織編寫，交企業(yè)管理中心復核，集團總裁批準。
第24條制度文件由各職能部門編寫，部門負責人審核，相關部門會簽，集團領導批準。
第25條文件的審批人應對文件的適宜性和充分性進行審批。
第五章? 文件的編號
第26條公文的編號。公文由行政管理中心按文種統(tǒng)一進行編號，編號包括文種類別、順序號和年份等信息，具體編號規(guī)則參見《公文管理辦法》和《公司公文編號規(guī)則》。
第27條檔案的編號。檔案采用多種方式進行編號，具體編號規(guī)則參見《檔案管理辦法》。
第28條體系文件的編號。主要包括整合程序文件、質量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件、環(huán)境管理體系與職業(yè)健康安全管理體系整合的程序文件等，具體編號規(guī)則參見《文件、法律法規(guī)要求控制程序》。
第29條制度文件的編號。
1.編號規(guī)則：
wyjs-□□□□-x□□-□□□□
部門代號? 順序號? 發(fā)布年號
2.部門代號：以集團部門名稱的前四個字拼音首大寫字母表示。經營管理中心、工程管理中心、企業(yè)技術中心、財務管理中心、行政管理中心、人力資源中心、企業(yè)管理中心、監(jiān)督審計中心的的代號依次為“jygl”、“gcgl”、“qyjs”、“cwgl”、“xzgl”、“rlzy”、“qygl”、“jdsj”。
3.文種代號：x表示文種代號，其中a代表“指令文件”、b代表“管理文件”、c代表“流程文件”、d代表“作業(yè)文件”、e代表“表圖文件”。
4.順序號：以兩位或三位阿拉伯數(shù)字表示，如01,02等，可按邏輯順序排布，也可按時間順序排布。
5.發(fā)布年號：以公元紀年的四位阿拉伯數(shù)字表示，如2011，視情況可省略。
第六章? 文件的發(fā)放與簽收
第30條文件發(fā)放前由文件發(fā)放部門提出文件發(fā)放范圍，根據(jù)文件性質由相應一級負責人批準后方可發(fā)放，其中管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心擬訂分發(fā)名單，經管理者代表批準后分發(fā)，同時做好文件發(fā)放記錄。
第31條外來行政文件統(tǒng)一由行政管理中心負責控制，集團領導批示后進行傳閱或轉發(fā)。其他外來的管理性文件由行政副總批準發(fā)放范圍，行政管理中心執(zhí)行發(fā)放，或由行政管理中心把法規(guī)、標準等文件的名稱、代號書面或在oa辦公平臺上通知有關部門、單位，由有關部門和單位自行購買收集。
第32條國家、行業(yè)發(fā)布的有關建筑業(yè)法律法規(guī)、技術、質量標準、規(guī)范、圖集，由集團企業(yè)技術中心把標準、規(guī)范、圖集的名稱、代號書面或在oa辦公平臺上通知有關部門、單位，由有關部門和單位自行購買。地方發(fā)布的有關建筑業(yè)法規(guī)、技術、質量標準、規(guī)范、圖集等由區(qū)域公司收集，報企業(yè)技術中心備案。
第33條施工圖、施工圖會審紀要、工程變更設計聯(lián)系單，由區(qū)域公司技術部負責管理。
第34條新文件的發(fā)放如涉及到原有文件的作廢，應在新文件發(fā)放后立即廢止，且廢止日期須按廢止的相關程序予以保管或銷毀。
第35條集團發(fā)放的文件必須辦理簽收手續(xù)。由行政管理中心提供《文件發(fā)放登記表》（見附件1）和《文件回收登記表》（見附件2），交相關收文人簽收。
第七章? 文件的保存
第36條文件的保存形式。文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存應有備份。
第37條文件的原件由行政管理中心負責保存，副本由各部門負責保存。
第38條文件要分類保存，便于閱覽。查閱和借閱文件程序參見《檔案管理辦法》。
第39條當文件被毀壞、污染、脫色時，應重新領取新文件，同時交還原文件。文件丟失時，向文件發(fā)放部門重新申請領取新文件。
第八章? 文件的更改
第40條文件需要更改時，應由更改提出人或更改提出部門負責人填寫《文件更改申請表》（見附件3），說明更改原因，對重要的更改還應附有充分的證據(jù)。
第41條文件更改的審批，應由原審批部門審批，當原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批。
第42條文件更改批準后，由文件歸口部門實施更改。
第43條外來文件的更改應直接由相關文件的歸口管理部門，根據(jù)文件的有效性及時通知文件使用部門。
第44條文件的更改/修訂方式。
1.劃改：當更改內容不多時，由更改部門下達更改通知單，寫明更改內容，由文件使用部門(人)在相應位置上劃改。
2.換頁：當修改內容較多時，由文件發(fā)放部門對相應頁重新打印后，與所有在用文件的相應頁進行撤換，收回舊頁。
3.換版：當文件需多處更改時，并經多次更改，影響使用時，由發(fā)放部門重印新版，進行更換。
4.文件更改次數(shù)以換頁為準，局部劃改可不作統(tǒng)計。換版則指文件整體換版，程序文件可以在特殊情況下進行單個文件換版。管理手冊換版時，所有程序文件應隨之換版。
第45條文件版本修訂狀態(tài)。對于需要修訂的體系文件、制度文件等，應在文件標頭欄，按iso9000標準標明文件的版本/修改狀態(tài)，例如初版未修改文件的“版本/修改狀態(tài)”為“a/0”，第4次修改后的“版本/修改狀態(tài)”為“a/4”，第5次修改則需換版，“版本/修改狀態(tài)”變?yōu)椤癰/0”。
第九章? 文件的廢棄與銷毀
第46條作廢文件從各使用現(xiàn)場收回后，由歸口部門填寫《文件銷毀審批表》（見附件4），文件歸口部門負責人批準后，統(tǒng)一銷毀。作廢的管理手冊和程序文件經行政副總批準后銷毀。
第47條若因法律或積累知識等需要保存和參考而保留的失效或作廢文件，必須作好作廢或失效的標識。
第十章? 附則
第48條本辦法由集團企業(yè)管理中心、行政管理中心負責起草、修訂與解釋與監(jiān)督執(zhí)行。
第49條本辦法經集團高層經營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第50條附件：（1）文件發(fā)放登記表；（2）文件回收登記表；（3）文件更改申請表；（4）文件銷毀審批表。
第2篇 物業(yè)卡管理辦法作業(yè)指導文件
物業(yè)作業(yè)指導文件:ic卡管理辦法1.目的規(guī)范對ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2. 范圍適用各管理處ic卡的工作管理3.定義無4.職責部門/崗位工作職責管理處經理負責對ic卡的發(fā)放工作的全面監(jiān)督和檢查管理處指定人員/崗位負責ic的日常辦理和授權、變更、回收等工作的具體操作安全部負責核對顧客的ic卡使用情況
5.方法及過程控制
5.1.ic卡的發(fā)放控制
5.1.1管理處經理負責對ic卡發(fā)放管理工作進行監(jiān)督、審批。
5.1.2管理處指定專人負責ic卡的授權發(fā)放管理工作,負責申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。
每季度對ic卡進行統(tǒng)計整理,填寫《ic卡季度整理表》,對異常情況進行核查處理,負責對電腦管理權限密碼每季度進行更改。
5.2 ic卡的登記發(fā)放
5.2.1 業(yè)主申請領卡須出示有關證件及購房合同,ic卡發(fā)放人員根據(jù)證件及購房合同,進行發(fā)卡、授權,并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》上進行登記。
5.2.2 公司或相關工作人員如需申請領卡,需經理或經理授權人審批簽名,發(fā)放人員進行ic卡的發(fā)放授權,并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》進行登記。
5.2.3 ic卡持有人如需對卡的授權內容進行變更,須持有相關證件,由發(fā)卡人員予以變更,并登記。
5.2.4 業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應分開登記。
5.3 ic卡的掛失、解掛
5.3.1 持卡人掛失/解掛ic卡時,須出示本人身份證,經ic卡發(fā)放人核對無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。
5.4 ic卡的更換、退還
5.4.1持卡人在保修期內ic卡自然損壞,憑舊卡可在管理處換取新卡,發(fā)卡人回收舊卡并登記。
5.4.2持卡人因人為造成ic卡損壞,如打孔、折疊、機洗等只能重新申請領卡,不能更換。
5.4.3公司贈送的ic卡辦理退還相關手續(xù)時不能退還押金。
5.4.4車主不再承租車位后,管理處應及時知會發(fā)卡人員,取消其車場授權,并經車主確認后方可辦理解除手續(xù),同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.5 ic卡的注銷
5.5.1如業(yè)主產權發(fā)生變更,管理處應及時通知發(fā)卡人員,對其ic卡進行注銷,并通知原業(yè)主。
5.5.2如果工作人員持有的ic卡存在不合理使用或丟失,發(fā)卡人應立即予以掛失或收回ic卡并賠償損失,同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.6 ic卡的授權期限規(guī)定業(yè)主及家庭成員(管理處業(yè)主資料中有登記的)的門禁系統(tǒng)ic卡授權期限一般為十年;
車輛ic卡的授權期限根據(jù)業(yè)主租用車位的期限進行授權。
其他人員ic卡授權期限一般為一年,最長不得超過兩年。
5.7工作人員ic卡的回收工作人員調離或離職,由人事管理員協(xié)助授權人收回ic卡,登記在《ic 卡發(fā)放/異常情況登記表》。
6. 支持性文件無7.質量記錄表格tjwy7.
5.1-a01-03-f1《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》tjwy7.
5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》tjwy7.
5.1-a01-03-f 3. 《機動車ic卡辦理通知單》
第3篇 交工技術文件管理辦法
1范圍
本標準規(guī)定了交工技術文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。
本標準適用于工程項目交工技術文件的管理。
2總則
為明確交工技術文件形成的過程及各相關環(huán)節(jié)之間的關系,特制定本標準。
3 規(guī)范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技術資料標準》
煉油化工建設項目(工程)交工技術文件
《建筑安裝工程質量檢驗評定標準》
《工業(yè)安裝工程質量檢驗評定標準》
4術語和定義
本標準采用了下列術語:
4.1交工技術文件
交工技術文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預試車完成,移交給建設單位的技術文件。
4.2項目工程:指在一個總體設計或初步設計范圍內,由一個或若干個互相有內在聯(lián)系的單項工程所組成的建設項目。
4.3單項工程:是建設項目的組成部分,具有獨立設計文件,建成后能夠發(fā)揮生產能力或效益的生產裝置(車間)或獨立工程,也可稱為“裝置”。
4.4單位工程:指單項工程中,具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設項目中,“單位工程”與“單元名稱”相對應;在化工項目中與“工號”相對應。
4.5中間交接
中間交接是指單位工程按設計文件所規(guī)定的范圍完成,并經管道系統(tǒng)和設備的內部處理,電氣和儀表調試及單機試車合格后,與建設單位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后,施工單位和建設單位按規(guī)定內容所做的交接。
5管理內容與要求
5.1 交工技術文件的管理流程(見附圖)
5.2 交工技術文件的策劃
5.2.1 明確交工技術文件的執(zhí)行標準。由公司市場開發(fā)部在與建設單位簽定的工程承包合同中規(guī)定。當建設單位無明確表示時,應在合同中規(guī)定“交工技術文件按工程總承包單位的規(guī)定執(zhí)行”。
5.2.2劃分工程項目的單位工程,規(guī)定施工單位,統(tǒng)一編號。該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎上,以文件形式下發(fā)給施工單位及有關部門,在工程開工后兩個月以內完成。
5.2.3 下達立卷分冊的要求。 根據(jù)單位工程的劃分,在征得建設單位同意的基礎上,項目部負責立卷分冊,正式打印下發(fā)。
5.2.4 確定交工技術文件模式。根據(jù)合同規(guī)定,項目部從交工技術文件模式中選定本工程應用的交工技術文件標準,以文件形式下發(fā)。
5.3 工程技術文件的形成和同步積累
5.3.1 施工單位技術人員是交工資料形成的直接責任人,對交工基礎資料的形成和同步積累負直接責任。
5.3.2 項目部工號技術負責人是交工技術文件的主要負責人員,對交工技術文件的形成和同步積累負主要責任。
5.3.3 項目部施工經理是交工技術文件工作的直接領導者和組織者,對交工技術文件工作負全責。
5.3.4 施工單位技術人員將分項工程質量自檢記錄做為技術交底的一部分下達施工班組和其它責任人員,他們按照各自的要求分別實施和簽證,完成后返回工號技術負責人。工號技術負責人進行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項目部工號技術負責人。
5.3.5 設計變更和技術簽證(技術聯(lián)系單)由資料員領回建帳,發(fā)放到項目部工號技術負責人實施并下達到施工單位執(zhí)行,同時收集作為交工技術文件。
5.3.6 材料、零部件質量證明書由材料供應部門設專人管理,在材料進入施工現(xiàn)場的同時,向技術人員提供合格的足夠數(shù)量的證件。本工程專用的材料、零部件,合格證原件應交項目部工號技術負責人放入交工技術文件正本,供應部門留復印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應部門,復印件交工,但復印件要標明原件在何處,并加蓋經手人印章和抄件專用章。
5.3.7 設備和備品配件質量證明書由設備工程師提供,合格證原件放入交工技術文件正本。
5.3.8 交工技術文件隨著工程進度逐步形成,資料必須與工程同步,各級簽證應在施工項目完成后隨即進行。工號技術負責人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時性。
5.3.9 分部分項工程質量檢驗評定完成后,由工號技術負責人存查或并入交工技術文件。單位工程質量評定經上級主管部門核定后,由項目部質檢工程師將工程質量評定表等送交交工技術文件相關卷冊的組卷責任人整理成冊。
5.3.10 竣工圖由項目部組織編制,必須做到齊全準確。竣工圖要做到與設計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”,同時填寫竣工圖編制記錄。
5.4 交工技術文件的整理
5.4.1 項目部工號技術負責人負責交工技術文件的整理工作,凡屬交工技術文件范疇的各種資料,均由各有關部門和責任人員交工號技術負責人整理。
5.4.2 為使技術文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項技術文件都要分門別類整理保管,每類宜分別填寫文件目錄,每加入一份,隨時將其名稱填在目錄中。
5.4.3 交工技術文件的順序由公司技術質量部在交工技術文件的組成模式中加以規(guī)定。
5.5 質量經理
5.5.1 項目部質量經理組織本工程項目交工技術文件的審查工作,對交工技術文件的質量負責。
5.5.2 交工技術文件的最終審查,在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項目經理統(tǒng)一組織終審。
5.6 交工技術文件的送審和交接簽證
5.6.1 交工技術文件經終審后,由項目部邀請建設單位和質量監(jiān)督站進行予審。
5.6.2 予審提出的問題由項目部整改,整改完成后項目部提出整改報告給建設單位、檢查部門。
5.6.3 交工技術文件審查通過后,按規(guī)定進行正式裝訂。
5.6.4 裝訂結束后,項目部將交工技術文件正式移交給建設單位驗收簽證。
5.7 對于外包工程,根據(jù)“誰分包,誰負責”的原則,由發(fā)包的單位全權負責交工技術文件工作。
5.8 交工技術文件的歸檔
項目部負責交工技術文件的外部簽證工作。簽證完成后,項目部負責將交工技術文件副本送公司檔案室存檔。
6 本標準產生的質量記錄
a. 交工技術文件;
b. 存查資料;
c. 交工技術文件立卷分冊目錄;
c. 竣工圖編制記錄;
d. 交工技術文件最終審查簽證表;
e. 科技檔案移交清冊。
7 附錄
a. 交工技術文件立卷分冊目錄;
b. 竣工圖編制記錄;
c. 交工技術文件最終審查簽證表;
第4篇 萬科地產項目文件管理辦法
vk地產項目文件管理辦法
1.項目經理部文件按照下列分類方式進行存檔整理:
第一冊:公司管理規(guī)范
工程管理規(guī)范一套
工程管理指導書
第二冊:施工合同
第三冊:物資合同
第四冊:公司來文
第五冊:政府來文
第六冊:施工單位來文
第七冊:監(jiān)理公司來文
監(jiān)理合同
監(jiān)理人員登記表及資格證書
監(jiān)理規(guī)劃
監(jiān)理細則
監(jiān)理例會紀要
監(jiān)理月報及審核意見
其他來文
第八冊:施工組織設計
施工方案
第九冊:設計變更
建筑設計變更及圖紙會審紀要
結構設計變更
水電設計變更
第十冊:工程簽證
第十一冊:限價單/零星工程
第十二冊:計劃管理
項目發(fā)展計劃(營銷部門編制)
總進度控制計劃及評審記錄
施工圖紙交付計劃
分判商進場計劃
樣板確認計劃
甲供材料進場計劃
資金使用計劃
總進度計劃(施工單位)
月計劃(施工單位)
周計劃(施工單位)
第十三冊:工程質量記錄
第十四冊:材料設備管理
樣板登記一覽表
收(調)料單
設備調試驗收記錄
第十五冊:交工前樓宇檢查記錄
第十六冊:項目經理部發(fā)文
報公司文件
發(fā)公司有關部門協(xié)辦單
發(fā)總包、分包、監(jiān)理
報政府文件
其他發(fā)文
第十七冊:進度款支付
工程進度款審批單
物資進度款審批單
扣款通知單
獎/罰款通知單
第十八冊:會議紀要
公司每月工程例會紀要
公司現(xiàn)場工作協(xié)調會紀要
甲方召集專題會議紀要
項目經理部內部會議紀要
第十九冊:工程交工資料(甲方)
甲方交工資料目錄(檔案館編制)
各種甲方交工資料
如:開竣工報告
中間驗收資料
工程報建資料
第二十冊:驗收報告
材料進場驗收報告
工程驗收報告(不需政府參與的驗收)
履約評定表
2.項目經理部收文嚴格按照公司的有關規(guī)定執(zhí)行,項目秘書收文后轉交項目經理助理,由經理助理判斷執(zhí)行及傳閱人員,傳閱后須在傳閱文件上簽字并交項目秘書存檔;
3.項目經理部發(fā)文需按照發(fā)文格式擬稿,由項目秘書統(tǒng)一編號并存檔。
4.項目經理部印章由項目秘書統(tǒng)一管理,使用印章必須登記。印章形式見《項目經理部印章》
第5篇 物業(yè)危險品管理辦法作業(yè)指導文件
物業(yè)公司作業(yè)指導文件
危險品管理辦法
1.目的
加強管理區(qū)域內危險品的管理。
2.范圍
適用于公司各管理處對危險品的管理
3.定義
危險品是指對人身、自然環(huán)境和財產有直接危害的物品,具有易燃、自燃、易爆、毒害、腐蝕、放射性等危險性質。
4.職責
部門/崗位工作職責
管理處經理是各部門危險品管理的第一責任人,負責對本管理處的危險品管理工作進行監(jiān)督檢查
主管(辦)負責危險品管理工作的具體落實
危險品管理員負責危險品管理的具體操作
5.方法及過程控制定:
5.1易燃易爆品:天那水、柴油、汽油、酒精、油漆、液化氣罐等。
帶毒性藥物:敵敵畏、農藥等。
5.2管理處應根據(jù)部門的實際情況列出具體的危險品清單進行控制。
5.2.1危險品的采購需由部門經理指定專人進行。參見《采購管理程序》。
5.2.2對于沒有設定供應商的危險品,采購需遵照國家相關規(guī)定購買。
5.3危險品的運輸、搬運
5.3.1對轄區(qū)內使用的危險品由安全員監(jiān)督搬運、存放和使用,并記錄在《安全部巡視記錄表》中。
5.3.2 對外包方使用的危險品原則上要求其每天使用后帶離轄區(qū),不允許其存放在轄區(qū)內。
5.3.3對業(yè)主裝修使用的危險品,要求其妥善保管,具體執(zhí)行《裝修現(xiàn)場監(jiān)控辦法》。
5.3.4公司工程施工涉及使用危險品時,應嚴格按相關作業(yè)指導書施工。
5.3.5對現(xiàn)階段節(jié)日業(yè)主有燃放煙花、炮竹的習俗,安全部應劃定區(qū)域,要求業(yè)主指定地點燃放,當法規(guī)、法令明確規(guī)定禁止燃放煙花、炮竹時,按法規(guī)、法令執(zhí)行。
5.3.6輕拿輕放,防止碰擊、拖拉和傾倒。
5.3.7碰撞、互相接觸容易引起燃燒、爆炸或造成其它危險的危險品,以及化學性質或防護滅火方法互相抵觸的危險品,不得混合裝運。
5.3.8遇熱、遇潮容易引起燃燒、爆炸或產生有毒氣體的化學危險物品,在裝運時應當采取隔熱防潮設施。
5.4危險品的儲存、保管
5.4.1危險品應與其它物品隔離分開、分類、分項進行保管,對有居毒的危險物品,必須用帶鎖柜放置并上鎖,有條件時應設立單獨的危險倉庫,鑰匙由專人保管。
5.4.2存放危險品的地點應符合有關的安全規(guī)定,并根據(jù)物品的種類性質,設置相應的通風。防爆、泄壓、防火、防雷、防曬、報警、滅火等安全措施,確保危險品的存放。
5.4.3危險品入庫前,必須進行檢查登記,入庫后應定期檢查。
5.4.4危險品的領用必須嚴格由專人負責,倉管員需妥善保管好鑰匙。避免危險品的丟失。
5.4.5部門可根據(jù)本部門實際情況制定相應的危險品儲存、保管細則。
5.4.6對服務供方存放在部門內范圍內的危險品也應參照上述規(guī)定進行。
5.5危險品的使用
5.5.1危險品的使用者要有相關的專業(yè)操作技能,資質證明。
5.5.2使用危險品時必須有安全防護措施和用具。如用有毒性或腐蝕性的藥物時必須戴上防護手套。對有揮發(fā)性的藥品還應戴上口罩。使用完后及時用肥皂洗手。
5.5.3盛裝危險品的容器,在使用前后,必須進行檢查,消除隱患,防止火災,爆炸、中毒等事故發(fā)生。
5.5.4銷毀處理有燃燒、爆炸、中毒和其它危險的廢棄危險品。應當采取安全措施,并應按環(huán)境保護的規(guī)定進行處理。
5.6外來危險品的管理
5.6.1出入口值班員需對出入人員嚴格檢查,對外來危險品進行嚴格把關。
5.6.2如發(fā)現(xiàn)有攜帶危險品進入管理區(qū)域需問清原因,視情況進行制止或報部門指派專人監(jiān)控。
5.6.3每日巡視人員要認真巡視及檢查,一旦發(fā)現(xiàn)不安全隱患要立即向主管部門匯報。
5.6.4 如危險品發(fā)生事故要立即通知上級主管及相關部門,由主管著情況而定是否請求外援協(xié)助。
6.支持性文件
無
7.質量記錄表格
無
第6篇 物業(yè)質量體系文件-出入口管理辦法
物業(yè)管理有限公司質量管理體系文件
--出入口管理辦法
1.目的
對小區(qū)(大廈)出入口進行有效控制,維護管理服務區(qū)域的正常秩序。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
職務/崗位工作內容
部門負責人負責出入口安全管理工作的全面指導、監(jiān)督和檢查。
安全主管/主辦負責出入口安全工作的具體組織、落實、培訓考核。
安全班長負責出入口安全工作的巡查及監(jiān)督。
安全管理員負責出入口安全工作的具體實施。
4.方法和過程控制
4.1 對普通來訪人員的管理
4.1.1 各管理處根據(jù)各自物業(yè)的特點,在確保管理服務區(qū)域安全的情況下,可選擇以下對普通來訪人員的管理辦法:
a.凡進入封閉或半封閉式管理服務區(qū)域的來訪者,必須問明其來意,并與業(yè)主(用戶)取得聯(lián)系,經業(yè)主(用戶)同意,并在《來訪人員情況登記表》上登記后方可讓其進入。離開時,封閉式管理服務區(qū)域需登記離去時間,半封閉式管理服務區(qū)域可根據(jù)情況不做記錄。
b.對開放式管理的管理服務區(qū)域的來訪者,可不登記,但安全員及控制中心必須密切注意其行為,對行跡可疑的人員,安全員要及時采取妥善的方法進行盤問、控制,確保轄區(qū)安全。
4.1.2 禁止所有推銷、收廢品、發(fā)廣告及無明確探訪對象的外來人員進入管理服務區(qū)域。制止任何人員攜帶易燃、易爆、劇毒等危險品進入管理服務區(qū)域。
4.1.3如來訪人員在業(yè)主(用戶)家超時停留,出入口崗或中心應通知相關崗位核實情況,如發(fā)生異常情況及時按《突發(fā)事件處理程序》處理。
4.1.4 管理服務區(qū)域內的所有設施、游樂場地,只為住戶開放,安全員應禁止外來人員使用,避免其損壞公共設施,破壞衛(wèi)生環(huán)境。
4.1.5安全員對來訪人員進行合理有效的管理,在管理中發(fā)生爭執(zhí)或沖突,應及時通知中心或上級協(xié)調解決,同時注意保護現(xiàn)場。
4.2 執(zhí)行公務人員的管理
4.2.1 執(zhí)行公務的執(zhí)法人員因公進入管理服務區(qū)域,相應崗位的安全員應請其出示證件,予以登記,并立即通知管理處負責人,負責人接獲此信息后立即致電對方單位核實身份,同時安排人員陪同前往。
4.2.2 執(zhí)行公務人員對管理服務區(qū)域業(yè)主房屋進行搜查應請其出示執(zhí)行部門開具的搜查證,需要查扣業(yè)主物品的應請其列出清單雙方簽字確認。
4.2.3 外地執(zhí)法人員進入管理服務區(qū)域,除上述內容外,還必須有本市執(zhí)法部門陪同及本地相應部門的證明,并需登記陪同人員的證件,予以核實后方可放行。
4.2.4 執(zhí)行公務的其它部門的國家公務員進入管理服務區(qū)域也須登記,并了解公干的目的,由管理處安排人員陪同前往。
4.2.5執(zhí)行公務人員因公務保密或其他特殊原因不能明示公干目的時,當值安全員必須及時聯(lián)系部門經理,由部門經理或其指定授權人視具體情況處理。
4.3 物資放行的管理
4.3.1物資搬運時,須到管理處或授權部門辦理申請手續(xù),申請人需按要求填寫《物資搬運放行條》,寫明物資名稱、數(shù)量和本人資料。若非物主本人辦理,需物主提供書面委托書或物主電話委托,由搬運人在《物資搬運放行條》上簽名,經手人員除查驗申辦人的身份證外,還須與物主本人聯(lián)系確認。在裝修入伙期間,屬施工方工具材料的可由裝修負責人或申辦人員辦理,經手人員須查驗身份證及臨時出入證或業(yè)主委托書。
4.3.2經手人還須與管理處出納員核對,追收尚未交納的各項費用并簽字認可;出納不當班或外出時,應將尚未交納費用的住戶及其費用清單交管理處或中心值班人員,由委托人(主辦以上人員)簽字認可,手續(xù)完善后方可放行。
4.3.3 由安全員核實所搬貨物與申請內容是否相符。安全員負責記錄、核對搬運車輛的牌號、司機身份證號或駕駛證號、姓名、單位或住址等并請其簽字,手續(xù)完善后予以放行。
4.4 施工人員的管理
4.4.1 所有施工人員憑管理處簽發(fā)的《人員臨時出入卡》進出管理服務區(qū)域。
4.4.2 安全員在檢查《人員臨時出入卡》時應核對房號、相片、施工人員姓名、證件有效期及管理處公章。
4.4.3 若出入證丟失或過期,施工人員應到管理處補辦證件或延期后方可進入施工現(xiàn)場。
4.4.4 所有施工裝修人員必須嚴格按照《裝修管理責任書》的內容進行操作。如有違章,安全員有權進行制止或停水停電,需延時加班的裝修須經管理處同意后方可進行。
4.4.5管理服務區(qū)域內政府配套公共設備設施施工,施工人員應在管理處辦理相應手續(xù),經部門經理或相關專業(yè)人員同意后方可施工。
4.4.6服務供方人員進入管理服務區(qū)域,需穿制服、佩帶工作證方可進入。
4.5 公司內部人員的管理
4.5.1 公司員工憑工牌進入管理服務區(qū)域,應自覺服從安全員的治安管理,身份核實后,可不作登記。
4.5.2公司員工在管理服務區(qū)域內各項活動要嚴格遵守各項規(guī)章制度,使用指定的員工通道和專用電梯。
4.6 參觀人員的管理
4.6.1 所有的參觀人員必須經管理處同意后方可進入,同時管理處須派人陪同。
4.6.2 引導進入管理服務區(qū)域的參觀人員注重禮儀,愛護環(huán)境,愛護公物。
4.6.3 勸止參觀人員在管理服務區(qū)域內的高聲談論,引導其自覺遵守公共秩序。
4.6.4 請參觀人員在指定范圍內活動,按指定路線行走,未經允許應阻止攝像和照相。
4.7 特殊來訪人員的管理
4.7.1 認真、細致、全面的做好接待工作。
4.7.2 各崗位安全員統(tǒng)一佩帶白手套,來訪者經過崗位時致軍禮。
4.7.3 注重儀容儀表,禮節(jié)禮貌,保持良好的軍人姿態(tài)。
4.8 對推銷、發(fā)廣告人員的管理
4.8.1 凡推銷人員、廣告人員進入管理服務區(qū)域必須事先與顧客有約,并進行登記后方可進入。
4.8.2可從尊重顧客的角度,采取跟蹤、尾隨的方法,觀察其行為,如有違規(guī),立即進行糾正或勸其離開管理服務區(qū)域。
4.8.3 對推銷、廣告人員,懷疑其具有違法嫌疑時,可對其身份進行驗證或向對方單位進行證實,如沒有合法身份,可交派出所處理。
4.8.4 對每一位外來人員都應友善、禮貌的對待,盡量避免發(fā)生糾紛與沖突,若出現(xiàn)處理不了的情況,應立
即請班長或主管進行協(xié)助調解,把糾紛控制在可處理范圍。
5.質量記錄和表格
gzwy7.5.1-a01-02-f1《物資搬運放行條》
gzwy7.5.1-a01-02-f2 《來訪人員情況登記表》
gzwy7.5.1-a01-02-f3 《人員臨時出入卡》
第7篇 某學院后勤管理處文件資料管理辦法
技術學院后勤管理處文件資料管理辦法
為使后管處及各科室資料管理更規(guī)范化、制度化,確保歸檔材料完整、準確、系統(tǒng),更好地為后勤管理工作服務,根據(jù)學院檔案管理部門的規(guī)定,結合我處實際情況,特制定本辦法。
后管處資料管理工作實行二級管理體系,“一級管理”是指處室檔案資料的綜合管理,“二級管理”是指科室在工作過程中形成的各類文件資料的管理。
一、“一級管理”和“二級管理”的文件資料:
“一級管理”的資料主要包括:
1、上級機關、學院、相關部門的發(fā)文以及后管處的行文,后管處的工作計劃、工作總結、招標文件、合同協(xié)議、會議紀要、申請報告等文件;
2、后管處組織的各項活動中形成的文件;
3、各科室定期收集交處室歸檔的資料;
4、新校區(qū)建設資料;
5、后管處在其他工作中形成的文件資料,如后勤黨支部工作、節(jié)能工作、安全工作、廉政建設工作、固定資產管理工作等;
“二級管理”的資料主要包括:
1、綜合科主要包括:①綜合科的工作職責、工作制度、會議紀要、聯(lián)系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②愛衛(wèi)會的工作臺賬;③物管餐飲商務監(jiān)管考評的工作臺賬;④綠化方面資料;⑤單身教工宿舍的管理及水、電、氣的計量資料;⑥教職工購房補貼資料等等。
2、基建科主要包括:①基建科的工作職責、工作制度、會議紀要、聯(lián)系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②基建零星項目的全套過程資料;③設備、管線維修監(jiān)管考評臺賬等等。
3、衛(wèi)生所主要包括:①衛(wèi)生所的工作職責、工作制度、會議紀要、審批單、申請報告;②門診臺賬;③藥品采購審批表、藥庫管理臺賬;④醫(yī)保管理臺賬;⑤學生教職工體檢、預防接種資料;⑥計劃生育、獨生子女、婦幼保健、兒童統(tǒng)籌、健康教育等工作臺賬等等。
二、文件資料分類:(除處室行文外)
a類文件資料包括:向上級部門申報的相關資料,如申請報告、審批表;
b類文件資料包括:與學院相關部門之間的各類工作聯(lián)系;
c類文件資料包括:處室或科室內部使用管理文件,如工作職責、工作制度、各項臺賬記錄;
三、文件資料管理的具體工作:
主要包括:文件的起草、編號、審批、收集分類、移交歸檔、查閱借用等方面。
1、文件的起草:各科室的各類文件,均應按統(tǒng)一格式起草。
2、文件的登記:按不同的文件類型編制目錄及時登記。
3、文件的編號:后管-科名(處、綜、衛(wèi)、基)-類別(a、b、c)-年份(06)-序號。
4、文件的審批:需相關部門、院領導審閱的文件(招標書、合同協(xié)議等),必須在首頁上《審閱記錄》,以便記錄審閱意見。
5、文件的收集、分類:主要包括部門內和部門外的兩大文件的收集工作,其中內部文件主要包括七大類:①合同協(xié)議;②會議紀要;③工作聯(lián)系單(簽證單、驗收單、整改通知單);④申請報告;⑤招投標;⑥工作計劃、工作總結;⑦工作臺賬;外部文件主要包括:相關部門傳遞讀閱文件等。
6、文件的移交、歸檔:主要是指各科室收集匯總的文件移交處室統(tǒng)一保管,即二級管理轉交給一級管理,歸檔的文件必須是辦理完畢和結案的文件材料,盡可能提供文件材料與相應的電子文件一并歸檔。每年度分6月底和12月底兩次集中歸檔資料,如有特殊情況,雙方當事人可協(xié)商另定時間移交檔案,歸檔資料中若有文件需經常調用查閱,則部門應自行復印一份留用備查。資料移交驗收合格后,完成《資料移交清單》的填寫、簽字工作,移交清單一式2份,一份交移交人,一份由接受人自存。
7、文件的查閱、借用:文件資料的查閱、借用須辦理登記手續(xù),比較重要的文件資料應經領導批準,且復印留底,防止丟失。
第8篇 物業(yè)招投標管理辦法作業(yè)指導文件
物業(yè)作業(yè)指導文件:招投標管理辦法
1.目的
規(guī)范服務及工程項目招投標工作。
2.范圍
適用于公司內所有合同金額在$2萬元-$5萬元之間的物業(yè)招標工作,本辦法管理范圍包括:新建土建項目、新購置設備項目、技術改造與更新項目、房屋維修工程(翻修工程、大修工程、中修工程、小修工程、綜合維修工程)、裝修項目、維保工程(電梯、有線電視、安防系統(tǒng)、車閘、清潔、綠化、消殺等)、工服制作、新增服務項目等。超出權限規(guī)定及由管理處自行完成的工作不在本招投標管理辦法范圍內。
3.職責
部門/崗位地產出資職責物業(yè)出資職責
品質管理部受委托項目的招投標工作的協(xié)調配合組織2萬元以上5萬元以下招投標工作
財務管理部
標底的測算、費用審算工作參與2萬元以上5萬元以下的招投標工作
地產工程管理部組織50,000元以上招投標工作必要時參與工程監(jiān)督及竣工驗收
申報部門受委托負責10,000-50,000元以內招投標工作及具體工程實施參與2萬元以上5萬元以下的招投標工作;與施工單位擬制施工協(xié)議
4.方法和過程控制
4.1總則
4.1.1公司成立招標工作小組,其組成人員包括:招標申請部門經理及專業(yè)負責人、品質管理部代表、財務管理部代表、法務人員、地產相關部門人員(與地產相關項目)、分管領導、總經理。定標時由招標工作小組集體決策。
4.1.2招標權限界定
4.1.2.1招標預算總額在二萬元以下,由提出招標申請的部門負責施工單位選擇,可以不進行招投標,但管理處需進行三家性價比對程序后選擇承包商;
4.1.2.2招標預算總額在二萬元以上,五萬元以下由物業(yè)公司招投標小組負責通過招投標選擇施工單位
4.1.2.3招標預算總額在五萬元以上,由提出施工的管理處為主,品質管理部輔助組織相關資料后,交由地產工程管理部組織進行招投標選擇施工單位。
4.1.3招標應采用公開招標或邀請招標的方式,但無論采取何種方式,都必須有三家以上的投標單位參與競標。
4.1.4整個招標過程必須保持透明度,各部門積極配合、全面溝通、信息共享,杜絕暗箱操作。
4.1.5做好保密工作,任何人均不得泄露標底、投標文件、評標、定標等內容,以保證招標的公正性與效果。
4.2 招標項目的確定
4.2.1各部門根據(jù)工作需要,或是按照公司、地產公司、業(yè)委會等部門的要求,確定擬招標項目。
4.3 地產出資工程招標權限界定
4.3.1由管理處以書面形式(或郵件)向地產工程管理部提交申請報告,報告應詳列原因、工程規(guī)模、費用預算等,經地產工程管理部或地產相關領導審批同意后方可進行下一步工作。
a.造價在2000元以下的工程,由地產相關部門確認審算工程,可以不進行招投標,管理處按公司采購管理程序選擇承包商。
b.造價在2000-50,000元以內的工程,經地產委托認可,相關管理處申請招投標工作,品質管理部負責組織招投標工作,地產相關部門參與定標,報地產領導審批。
c.造價在50,000元以上的工程,由地產公司組織招投標。物業(yè)公司負責提供相關招標資料。
4.4招標工作程序
4.4.1招標文件
4.4.1.1制定招標計劃、編制招標文件,提出招標申請的部門/管理處,提出詳細的招標項目、時間計劃、技術交底、達到的相關標準、配合等要求,符合招標審算權限的將招標申請和以上資料合并提出審批,超出招標審算權限的由招投標小組協(xié)助管理處提請地產工程管理部進行招投標。自審批結束5日內由招投標小組主持編制招標文件并核定標底,以及審查修改標書中的經濟條款,招標文件編制完成后進行審批;
4.4.1.2招標文件內容:招標文件應包括正文和附件,正文包括:投標承諾書、招標內容、招標范圍、項目簡介、工期、質量要求、工程造價要求、安全防護責任、投標須知、投標截止日期、開標時間和地點、評標辦法、違約責任、投標押金 、相關規(guī)范、投標文件格式、特別約定等,附件包括:相關圖紙、擬簽標準合同(明確我方要求的全部內容)等
4.4.1.3各類招標文件、記錄由品質管理部制定示范文本,作為公司該類招標的標準范本。
4.4.2招標信息發(fā)布及投標邀請
4.4.2.1公開招標的項目可以在當?shù)刂饕獔蠹?、網站或建設交易服務中心發(fā)布招標信息,并按政府有關部門規(guī)定辦理手續(xù)。
4.4.2.2實行邀請招標,由招標申請部門、品質管理部從公司《合格服務供方一覽表》中選擇所需數(shù)量的投標單位進行邀請招標。
4.4.2.3如《合格服務供方一覽表》沒有合適的投標單位或數(shù)量不夠,應由相關部門推薦,再組織進行考察,考察合格后方可選為投標方,并納入《合格服務供方一覽表》。
4.4.3 發(fā)標
4.4.3.1招標文件的發(fā)放、答疑及現(xiàn)場勘察由品質管理部組織,招標申請部門、財務管理部、法務人員參與。
4.4.3.2公開招標的項目,要按照合格承包商標準和項目要求對投標單位進行審查,審查合格的投標單位方可發(fā)放招標文件。
4.4.3.3招標現(xiàn)場答疑由招標申請部門負責做好記錄工作,該記錄將作為招標文件的附件一并發(fā)給投標單位。
4.4.4開標
4.4.4.1招標文件應規(guī)定:投標單位應在規(guī)定日期之前將投標文件送交品質管理部,投標截止日期之后,原則上不再接受任何投標文件。
4.4.4.2標書必須密封加蓋公章,開標前任何人不得擅自打開標書。
4.4.4.3品質管理部主持開標工作,開標工作應集體在場,現(xiàn)場拆封,該過程和內容由招標申請部門作好記錄并填寫《開標記錄表》,參加開標的全體人員簽字確認。
4.4.5 評標和定標
4.4.5.1開標后,招標小組成員對各投標書內容進行分析評比(與投標單位有利害關系的人員不得參與評標)
4.4.5.2 評標人應客觀、公正地履行職務,對自己提出的評審意見承擔個人責任。
4.4.5.3 評標應以滿足招標文件要求為依據(jù)。定標原則為:
a.能滿足招標文件的實質性要求,并經評審其投標價格是合理低價。
b.同等條件下,原來與公司有過良好合作關系的投標方優(yōu)先中標。
4.4.5
.4 下列情況須重新招標:
a.發(fā)現(xiàn)投標單位相互串通投標。
b.投標單位以他人名義投標或以其他方式弄虛作假,騙取中標。
c.投標單位以向招標工作小組成員行賄的手段謀取中標。
d.開標后,發(fā)現(xiàn)所有投標皆不滿意(如各標價均高出標底價,不在合理報價范圍之內)。
4.4.5.5 整個評標定標過程須作好記錄,全體參加評標人員簽字確認。
4.4.5.6 確定中標單位后3天內,品質管理部向中標單位發(fā)出中標通知函,并將中標結果以書面形式通知其他投標單位。
4.4.6 簽訂合同
4.4.6.1由招標申請部門參照合同范本擬定合同,按權限報公司相關部門審批,必要時由地產成本管理部和法律組審核合同條款,合同擬定完畢,約中標單位對其內容和條款進行確認后簽訂正式合同。
4.4.6.2 中標單位投標文件應做為合同附件隨合同存檔,其它投標單位資料品質管理部歸檔保存
4.4.7 招標文件管理
4.4.7.1所有招標文件統(tǒng)一編號,編號形式為'v-**-**&&','v'表示'**','**'表示項目簡稱,'**'表示年號,'&&'表示序號。
例如
城花:v-ch-0501 都花:v-dh-0505
新城:v-*c-0508 世貿:v-sm-0512
5.質量記錄表格
tjzzwy7.4-z01-02-f1 《開標記錄表》
tjzzwy7.4-z01-02-f2 《開標評審表》
tjzzwy7.4-z01-02-f3 《開標成果審批表》
第9篇 某有限公司文件管理辦法
第一章總則
第一條為加強公司文件的管理工作，建立和完善公司文件體系，使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化，執(zhí)行管理規(guī)范化，督促檢查常態(tài)化，實現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運轉，從而不斷優(yōu)化管理流程，提高工作效率，促進依法治企，結合公司經營管理實際，特制定本辦法。
第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫的基本要求，明確了文件的工作計劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。
第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關部門依據(jù)國家有關法律、法規(guī)和上級有關規(guī)定，結合自身實際情況制定的規(guī)范公司生產、經營、管理的規(guī)范性文件，文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標準”、“實施細則”、“實施意見”等。
第四條公司所屬各部門干部員工必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本辦法，確保文件管理工作順利有效開展。
第二章職責與分類
第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門，主要負責公司文件管理辦法的制訂與完善，建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設計劃、組織文件草案審核與發(fā)布，開展文件管理調研，定期對文件執(zhí)行情況進行匯總評估并提出改進建議。
第七條各部門負責各自職責范圍內的文件的制定，按要求上報年度文件建設計劃，及時做好文件宣貫和執(zhí)行過程中的解釋與指導，確保業(yè)務管理文件健全規(guī)范，流程清晰順暢，并匯同文件管理部門和執(zhí)行督查部門做好業(yè)務文件的執(zhí)行督查與評估工作。
第八條各部門應切實做好文件的貫徹落實工作，及時將文件傳達給本單位員工，并將文件執(zhí)行意見或文件建設建議反饋給文件制訂與管理部門，配合做好文件建設與管理工作。同時，應結合本單位實際，建立內部文件管理體系，定期對內部文件進行梳理，在此基礎上，提出文件建設計劃，制定相關操作規(guī)章或細則。
第九條公司文件按業(yè)務性質和功能分為組織人事類（包括機構崗位職責、干部人事管理）、行政事務類、生產管理類、營業(yè)服務類、工程建設類、財務經審類、薪酬福利類、物資設備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。
第三章文件建設計劃的制訂
第十條文件建設計劃指新制定或修訂文件的計劃。一般按年實施，必要時可以更長，但不得超過3年。
第十一條各部門根據(jù)公司實際，結合職責管理范圍和已有文件執(zhí)行情況，每年年底前將下一年度的文件建設計劃（建議）交文件管理部門。各基層也應根據(jù)實際，明確本單位文件建設計劃，并交公司文件管理部門備案。
第十二條文件管理部門根據(jù)各部門提出的文件建設（計劃）建議，結合文件執(zhí)行與管理實際需要，擬訂出公司年度文件建設計劃，提交辦公會議討論后實施，并列入各部門考核目標。
第十三條文件建設計劃包括以下內容：
（一）文件名稱；
（二）起草文件的承辦部門、協(xié)辦部門及征求意見單位；
（三）制定文件的目的、依據(jù)；
（四）文件的主要內容；
（五）文件制訂或修訂的進度安排。
第四章文件的起草
第十四條文件草案由其內容所涉及的業(yè)務部門負責起草。對文件內容涉及幾個部門管理職能的，由業(yè)務歸口管理部門牽頭組織有關部門共同擬定。
第十五條為確保文件協(xié)調順暢、規(guī)范可行，起草部門應對其起草項目進行深入調查研究，掌握國家有關法律、政策及公司現(xiàn)狀，并應對其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預測。
第十六條文件草案應包括以下主要內容：
（一）文件制定目的；
（二）文件的適用范圍；
（三）各相關部門應履行的職責；
（四）文件的具體規(guī)范或操作程序；
（五）負責文件解釋的部門；
（六）實施生效日期；
（七）其他事項。
第十七條文件應符合文件制定的技術要求，內容合法，結構嚴謹，文字簡明，標點符號正確。文件一般用條文表達，每條可分為項、目、款，款不編序號，另起自然段；項的序號用中文數(shù)字加括號依次表述；目的序號用阿拉伯數(shù)字依次表述。內容較多的，可以根據(jù)條款涉及內容分章、節(jié)，并按條表述。各類文件編號規(guī)定如下：
質量手冊編號為gh/zl--□□□
程序性文件為gh/xc--□□□
管理性文件為gh/gl--□□□
作業(yè)指導書文件為gh/zy--□□□
外來文件編號為wl--□□□,外來參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號。
第十八條文件中職責劃分應該明確，盡可能減少職能交叉。為便于操作，新訂或修訂文件時應盡可能附操作流程圖，操作流程應清晰易懂。
第十九條文件在起草過程中，應當廣泛聽取有關領導和部門的意見，對涉及職工利益的應當聽取職工代表的意見。意見不一致時，要進行協(xié)商完善。文件草案意見征詢，一般由文件起草部門負責落實。
第五章文件的審核與發(fā)布
第二十條文件在意見征詢完善后，應送文件管理部門審核，必要時文件管理部門應組織相關專業(yè)人員或提請企業(yè)法律顧問論證，對內容有爭議的應退回原起草部門進一步修改完善。審核的內容主要包括：
（一）是否征求相關部門、單位和管理服務對象的意見；
（二）是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調、銜接；有無沖突、重復；
（三）文件草案體例結構、條款、文字等是否符合文件的要求；
（四）是否切合企業(yè)實際和體現(xiàn)權責利對等原則；
（五）邏輯是否嚴密，流程是否順暢，是否具備可操作性；
（六）其他要審核事項。
第二十二條為提高文件的嚴肅性，根據(jù)有關法規(guī)、制度的要求，以及公司職責分工的規(guī)定，各類文件一律由公司董事長、經理、副經理簽發(fā)。
第二十三條經簽發(fā)的文件，應注明生效時間，以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時間，并建立發(fā)放與回收記錄。
第六章文件的執(zhí)行督查與評估
第二十五條文件一經發(fā)布,必須嚴格執(zhí)行。文件執(zhí)行應和文件建設一起列入各部門目標考核。具體由文件管理部門、業(yè)務部門與目標考核管理部門共同配合做好。
第二十六條各部門對本單位文件執(zhí)行情況負責。業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務管理范圍對相關文件的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，及時跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進意見。
第二十七條公司文件主管部門定期或不定期組織對各項文件執(zhí)行情況進行抽查，并對抽查結果及時進行反饋。檢查結果與考核掛鉤。
第二十八條文件發(fā)布后,應按年對文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進行評估,為公司文件體系的進一步完善提供依據(jù)。文件評估由文件管理部門結合文件督查執(zhí)行情況，在全面征詢各有關單位意見基礎上完成，并形成評估報告后提交公司領導班子。
第七章文件的修訂與廢止
第二十九條文件修改一般由文件的制定部門根據(jù)文件執(zhí)行實際提出，對文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運營實際不符的，文件管理部門可以提請文件的制定部門進行修改。
第三十條凡涉及責任部門、操作程序、執(zhí)行要求等內容變化，該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行，并由各相關業(yè)務部門負責落實。
第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時，應在文件中注明予以廢止。對因企業(yè)發(fā)展實際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件，文件管理部門應在文件匯編說明中予以明確廢止。
第八章文件的匯編
第三十二條本著統(tǒng)一、精簡、節(jié)約的原則，公司文件匯編由文件管理部門統(tǒng)一負責。各基層單位可根據(jù)實際，對本單位具體操作文件進行梳理匯編。
第三十三條文件匯編一般按一年一小編，五年一大編原則進行。文件管理部門每年一季度，對上年度公布實施文件進行統(tǒng)一分類匯編，印制成冊后下發(fā)。每五年對企業(yè)文件進行一次全面梳理，重新分類匯編下發(fā)。
第10篇 物業(yè)ic卡管理辦法作業(yè)指導文件
物業(yè)作業(yè)指導文件:ic卡管理辦法
1.目的
規(guī)范對ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2.范圍
適用各管理處ic卡的工作管理
3.定義
無
4.職責
部門/崗位工作職責
管理處經理負責對ic卡的發(fā)放工作的全面監(jiān)督和檢查
管理處指定人員/崗位負責ic的日常辦理和授權、變更、回收等工作的具體操作
安全部負責核對顧客的ic卡使用情況
5.方法及過程控制
5.1.ic卡的發(fā)放控制
5.1.1管理處經理負責對ic卡發(fā)放管理工作進行監(jiān)督、審批。
5.1.2管理處指定專人負責ic卡的授權發(fā)放管理工作,負責申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。每季度對ic卡進行統(tǒng)計整理,填寫《ic卡季度整理表》,對異常情況進行核查處理,負責對電腦管理權限密碼每季度進行更改。
5.2 ic卡的登記發(fā)放
5.2.1業(yè)主申請領卡須出示有關證件及購房合同,ic卡發(fā)放人員根據(jù)證件及購房合同,進行發(fā)卡、授權,并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》上進行登記。
5.2.2公司或相關工作人員如需申請領卡,需經理或經理授權人審批簽名,發(fā)放人員進行ic卡的發(fā)放授權,并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》進行登記。
5.2.3 ic卡持有人如需對卡的授權內容進行變更,須持有相關證件,由發(fā)卡人員予以變更,并登記。
5.2.4業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應分開登記。
5.3 ic卡的掛失、解掛
5.3.1持卡人掛失/解掛ic卡時,須出示本人身份證,經ic卡發(fā)放人核對無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。
5.4 ic卡的更換、退還
5.4.1持卡人在保修期內ic卡自然損壞,憑舊卡可在管理處換取新卡,發(fā)卡人回收舊卡并登記。
5.4.2持卡人因人為造成ic卡損壞,如打孔、折疊、機洗等只能重新申請領卡,不能更換。
5.4.3公司贈送的ic卡辦理退還相關手續(xù)時不能退還押金。
5.4.4車主不再承租車位后,管理處應及時知會發(fā)卡人員,取消其車場授權,并經車主確認后方可辦理解除手續(xù),同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.5 ic卡的注銷
5.5.1如業(yè)主產權發(fā)生變更,管理處應及時通知發(fā)卡人員,對其ic卡進行注銷,并通知原業(yè)主。
5.5.2如果工作人員持有的ic卡存在不合理使用或丟失,發(fā)卡人應立即予以掛失或收回ic卡并賠償損失,同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.6 ic卡的授權期限規(guī)定
業(yè)主及家庭成員(管理處業(yè)主資料中有登記的)的門禁系統(tǒng)ic卡授權期限一般為十年;車輛ic卡的授權期限根據(jù)業(yè)主租用車位的期限進行授權。其他人員ic卡授權期限一般為一年,最長不得超過兩年。
5.7工作人員ic卡的回收
工作人員調離或離職,由人事管理員協(xié)助授權人收回ic卡,登記在《ic 卡發(fā)放/異常情況登記表》。
6.支持性文件
無
7.質量記錄表格
tjzzwy7.5.1-a01-03-f1《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》
tjzzwy7.5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》
tjzzwy7.5.1-a01-03-f3 《機動車ic卡辦理通知單》
第11篇 物業(yè)高空作業(yè)管理辦法作業(yè)指導文件
物業(yè)作業(yè)指導文件:高空作業(yè)管理辦法
1.目的
加強管轄區(qū)域內公共場所的高空作業(yè)管理,杜絕事故發(fā)生。
2.范圍
適用于公司各管理處高空作業(yè)現(xiàn)場管理
3. 定義
高空作業(yè):指懸掛作業(yè)和高位作業(yè)。懸掛作業(yè)指從建筑物上部,沿立面用繩索通過懸掛機構,在專門搭載作業(yè)人員及其所用工具的裝置上進行的一種作業(yè)。高位作業(yè)指在三米以上的部位或需用升降機、搭架等進行的作業(yè)
4、職責。
部門/崗位工作職責
管理處經理負責對所有高空作業(yè)的審批
安全主管(辦)、班長長負責具體高空作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實工作。
安全員負責現(xiàn)場秩序維護及作業(yè)過程監(jiān)護。
5方法及過程控制
5.1高空作業(yè)的手續(xù)辦理
5.1.1懸掛作業(yè),必須委托具備安全生產條件和相應資質的單位承擔,作業(yè)人員必須具有高空作業(yè)資格。管理處事前必須與其簽訂協(xié)議,明確各自的安全觀路責任。
5.1.2管理服務區(qū)內的高位作業(yè)必須實現(xiàn)報告管理處經理,并由管理處經理批準后指定專人負責作業(yè)現(xiàn)場指揮、監(jiān)護。
5.2作業(yè)現(xiàn)場的監(jiān)控
5.2.1懸高的高空作業(yè)如外墻涂補、清洗等,必須由專業(yè)機構進行作業(yè),作業(yè)人員必須持有效的特種上崗證。
5.2.2現(xiàn)場監(jiān)護安全管理員應注意自身安全。檢查高空作業(yè)人員的吊繩有無異常,必須設用2根繩索(主繩和保險繩)。
5.2.3安全管理員必須維護好現(xiàn)場秩序,不得讓無關人員進入施工區(qū)域。
5.2.4外來施工隊必須與管理處簽訂《高空作業(yè)責任書》,登記檢查相關的高空作業(yè)操作證。
5.2.5管轄區(qū)域內公共場所的高空作業(yè)、吊裝及重物搬運必須事先報告部門經理,并由經理批準后指定專人負責作業(yè)指揮、監(jiān)護。
5.2.6現(xiàn)場負責人及安全員應對施工作業(yè)人員交代'安全第一,預防為主'的方針。
5.2.7三米以上的高空作業(yè),必須上、下各設一名安全監(jiān)護員。
5.2.8施工現(xiàn)場必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置'高空作業(yè),請勿靠近'等字樣的標識。
5.2.9對車輛、人行通道上方處的高空作業(yè),必須在通道兩邊放置警告標識,在可行情況應盡可能將通道臨時封閉,指揮行人、車輛繞行。
5.2.10高空作業(yè)現(xiàn)場范圍附近停有車輛或其他重要設施時,應盡可能移走,確實不能移走時,應采取保護措施,以防造成不必要的損失。
5.2.11高空作業(yè)人員必須系安全帶、拴安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。不準將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。
5.2.12吊裝重物時,安全監(jiān)護員應提前勸阻無關人員進入吊裝活動范圍內,嚴禁超載吊裝。
5.2.13高空作業(yè)、吊裝以及四人以上抬動的重物搬運,必須設專人指揮。
5.2.14作業(yè)完畢后應及時對現(xiàn)場進行清理,撤回警戒帶和標識,并及時將工作結果向部門經理匯報。
5.2.15需要隔夜施工,對顧客出行造成不便或對小區(qū)的有較大影響的高空作業(yè)必須至少提前2天發(fā)布有關通知,以便顧客提前準備。
6.支持性文件
無
7.質量記錄表格
tjzzwy7.5.1-a01-07-f1《高空作業(yè)責任書》
第12篇 監(jiān)理文件資料管理辦法
1 范圍
本文件規(guī)定了項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。
本文件適用于項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。
2 引用文件和術語
q/04-206.305-2006 工程檔案管理規(guī)定
3 職責
3.1 總監(jiān)理工程師
3.1.1 組織編寫工程監(jiān)理項目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。
3.1.2 明確監(jiān)理信息流程。
3.1.3 組織整理工程項目的監(jiān)理資料。
3.2 專業(yè)監(jiān)理工程師
負責本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。
3.3 信息管理員
根據(jù)工程監(jiān)理項目部文件資料管理規(guī)定,實施文件資料的具體操作管理。
4 控制程序
4.1 明確監(jiān)理信息流程
根據(jù)工程特點,結合監(jiān)理現(xiàn)場實際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項目建設參建單位。
4.2 建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定
工程監(jiān)理項目部文件的編號規(guī)則應參照《文件控制程序》中相關規(guī)定,結合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。
4.3 工程監(jiān)理項目部文件資料的登錄和分類存放
在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統(tǒng)一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發(fā)和管理。
4.3.1 監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。
4.3.2 工程監(jiān)理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項目部外部的文件是工程監(jiān)理項目部服務過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:
a) 監(jiān)理合同;
b) 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;
c) 監(jiān)理指令;
d) 監(jiān)理工作日志;
e) 監(jiān)理周(月)報;
f) 會議紀要;
g) 審核簽認文件;
h) 工程質量認證文件;
i) 危險源、環(huán)境因素調查資料;
j) 工程款支付證明;
k) 工程驗收記錄;
l) 質量事故調查及處理報告;
m) 各種監(jiān)理內部臺賬;
n) 工程施工文件資料;
o) 工程收函;
p) 勘察、設計文件;
q) 適用的法律、法規(guī)和標準、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;
r) 顧客提供的(包括設計圖紙)資料等;
s) 涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。
4.3.3 工程監(jiān)理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。
4.4 建立工程監(jiān)理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監(jiān)理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監(jiān)理工程師同意。
4.5 工程監(jiān)理項目部發(fā)出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監(jiān)理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協(xié)調及安全工作等會議,由工程監(jiān)理項目部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實、規(guī)范、參與各方簽字確認后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項目部對外發(fā)出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監(jiān)理項目部應連接因特網,建立計算機信息網,以實現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。
4.6 對于顧客提供的設計圖紙等資料,由工程監(jiān)理項目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產登記表”。
4.7 對監(jiān)理現(xiàn)場使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認真審查,確保其處于有效期內;嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。
第13篇 某某物業(yè)分公司質量體系文件管理辦法
某物業(yè)分公司質量體系文件管理辦法
1 目的
運用科學有效的管理方法,規(guī)范上海分公司、各管理處對質量體系文件的控制,從而保證質量體系的有效運行。
2 適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對質量體系文件的建立、使用和保存等等。
3 職責
3.1 管理部質量主管負責所有質量體系文件的控制。
3.2 分公司內部使用的作業(yè)指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業(yè)指導書由相關人員編制。
3.3 管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質量體系文件。
3.4 分公司經理負責分公司內部和管理處內部使用的質量體系文件的批準。
4 實施程序
4.1 質量體系文件的建立
4.1.1質量手冊和程序文件。質量手冊和程序文件由總公司質量部統(tǒng)一編制發(fā)放,分公司管理處不得涂改。
4.1.2 管理處作業(yè)指導書
4.1.2.1 管理處作業(yè)指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、打印。
4.1.2.2相關部門主管需要對作業(yè)指導書進行會審,分管副總經理負責復審,總經理負責審批。
4.1.2.3 質量主管對文件進行編號及排版檢查,并辦理《作業(yè)指導書審批單》。
a.編號方法為:
wi-sh(***)-**-***
順序號
文件類別號
上海分公司***管理處代碼
作業(yè)指導書代碼
文件類別號有九類,分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務、
社區(qū)文化)、jy(經營、財務管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。
b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部,33-02為管理部,33-03為市場部,33-04為工程部,33-05為財務部,33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3 物業(yè)管理方案
4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負責編寫。
4.1.3.2管理者分代表負責《物業(yè)管理方案》的審核,總經理復審后報總公司主管領導批準。
4.1.3.3質量主管對《物業(yè)管理方案》進行編號、排版和打印。
4.2 質量體系文件的修改
4.2.1 在質量體系文件的建立過程中,對審核和批準不通過的質量體系文件要進行修改或重新編寫。
4.2.2 對投入使用的質量體系文件修改需經過審批,審批權限參照文件建立審批權限。
4.2.3 文件修改時,由提出人填寫《體系文件修改申請單》,經原文件審批人員審批后,由質量主管將修改的內容加到正式文件中。
4.2.4 文件內容修改后,對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。
4.2.5 當文件修改超過5次或修改內容較多時,應換版。
4.3 質量體系文件的使用
4.3.1 作業(yè)指導書的編制人員負責向文件執(zhí)行人員進行文件解讀和培訓,并對文件實施的情況進行檢查,質量主管負責建立《體系文件目錄》。
4.3.2 所有質量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4 質量體系文件的發(fā)放
4.4.1 質量體系文件發(fā)放方式:質量體系文件發(fā)放給相關業(yè)務部門時,質量主管先將質量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管,讓其自行選擇本部門需使用的文件,而后質量主管將其選定的文件內容復印發(fā)放給相關部門。
4.4.2 質量體系文件的發(fā)放需建立相應的《受控文件發(fā)放記錄表》,由領用人簽名登記。
4.4.3 除外來文件以外,發(fā)放到各部門的質量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。
4.5 質量體系文件的借閱
4.5.1除公司領導外,其他人員借閱質量體系文件均需經過質量主管的批準,并填寫《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時,必須辦理清點手續(xù),由質量主管和借閱者當面核對清楚。
4.5.3未經批準不得對質量體系文件進行復制。
4.5.4文件如有丟失、損壞,需立即采取相應措施,并追究當事者責任。
4.6 質量體系文件的保存
4.6.1 管理處作業(yè)指導書保存一份原件,作業(yè)指導書的電子文檔要做備份。
4.6.2質量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導書原件存放于管理部文件架內,應排列整齊,以便查找。發(fā)放到各部門的質量體系文件由各部門自行保存,不得遺失。
4.6.3 文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
4.6.4 作廢的質量手冊、程序文件要交還總公司質量部,不得自行銷毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導書因不適用或因其它原因作廢的,可直接銷毀,
但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀,并建立《作廢文件保存清單》。
5 質量要求
所有質量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進行管理。管理處的作業(yè)指導書還需按照本文件的規(guī)定進行控制。
6監(jiān)督檢查
總經理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質量體系文件的控制進行監(jiān)督和檢查。
7改進分析
本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應及時修改,以保證質量體系文件控制的有效性。
8記錄、標識
8.1 《作業(yè)指導書審批單》
8.2 《文件借閱登記表》
8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》
8.4 《作廢文件保存清單》
8.5 《文件修改狀態(tài)頁》
8.6 《體系文件目錄》
8.7 《體系文件修改申請單》
第14篇 公司文件資料賬號密碼管理辦法
賬號密碼管理辦法
為維護網絡安全運行，確保公司各項文件資料不受侵害，促進各類密碼統(tǒng)一管理，特制訂此制度。
一、賬號、密碼設置對象
1．服務器（域名、阿里云、教師行動網、云平臺、中考中招、各部門存檔）賬號密碼等；
2.公司網站用戶（云平臺、教師行動網、中考中招）、后臺賬號等；
3．公司官網、微信、微博等與公司宣傳有關的賬號、密碼；
4.因工作需要，在政府或第三方機構等網站注冊的賬號、密碼；
5.需加密的文件資料；
6.上述未列出的其他與工作有關的賬號密碼。
二、密碼的設置
1．公司各項密碼，由直接責任人及部門負責人商議確定，密碼可由直接責任人設定，并報部門負責人知曉及備案。
2．密碼內容設置規(guī)則：必須由數(shù)字、字符和特殊字符組成；密碼長度不能少于8個字符；機密級對象，設置的密碼長度不得少于10個字符；設置密碼時應盡量避開有規(guī)律、易破譯的數(shù)字或字符組合。
三、密碼的修改
1．公司因實際需求，修改（更換）各項密碼，須向直接責任人申請，并得到部門負責人同意才允許更改密碼。
2．所有離職的員工須履行密碼交執(zhí)程序，及時上交公司各項賬戶密碼。由部門負責人通知相關人員及時修改相應密碼。
3．定期更換密碼:一般服務器密碼更換周期不得超過60天。
四、賬號和密碼的保存
1．公司設置的各項用戶密碼由直接責任人自行保存，嚴禁將各項密碼告知他人；若因工作需要必須告知，應按程序請示上級領導，經上級領導批示后方可告知相應密碼。一旦對方工作完成，直接責任人必須及時更改密碼，確保密碼安全。
2．公司的各項密碼均由各部門負責人負責建立《密碼信息表》（詳見附表）、管理保存、及時更新，須將《密碼信息表》（詳見附表）提交至行政部檔案管理員備份。檔案管理員按月進行核查。
3．各項密碼直接責任人對所管理的密碼，嚴禁通過各種渠道漏密，切勿出現(xiàn)忘記密碼、遺失密碼等情況。否則，將視情況承擔相應工作失職的責任，部門負責人亦將承擔部門管理連帶責任。
4．如發(fā)現(xiàn)密碼有泄密跡象或黑客入侵，密碼直接責任人應立刻報告上級領導，并嚴查泄密源頭、修補系統(tǒng)漏洞，采取一切可行的方式規(guī)避公司損失，并將詳細情況以書面形式及時上報上一級領導。
五、處罰
針對上述條款，違反者公司將依據(jù)情節(jié)輕重給予50元至1000元罰款，情節(jié)嚴重者將移送司法機關。
附表：
密碼信息表
序號
名稱/用途
管理部門
責任人
賬號/用戶名
密碼
備注
**********
**********
網址、地址等
第15篇 建筑工程質量安全文件管理辦法
建筑工程質量、安全文件管理辦法
工程文件包括施工合同;施工圖紙;甲方、乙方、監(jiān)理公司、設計方來往文件;工程使用材料質量證明;施工過程中的各種質量、安全檢驗記錄;施工中執(zhí)行的相關的國家規(guī)范、標準、技術規(guī)程;上級主管部門的規(guī)定和指令;公司質量體系文件等,這些文件是工程施工重要依據(jù)和質量情況的真實反映。
項目部指定經培訓合格的專職工程文件管理員(資料員、安全員),及時收集、記錄、歸類、登記發(fā)放、歸檔。
一、資料員對項目部使用的相關的國家規(guī)范、標準、技術規(guī)程,上級主管部門的規(guī)定、指令和公司質量體系文件進行統(tǒng)一管理和保管,執(zhí)行使(借)用審批程序。
二、圖紙:在施工前應把所的修改變更在圖紙上進行標明或更換新改的施工圖,圖紙使用人員在施工圖紙出現(xiàn)因使用、保管不當造成模糊的,必須及時向資料員申請更新。
三、施工前的各種技術、安全交底,經各班組簽字確認后,由資料收集歸檔。
四、甲方、乙方、監(jiān)理公司、設計公司來往文件,資料員經確認后,及時轉送到相關的管理人員手中,并做好文件發(fā)放登記。
五、采購資料:每批材料進場,資料員必須向廠家索取該產品的質量證明書。向監(jiān)理公司申報,辦理準許使用手續(xù)。質檢員對進行材料進行取樣送檢,檢驗結果交由資料員保管。
六、施工過程中的各種檢查記錄,質檢員嚴格按gbj301―98《建筑工程質量檢驗評定標準》如實對質量情況進行記錄,并交監(jiān)理公司確認后,由資料員歸檔。
七、施工過程中安全監(jiān)督部門、公司及項目部的各種安全檢查記錄,應歸時歸檔,并對存在問題的糾正和預防措施的處理進行歸檔。安全員嚴格按jgj59―99《建筑施工安全檢查標準》定期對施工過程中的安全情況進行評定,并記錄歸檔。
八、工程滿足竣工要求時,由項目經理組織公司、項目部有關人員按gb50300―2001《建筑工程施工質量驗收統(tǒng)一標準》對工程進行最終評定,資料員對需歸檔的質量、安全文件進行整理,整理后送業(yè)主、質監(jiān)站、監(jiān)理公司核查。保證驗收前所有工程歸檔資料符合歸案要求,配合竣工驗收工作。
